På denne siden finner du informasjon om hva du må gjøre før du tar imot gjest, for eksempel en gjesteforsker eller noen som skal hospitere, ved NTNU.

Se også: Mottak av nye medarbeidere

Før ankomst

For å sikre at tilganger og tillatelser er på plass før ankomst, ta kontakt med HR eller administrativ støtte på din enhet så snart som mulig, og aller senest 7 dager før gjesten ankommer.

Kontakt Behovshaver kontrakt (administrativ støtte) med informasjon for registrering i Gjestetjenesten.

Oppholdstillatelse i Norge er nødvendig for utenlandske gjester.

Når gjesten er registrert i NTNUs systemer, er du ansvarlig for gjesten.

Du avtaler oppmøtested, møtetidspunkt og ønsker gjesten din velkommen.

Har du spørsmål angående praktisk tilrettelegging for gjesten, ta kontakt med din lokale HR/ administrative kontakt.

HR/administrativ støtte sitt ansvar (sjekkliste)

HR/administrativ støtte oppretter tilgangsavtale med informasjon om:

• Personalia, oppholdstillatelse
• Adgangskort (kontorplass, evt. pc etc.)
• IT-tilgang
• Periode
• Hvem som er ansvarlig for gjesten
• Formål/rolle

Bidra til en god mottakelse:

• Informer om gjesten til kolleger/enhet, f.eks via ei melding på Innsida.
• Vurder inkludering i fellesmailer, fellesmøter etc.
• Send en velkomsthilsen (med relevant praktisk info - plikter, HMS, ev. lab)

Dersom gjesten skal motta lønn/honorar i perioden, registreres dette i henhold til retningslinjer for eksterne oppdragstakere mv. (egen inndeling (3.) på innsida).