Tilbake

Klassifisering av filer og informasjon

Denne siden inneholder informasjon om hvordan du kan klassifisere filer og informasjon etter krav til konfidensialitet, gjennom bruk av etiketter i Office 365. Innholdet på denne siden er rettet mot utvalgte pilot-brukere av løsningen, som etterhvert vil bli gjort tilgjengelig for større deler av NTNU.

Temaside om Informasjonssikkerhet | Sider merket med klassifisering

Informasjonsklassifisering #

All informasjon som behandles ved NTNU skal klassifiseres etter krav til konfidensialitet, slik at man vet hvor og hvordan informasjonen kan behandles. Du finner mer informasjon om informasjonsklassifisering på siden Informasjonsklassifisering - informasjonssikkerhet.

Følgende klasser benyttes:

Etiketter i Word, PowerPoint, Excel og Outlook #

I Office 365 er det mulig å synliggjøre hvilken klassifisering filer og dokumenter har, gjennom bruk av "etiketter" som merker dokumentene og som kan utløse tekniske tiltak som kryptering. Vi benytter Azure Information Protection (AIP) for å aktivere denne funksjonen. Når AIP er installert, finner du igjen klassene som etiketter i skrivebordsversjonen av Microsoft Office 365.

Etiketten Åpen #

Denne etiketten brukes på informasjon som kan være tilgjengelig for alle, uten særskilte tillatelser.

Etiketten Intern #

Informasjon som er begrenset til å være tilgjengelig for utvalgte interne og/eller eksterne brukere kan klassifiseres som Intern.

  • Intern informasjon må kategoriseres i en av tre underkategorier. Ved bruk av kategori Intern informasjon blir det ikke satt tekniske begrensninger på dokumentet. Det betyr at alle som har tilgang til området filen er lagret på, vil ha tilgang til dokumentet.
  • Ved bruk av kategoriene Fødselsnummer eller Beskyttet informasjon blir dokumentet kryptert og får tilgangskontroll med logg. Kategorien Fødselsnummer brukes på dokumenter som inneholder fødselsnummer. Kategorien Beskyttet informasjon kan brukes dersom man ønsker kryptering og tilgangskontroll, uten at innholdet inneholder fødselsnummer eller kan klassifiseres som fortrolig.
  • Kategorien Intern informasjon – Arkiv brukes utelukkende for å fjerne kryptering før et dokument skal arkiveres i ePhorte.

Etiketten Fortrolig #

Dokumenter som inneholder fortrolig informasjon skal klassifiseres ved bruk av etiketten Fortrolig.

Når etiketten Fortrolig brukes, settes det flere tekniske begrensninger på dokumentet:

  • Dokumentet blir kryptert og får tilgangskontroll med logg.
  • Det blir ikke mulig å skrive ut eller ta skjermbilde av dokumentet.
  • Kategorien Fortrolig informasjon – Arkiv brukes utelukkende for å fjerne kryptering før et dokument skal arkiveres i ePhorte.

Merk at det foreløpig ikke er mulig å åpne dokumenter med tilgangskontroll i Office 365 Online (nettleser-versjon).

Etiketten Strengt fortrolig #

  • Etiketten Strengt fortrolig skal ikke brukes. Dokumenter med informasjon i denne klassen må behandles i løsninger som er godkjent for dette.

Etiketten Privat #

  • Eventuelle private dokumenter kan merkes med etiketten Privat.

Sette rettigheter #

Ved bruk av etiketten Fortrolig og ved bruk av kategoriene Fødselsnummer eller Beskyttet informasjon under etiketten Intern, må du sette tilgangsrettigheter på dokumentet.

I feltet Velg tillatelser, angi hvilken tillatelse du ønsker å gi:

  • Lese - Bare vise
  • Kontrollør - Vise og redigere
  • Medforfatter - Vise, redigere, kopiere og skrive ut
  • Medeier - Alle tillatelser
  • Bare for meg

Skriv deretter inn hvem som skal får den aktuelle tillatelsen. I det nederste feltet kan du om ønskelig angi en utløpsdato for tilgangen.

Endre eller slette etikett #

Hvis en etikett allerede er satt på et dokument og du vil endre det, kan du velge en annen etikett. Hvis etikettene ikke vises på linjen, klikk først på ikonet Rediger etikett ved siden av gjeldende etikettverdi og etikettene kommer til syne. For å slette en etikett fra et dokument, klikk først på Rediger etikett, og deretter på ikonet Slett etikett lengst til høyre på etikettlinjen.

Om arkivering i ePhorte #

Dokumenter #

  • ePhorte har sin egen tilgangsstyring og dokumenter der skal ikke klassifiseres ved bruk av etiketter.
  • Krypterte dokumenter må dekrypteres før arkivering i ePhorte. Det er den som krypterer dokumentet (eier av dokumentet) som må vurdere om det skal arkiveres i ePhorte.
  • Bruk kategoriene Intern informasjon – Arkiv eller Fortrolig informasjon – Arkiv for å fjerne kryptering før arkivering. Hvis du ønsker å beholde den originale fila etter arkivering, må riktig etikett settes på nytt. Alternativt kan fila slettes.

E-post #

  • For å importere kryptert e-post i ePhorte, må programmet EphorteOutlook benyttes. Det er ikke mulig å importere kryptert e-post ved bruk av Importsentral i ePhorte.
  • Eventuelle vedlegg i kryptert e-post, må dekrypteres før arkivering i ePhorte.

Kontakt #

Orakeltjenesten kan hjelpe deg om du har spørsmål eller opplever problemer.

6 Vedlegg
302 Visninger
Gjennomsnitt (0 Stemmer)