Lagring av filer og dokumenter

På denne siden finner du en oversikt over NTNUs systemer for lagring av filer og dokumenter og beste praksis for hvilke system/lagringsløsning som bør benyttes i ulike sammenhenger.

Se også - Kanaler for informasjon og nyheter

Temasider: IT-hjelp | Informasjonssikkerhet | Sider merket med lagring

Godkjenning og internkontroll #

Informasjonsmateriell #

Hva er et typisk dokument? #

Et dokument er informasjon samlet i et format som f.eks. et Word-dokument eller en PDF-fil. Eksempler på dokumenter kan være et brev, en presentasjon, et referat, en rapport eller et saksnotat.

Hvor skal jeg lagre mine dokumenter? #

Som du ser i flytskjemaet under har du som ansatt ved NTNU mulighet til å lagre dokumenter og filer på flere ulike systemer. Hvor et dokument bør lagres avhenger av flere forhold. Hvem som skal ha tilgang til dokumentet og om det inneholder fortrolig eller arkivverdig informasjon er sentrale spørsmål å stille seg når man skal velge system eller lagringsløsning.

  • Q: Hvem skal ha tilgang til dokumentet?
    • A: Hvis det bare er deg som skal ha tilgang til dokumentet anbefaler vi lagring på OneDrive NTNU, eller på hjemmeområdet ditt (M:).
    • A: Hvis det er du og noen få andre som skal ha tilgang til dokumentet anbefaler vi lagring på OneDrive NTNU.
    • A: Er svaret et forskningsprosjekt kan det passe bra å legge dokumentet i Sharepoint-løsningen eRom.
    • A: For andre team/grupper/prosjekt som skal ha felles tilgang til dokumentet anbefaler vi lagring i en TeamSite.
    • A: Dokumenter som produseres i forbindelse med arbeid i styrer, råd, utvalg og møter anbefaler vi å lagre i NTNUs Møteverktøy. For møter hvor det behandles fortrolig informasjon vil ePhortes utvalgsmodul være egnet lagringssted.
    • A: Dokumenter som skal være tilgjengelig for ansatte tilknyttet din organisatoriske enhet (f.eks. institutt, fakultet, avdeling) kan lagres på felles filområde (T:).
    • A: Hvis "hele verden" skal ha tilgang til dokumentet, søk etter "deling" på Innsida for å finne relevant informasjon.
  • Q: Inneholder dokumentet fortrolig informasjon eller arkivverdig informasjon?
    • A: NTNU bruker ePhorte som verktøy for saksbehandling og arkiv. Arkivverdig informasjon skal lagres i ePhorte. ePhorte er godkjent for lagring av fortrolig informasjon. Dokumenter som inneholder slik informasjon skal lagres i ePhorte eller annet godkjent fagsystem.

Kort om systemene/lagringsløsningene #

ePhorte #

  • Godkjent for sikkerhetsklasse: Strengt fortrolig

NTNU bruker ePhorte som verktøy for saksbehandling og arkiv. ePhorte støtter også digital saksflyt, signering og forsendelse (sikker digital post). ePhorte utvalgsmodul som møteverktøy ivaretar behandling av fortrolig informasjon.

Les mer om ePhorte

Fagsystem #

  • Godkjent for sikkerhetsklasse: Åpen, Intern, Fortrolig, Strengt fortrolig

Et fagsystem er et system som er spesielt tilpasset behandling av en spesiell type data. Kontakt din nærmeste leder for å avklare hvilke fagsystemer du har til rådighet for lagring av data.

NB: Sikkerhetsklassifisering varierer mellom fagsystemer.

OneDrive NTNU #

  • Godkjent for sikkerhetsklasse: Intern

OneDrive er ditt lagringssted i skyen. Her kan du lagre arbeidsfilene dine. OneDrive sørger for at filene dine oppdateres automatisk og deles mellom enhetene dine. Slik blir dokumentet du lagrer på PCen også tilgjengelig på mobilen. Du kan også dele filer og mapper med andre direkte fra din OneDrive (Office 365).

Les mer om OneDrive

eRom #

  • Godkjent for sikkerhetsklasse: Intern

Et eRom forenkler samhandling og deling av informasjon i et prosjekt. Her finner du f.eks. dokumentbibliotek, oppgaveliste, diskusjonsforum, wiki og kalender.

Les mer om eRom

TeamSite #

  • Godkjent for sikkerhetsklasse: Intern

En TeamSite er et digitalt samarbeidsrom med blant annet et felles dokumentbibliotek, OneNote og felles kalender. Du kan invitere hvem du vil inn i en TeamSite, inkludert eksterne, og på tvers av organisasjonen. Du kan være medlem i så mange TeamSites du ønsker.

Les mer om TeamSite

Møteverktøy #

  • Godkjent for sikkerhetsklasse: Intern

I Møteverktøyet kan du legge til medlemmer, lage møteplaner, sakslister, referater og saksvedlegg. Møteverktøyet støtter også automatisk publisering på åpen web. Arkivverdig dokumentasjon må lagres manuelt i ePhorte.

Les mer om Møteverktøy

Felles filområde T: #

  • Godkjent for sikkerhetsklasse: Intern

T: er et felles filområde for lagring. Tilganger til filområder er basert på ditt ansettelsesforhold. Les mer ved å søke «felles filområde» på Innsida.

Les mer om felles filområde

Hjemmeområde M: #

  • Godkjent for sikkerhetsklasse: Intern

NTNUs hjemmeområde er tilgjengelig for alle ansatte og tilbyr fillagring på NTNUs egne servere. Les mer ved å søke «hjemmeområde» på Innsida. For tilgang utenfor NTNU må du koble til via VPN. Les mer om dette ved å søke «installere VPN» på Innsida.

Les mer om hjemmeområde

Informasjonssikkerhet og klassifisering #

Husk at du er ansvarlig for alt innhold og data du produserer og eventuelt deler!

All informasjon som behandles ved NTNU skal klassifiseres. Oversikten angir inntil hvilken sikkerhetsklasse systemet er godkjent for. 

Les mer om informasjonssikkerhet og klassifisering

Åpen #

Informasjonen er tilgjengelig for alle uten pålogging. Eks. webside eller åpent dokument i O365.

Intern #

Informasjonen er tilgjengelig for utvalgte interne og eksterne brukere, men krever pålogging. Eks. eksamensbesvarelser.

Fortrolig #

Informasjonen krever streng tilgangsstyring. Klassifiseringen benyttes hvis offentliggjøring vil skade offentlige interesser, institusjonen eller enkeltperson(er). Eks. taushetsbelagt informasjon.

Strengt fortrolig #

Informasjonen krever meget streng tilgangsstyring. Klassifiseringen benyttes hvis offentliggjøring vil gi betydelig skade på offentlige interesser, institusjonen eller enkeltpersoner. Eks. personer som har behov for særlig beskyttelse.

Kontakt #

Orakeltjenesten kan hjelpe deg om du har spørsmål eller opplever problemer.

4 Vedlegg
8822 Visninger
Gjennomsnitt (3 Stemmer)