Internkommunikasjon

Wikier

Slik jobber vi med internkommunikasjon på NTNU.

Kanaler for informasjon og nyheter | Lagringsguide

Innholdsfortegnelse [-]

Ti råd for god internkommunikasjon:

Informer internt før du går ut eksternt

Dette er et spesielt viktig råd under endringsprosesser og andre vanskelige og følsomme saker. Hvis ansatte leser om det som skal skje i avisene før det har blitt orientert av ledelsen, vil det kunne oppfattes slik at avgjørelsen er tatt uten at ansatte har fått medvirke.

Prioriter muntlig dialog supplert med skriftlig informasjon

Ingen tiltak slår ansikt-til-ansikt-kommunikasjon. Det husker mottakerne best.

Lag en handlingsplan med årshjul for den interne kommunikasjonen i enheten din

Legg inn for eksempel viktige møter, søknadsfrister og arrangement. Bruk lokale kommunikasjonsmedarbeidere til å lage planen og gjør dette til en integrert del av virksomhetsplanleggingen. Et punkt i planen bør være tiltak for å få ansatte til å oppdatere sine profilsider. Disse sidene gjør det lettere å ta kontakt på tvers i organisasjonen.

Informer i god tid om viktige saker som utredes, beslutningene og begrunnelsene for dem

Dette er spesielt viktig i saker som medfører endringer på en eller annen måte for ansatte. Informasjon i forkant sikrer medvirkning og gir mulighet til påvirkning. Tenk gjennom i hvilke fora det diskuteres saker som vil være viktige å dele/få tilbakemelding fra organisasjonen på.

Vis åpenhet og delingsvilje

Skjerm informasjon bare når det er strengt nødvendig. Åpenhet og delingsvilje skaper tillit og senker terskelen for å spørre og kommentere. Det bidrar også til å bryte ned "silogrenser" mellom enheter. Men unngå dobbeltpublisering av info fra organer på overliggende nivåer, f.eks. fra kanalen "Alle ansatte" på Innsida.

Bruk Innsidas meldingskanaler til all offisiell kommunikasjon med grupper av ansatte

Innsida er NTNUs offisielle kanal for internkommunikasjon. E-postlister, Facebook, Universitetsavisa og andre medier kan brukes som supplement. E-post inviterer bare til enveis-kommunikasjon og er vanskelig å gjenfinne senere. Facebook bør ikke brukes som eneste kanal, fordi ikke alle bruker sosiale medier og fordi det er vanskelig å holde kontroll på hvem som abonnerer på FB-gruppene.

Det er heller ikke alle typer internkommunikasjon som bør spres utenfor NTNU. Bruk først og fremst eksisterende kanaler på Innsida. Vurder behovet kritisk før du oppretter nye kanaler. Merk at det gjelder andre regler i krisesituasjoner. Da bruker vi alle tilgjengelige kanaler for å nå ut til de berørte.

Hold jevnlige enhetsmøter for alle ansatte

Møtene bør minimum holdes en gang i måneden. Inviter til spørsmål og kommentarer når viktige saker presenteres. Saklister til møtene bør sendes ut på forhånd og møtene bør evalueres jevnlig.

Legg til rette for toveis kommunikasjon og dialog

Oppmuntre til tilbakemeldinger, kommentarer, innspill og forslag fra ansatte. Sørg for at tilbakemeldingene bringes oppover til riktig nivå.

Formidle hovedinnholdet i interne budskap både på norsk og engelsk

Vi har mange utenlandske ansatte samtidig som 40 prosent av doktorgradsandidatene og 10 prosent av studentene våre er utenlandske. Unntak fra rådet gjelder selvsagt hvis enheten ikke har utenlandske ansatte eller studenter.