Lønn - Behandling av ELKOM-avtaler - Kunnskapsbasen
Lønn - Behandling av ELKOM-avtaler
Alt innhold om Rutine for lønnsmedarbeidere
Temaside om lønn | Sider merket lønn
Rutine for behandling av ELKOM-avtaler
Steg 1.1. - Registrere ny avtale
ELKOM-tjenester med skriftlig avtale og privat bruk registreres med fast beløp (fordelen) som inngår i forskuddstrekkgrunnlaget ved lønnsutbetalingen. Endelig avregning av skattetrekkgrunnlaget blir foretatt på november (evt. desember)-lønn.
Obs! Tilgangsdato må registreres innen kalenderåret. Kontakt tjenestesenteret ved tilgang før 1.1.
Utførende: HR-medarbeider
Steg 1.2 - Registrere nytt NTNU-abonnement
Utførende: IT-avdelingen
Mobiltelefoner og abonnement bestilles via NTNU Hjelp.
Se også retningslinjer for kjøp av mobiltelefon.
Steg 2 Avgang eller endring i avtale
Utførende: HR-medarbeider
Endring/Avgang av avtale for fast tillegg (fordel) registreres i lønnssystemet. Obs! Tilgangsdato må være innen kalenderåret.
Ved endring i avtalen (for eksempel ved nytt koststed eller delprosjektnummer) som omfatter abonnementet, sendes melding til innkjøper for registrering i Unit4.
Steg 3 Mobilnummer - endring/opphør
Utfører: IT-avdelingen
Når ansatte bestiller et nytt mobilabonnement kan de enten overføre sitt gamle, private mobilnummer eller få et nytt mobilnummer. Les mer i rutinen Bestille eller endre mobilabonnement.
Dersom den ansatte slutter, eller av andre årsaker ikke lenger skal ha mobilutgiftene dekt av NTNU, og ønsker å beholde mobilnummeret sitt, må nummerets juridiske eierskap endres fra NTNU til ny bedrift/operatør eller til den ansatte privat.
Bestilling av eierskifte skal gjøres av den som skal overta nummeret. Dette gjøres gjennom Telias nettside, enten digitalt med BankID-pålogging eller manuelt ved bruk av eierskifteskjema: https://www.telia.no/mitt-abonnement/bytte-eier/
Merk at dersom den ansatte fremover skal få mobilutgiftene dekt av en ny arbeidsgiver, er det enklest dersom ny arbeidsgiver innhenter samtykke til endring av juridisk eierskap direkte fra NTNU.
Dersom du har spørsmål om endring eller opphør av mobilnummer, eller det er behov for å gjennomføre manuelt eierskifte av et mobilnummer, ta kontakt med IT-avdelingen i NTNU Hjelp.
Steg 4 Avregning - innberetning og skatt
Avregning for skattegrunnlaget blir foretatt på november (evt. desember)-lønn for perioden 12 mnd. (sept forrige år - sept i år).
Utførende: Attestant variabel lønn og reiseregninger
Kontroll og oppfølging utføres på grunnlag av tilsendt regneark med forklaring til hva som skal kontrolleres fra Seksjon for økonomitjenester/Lønn.
Retningslinjer
Tjenestetelefon og andre elektroniske tjenester (ELKOM)
Kontakt
Ved spørsmål om avtale, kontakt din HR-medarbeider.
Ved spørsmål om mobiltelefon eller abonnement, ta kontakt med IT-avdelingen i NTNU Hjelp.
Skatt og innrapportering: Tjenestesenteret
Faktura: Lokal innkjøper
For generelle spørsmål, kontakt Tjenestesenteret.