Lønn - Behandling av ELKOM-avtaler
Alt innhold om Rutine for lønnsmedarbeidere og Bestillere
Temaside om lønn | Sider merket lønn
Table of Contents [-]
Rutine for behandling av ELKOM-avtaler #
Steg 1.1. - Registrere ny avtale #
ELKOM-tjenester med skriftlig avtale og privat bruk registreres med fast beløp (fordelen) som inngår i forskuddstrekkgrunnlaget ved lønnsutbetalingen. Endelig avregning av skattetrekkgrunnlaget blir foretatt på november (evt. desember)-lønn.
Obs! Tilgangsdato må registreres innen kalenderåret. Kontakt Seksjon for økonomitjenester/Lønn ved tilgang før 1.1.
Utførende: HR-medarbeider
Fyll ut skjema "Avtale om tjenestetelefon" (Husk kostnadssted) og send kopi av avtalen til din bestiller.
Registrer mobilnummer i NTNU-Telefonkatalogen.
Steg 1.2 - Registrere nytt NTNU-abonnement #
Utførende: Bestiller fyller ut "Skjema Contractsmodul". I feltet "Merknad" angis:
- Privat bruk: 1 ; "ansattnr"
- Kun jobb: 2 ; "ansattnr"
- Utstyr f.eks. betalingsterminal, alarm: 3 ; k-sted ; "beskrivelse av utstyr".
Mobilt datamodem som brukes av en ansatt er ikke teknisk utstyr, - slike abonnement bør slåes sammen med mobilabonnement.
Skjema sendes til den som ansvarlig for å opprette kontrakt på din enhet.
Start abonnement - alternativ: a) Nytt mobilabonnement, b) Overfør privat mobilnummer fra privat til NTNU-ab, c) Bytt bruker på mobilnummer
Kjøp av mobiltelefon - se retningslinjer for kjøp av mobiltelefon (lenke?). Bestilles via Basware PM
Mobilapparat som kun skal brukes i arbeid skal det ikke være "smart-telefon".
Steg 2 Avgang eller endring i avtale #
Utførende: HR-medarbeider
Endring/Avgang av avtale for fast tillegg (fordel) registreres i lønnssystemet. Obs! Tilgangsdato må være innen kalenderåret. Kontakt Seksjon for økonomitjenester/Lønn ved annen dato.
Ved endring i avtalen (eks. bruksendring arbeid/privat) og annet (eks. kostnadssted) som omfatter abonnementet sendes melding til Bestiller for registrering i Contraktsmodulen.
Steg 3 Bruksendring av mobiltelefon #
Utfører: Bestiller
Hvis endringer i bruk av mobiltelefon "- kun brukt i arbeidssituasjon" til/fra "- blir også brukt utenfor arbeidssituasjon" må melding sendes for endring av "tallkode (1 ,2) i Contraktsmodulen, se steg 1.2.
Steg 4 Mobilnummer - endring/opphør #
Utfører: Bestiller
Dersom den ansatte vil beholde mobilnummer (gjelder også NTNU-nummer) må skjema "Bestilling Telenor mobil" fylles ut for å overføre til juridisk eier, - til/ fra NTNU / - privat. Skjemaet sendes på e-post til Nordialog
Dersom mobilabonnementet skal opphøre/avsluttes, ta kontakt med Nordialog for oppsigelse eller gjenbruk. Nummerkarantene anbefales min 6 mnd. før gjenbruk(ikke på samme kalenderår) når overføring utføres ved oppsigelse. Sjekk regningen hvis ansatte slutter.
Steg 5 Avregning - innberetning og skatt #
Avregning for skattegrunnlaget blir foretatt på november (evt. desember)-lønn for perioden 12 mnd. (sept forrige år - sept i år).
Utførende: Attestant variabel lønn og reiseregninger
Kontroll og oppfølging utføres på grunnlag av tilsendt regneark med forklaring til hva som skal kontrolleres fra Seksjon for økonomitjenester/Lønn.
Retningslinjer #
Tjenestetelefon og andre elektroniske tjenester (ELKOM)
Kontakt #
Avtale: HR-medarbeider
Abonnement, faktura og apparat: Bestiller
Skatt og innrapportering: Seksjon for økonomitjenester eller Jan Aage Mortensen