Alt innhold om Rutine for lønnsmedarbeidere  og Bestillere

Temaside om lønn | Sider merket lønn

Rutine for behandling av ELKOM-avtaler #

Steg 1.1. - Registrere ny avtale #

ELKOM-tjenester med skriftlig avtale og privat bruk registreres med fast beløp (fordelen) som inngår i forskuddstrekkgrunnlaget ved lønnsutbetalingen. Endelig avregning av skattetrekkgrunnlaget blir foretatt på november (evt. desember)-lønn.

Obs! Tilgangsdato må registreres innen kalenderåret. Kontakt Seksjon for økonomitjenester/Lønn ved tilgang før 1.1.

Utførende: HR-medarbeider

Fyll ut skjema "Avtale om tjenestetelefon" (Husk kostnadssted) og send kopi av avtalen til din bestiller.

Registrer mobilnummer i NTNU-Telefonkatalogen.

Steg 1.2 - Registrere nytt NTNU-abonnement #

Utførende: Bestiller fyller ut "Skjema Contractsmodul". I feltet "Merknad" angis:

• Privat bruk: 1 ; "ansattnr"
• Kun jobb: 2 ; "ansattnr" 
• Utstyr f.eks. betalingsterminal, alarm: 3 ; k-sted ; "beskrivelse av utstyr". 
  Mobilt datamodem som brukes av en ansatt er ikke teknisk utstyr, - slike abonnement bør slåes sammen med mobilabonnement.

Skjema sendes til den som ansvarlig for å opprette kontrakt på din enhet.

Start abonnement - alternativ: a) Nytt mobilabonnement, b) Overfør privat mobilnummer fra privat til NTNU-ab, c) Bytt bruker på mobilnummer

Kjøp av mobiltelefon - se retningslinjer for kjøp av mobiltelefon (lenke?). Bestilles via Basware PM

Mobilapparat som kun skal brukes i arbeid skal det ikke være "smart-telefon".

Steg 2 Avgang eller endring i avtale #

Utførende: HR-medarbeider

Endring/Avgang av avtale for fast tillegg (fordel) registreres i lønnssystemet. Obs! Tilgangsdato må være innen kalenderåret. Kontakt Seksjon for økonomitjenester/Lønn ved annen dato.

Ved endring i avtalen (eks. bruksendring arbeid/privat) og annet (eks. kostnadssted) som omfatter abonnementet sendes melding til Bestiller for registrering i Contraktsmodulen.

Steg 3 Bruksendring av mobiltelefon #

Utfører: Bestiller  

Hvis endringer i bruk av mobiltelefon "- kun brukt i arbeidssituasjon" til/fra "- blir også brukt utenfor arbeidssituasjon" må melding sendes for endring av "tallkode (1 ,2) i Contraktsmodulen, se steg 1.2.

Steg 4 Mobilnummer - endring/opphør #

Utfører: Bestiller  

Dersom den ansatte vil beholde mobilnummer (gjelder også NTNU-nummer) må skjema "Bestilling Telenor mobil" fylles ut for å overføre til juridisk eier, - til/ fra NTNU / - privat. Skjemaet sendes på e-post til Nordialog

Dersom mobilabonnementet skal opphøre/avsluttes, ta kontakt med Nordialog for oppsigelse eller gjenbruk. Nummerkarantene anbefales min 6 mnd. før gjenbruk(ikke på samme kalenderår) når overføring utføres ved oppsigelse. Sjekk regningen hvis ansatte slutter.

Steg 5 Avregning - innberetning og skatt #

Avregning for skattegrunnlaget blir foretatt på november (evt. desember)-lønn for perioden 12 mnd. (sept forrige år - sept i år).

Utførende: Attestant variabel lønn og reiseregninger 

Kontroll og oppfølging utføres på grunnlag av tilsendt regneark med forklaring til hva som skal kontrolleres fra Seksjon for økonomitjenester/Lønn.

Retningslinjer #

Tjenestetelefon og andre elektroniske tjenester (ELKOM)

Kontakt #

Avtale: HR-medarbeider

Abonnement, faktura og apparat: Bestiller

Skatt og innrapportering: Seksjon for økonomitjenester eller Jan Aage Mortensen