Denne siden utgjør Fakultet for naturvitenskaps (NV) retningslinjer og gjeldende praksis for ekskursjoner og er informasjon for studenter og faglærere.

Ved spørsmål ta kontakt med Ragni Nergård: ragni.nergard@ntnu.no

Fra mai 2020 ble nye retningslinjer vedtatt av FUS, og disse ble oppdatert november 2023. Se FUS-vedtak om retningslinjer for hovedekskursjon ved NTNU. NV-fakultetets retningslinjer datert 2017 er under revisjon grunnet nye retningslinjer fra FUS. Retningslinjenene er fremdeles gjeldende, med unntak av disse punktene:

1. Egenandelen ble redusert til 10 000,- per pers og indeksregulert med startdato mai 2020.
2. Reisemål til/i Europa møter kravet om NTNUs begrensning av karbonavtrykk, reiser utenfor Europa krever særskilt søknad og etterfølgende vurdering og vil unntaksvis kunne godkjennes (gjelder f.o.m. vår 2023).
3. NTNU vil ikke kunne dekke noen ekstra utgifter ved uforutsette hendelser. Reisekomitéene som planlegger ekskursjon, må foreta en réell risikovurdering av ekskursjonen for å kunne få støtte fra NTNU. Reiseforsikring og avbestillingsforsikring er også krav for å få reisestøtte fra NTNU.

Se NV- fakultetets retningslinjer datert 2017.

OBS:

Siden er under revisjon.

Frister og ansvar

• 15. mars- etablere ekskursjonskomite for påfølgende studieårs vårsemester.
• 15. mai - melde inn forslag på ekskursjonsleder(e). Ekskursjonsleder må være en fast vitenskaplig ansatt. Ekskursjonsleder(e) oppnevnes av dekan.
• 10. januar - frist for søknad om økonomisk støtte fra NV-fakultetet med budsjettforslag, (se budsjettmal).
• 3 uker før ekskursjonsuken - levere risikoanalyse og feltkort. Ansvar: Ekskursjonskomité og ekskursjonsleder.
• 15. juni - sende inn ekskursjonsrapport. Ansvar: Ekskursjonskomite og ekskursjonsleder.

For alle punktene over skal det sendes en e-post til postmottak@nv.ntnu.no. Viktig at e-post må markeres med riktig tittel. Eks. tittel: "Hovedekskursjon NV 2023: bekreftelse ekskursjonsleder", der faglærer/ekskursjonsleder bekrefter i epost at hen "stiller som eks.leder til hovedekskursjonen [årstall] for [studieprogramnavn]".

Planlegge ekskursjon

Tidspunkt for hovedekskursjon

Fakultetet arrangerer hovedekskursjoner for alle studenter i sjette semester i fakultetets-studieprogrammer for både realfags- og siv.ing.-studiet. Ekskursjonene legges til uken før påske i vårsemesteret.

Etablering av ekskursjonskomité

En ekskursjonskomité bestående av studenter fra studieprogrammets 3. årskurs etableres innen 15. mars i studieåret før ekskursjonen avvikles.

Oppnevne ekskursjonsleder-/ledere

Ekskursjonskomiteen suppleres med ekskursjonsleder(e) oppnevnt av dekan, eventuelt etter forslag fra studentene innen 15. mai. Ekskursjonsleder skal normalt være tilsatt i fast vitenskapelig stilling ved fakultetet. Ved flere enn 50 deltakere bør to ekskursjonsledere oppnevnes. For tverrfakultære studieprogram kan ekskursjonsleder, utover den ene fra NV-fakultetet, være tilsatt i fast vitenskapelig stilling ved samarbeidende fakultet

Foreslå reisemål og faglig program

Ansvar: Ekskursjonskomité og ekskursjonsleder(e). Ekskursjonskomitéen utarbeider forslag til reisemål og faglig program. Programmet skal normalt omfatte bedrifts- og/eller institusjonsbesøk på de fem virkedagene i ekskursjonsuken. Programmet (inkl. i søknad) skal forelegges fakultetet ved prodekan for utdanning innen 10. januar i vårsemesteret i det aktuelle studieåret for godkjenning. Leveranse: Send pr e-post til postmottak@nv.ntnu.no.

Økonomisk støtte

• Fakultetet bevilger et fast beløp pr deltakende student. P.t. er dette kr 1500.-
• Fakultetet støtter kun den delen av reisen som inngår i den faglige delen av ekskursjonen. Dersom ekskursjonen kombineres med ferieopphold, er dette for den enkelte students egen regning og risiko.

Bedrifter

• Fakultetet utarbeider årlig oppdatert støttebrev på norsk og engelsk for vedlegg til ekskursjonskomiteens søknader om bedriftsstøtte.

Utgifter for ekskursjonsleder(e) skal ikke dekkes av ekskursjonskomitéen. Ekskursjonsleder(e) har selv ansvaret for å søke fakultetet om refusjon av reise- og oppholdsutgifter i sammenheng med ekskursjonen - Refusjon av personlige utlegg.

Forberedelser til ekskursjonen

Det er svært viktig at både ekskursjonsledere og komiteen setter seg grundig inn i den gjeldende HMS-veiledningen for ekskursjoner.

Den inneholder viktig informasjon om blant annet

• Beredskap og kommunikasjon
• Risikovurdering
• Registrering av deltakere hos UD
• Utfylling av feltkort m.m.

Gjennomføre ekskursjonen

Ting å tenke på under ekskursjonen. Kopi av deltakerliste og risikoanalysen skal medbringes på ekskursjonen.

Ev. endringer av ekskursjonsplaner underveis skal meldes til beredskap@nv.ntnu.no med kopi til postmottak@nv.ntnu.no.

Etterarbeid og rapporter

Ekskursjonskomiteen utarbeider reise- og regnskapsrapport som leveres fakultetet innen 15. juni samme semester som ekskursjonen gjennomføres.

Rapporten

Den faglige rapporten har flere formål. Først og fremst skal den vise hva det faglige opplegget på turen var, hvordan dette ble gjennomført og hvilket faglig utbytte dere satt igjen med. Videre er det hensiktsmessig at rapporten kan være til nytte for neste års kull i planleggingen av deres ekskursjon. Man bør derfor også inkludere en slags evaluering av de ulike leddene i planleggingen, og ikke minst av bedriftene. Det sosiale aspektet er selvfølgelig en viktig del av en slik ekskursjon, og vi ønsker at dere skal ha det bra på tur. Beskrivelser av byturer, besøk på stranda og festing hører imidlertid ikke hjemme i en faglig rapport. Husk at rapporten skal leses og godkjennes av det aktuelle programrådet og fakultetet. Man bør derfor holde en saklig tone og fokusere på det faglige innholdet i rapporten og refleksjoner rundt dette.

Rapporten skal godkjennes av det aktuelle programrådet og fakultetet, og skal inneholde følgende punkter:

1. Forord - eventuelt med takk til dem som bidro til ekskursjonen,til sponsorer og til firma/organisasjoner som tok imot ekskursjonsdeltakerne.
2. Introduksjon - litt om forarbeidet til ekskursjonen. Her ønsker vi at dere beskriver hvordan det faglige programmet ble utformet og hvordan kontakten med bedriftene var på forhånd. Støtte dere på noen problemer eller utfordringer underveis? Oppsummer positive og negative erfaringer dere måtte ha med forarbeidet.
3. Gjennomføringen - beskriv først og fremst det faglige aspektet ved ekskursjonen: Hva og hvem besøkte dere, hva gjorde dere der og hva driver firmaet/organisasjonen/institusjonen e.l. med. Hvilken innsikt ga dette dere i for eksempel: Produksjon, undervisning, forvaltning, industrivirksomhet, markedsføring eller organisasjons-/bedriftskulturelle aspekter e.l. Oppsummer hvilke inntrykk dere sitter igjen med og hva dere fikk ut av besøkene.
4. Konklusjon/oppsummering - i hovedtrekk, hva var deres faglige utbytte fra ekskursjonen og hva vil dere anbefale neste årskull å gjøre likt/ulikt. Erfaringsoverføring er svært viktig for at alle skal få en best mulig ekskursjon!
5. Vedlegg - (i) navneliste over deltakerne (ii) regnskap (se neste punkt). Dersom det er ønskelig å ha med betraktninger som faller mer inn under kategorien reisedagbok e.l. kan dere legge ved dette som et eget skriv med flere bilder.

Regnskapet

Ta utgangspunkt i reisebudsjettet fra søknaden om økonomisk støtte og oppdater for reelle utgifter. Det vi ønsker er en grovt skissert oversikt over de store utgiftene, som for eksempel regningen fra reisebyrået/på flybilletter, hotell, felles transport i landet, evt større middager i felles regi tatt over reisebudsjettet osv. Småutgifter som ordinære måltider, taxi for tre personer eller bildefremkalling er ikke nødvendig å framvise kvittering for. Poenget er at vi ønsker å se litt hvordan dere bruker pengene, da det er interessant for fakultetet med tanke på videre planlegging. Det er viktig å få frem hva som ble reell egenandel for den enkelte deltaker.

Alternativ til hovedekskursjon

Fra 2018 er det krav om at det utarbeides et alternativt opplegg for de studentene som ikke drar på hovedekskursjon. Det alternative opplegget arrangeres av NV-fakultetet i samarbeid med Fakultet for ingeniørvitenskap (IV) og Fakultet for informasjonsteknologi og elektroteknikk (IE). Arrangementet legges til samme uke som hovedekskursjonen. Les mer om tilbudet her.

Kontaktinformasjon

Utdanningsseksjonen ved NV: Ved spørsmål ta kontakt med studier@nv.ntnu.no. (Foreldrepermisjon 27.10.22-27.08.23: Ragni Nergård: ragni.nergard@ntnu.no)