Kundesenteret for studenter ved NTNU

Hvordan benytte seg av de ulike funksjonene i kundesenteret.

English version Kundesenter for students at NTNU

Ser du etter noe annet? Temaside om IT-hjelp | Sider merket med kundesenter

Kundesenteret #

Kundesenteret for studenter ved NTNU er en portal for administrering av grupper, e-postlister og studentorganisasjoner ved NTNU. Her finner du søknadsskjemaer for oppretting av grupper og utvidelse av gruppeområdets diskkvote, samt administrering av medlemmer og e-postlister.

Kundesenteret Hovedmeny

Hva er en gruppe? #

En gruppe kan være en samling studenter som ønsker å samarbeide om for eksempel et prosjekt, eller en større studentorganisasjon. Gruppen blir tildelt en diskkvote og medlemmer av gruppen får dermed et felles sted å dele filer innad i gruppen. Dette gjør det også mulig å lage en hjemmeside for gruppen på dette området. Dette er veldig nyttig for prosjektgrupper og andre samarbeidsoppgaver.

Grupper får en utløpsdato. Grupper må vanligvis søke på nytt hvert semester for å beholde gruppen. Grupper som ikke er fornyet blir slettet med jevne mellomrom. Alle brukere i gruppen har de samme rettighetene. Det betyr at hvis du legger til noen i gruppa, så kan de fjerne deg fra gruppa. Legg derfor ikke til folk du ikke stoler på.

Alle studenter som er brukere av NTNUs datasystemer kan søke om å lage grupper.

Hva er e-postlister? #

En e-postliste er en enkel måte å sende e-post til andre gruppemedlemmer på. Andre som er interesserte i prosjektet kan også søke seg til å abonnere på epostlisten. Administratoren av listen bestemmer hvem som får bli med på listen. Når noen sender en e-post til e-postlisten, vil systemet sende ut e-posten til alle som står på listen.

Man kan opprette en personlig e-postliste tilknyttet din egen bruker, uten å ha en gruppe. I dette tilfellet vil begynnelsen av navnet til e-postlisten bestå av brukernavnet ditt og deretter et selvvalgt ord. Dette vil blant annet åpne for enkel sortering av epost, da en i epostklienten kan opprette egne filtre og mapper til hver enkelt epostliste.

En gyldig personlig e-postliste for brukeren nordmann vil se slik ut:nordmann-info@list.stud.ntnu.no

Det er også mulig å opprette en e-postliste for en gruppe. I dette tilfellet vil begynnelsen av e-postlisten bestå av gruppenavnet, og deretter et selvvalgt ord. Gruppen kan også ha en e-postliste bestående av bare gruppenavnet.

Under vises eksempler på gyldige e-postlister for gruppen eksempelgruppe:

  • eksempelgruppe@list.stud.ntnu.no
  • eksempelgruppe-informasjon@list.stud.ntnu.no

Grupper og gruppesøknader #

Det finnes i utgangspunktet fire typer grupper:

  1. Studentorganisasjon (Studorg)
  2. Prosjektgrupper
  3. Personlige grupper
  4. Ansattgrupper (staff)

Studentorganisasjon (Studorg) #

Hva en studentorganisasjon er, og om gruppen du vil opprette passer under denne definisjonen kan man finneut ved å lese delen om Studentorganisasjoners webområder.

Studentorganisasjoner er generelt sett større grupper på over 15 personer som skal vare i lengre tid. Eksempler på dette kan være idrettsgrupper under NTNUI.

Prosjektgrupper #

Prosjektgrupper er ment for prosjekter med tre eller flere personer. Prosjektgrupper har gjerne lengre varighet enn personlige grupper og har større diskkvote. Gruppene er vanligvis brukt i forhold til skolerelaterte prosjekter, men dette er ikke et spesifikt krav. Vanlig levetid på prosjekter er ca. 6 måneders tid. Hvis du vil beholde prosjektgruppa utover dette, må det begrunnes.

Personlige grupper #

Personlige grupper er beregnet for to eller tre personer som vil utveksle filer over et kortere tidsrom. Å få innvilget personlige grupper er enkelt. Varigheten er kort, gjerne 2 måneder, og diskkvoten er liten.

Ansattgrupper (staff) #

Ansattgrupper er beregnet for ansatte ved NTNU, eller grupper og prosjekter finansiert av NTNU. Spesielle avtaler må bli gjort med NTNU IT før en ansattgruppe blir akseptert. Kontakt Orakeltjenesten for mer informasjon.

Gruppesøknad #

Steg 1:

Gå til kundesenteret. Når du har funnet ut hvilken type gruppe du ønsker å søke om, trykker du på linken Groups and group mailing lists.

Trykk på linken groups and group mailing list

Steg 2:

Trykk på knappen New group for å lage en søknad.

Trykk på knappen new group for å søke om en ny gruppe

Steg 3:

Du vil få opp en ny side der du må fylle inn alle feltene for at søknaden skal bli godkjent. Når du er ferdig med søknaden, klikk på knappen Apply for å sende søknaden. Søknaden vil da bli behandlet og du vil få svar på e-postkontoen knyttet til din bruker.

Bilde av gruppesøknad

Name - Navnet du vil ha på gruppen, dette må være mellom 9 og 255 tegn langt. Navnet må starte med en bokstav og kan inneholde små bokstaver(a-z) og tall(0-9). Mellomrom kan ikke benyttes.

Title - Det fulle navnet du vil ha på gruppen. Dette navnet brukes i alle oppføringer av gruppen. Et eksempel kan være "De flittige studentene på A423" eller "Specializatiton project: Interruption management in ESCOS 2010".

Type -  Hvilken type gruppe du ønsker å opprette. Her velger du mellom de fire gruppetypene. Vær sikker på at du velger en passende type.

Category - Brukes bare av studentorganisasjoner. Her velger du hvilken kategori organisasjonen befinner seg under.

Description - En beskrivelse av gruppen. Forklar også hvorfor gruppen skal bli godkjent. Hvis gruppen er en studentorganisasjon, husk også å forklare hvilke studenter organisasjonens målgruppe er.

Det er viktig å skrive en utfyllende og beskrivende tekst. Forklar gjerne hva gruppen skal brukes til og hva slags filer som skal lagres. Dette er en av de største grunnene til at gruppen ikke blir akseptert. Her følger eksempler på gode og dårlige beskrivelser.

Gode beskrivelser:

  • "Vi er noen studenter i 5. år som skal skrive forprosjekt. I den forbindelse hadde det vært nyttig med et felles gruppeområde. Det skal brukes til lagring og deling av rådata."
  • "Samarbeid på prosjekt om asfalt i faget ASF4300. Ønsker levetid fram til september 2011. Skal lagre tekstdokumenter."

Dårlige beskrivelser:

  • "Kan jeg ha kjempestor diskplass til lagring av filmer?"
  • "Jeg vil ha en gruppe om vaskebjørner"

Gruppekatalogen #

Gruppekatalogen er tilgjengelig over lokalt nettverk, eller ved bruk av VPN om man sitter utenfor NTNUs nettverk. Følgende filbaner kan benyttes:

  • UNIX:
    /home/groups/<gruppenavn> /home/groupswww/<gruppenavn>
  • Windows:
    \\webedit.ntnu.no\groups\<gruppenavn>

Filer som lastes opp via banene som inneholder "groupswww", blir tilgjengelig på web. Les mer om dette under neste seksjon.

Lurer du på hvordan man kobler seg til området, kan du se på en artikkel for WindowsMac OS X eller Linux.

Området er også tilgjengelig ved å benytte SSH til login.stud.ntnu.no og gå til banene under UNIX.

Opprette hjemmeside for en gruppe #

Det er mulig å opprette en hjemmeside for gruppen, slik at den blir tilgjengelig fra http://org.ntnu.no/gruppenavn/. På denne måten kan man også dele bilder og filer med omverdenen.

Skru på public_html

Dette gjør man fra gruppens administrasjonspanel. Ved alternativet public_html kan man velge Yes for å skru på web-tilgang, eller No for å skru dette av. For å publisere filer, må man bruke filbanen som inneholder "groupswww". Filer som blir lagt her vil bli tilgjengelig fra web, såfremt rettighetene på filene er riktig. Ikke legg filer du ønsker å holde private i denne mappen.

Nettsidene som plasseres her kan være av typene HTML og PHP. JSP vil ikke virke her, men kan bli plasert på ditt private nettsted på folk.ntnu.no.

Du kan lese mer om rettigheter og oppretting av hjemmesider på siden om å lage nettsider.

Advarsel:

Filene som legges ut via groupswww-katalogen blir automatisk delt over web. Derfor bør du skru av public_html om du ikke ønsker at andre skal få tilgang til filene som legges i denne mappen. Filene vil fremdeles være tilgjengelig for gruppemedlemmer.

Medlemsadministrering #

Etter at en gruppe har blitt opprettet og godkjent, kan du legge til medlemmer i gruppen. Bare folk som har bruker på stud.ntnu.no kan bli lagt til i gruppen.

For å legge til nye folk i gruppen, gå inn på Edit fra gruppeadministreringssiden.

Endre gruppen, velg Edit

I tekstfeltet merket med "New member" fyller du inn brukernavnet til vedkommende. Klikk deretter på knappen Add member. Brukere du legger til i gruppen vil ha de samme rettighetene som deg. Legg derfor ikke til personer du ikke vet hvem er.

Legg til medlem, add member

Hvis du vil slette et medlem kan du gjøre dette ved å klikke på Delete ved brukernavnet.

Opprette e-postlister #

E-postlistene til gruppesystemet på NTNU blir styrt av ett program som heter Mailman. Mer info om Mailmankan du finne i artikkelen om Mailman. Grupper kan opprette så mange e-postlister som behøves. Dette gjøres på administrasjonspanelet til gruppen.

Legg til e-postliste

Ved å trykke på Add list uten tekst i feltet, vil en e-postliste som består utelukkende av gruppenavnet bli laget. I tillegg kan man opprette e-postlister med et valgfritt ord bak. Det er også en knapp for å administrere e-postlisten. Denne finnes ved siden av e-postlisten. Den som trykker på knappen vil fåtilsendt et administratorpassord via Mailman. 

Søknad om større diskkvote og endret utløpsdato #

For å søke om større diskkvote for gruppen, trykk på knappen Apply for more diskspace i gruppeadministrasjon.

Søknad om utvidet kvote

Oppgi ønsket kvote og skriv en fornuftig grunn til at du trenger utvidelse av denne.

Du kan også søke om å flytte utløpsdatoen her ved å velge New expiry date og skrive en grunn til endringen. Standard forlengelse på utløpsdatoen er 6 måneder for prosjektgrupper og 1 år for studentorganisasjoner.

Send søknaden ved å trykke Save.

Reglement for studentorganisasjoner i kundesenteret #

Her finner du informasjon om kravene for å søke om en Studorg-gruppe og hvilke regler som gjelder for eksisterende Studorg-grupper.

Reglementets gyldighetsområde, krav om kjennskap til reglene. #

Dette reglementet for grupper av typen Studorg som har hjemmeområde på NTNUs nettverk, eller som ønsker å benytte seg av andre IT tjenester som NTNU tilbyr studentorganisasjoner. Disse reglene og IT-reglementet forutsettes kjent og akseptert av alle medlemmene i gruppa. Den driftsansvarlige kontaktperson er ansvarlig for å gjøre alle medlemmene kjent med de til enhver tid gjeldenede regler og IT-reglement.

Studorg i henhold til NTNUs IT-reglement. #

  • All bruk av portalen Studentenes webserver skal følge det til enhver tid gjeldene IT-reglement ved NTNU.
  • Reglene som er satt opp her for bruken av portalen kommer i tillegg til IT-reglementet.
  • Hver enkelt bruker er underlagt IT-reglementet. Sanksjoner overfor den enkelte bruker følger IT-reglementet dersom ikke annet er angitt i disse reglene. 

Krav til gruppenes formål, navn, sammensetning og binding til NTNU #

  • Grupper som skal registreres under portalen Studorg må ha et formål og en profil som primært er knyttet til NTNU og NTNU sine studenter.
  • Gruppens formål eller navn skal ikke bryte med NTNUs IT-reglement, norsk lov eller allmenne etiske prinsipper.
  • Grupper som skal være registrert under Studorg må ha minst 15 medlemmer. Minst 50% av de registrerte medlemmene må være NTNU-studenter med registrert NTNU-bruker. Studorg-gruppens gruppefil betraktes som gruppens medlemsliste. 

Krav til kontaktperson, kontaktadresser og gruppeansvarlig. #

  • En navngitt person skal være gruppens kontaktperson og ansvarlig overfor NTNU. Denne personen skal være NTNU-student.
  • Gruppen skal ha opprettet et epostalias som peker til den ansvarlige og i tillegg til andre i en driftsgruppe slik at NTNU til enhver tid skal kunne nå en systemansvarlig i gruppen.
  • Gruppen plikter å varsle NTNU ved NTNU-IT om organisatoriske endringer. Hvis endringene er av betydelig grad, slik at søknadsgrunnlaget har forandret seg siden den opprinnelige søknaden, må det søkes på nytt. Slike endringer kan være omstrukturering, utvidelse eller bytte av kjerneaktivitet. Bytte av kontaktperson/ansvarlig skal alltid varsles. === Søknad om opprettelse og fornying av Studorg ===
  • Gruppen søker NTNU ved NTNU-IT om tilgang til tjenesten. Søknaden skjer på fastsatt søknadsskjema.
  • Medlemskapet i Studorg skal fornyes hvert år ved høstsemesterets begynnelse. Fornying skjer ved å svare på et e-brev utsendt til medlemmene.
  • Administrator/kontaktperson må bekrefte sin rolle og innholdet av lista over kontaktpersoner.
  • Medlemmene bekrefter medlemskapet.
  • For faste organisasjoner som f.eks. sentrale studentorganisasjoner med tilknytning til NTNU vil det ikke bli sendt fornyingsbrev til medlemmene. For disse vil fornying bestå i bekreftelse av lister over ansvarlige og kontaktpersoner.
  • Dersom ikke medlemsmassen tilfredstiler kravene til Studorg eller kontaktpersonen har bekreftet sin rolle innen 2 måneder etter høstsemesterets start, vil Studorgen bli slettet. Studorgens filer vil bli sperret i to måneder med mulighet for administrator for å hente ut innholdet. Deretter vil filene bli slettet.
  • Dersom det ikke er aktivitet på gruppens område eller e-postlister i løpet av studieåret vil gruppen bli slettet uten utsendelse av krav om fornying. 

Sanksjoner ved brudd på reglene. #

  • Ved brudd på regler eller IT-reglement kan NTNU-IT reagere ovenfor Studorg-gruppen uten varsel slik det er beskrevet i NTNUs IT-reglement. Avhengig av omfanget og alvorligheten av et brudd på regler og IT-reglementet kan gruppens tilgang til tjenestene bli avstengt for en periode, sider kan bli forlanget fjernet.
  • Overfor enkeltbrukere kan det bli reagert med displinærforføyning eller anmeldelse slik det er hjemlet i NTNUs IT-reglement. 

Endringer i tjenesten, oppsigelse av tjenesten. #

  • NTNU IT har rett til å iverksette midlertidige tiltak overfor bruken av portalen med øyeblikkeligvirkning dersom det er nødvendig på grunn av annen drift av NTNUs datasystemer. Ved permanente endringer i tjenester og datasystemer som berører Studorg-gruppene skal det varsles en måned før endringen.
  • Tjenestetilbudet til den enkelte gruppe har en måneds oppsigelse.

Kontakt #

Trenger du hjelp kan du kontakte Orakeltjenesten. Ansatte bes kontakte sin lokale brukerstøtte.

9 Vedlegg
14187 Visninger
Gjennomsnitt (1 Stemme)