Denne rutinen gjelder for deg som har eller skal ha rollen Redaktør/Editor i nettbutikken NTNU Billett.

Generelt

Rutinen beskriver hvordan du kan opprette billettsalg og arrangementer i NTNU Billett, samt oppfølging av arrangement og rapportmuligheter.

For å kunne benytte NTNU Billett, trenger du rollen som Redaktør/Editor. Da må du først logge deg inn på hovedsiden til NTNUs nettbutikker med din feide-bruker for å bli registrert. Fyll deretter ut skjemaet Bestill tilgang til nettbutikk i NTNU Hjelp for å få tildelt korrekt rolle. Husk å oppgi at det er NTNU Billett du ønsker tilgang til.

Funksjonalitet

Det er mulig å opprette billettsalg med åpent eller begrenset antall plasser til ett arrangement med ulike priser per billettype. NTNU Billett kan benyttes for påmelding/betaling for både eksterne og interne deltakere. Lenken du får ved opprettelse av arrangementet, legger du på Eventsiden din eller sender til deltagere på epost.

Gjennom denne lenken kommer kundene direkte til påmeldingssiden for ditt event. Der kan de betale med kredittkort eller vipps, eller melde seg på dersom det kun skal være påmelding. Når kjøp er fullført, sendes bekreftelse/billett til den e-postadressen som kunden har oppgitt ved registrering.

Dersom det ikke er ønskelig at kundene skal se de ulike typene billetter, må det opprettes et event pr. billett, slik at en får egen lenke pr. event/billett-type. Dersom det er greit at de ulike billettene er synlige for alle deltakerne, opprettes de ulike typene billetter under samme event.

I tillegg til billettsalg kan et event settes opp med for eksempel reservering av plass på parallelle seminar/foredrag/aktiviteter eller salg av konferansemiddag.

Det gis mulighet til å legge til plassering av arrangement, egne informasjon- eller avkryssingsfelter etter behov.

Ved opprettelse av de ulike billettene i eventet, vil det automatisk opprettes tilhørende produkt under produkter (se under dashboard).

Når alle detaljer er fullført i ditt event, må du gå til produkter, lete opp dine produkter (som vil si de billettnavn du har lagt inn i eventet), registrere korrekt artkonto-kostnadssted og alternativt prosjektnummer/analyse og mva-behandling. Når arrangementet med tilhørende billetter er fylt ut, må du sende beskjed til Økonomiavdelingen.

Økonomiavdelingen kontrollerer eventet og konteringen før publisering. Konteringen du oppgir under produkter, følger fullførte kjøp/ordrer ved integrasjon inn i regnskapet.

Da NTNU Billett benyttes for Events med både norske og utenlandske deltakere, er denne endret til mest mulig engelsk tekst/oppsett. Dessverre er det noen felt som det ikke er mulig å få endret.

Forberedelse

Når du har fått korrekt rolle tildelt, gå inn på NTNU Billett, hold musepeker over NTNU Billett og trykk på Dashboard. Alternativt kan du benytte direktelenke.

Før du starter med å sette opp et nytt arrangement, anbefales det at du endrer innstillingene for visning.

Endre til slik det er vist her og avslutt med å trykke på Apply-knappen:

Opprett arrangement/event

Arrangement i NTNU Billett benevnes som event.

For å opprette et nytt event, gå via Dashboard til Events og Add New.

Fyll inn:

1. Navn på eventet.

2. Permalink: Kommer automatisk, og denne kopierer du til din eventside eller sender på e-post til deltakerne (etter at eventet er kontrollert og publisert). Benytt funksjonen «sett inn hyperkobling» og legg inn ønsket navn dersom du ikke ønsker at kundene skal se hele permalinken. Det er mulig å redigere permalinken, for eksempel i tilfeller med likelydende event.

3. Legg inn ønsket beskrivelse av eventet her. Vi anbefaler at det legges inn siste frist for avmelding/refusjon, for eksempel ved arrangement med mat hvor en har tidsfrist for avbestilling til ekstern leverandør/restaurant.

4. Legg inn tid og dato (start og slutt eller heldags).

5. Dersom eventet er gjentakende, benytt: Schedule multiple events (se punkt 6).

6. Dersom en ønsker å sette opp Schedule multiple events, kommer følgende valg opp:

7. Legg til sted hvor arrangementet skal holdes.

• Her kan man enten velge et eksisterende fra liste eller legge til nytt sted.
• Skriv inn ønsket navn. Utfyllingsfelt kommer automatisk opp dersom det aktuelle stedet ikke er registrert fra før.
• Ved å hake av for «Show Map» og «Show Map Link», kommer det opp kart over hvor eventet skal holdes.

8. Legg inn Navn på arrangør/Organizers. For eksempel: Institutt for XXX.

9. Dersom dere har en egen webside for eventet, registreres denne her.

10. Ekstra opplysninger kan legges inn under Additional Event Fields. Informasjon som legges inn her, kommer under kartet dersom Show Map er valgt i steg 7.

Registrere billetter eller kun påmelding

11. New ticket:

Her kan det settes opp ulike typer billetter. Dersom det er et begrenset antall plasser, kan man sette et antall enten på hver enkelt billett eller på tvers av billetttypene.

Denne kan også settes opp med kroner 0,- i beløp, men da kreves det oppfølging etter at arrangementet er fullført. En må da gå inn på den enkelte ordre og endre til fullført i status.

A) Navn/Type:Billett/deltakeravgiften (det du skriver her, vil du finne igjen under produkter).

• Legg gjerne inn en beskrivelse dersom du skal opprette flere billetter under samme event, slik at kundene vet hvilken billett de skal velge.

B) Legg inn dato og klokkeslett for når salg av billettene starter og når salget slutter.

C) Legg inn pris. Kun norske kroner (NOK) kan benyttes. Ikke legg inn desimaler, da vil feil beløp vises i nettbutikken (f.eks. vil 1000,00 bli 100000,00).

D) Kapasitet/Capacity: Her velges om antall billetter skal deles på flere billetter, eller om det er ubegrenset antall eller kun for denne billetten.

E) Advanced: Kommer automatisk på den enkelte billettype. Vises i steg 15.

F) Attendee collection: Her haker du ut for om du ønsker:

1. Ingen individuell deltaker registrering
2. Tillatt individuell deltaker registering
3. Obligatorisk individuell deltaker registering

Her anbefaler vi at man bruker alternativ 2 eller 3, da dette vil gi deltakeren mulighet til å registrere navn og e-postadresse pr. billett som kjøpes (også dersom en kjøper på vegne av andre).

G) Attendee information: Dersom det under F) er valgt alternativ 2 eller 3 kan du her legge til flere felt. For eksempel dersom du ønsker at deltakeren opplyserom allergier eller andre preferanser eller lignende. Du kan enten lage eget eller gjenbruke tilgjengelige oppsett, og det vil være muligheter for å ta ut rapporter på dette.

Dersom du ønsker at det skal være mulig å skrive utfyllende i tekstbokser, hak ut for «Multi-line text field».

Dersom du ønsker at utkryssningsbokser eller andre felt skal være obligatoriske, hak ut for «Required».

Dersom du ønsker å gjenbruke oppsettet til andre billetter, hak ut for «Save this fieldset for use on other tickets».

F) Save/Lagre billetten eller Cancel/kanseller dersom den er feil opprettet.

12. New RSVP benyttes ved event der det kun er behov for å få registrert påmeldingene, eller der for eksempel ansatte ikke skal betale selv.

Påmeldingen vil her legge seg under informasjonen og kartet på påmeldingssiden. Det kan medføre at feltene kan være vanskelig å se, og vi anbefaler derfor at kundene må gjøres oppmerksom på at de må scrolle litt ned for å komme til korrekt felt.

Registrer følgende felt:

A) Type/Navn

B) Descripiton/beskrivelse

C) Start Sale/End Sale: Dato og tidspunkt for påmeldingsstart- og slutt.

D) Capacity/Antall

E) Attendee information: Velg eksisterende maler eller sett opp egne valg. Dersom du velger å lage egne valg kan du også her hake av for å lagre de for senere bruk til andre RSVP-eventer.

F) Save RSVP eller Cancel: Lagre eller kanseller oppsettet ditt dersom det er feil laget.

13. Tillat kommentarer. Disse må følges opp av Redaktør/Editor.

14. Når alle billetter/RSVP er laget, trykk på Save Draft.

Dersom du ønsker å se hvordan oppsettet ditt ser ut, trykk på Preview.

Konteringsinformasjon

Gå til Products og All Products (under Dashboard).

Finn igjen dine registrerte billetter. (Vær obs på at det her kan være en del med like navn).

Her skal det legges inn kontering per billett.

Trykk på Edit.

Fyll ut feltene:

Artskonto - obs: Vær nøye med å vurdere ditt arrangement.

• 30XX = 25 % mva. Unntak: 3036 som er 12 % mva. Denne skal kun benyttes av VM.
• 32XX= 0 % mva*Kostnadssted: 8 siffer

*Delprosjekt: 9 siffer

(Delprosjekt – BOA kan ikke benyttes)

Opprettet av kommer opp automatisk.

Ønskes det bilde på billetten, lastes det opp her:

For kategorisering:Kryss ut passende kategori eller registrer en ny kategori.

Når alt er registrert trykk Update.

Gjenta dette for alle dine billetter tilhørende ditt EVENT.

Send deretter inn beskjed om at eventet er klart for gjennomgang til Økonomiavdelingen.

Dersom det er noe du er i tvil om, for eksempel om du har valgt korrekt kontoart eller om du er usikker på at du har registrert noe korrekt, skriv utfyllende i denne meldingen, så tar Økonomiavdelingen en ekstra kontroll før publisering.

Billettene er satt opp med QR kode, dersom denne scannes ved inngang, blir deltakeren automatisk registrert som sjekket inn.

Rapporter

Alle fullførte kjøp lastes inn i regnskapet en gang per uke, og du vil finne igjen disse i rapporter i Bevisst innsikt.

Det kan også tas ut oversikt over billetter/RSVP som er satt opp med Attendee collection/information ref. punkt 11 F)-G) og 12 E).

Eksmpel på utkrysning:

Åpne eventet ditt via Dashboard.

Gå til Tickets.

1. Dersom det er satt antallsbegrensning vil du se maksimalt antall under Capacity og ledige billetter under Available.
2. For å se den enkelte ordre, trykk på View Orders. Her kan du blant annet se hvilken type billett den enkelt har kjøpt/reservert.
3. For å se valgte preferanser og utfyllende ordre detaljer, trykk på View Attendees:
   
   • Trykk på View details for å få opp utfyllende detaljer.
   • Trykk på Export dersom det ønsker fil oversikt over alle solgte billetter med tilhørende detaljinfo. Fila kommer i CSV format, og må redigeres for gjøres lesbar.

Åpne CSV-filen.

Marker kolonne A og følg stegene fra 1 til 7 i skjermdumpene nedenfor:

Rapporten vil da se slik ut, og i dette tilfellet er det haket ut for gluten og meat. Dersom kunden har lagt inn , (komma) eller ; (semikolon) ved registering, kan det bli en forskyvelse av data. Ta derfor gjerne stikkprøver ved å kontrollere om rapporten stemmer overens med oppslag på enkelte ordrer.

I ordrestatus vil du se om kjøpet er fullført eller kansellert.