Lønn - for...

Lønn og reise - Tilskudd forskningstermin

Rutinebeskrivelse for lønnsmedarbeidere om tilskudd til forskningstermin.

Alt innhold om Rutiner for lønnsmedarbeidere

Temaside om lønn | Sider merket lønn

Definisjon: Utbetaling av stipend/tilskudd i arbeidsforhold kan være både skattefri og skattepliktig for mottaker. Hovedregel: skattepliktig inntekt når det er så nær sammenheng mellom utført arbeid og den fordel som er oppnådd at det er naturlig å se stipendiet som en fordel vunnet ved arbeid. Stipendiet utbetales som personlig understøttelse. Skatteplikten bortfaller helt-/delvis når bestemmelser om krav til dokumentasjon av reelle merutgifter knyttet til formålet fremlegges. Dokumentasjonskravet for skattefri utbetaling er arbeidstakers ansvar.

Omfatter forskningstermin/-tilskudd, forskningsstipend, faglig tilskudd, reisestipend mv - i arbeidsforhold. Stipend/tilskudd omfattes ikke av reiseregulativets bestemmelser, og er ingen tjenestereise med mulighet for å sende reiseregning.

Rutinestøtte for kontroll og godkjenning av tilskudd/stipend i arbeidsforhold #

Steg 1 Levere oppgjør - dokumentere bruken av tilskudd/stipend #

Utførende: Den reisende.

Oppgjørsskjema fylles ut manuelt (ikke i PagaWeb/HR-portalen). Bruken av tilskudds-/stipendbeløpet skal dokumenteres ved oppsett over forbruk og evt. vedlegg av kvitteringer. Nærmere om krav til skattefritak. Trekkpliktig del av beløpet blir beskattet som inntekt, og arbeidstaker selv må eventuelt kreve fradrag for medgåtte utgifter i skattemeldingen.

Merk! Tildelt stipend/tilskudd og lignende omfattes ikke av reiseregulativets bestemmelser, og er ingen tjenestereise med mulighet for å sende reiseregning.

Oppgitt belastningssted (kostnadssted, prosjekt,evt. analyse) påføres skjema hvis kjent. Oppgjørsskjema med vedlegg oversendes attestant for variabel lønn og reiseregninger ved din enhet.

Steg 2 Kontroll av oppgjøret - vurdere skatteplikt/-fritak #

Utførende: Attestant for variabel lønn og reiseregninger

Vilkår for arbeidsgivers vurdering om trekkfritak ved utbetaling, er at arbeidstakers dokumentasjon ikke gir grunn til å tro at tilskuddet/stipendet gir "overskudd"/-ingen form for arbeidsvederlag som dekker private formål.

Betingelser for trekkfri del av tilskudd/stipend i arbeidsforhold:  - at stipend dekker kun reelle merutgifter som er nødvendige av hensyn til jobben (formålet med stipend), (eksempel reise, opphold og lignende jobbrelaterte utgifter).

Dokumentasjonen av de reelle merutgiftene kan for eksempel være differansen mellom arbeidstakers normale "bo-/levekostnad" i Norge (dvs. – påløpte kostnader om oppholdet ikke har funnet sted) og bo- /levekostnader som påløper ved utenlandsoppholdet, reiseutgifter, mv. Vurderingen vil også være knyttet til ulike private forhold som ingen forsørger, forsørger/familie tas med/eller ikke til utlandet (skatteetatens vurdering knyttet til pendler/ikke-pendler). Merkostnad ved bolig anbefales vurdert trekkpliktig (skattetrekk og arbeidsgiveravgift) i sin helhet. Dette skatteobjektet må mottaker avklare med skattemyndighetene ved selvangivelsen og skatteoppgjøret.

Kontrollere og godkjenne at reise-/oppgjørsoppsettet er utfylt i henhold til reglement og bestemmelser for tilskuddet, og påfør riktig kontering. Forskuddsbeløp skal oppgis ved endelig oppgjør. Dokumentasjonen som er knyttet til trekkfritak beholdes som vedlegg til utbetalingsbilaget,  og kan leveres tilbake til arbeidstaker ved eventuell kontroll fra ligningsmyndighetene. Arbeidsgivers vurdering er uavhengig av om skattyter gis fradragsrett i skattemeldingen.

Kontering: art 7136 – "Tilskuddsreiser, studiereiser, - " - brukes både ved trekkfri/-pliktig del.

Manuell signatur påføres for vurderingen av dokumentasjonsoppsettet, og bekrefter derved arbeidsgivers ansvar for vurdering av trekkplikt/-fritak. Oppgjørsskjema (papir) med vedlegg sendes til budsjettdisponeringsmyndigheten (BDM)

Eksempler for vurdering av trekkfrie merutgifter: #

Vurdering av trekkfrie merutgifter i henhold til dokumentasjon.(- ikke uttømmende da flere momenter kan vektlegges):

Eksempel 1 Arbeidstaker - Ingen forsørgerbyrde: Kost: - normalt ingen påløpne merkostnader. Reise"ut- og tilbakereise" er trekkfri. Besøksreise etc. under oppholdsperioden er normalt trekkpliktig.

Eksempel 2: Arbeidstaker - forsørger familie/"husstand" i Norge og i utlandet. Kost: - trekkfritak for den ansatte tilsvarende "Skattedirektoratets takseringsregler" for trekkfri kostgodtgjørelse. Reise"ut- og tilbakereise" er trekkfri. Besøksreiser vurderes trekkfri etter nærmere spesifisert dokumentasjon, pendler-status må avklares.

Eksempel 3: Arbeidstaker - familien er med i utlandet. Kost: - normalt ingen påløpne merkostnader. Reise"ut- og tilbakereise" for familien er trekkfri (- Ligningspraksis). Besøksreise anses som privat utgift og er trekkpliktig.

Generelt for alle eksempel gjelder:

Skole, barnehage, mv : -hvis "husstanden" pådras merkostnad knyttet til skole, barnehage, fritidsaktiviteter, etc. sammenlignet med hva den ansatte har ville hatt i Norge (differansen), vurderes trekkfritak forutsatt spesifisert dokumentasjon og begrunnelse for merutgiften.

Utstyr, innbo, mv.: - kjøp/salg av innbo/utstyr og lign. vurderes trekkfritt på grunnlag av formål og begrunnelse. Ved kjøp må dokumentasjon for kjøp/salg/avhending mv. vedlegges.

Andre utgifter: - (eks. språkkurs, arbeidsreiser mv) som understøtter tilskuddets formål kan vurderes trekkfritt. Dekning av utgifter som er privat-relaterte er trekk-/skattepliktig.

Foiler - Tilskudd/Stipend

Oversikt - Fradrag for merutgifter ved forskningsopphold under 12 mnd (Ansattes fradragsmulighet ved selvangivelsen)

Steg 3 Godkjenning #

Utførende: Budsjettdisponeringsmyndigheten (BDM)

Godkjenne at reisen er utført, og kontrollere at belastningssted (kostnadssted, evt. prosjektnummer og analyseverdi) er riktig. Manuell signatur.

Bilaget oversendes Seksjon for økonomitjenester/Lønn.

Steg 4 Registrering og arkivering av bilag #

Utførende: Seksjon for økonomitjenester/Lønn

Bilag for oppgjør av tilskudd registreres i henhold til dokumentasjon av trekkfri/-pliktig del av tilskuddet. (- vær obs på kode til lønns- og trekkoppgave) samt forskuddsbeløp.

Trekkpliktige stipendier innberettes i årsoppgaven (kode 161-A) . Tilskudd til bolig innberettes (kode 157A).

Trekkfrie stipendier innberettes i årsoppgaven (kode 818). Tilskudd til bolig som ansees trekkfritt (kode 522).

Bilag som er oversendt Seksjon for økonomitjenester/Lønn for registrering blir arkivert her.

Rutineinformasjon #

  • Tilhører prosess: Variabel lønn og reiseregninger 
  • Hyppighet: Etter gjennomført faglig tilskuddsreise og/eller tilskudd til forskningstermin. 
  • Formål: Innhente nødvendig dokumentasjon som grunnlag for riktig trekkbehandling og rapportering av faglige tilskudd/støtte. 
  • Rutineansvarlig: Seksjon for økonomitjenester/Lønn 
  • Sist revidert: 02.01.2014 (IHT) 
  • Risikoforhold: Manglende/feil dokumentasjon kan gi urettmessig/feil utbetaling og feil rapportering til myndighetene, og som følgelig kan gi feil grunnlag for skatteoppgjøret til den enkelte.
0 Vedlegg
18461 Visninger
Gjennomsnitt (3 Stemmer)