HR-skjema i retur

For HR-medarbeidere som får skjema i retur fra Bot-Anna i HR-portalen. Oversikt over årsaker til retur og hva du skal gjøre med dem.

Når du som HR-medarbeider sender inn skjema ved nyansettelse eller forenklet ansettelse i HR-portalen, kan du nå oppleve å få skjema i retur. Det skyldes at robot har kontrollert skjemaet og funnet feil eller mangler. Da får du en melding i HR-portalen (se bilde). Du må da foreta nødvendig korrigering – og deretter sende skjemaet tilbake til registreringskontroll.

Returmelding i HR-portalen

Oversikt over feilmeldinger og hvilken korrigering du må gjøre før du sender skjema tilbake til registreringskontroll
Type melding Type skjema (1) Foreta følgende korrigering - send skjema tilbake til registreringskontroll
Ingen yrkeskode er valgt. NY/FA Legg inn manglende yrkeskode. Unntak: G og E.
Feil stillingskode er angitt for denne kombinasjonen av ansattform og lønnstype. NY Sjekk stillingskode, ansattform og lønnstype og foreta eventuelle korrigeringer. 
Pensjonskode bør for denne stillingskoden ha verdien (0). NY Korriger til riktig pensjonskode. Gjelder ikke honorar/beløpslønnede.
Pensjonskode bør for denne stillingskoden ha verdien (1). NY/FA Korriger til riktig pensjonskode. Unntak er lærlinger: Skriv i merknadsfeltet «lærling».
Lønnsansiennitet ser ut til å være feil for denne kombinasjonen av lønnsregulativ og stillingskode. NY Sjekk om forholdet lønnsansiennitet, regulativ og stillingskode er korrekt. Gjelder spesielt for stipendiater. Se Lønnstabeller og Hovedtariffavtalen i Staten
Opprykkskode bør for denne stillingskoden ha verdien 9. NY Gjelder AKAD, direkteplasserte. Se Lønnstabeller og Hovedtariffavtalen i Staten
Midlertidighetshjemmel forventes å være utfylt. Vennligst undersøk om korrekt hjemmel er oppført. NY Midlertidighetshjemmel skal fylles ut for alle midlertidige stillinger.
Basert på ansattes postadresse kan det se ut som "Avvikende arbeidssted" har feil verdi. NY Gjelder kun for personer som jobber ved Ålesund eller Gjøvik, time-/regulativ lønnet. Sjekk om avvikende arbeidssted skal oppgis, korriger ev skriv merknad i skjema.
Årslønn forventes å være utfylt. Vennligst undersøk om korrekt årslønn er oppført. NY Gjelder AKAD. Sjekk om korrekt årslønn er oppført. Se Lønnstabeller og Hovedtariffavtalen i Staten
Skattekort for denne lønnstypen bør være biarbeidsgiver. NY/FA Sjekk om personen har hatt eller har et arbeidsforhold som tilsier annen skatteform enn det du registrerer nå skulle tilsi; biarbeidsgiver eller hovedarbeidsgiver.
For angitte ansattform skal Skattetype være Ja.(hent skatteopplysninger ?) NY Korriger skatteopplysninger. Alle betalbare arbeidsforhold (unntatt G og E) skal det hentes skatteopplysninger på.
Norsk lønnskontonummer er ikke angitt. NY/FA Oppgi korrekt kontonummer Unntak: ansattform G, E og S.
Utenlandsk lønnskontonummer er ikke angitt. NY/FA Oppgi korrekt kontonummer. 
Utenlandsk lønnskonto er ikke et gyldig IBAN-nummer. NY/FA Kontroll av IBAN på iban.com avdekket feil i IBAN-nummer. Sjekk om riktig IBAN er oppgitt, korriger i skjema og send til registeringskontroll. 
Ekstern tjeneste for kontroll av IBAN, returnerte en status som ikke er håndtert i automatisk kontroll. NY/FA Robot oppnådde ikke kontakt med nettside for sjekk av IBAN-nummer (iban.com). Skjema sendes tilbake til HR-konsulent som må sjekke IBAN.
Bostedsadresse er angitt i et annet land (xxxx). NY/FA Gi beskjed om ansatt skal jobbe i hjemlandet eller Norge. Påfør hvor arbeidet skal utføres i merknadsfeltet.
Alder på ansatt er under 13 år. NY/FA Sjekk om alder stemmer. Tips: ikke bruk dagens dato.
Statsborgerskap bør være noe annet enn NORGE når passnummer er utfylt. NY/FA Sjekk om riktig statsborgerskap er oppgitt i forhold til oppgitt passnummer og korrigere til riktig statsborgerskap. (NB: Norge står som default i skjemaet).
Et fonetisk søk i ansattregistret finner følgende personer:
-182182 Susanna Aletta Carolina Hockaday 09.05.1977
Kan dette være samme person som du nå prøver å registrere?
NY/FA Sjekk om ansatt er registrert i HR-portalen fra før. Dublikat.
  • Ikke tilfellet; send inn på nytt med kommentar i merknadsfeltet.
  • Samme person; slett skjema og opprett et nytt parallelt arbeidsforhold med oppgitte ansattnummer.
Usikker? Ta kontakt med Økonomiavd.
Sum fordelingsprosent og lønnsandel må være lik. Systemfeil Skjema lar seg ikke overføre til HR klient (Paga 2.0), men sendes tilbake til HR-konsulent for korrigering.  Summen av fordelingsprosentent må alltid være 100 % selv om lønnsandelen er lavere.
Startdato er lavere enn dato for tjenesteansienniteten. Systemfeil Skjema lar seg ikke overføre til HR klient (Paga 2.0), men sendes tilbake til HR-konsulent for korrigering. Tjenesteansiennitet kan ikke være etter startdato

(1) Nyansettelse = NY, Forenklet ansettelse = FA

Se også

Kontakt

Servicetelefon for lønn og reiseregning: 73 41 31 40 mandag til fredag kl. 10 - 14. 
E-post: kontakt@okavd.ntnu.no

1 Vedlegg
259 Visninger
Gjennomsnitt (0 Stemmer)