Som arrangør må du fortelle ulike målgrupper om konferansen: Snakke med deltagere, samarbeidspartnere, eksterne osv. Kanskje ønsker du oppmerksomhet i pressen også. Det er kjekt å lage en liten oversikt over hvilke kommunikasjonstiltak du har behov for.

English version - Communications plan - Conferences and events

Hvem skal du kommunisere med?

• Deltagere
• Innledere/Kursholdere
• Mediene

Hvilke kanaler skal du velge? Hvordan når du dem?

• Nettside
• Facebook (også FB-arrangement?)
• LinkedIn (også LinkedIn-arrangement?)
• Twitter
• Brev
• Plakater

Opprett nettside eller wiki

For å lage egne nettsider under NTNUs domener, les mer om domenenavn ved NTNU. Der finner du også kontaktpersoner hvis du trenger råd og hjelp. Egne wikisider for konferansen er en annen mulighet, ta kontakt med IT-avdelingen via Orakeltjenesten.

Hva skal du si når?

Nettside med grunnleggende informasjon bør på plass snarest. Lag en plan for hva du bør gjøre når. Vil du ha en diskusjon i sosiale medier, så fortell det på nettsiden, og velg en #hashtag (brukes i Twitter) for arrangementet. Vil du at deltagere skal diskutere i forkant: Lag gjerne en (lukket) Facebookgruppe eller tilsvarende forum for formålet. Få gjerne også arrangører med i diskusjonen.

Internkommunikasjon

Vær tydelig overfor deltagere og innledere. Samle all nødvendig praktisk informasjon på en nettside. Ønsker dere tilbakemelding? Fortell det, og opplys om hvor den skal gis.

Hvis det skal være en evaluering, legg ut informasjon om det på forhånd.

Vil du ha medieoppmerksomhet?

Hva ønsker du skal sies om arrangementet, og i hvilke medier? Planlegg budskapet ditt!

• Inviter journalister, med tydelig informasjon om hva de vil få oppleve på arrangementet.
• Er det bildemuligheter?
• Hva er saken? Sett deg i journalistens sted, hva skal fortelles?
• Skal arrangementet dokumenteres?
• Hvis ja: Pek ut, eller lei inn, fotograf. Husk å avtale med fotografen hvilke rettigheter som følger bildene.
• Kontakt Kommunikasjonsavdelingen hvis du lurer på noe.

Profilering av NTNU

Tenk på at alle arrangementer i regi av NTNU skal ha en tydelig NTNU-profil. Bannere i ulike kategorier kan henges opp, det kan brukes plakater og eventuelt t-skjorter med tydelig budskap på.

Trykt og digitalt materiell skal følge NTNU-design. Her finner du mer informasjon om NTNU-design og selvhjelpspakken.

Trykking

Lage trykksak? Se hvilke trykkerier vi har avtale med.

Kommunikasjonsavdelingen låner ut:

• Plakater på engelsk og norsk
• Lange bannere
• Vertikale bannere
• Flagg til bruk på Elgeseter bro

Profileringsmateriell må godkjennes

Alt materiell skal være godkjent av Kommunikasjonsavdelingen. NTNU har rammeavtale på profileringsartikler med Maskegruppen AS. Kontaktpersoner er eva.engen.vik@maske.no og knut.erik.jakobsen@maske.no.

Skilting

Det er viktig at deltagere finner fram til konferanselokalene. Kanskje trenger du andre skilt i tillegg. Tenk derfor på tydelig merking, og bestill eller lag skilt i god tid. NTNU-profilen skal følges (se mer under Profilering av NTNU) også på skilt.

Flagging

Ved VIP-besøk eller andre spesielle anledninger flagger vi ved Hovedbygningen. Ta kontakt med vaktmester: vaktmester-hb@adm.ntnu.no

Flagging andre steder:

Skriftlig søknad om flagging sendes til Stabsenhet for byutvikling, senest 2 uker før.

• Kontakt: tlf. 72 54 26 50
• E-post: stab-byutvikling.postmottak@trondheim.kommune.no.

Flaggheising utføres av Trøndelag brann- og redningsjeneste IKS etter avtalt pris. Hvis NTNUs flagg skal brukes leveres de til Hovedbrannstasjonen i Kongens gt. 2 i god tid før. Flaggene hentes samme sted rett etter arrangementet og leveres til Kommunikasjonsavdelingen.

Kontakt

E-post:kontakt@komm.ntnu.no eller finn ansatte i Kommunikasjonsavdelingen.