Mottak av ny medarbeider

Som leder er du ansvarlig for å ta imot den nyansatte, og gi vedkommende en best mulig start på arbeidsforholdet ved enheten. 

Temaside om lederstøtte | Sider merket med lederstøtte

Sjekkliste ved nye medarbeidere #

Før oppstart

  • Påse at den nyansatte blir registrert i HR-portalen i god tid før oppstart. IT-bruker opprettes først når registreringen er fullført. 
  • Etter ferdig registrering i HR-portalen er brukerkonto og basis IT-tilgang på plass (brukernavn, e-post, filområder, lagring etc).
  • Det går ut en automatisk epost til den nye brukeren om å aktivere brukerkontoen sin.
  • Basis IT-tilgang gis automatisk når ny bruker (nyansatt, gjest eller ekstern) er lagt inn i HR-portalen, og brukeren aktiverer kontoen sin. 
  • Tilgangsbestillingsskjemaet (TBS) benyttes KUN når det er behov for utvidet tilgang til andre systemer enn basis IT, som sentraladministrative system:  ePhorte, Lønn/økonomi/personal (HR-portalen), Studieadministrative system (FS, Emner på nett, lokal administrator i BB etc.) og BEVISST.
  • Har den nyansatte behov for ytterligere lokale spesialtilganger, ta kontakt med Orakeltjenesten
  • Du trenger ikke bestille adgangskort. Vakt og Service henter automatisk informasjon om brukeren når vedkommende har aktivert brukerkontoen sin.
  • I forkant av oppstarten kan anbefales det at du utnevner en fadder for den nyansatte.
  • Forbered mottak.

1. dag

  • Ta imot den nyansatte. Har du ikke selv anledning, sørg for at fadder eller andre aktuelle personer ivaretar mottaket.
  • Presenter den nye medarbeideren for kollegaene og aktuelle personer i det teknisk/administrative støtteapparatet. 
  • Den nyansatte (eller gjester/eksterne som skal ha kort) må møte opp hos Adgangskontrollen og legitimere seg for å få hentet ut sinn ansattkort/adgangskort. Leder eller fadder bør ta følge med den nyansatte. 
  • Brukeren får nødvendige tilganger til bygg og rom ut ifra sitt tilknytningsforhold til NTNU.   
  • Den nyansatte har selv akseptert og signert IT-reglementet digitalt, i det vedkommende aktiverer brukerkontoen sin. 
  • HR-medarbeidere/støttepersoner sørger for at den nyansatte skriver under på taushetserklæring dersom det er aktuelt.
  • HR-medarbeider/støttepersoner sørger for at den nyansatte fyller ut informasjon om pårørende og evt. barn i HR-portalen. 
  • HR-medarbeidere/støttepersoner deler ut evt. nøkler og informerer om alarmsystemer. 
  • Leder eller fadderen gir praktiske opplysninger om toalett, garderober. bibliotek, kantiner, oppslagstavler, brann-og førstehjelpsutstyr, HMS, lager for kontorrekvisita, viktige telefonnummer, parkering, minibanker, butikker, m.m på campus.
  • Leder eller fadder tar med den nyansatte til lunsj de første dagene.
  • HR-medarbeideren informerer lederen om hva eventuell prøvetid innebærer, og hvilken oppfølgingen som kreves for å overholde reglene om prøvetid.
  • Leder gjennomfører en første samtale for å avklare gjensidige forventninger til arbeidet ved NTNU.
  • Leder informerer om Rektors møte med nyansatte

Linker #

Oppdatert 21.04.2020

0 Vedlegg
10147 Visninger
Gjennomsnitt (0 Stemmer)