Møteledelse - Kunnskapsbasen
Møteledelse
På denne siden finner du stoff om forberedelse, gjennomføring og avslutning av møter.
Temaside om lederstøtte | Sider merket med lederstøtte
Gode møter er både produktive og inspirerende. Det er derfor mye å vinne på å legge til rette for gode møter. Dette gjøres i forkant av møtet, gjennom å utarbeide og kommunisere en god agenda, og under møte, gjennom å styre diskusjoner. Det er også avgjørende at møter avsluttes og følges opp på en god måte.
For å lykkes med møteledelse hjelper det å:
- Drive god møteledelse. Dette innebærer å forberede, fasilitere og sørge for en god avslutning
- Led møter for ledergrupper på en god måte
Møteledelse - Å lede møter på en god måte
Hva er utfordringen?
Som leder har du en viktig rolle før, under og etter møter. Å sette gode rammer for møter av avgjørende for at møtene skal bli effektive og energigivende. At diskusjonene er gode, adekvat fokuserte, og varierte, er noe du kan bidra til gjennom god møteledelse.
8 regler for vellykkede møter
- Kom med dine synspunkter og still genuine spørsmål. La møtet være en samtale heller enn en monolog. La deltagerne forstå hverandres synspunkter og vær nysgjerrig på uenigheter
- Del all relevant informasjon. All informasjon bør være tilgjengelig når en gruppe skal løse et felles problem.
- Definer begreper og fremmedord. Bruk konkrete eksempler for å illustrere synspunkter. Sørg for at deltagerne mener det samme, når de bruker de samme ordene.
- Forklar hensikten og tankerekkene som leder til dine konklusjoner. Sørg for at andre gjør det samme. Deltagerne vil få mulighet til å få forstå dine konklusjoner og kan lære av hverandres perspektiver.
- Fokuser på underliggende behov og interesser, ikke posisjoner. Diskusjonene bør dreie seg om å kartlegge underliggende behov som ligger til grunn for ulike posisjoner. Dette reduserer konflikt og øker sannsynligheten for å komme frem til løsninger alle kan enes om.
- Sjekk om antagelser stemmer. Dette sørger for at teamet gjør beslutninger basert på informasjon som stemmer, heller enn antagelser om andres motiver.
- Fastslå planer og handlinger i felleskap. Sørg for at alle deltagere stiller seg bak planen. Dette betyr ikke at alle må være enige, men at beslutninger er forstått av alle og at det ikke er tvil om hva som er avgjort.
- Unngå elefanter i rommet. Diskuter temaer som er vanskelige å ta opp. Emner som ikke tas opp kan hindre måloppnåelse
Kilde: Harvard Business Review: "8 ground rules for great meetings"
Dialogisk kommunikasjon i møter
Dialogisk kommunikasjon er:
- En tro på at man kan lære noe av hverandre (læreholdning)
- Respekt for andre selv når man er uenig (respekt)
- Utforsking av forskjellige syn (utforsking)
- Bygge på hverandres syn
Møtedynamikk som undergraver dialogisk kommunikasjon:
- Informasjonskø
- Temahopping
- Løsningshopping
- Forskjellige abstraksjons-nivåer
Kilde: Bang (2012)
Se også dialogmodellen her (lenke til wiki-side med dialogmodellen)
Sørg for å avslutte møter på en god måte
En god avslutning på et møte er like viktig som gode forberedelser. For at diskusjoner og beslutninger skal omsettes i handling, heller enn at går i glemmeboka, bør du som leder sikre at følgende 3 ting gjøres som avslutning på møtet:
- Repeter og avklar alle beslutninger og handlinger dere har kommet frem til i løpet av møtet. Sørg for at dette skrives ned.
- Summer opp møtet i fellesskap. Det bør være enighet om hva dere har kommet frem til og hva som eventuelt er konfidensielt.
- Få tilbakemeldinger på møtet. Be eksplisitt om både positive tilbakemeldinger og konstruktiv kritikk. Det kan være hensiktsmessig å utnevne en djevelens advokat i starten av et møte, som er ansvarlig for å komme med forbedringspunkter ved møteslutt.
Kilde: Harvard Business Review: "Don’t end a meeting without doing these 3 things"
Maler, lenker og videre lesning
- Slik unngår du møtefellene, Cecilie Enger
Møter for ledergrupper
Hva er utfordringen?
Ledergrupper kan være en stor ressurs for lederne i gruppa og for organisasjonen de arbeider i. Ledergrupper behandler ofte komplekse saker, der medlemmene ofte har ulik faglig bakgrunn og representerer hver sin del av organisasjonen. Det er derfor svært viktig at ledergruppemøter er godt organiserte og ledes på en tydelig måte.
Forutsetninger for gode møter for ledergrupper
- Formuler en tydelig målsetting. Grunnen til at møte holdes bør komme tydelig frem.
- Forbered en agenda før møtet. Om mulig bør agendaen også deles med alle møtedeltagere i forkant av møtet.
- Velg bevisst hvem som skal delta. Møter er tidskrevende, så begrens invitasjoner til de som må være tilstede. Vurder også om enkelte deltagere kan delta på kun enkelte deler av møtet.
- Overhold tider – start og sluttid spesielt. Sørg for at møte har tilstrekkelig fremgang, slik at det kan avsluttes som planlagt.
- Vær en tydelig møteeier og møteleder. Sørg for at alle har mulighet til å delta aktivt, at diskusjonene holder seg til agendaen og at møte avsluttes til angitt tid.
- Avslutt med en oppsummering og veien videre. Sørg for å repetere alle handlinger som er blitt besluttet.
Bilde: Forutsetninger for et godt møte. Kilde: Bang (2012)
Kjennetegn på en god møteagenda:
- Viktige oppgaver skal diskuteres.
- Agendaen er relevant for alle.
- God balanse mellom strategiske og operative tema.
- God balanse mellom administrative og kjernevirksomhet.
- God balanse mellom orienterings-/ diskusjons-/ beslutningstaker.
