Medarbeiders dødsfall

På denne siden kan du lese om prosedyrer og rutiner ved NTNU når en medarbeider dør.

Les mer om avlutning av arbeidsforholdet

Når en medarbeider dør skal pårørende og kollegaer føle at de blir ivaretatt på best mulig måte i en vanskelig tid. Det er viktig at berørte parter får informasjonen de trenger til enhver tid.

Det er ønskelig at pårørende varsler arbeidsgiver så fort som mulig om dødsfallet, slik at NTNU kan melde fra om dødsdato til Statens Pensjonskasse, og avslutte arbeidsforholdet. Det er Statens Pensjonskasse som også er ansvarlig for eventuelle utbetalinger til pårørende.

 Se etterlattebrev, medarbeiders bortgang.doc

Leders oppgaver:

  • Leder mottar melding om dødsfallet, og søker hjelp fra HR-medarbeider til den videre prosessen.
  • Leder informerer kollegaer og relevante samarbeidspartnere om dødsfallet. Den enkelte enhet vurderer selv om de har behov for å stenge for dagen.

HR-medarbeiders oppgaver:

  • HR-medarbeider melder lønnstjenesten og Statens Pensjonskasse om dødsfallet.
  • HR-medarbeider avslutter arbeidsforholdet, og har dialog med pårørende om avslutning av arbeidsforholdet, og hva som må gjøres i forbindelse med det.
  • Når dato for lønnsstopp er satt registreres dødsfallet i PagaWeb, i skjemaet “Arbeidstaker slutter”.

Sjekkliste ved dødsfall    

 

Tid (hendelse) Tiltak Ansvarlig Merknader

Melding om

dødsfall

Informasjon via e-post eller intranett til

berørte

Leder

Den enkelte enhet vurderer selv om de har behov for å stenge resten av dagen

  Kondolansebukett

Leder/HR

Kan bestilles og sendes nærmeste pårørende
  Samlingsstund

Leder/HR

Vurdere bruk av prest eller lignende. Praktisk tilrettelegging:

lokaler, lys, blomster, bilde og lignende.

 

Foreløpig varsling på e-post til

Sentral lønnstjeneste

HR Varsel om dødsdato, men lønn utbetales for en hel måned.
 

Foreløpig varsel til Statens Pensjonskasse, tlf: 02775

 

 

HR

Ytelser fra SPK utbetales den 1. hver måned.

SPK kontakter pårørende direkte.

De første dagene etter dødsfallet

Ta kontakt med familen for å avtale begravels/bisettelse evt minnestund. Leder/HR  
  Bestill krans/ bårebukett etter vanlig skikk. Sløyfe med en hilsen fra NTNU/enheten. HR  
 

Avtale flagging til begravelsesdagen:

  • NTNUs offisielle flaggsted Gløshaugen
  • Berørte miljøer det er mulighet for flagging
HR Kontakt Driftsavdelingen tlf: 73595415
 

Informere kollegaer og andre berørte parter om:

  • Begravelse/bisettelse
  • Minnestund
Leder/HR  
 

Administrative rutiner:

  • Stans av lønn i lønnssystemet
  • Pensjonsmeldingsskjema til SPK om dødsfallet
HR  
  Informere eksterne aktører og eventuelle møtefora Leder  
Begravelses-/bisettelsesdagen Nødvendig stenging under begravelsen/bisettelsen Leder  
  Deltagelse i begravelse/bisettelse etter pårørendes ønsker Leder  
Etter begravelsen/bisettelsen Kontor og arbeidsplass ryddes HR Kontakt pårørende angående tilgang til avdødes PC. (IT-reglementet)
 

Brev til pårørende

Gjør avtale om:

  • Bringing/henting av private eiendeler
  • Innlevering av ID-kort, nøkler og andre NTNU-eiendeler.
HR  

Kilder og lovverk

NTNUs rutine for behandling av filer og e-post ved brukers dødsfall

Kontakt

HR-medarbeider

2 Vedlegg
2503 Visninger
Gjennomsnitt (0 Stemmer)