HR-skjema i retur

For HR-medarbeidere som får skjema i retur fra Bot-Anna i HR-portalen. Oversikt over årsaker til retur og hva du skal gjøre med dem.

Automatisk kontroll av skjema

Når du som HR-medarbeider sender inn skjema ved nyansettelse eller forenklet ansettelse i HR-portalen, kan du nå oppleve å få skjema i retur. Det skyldes at robot har kontrollert skjemaet og funnet feil eller mangler. Da får du en melding i HR-portalen (se bilde). 

For å unngå unødig forsinkelse i behandlingen av innsendte skjema: 

  • Les returmeldingen fra robot 
  • Foreta nødvendig korrigering 
  • Send skjemaet tilbake til registreringskontroll

Returmelding i HR-portalen

De fleste returmeldingene får du forklart direkte i det returnerte skjemaet.

Oversikten under viser øvrige feilmeldinger og hvilken korrigering du må gjøre før du sender skjema tilbake til registreringskontroll

Type melding Type skjema (1) Foreta følgende korrigering - send skjema tilbake til registreringskontroll
Ingen yrkeskode er valgt. NY/FA Legg inn manglende yrkeskode. Unntak: Gjest og Ekstern.
Norsk lønnskontonummer er ikke angitt. NY/FA Oppgi korrekt kontonummer Unntak: ansattform Gjest, Ekstern og Sensor.
Utenlandsk lønnskontonummer er ikke angitt. NY/FA Oppgi korrekt kontonummer. 
Utenlandsk lønnskonto er ikke et gyldig IBAN-nummer. NY/FA Kontroll av IBAN på bankcodesapi.com avdekket feil i IBAN-nummer. Sjekk om riktig IBAN er oppgitt, korriger i skjema og send til registeringskontroll. 
Ekstern tjeneste for kontroll av IBAN, returnerte en status som ikke er håndtert i automatisk kontroll. NY/FA Robot oppnådde ikke kontakt med nettside for sjekk av IBAN-nummer (bankcodesapi.com). Skjema sendes tilbake til HR-konsulent som må sjekke IBAN.
Bostedsadresse er angitt i et annet land (xxxx). NY/FA Gi beskjed om ansatt skal jobbe i hjemlandet eller Norge. Påfør hvor arbeidet skal utføres i merknadsfeltet.
Alder på ansatt er under 13 år. NY/FA Sjekk om alder stemmer. Tips: ikke bruk dagens dato.
Et fonetisk søk i ansattregistret finner følgende personer:
-182182 Susanna Aletta Carolina Hockaday 09.05.1977
Kan dette være samme person som du nå prøver å registrere?
NY/FA Sjekk om ansatt er registrert i HR-portalen fra før. Dublikat.
  • Ikke tilfellet; send inn på nytt med kommentar i merknadsfeltet.
  • Samme person; slett skjema og opprett et nytt parallelt arbeidsforhold med oppgitte ansattnummer.
Usikker? Ta kontakt med Økonomiavd.
Sum fordelingsprosent og lønnsandel må være lik. Systemfeil Skjema lar seg ikke overføre til HR klient (Paga 2.0), men sendes tilbake til HR-konsulent for korrigering.  Summen av fordelingsprosentent må alltid være 100 % selv om lønnsandelen er lavere.

(1) Nyansettelse = NY, Forenklet ansettelse = FA

Tips til utfylling av skjema

Korrekt bruk av merknadsfelt

Dersom det er registrert informasjon i feltet Merknader i skjemaet, blir det sendt til Manuell kontroll, lønn. Skjemaet blir da behandlet av en lønnsmedarbeider i Økonomiavdelingen. Bruk derfor dette feltet kun til informasjon som har lønnsmessige konsekvenser for aktuelle arbeidsforhold. 

Unngå at skjema går til manuell kontroll der det ikke er nødvendig

Benytt deg av feltet Notat til dette arbeidsforholdet hvis det er behov for å legge inn informasjon som kan være kjekt ha lagret på arbeidsforholdet. Det kan være informasjon om tilganger, fag vedkommende skal være vit.ass i eller andre opplysninger om aktuelle arbeidsforhold som ikke har lønnsmessig betydning.

Yrkeskode

Det er nå obligatorisk å registrere yrkeskode også på oppdragstakere, frilansere og personer som mottar honorar (beløpslønnede).

Valg av yrkeskode skal gjenspeile type oppdrag. Beløpslønnede, f.eks. en sensor med professorkompetanse skal du i forenklet ansettelse registrere med yrkeskode Sensor. En Gjesteforeleser med kompetanse forsker skal ha yrkeskode GjesteforeleserAlle aktuelle yrkeskoder finner du i nedtrekksmenyen på skjemaet.

Se også

Kontakt

Servicetelefon for lønn og reiseregning: 73 41 31 40 mandag til fredag kl. 10 - 14. 
E-post: kontakt@okavd.ntnu.no

1 Vedlegg
774 Visninger
Gjennomsnitt (0 Stemmer)