Denne informasjonen er for deg som har blitt utpekt til å være enhetens kontakt/koordinator for felles filområder (nettverksområde).

I forbindelse med omorganiseringen av NTNU ble det opprettet nye felles lagringsområder for hele NTNU. Det nye felles lagringsområdet har vært tilgjengelig fra årsskiftet 2016/17. Det er en forventning at dere som er utpekt som enhetens kontakt/koordinator tar et eierskap til enhetens felles filområder ved å få på plass en ønsket filstruktur, etablere nye/andre tilgangsstyrte fil-mapper og tar et overordnet ansvar for flytte med fortsatt relevante/aktive filer fra de tidligere fellesområdene.

Som enhetens kontakt/koordinator vil du få nødvendige tilganger i et administrasjonsgrensesnitt for å kunne utføre dette selv, men du kan også koordinere og bestille ønskede endringer inn til sentral IT (orakel@ntnu.no).

Hva er nytt felles filområde?

Det er blitt etablert et nytt felles filområde for NTNU hvor hver enhet tilbys en overordnet mappestruktur. Mappene er opprettet i henhold til ny organisasjonsstruktur, og navngitt med de offisielle organisasjonsakronymene registrert i NTNUs organisasjonsregister. Fellesområdene er tilgjengeliggjort via felles «stasjonsbokstav» T: og med en hierarkisk oppbygging.

Tilgang til de respektive enhetsmappene (<fak|avd>\<inst|seksjon>\<gruppe|funksjon>\) håndteres via dynamiske organisasjonsgrupper som er basert på organisasjonstilknytning (og ansattforholdkoder) registrert i Paga.

• Fast overordnet struktur ihht ny organisasjon (org.akronymer)
• Tilganger basert på org.tilknytning i Paga og BAS (dvs bruk av kildedata – hr-grupper)
• Mulig med manuelle tilpasninger som kan administreres lokalt

NB. Alle med tilknytning til respektive enhet i Paga har tilgang til enhetens mappe. Dette inkluderer også eventuelt studenter i en ansattrolle (f.eks studentassistent) som er registrert i Paga på ansattforholdkodene SL eller T (se oversikt koder). Se avsnitt "Administrering av filområder" for å gjøre tilpasninger ift dette.

Eksempel

1) En bruker registrert i Paga med tilknytning til Institutt for datateknologi og informatikk (IDI) ved Fakultet for informasjonsteknologi og elektroteknikk (IE) vil automatisk ha tilgang til filer på områdene:

• \IE\IDI\
• \IE\ALLE
• \ALLE

2) En bruker registrert i Paga med tilknytning til Seksjon strategi og styring» (STRASTY) under IT-avdelingen (IT) og Organisasjonsdirektør (OD) vil automatisk ha tilgang til filer på områdene:

• \OD\IT\STRASTY
• \OD\IT\ALLE
• \OD\ALLE
• \ALLE

I tillegg til de dynamiske organisasjonsgruppene er det mulig å etablere manuelle tilgangsgrupper som vil gi begrenset/lukket tilgang på tvers av enheter. Manuelle tilgangsgrupper administreres av enheten selv (se avsnitt Administrering av filområder).

Brukerveiledning

Filområdene skal kobles automatisk opp på administrerte PCer
felles.ansatt.ntnu.no\ntnu (T:) og via tjenesten farm (farm.ntnu.no).

Se veiledning for manuell oppkobling av filområdene.

Ta i bruk nytt felles filområde

Filområdene er klar for bruk, men det anbefales at administrasjon ved hver enhet tar et eierskap til innføring og bruk av de nye fellesområdene. Her vil det være hensiktsmessig å utvide mappe-struktur, se på tilgangsgrupper og vurdere nødvendig brukerinformasjon innad ved enheten.

De nye felles filområdene kobles automatisk opp med stasjonsnavnet (felles.ansatt.ntnu.no\ntnu) (T:) på de ansattes PCer og via tjenesten farm (farm.ntnu.no). For de brukere som ikke har administrert PC så kan filområdene kobles opp manuelt – se veiledning.

Alle må i løpet av våren 2017 over på de nye felles filområdene da de gamle fellesområdene etter hvert skal stenges ned (se eget avsnitt for avvikling av gamle filområder).

Avvikling av gamle fellesområder

Endringene som gjøres nå berører kun felles filområder for enhetene, og ikke personlig filområde (hjemmeområde) for den enkelte bruker.

I en overgangsperiode vil både de gamle og de nye felles filområdene være tilgjengelige. Etter en avtalt periode vil de gamle fellesområdene endre tilgjengelighet;

1) først reduseres dette til kun «lesetilgang», og
2) deretter gjøres fellesområdene utilgjengelig.

I denne overgangsperioden må hver enhet kopiere/flytte med seg de filene/dataene som det er hensiktsmessig å ta med videre i ny organisasjon.

Det bes om at denne flyttingen/kopieringen håndteres lokalt og gjerne i regi av ansvarlig kontakt/koordinator, slik at enheten selv kan vurdere hva som er hensiktsmessig å ta med videre og hva som eventuelt kan bli liggende og derav slette. Det er sterkt ønskelig å få til en opprydding av data.

Tidslinje for avvikling av gamle fellesområder (og innføring nytt):

Dette betyr at alle enheter, må i løpet av august 2017 ha tatt i bruk de nye fellesområdene. Data/dokumenter på de gamle filområdene vil være tilgjengelig for å lese, og flytte/kopiere over til ny løsning innen utgangen av desember 2017.

Endelig dato/ tidspunkt avtales/avklares nærmere – og blir informert om senere.

Nye samhandlingsløsninger

IT-avdelingen utreder en løsning der enhetene kan få et tilbud om egne enhetsrom i Office365 for bl.a samhandling og fildeling.

Et samhandlingsrom i Office 365-skyen vil kunne bli et supplement til dagens filområder. Der samhandlingsrommet i Office 365 vil kunne tilby langt rikere samhandlingsfunksjonalitet (samskriving, kommunikasjonsfunksjoner m.m.), enn hva som er mulig å få til i felles filområder.

Det er gjennomført 3 piloter. Samtidig har teknologien utviklet seg. IT-avdelingen utreder nå alternativene for hvordan vi skal gå videre for etablere samhandlingsrom for enhetene som et tjenestetilbud.

Det pågår også en aktivitet med å gjøre de «dynamiske hr-gruppene» tilgjengelige som «epost-grupper» hvor man kan benytte de som epostliste eller til å innkalle til møter – hvor man kan ekspandere «lista» i epost-klienten og se hvem som er mottakere, og samtidig kunne legge til og ta vekk mottakere.

Administrering av filområdene

Som standard får alle med tilknytning til en enhet tilgang til den respektive enhetens filområde.

Det vil for øvrig være nødvendig å gjøre ulike tilpasninger, både ift enkelt-tilganger og nye grupper/fellesmapper med tilpasset tilgangsstyring. Dette må håndteres/koordineres av lokal kontaktperson (kontor-/seksjonssjef eller delegerte) som kjenner de lokale behovene.

I tillegg til at man lokalt kan utføre endringer selv, vil det kanskje også være en god løsning å bestille ønskede endringer inn til IT-avdelingen (orakel@ntnu.no).

Domeneadmin

Du som er oppgitt som kontaktperson ved din enhet har også tilganger som domeneadmin for din enhet. Dette innebærer at du kan opprette grupper, tilgangsstyrte mapper (røde mapper - se figur), tildele gruppeadmin-rettigheter.

Ytterligere informasjon og veiledning finnes her «Felles filområde – for domeneadministratorer».

Gruppeadmin

Dette er en admin for en spesifikk tilgangsstyrt gruppemappe. Denne "rettigheten" kan tildeles av domeneadmin ved opprettelse av en tilgangsstyrt gruppemappe (rød mappe - se figur)

Ytterligere informasjon og veiledning finnes her «Felles filområde – for gruppeadministratorer»

Mappestruktur

Grønne: «faste» mapper - tilganger styres fra kildedata (Paga/hr-grupper)

Blå: mapper opprettet i fil-utforsker - disse mappene «arver» rettigheter fra nivå over

Rød: tilgangsstyrte gruppemapper opprettet via groupadmin – disse mappene har manuelt styrte tilganger hvor enkeltpersoner eller andre grupper kan legges til som medlemmer (eller som gruppeadmin hvor vedkommende kan administrere tilgangene selv)