HMS - Systematisk arbeid

Dette dokumentet er et tillegg til NTNUs HMS-politikk, og er ment som en sjekkliste for hvordan alle enheter skal jobbe systematisk med HMS-arbeid. 

English version - HSE - Systematic work (to be updated)

Siden er en av to sider om NTNUs formelle HMS-politikk.

1. HMS-politikk | 2. HMS - Systematisk arbeid | Samleside om HMS

HMS - Systematisk arbeid #


NTNUs HMS-modell

Figur: NTNUs HMS-modell

1. Igangsette #

  • Ta initiativ til arbeidet 
  • Informere, motivere og medvirke 
  • Avklare arbeidsoppgaver og myndighet 
  • Sett mål for arbeidet
  • Organisere og planlegge systematisk HMS-arbeid 

Ta initiativ til arbeidet: Linjeleder skal ta initiativ til det systematiske HMS-arbeidet. Arbeidet skal skje i samarbeid med HMS-koordinator (der dette finnes), verneombud og andre arbeidstakere.  

Informere, medvirke og motivere: Ansatte skal delta i prosessen. Det er en viktig forutsetning at den som har daglig befatning med HMS-utfordringer bidrar med erfaringer og forslag til løsninger.  

Avklare arbeidsoppgaver og myndighet: Oversikt over hvordan ansvar, oppgaver og myndighet innenfor HMS er fordelt skal gjøres kjent og være tilgjengelig ved enheten, se beskrivelse av HMS-roller i HMS-politikk kapittel 5. 

Sett mål og handlingsplan for arbeidet: Enheten skal sette et mål for HMS-arbeidet, og målet skal henge sammen med NTNUs HMS-politikk. I tillegg bør det etableres lokale handlingsplaner som gjenspeiler NTNUs satsningsområder, jf. HMS-årsrapport samt tema som enheten selv ønsker å sette på dagsorden. Ved årets start skal enheten kontrollere om målet er nådd og evt. sette nye mål.  

Organisere og planlegge systematisk HMS-arbeid: Sett gjerne ned en bredt sammensatt gruppe og sørg for at én får i oppgave til å drive arbeidet framover. 

Sørg for dokumentasjon:  

  • Oversikt over hvordan ansvar, oppgaver og myndighet er fordelt ved enheten (organisasjon) 
  • Oversikt over konkrete HMS-oppgaver som er delegert og til hvem/hvilken funksjon 

2. Kartlegge #

  • Skaffe oversikt over aktuelle lover, forskrifter, HMS-retningslinjer og andre krav 
  • Identifisere og vurdere HMS-utfordringer 
  • Identifisere behov for HMS-opplæring 
  • Sørge for dokumentasjonn

Skaffe oversikt over aktuelle lover, forskrifter, HMS-retningslinjer og andre krav: Alle enheter skal ha oversikt over hvilke krav som stilles til egen virksomhet. Aktiviteten skal innrettes i henhold til disse kravene. For oversikt over NTNUs HMS-retningslinjer, se HMS-retningslinjer – samleside.

Identifisere og vurdere HMS-utfordringer: NTNU har fire ulike verktøy som benyttes for å identifisere og vurdere HMS-utfordringer;  

  • Medarbeidersamtale 
  • Arbeidsmiljøundersøkelse 
  • Risikovurdering  
  • Oversikt over HMS-avvik 

Bruk av disse verktøyene danner grunnlaget for handlingsplaner. Tidligere års handlingsplaner og årsrapporter dokumenterer HMS-utfordringer og kan være gode kilder til informasjon.  

Medarbeidersamtale: Medarbeidersamtalen er et viktig verktøy for å sikre et godt arbeidsmiljø og utvikling av faglige prestasjoner. En av grunntankene bak medarbeidersamtalen er å skape motivasjon for utvikling ved å gi tilbakemelding til den enkelte medarbeider på situasjonen i dag, og legge forholdene til rette for gode jobbprestasjoner og medarbeiders utvikling og trivsel i tiden som kommer. Medarbeider­samtalen kommer i tillegg til den regelmessige dialogen mellom medarbeider og leder, og skal gjennomføres årlig.  

På Innsida Medarbeidersamtale finner du mer informasjon om temaer som kan inngå samtalen, samt guide, veileder og sjekkliste for gjennomføring.

Arbeidsmiljøundersøkelse: Arbeidsmiljøundersøkelsen gjennomføres hvert 2. år for å kartlegge, følge opp og forbedre det psykososiale og organisatoriske arbeidsmiljøet. Se Arbeidsmiljøundersøkelse for nærmere informasjon. 

Risikovurdering: Risikovurdering er systematisk gjennomgang av hva som kan forårsake uønskede hendelser på arbeidsplassen.  

Overordnet kartlegging av risikofylt aktivitet skal gjennomføres på alle nivå ved NTNU. Kartleggingsskjema kan benyttes som hjelpemiddel. Prioriter hvilke oppgaver, aktiviteter eller prosesser som trenger nærmere risikovurdering. 

Risikovurdering (se mal) utføres for å vurdere årsaker, sannsynlighet og konsekvenser av uønskede hendelser knyttet til arbeidsoppgaver, aktiviteter, eller prosesser identifisert i overordnet kartlegging.  

Dersom risikoen (sannsynlighet x konsekvens) ikke er akseptabel, skal tiltak gjennomføres.  

Melde HMS-avvik: Forhold som kan medføre, eller har medført, skade på mennesker eller ytre miljø skal meldes inn som HMS-avvik gjennom NTNUs avvikssystem. Det er også mulig å melde inn forbedringsforslag. Behov for vedlikehold, renhold, påfyll av forbruksmateriell (papir, såpe, etc.), klage på utført arbeid (eget valg på innmeldingsskjema) meldes inn via e-vaktmester. Se egen retningslinje for avvik knyttet til informasjonssikkerhet og personvern.  

Oversikt over HMS-avvik kan gi nyttig informasjon om HMS-utfordringer og bør være en viktig del av forarbeidet i forbindelse med risikovurdering. 

Se også:  

Identifisere behov for HMS-opplæring: Alle ledere skal ha HMS-opplæring jf. Arbeidsmiljøloven § 3-5. Linjeleder har ansvar for at alle som har til oppgave å lede eller kontrollere andre arbeidstakere ved enheten, eller som tildeles rollen som HMS-koordinator eller verneombud har nødvendig kompetanse, minimum tilsvarende innhold på HMS-plattformen. Linjeleder skal vurdere behov for tilleggskompetanse og sørge for at forhold legges til rette slik at denne kompetansen kan tilegnes. Linjeleder skal også sørge for at arbeidstakere som har rollen som strålevernkoordinator og stoffkartotek-kontakt får nødvendig opplæring. 

For nærmere informasjon om krav til opplæring for ledere, verneombud og medlemmer av arbeidsmiljøutvalget (AMU), se Arbeidsmiljøloven §3-5 og forskrift om organisering, ledelse og medvirkning §§ 3-18, 3-19 og 3-20

Se også:  

Sørge for dokumentasjon: Resultatene av kartleggingene skal dokumenteres.  

Eksempler: 

  • Risikovurderinger 
  • Referat fra HMS-møter (forum/utvalg) 
  • Resultat fra HMS-runder  
  • Oversikt over gjennomført HMS-opplæring (deltakere, kursinnhold, varighet, osv.) 
  • Brannverndokumentasjon 
  • HMS-avvik 

3. Planlegge og prioritere tiltak  #

  • Lokale HMS-rutiner  
  • Samordningsavtale 
  • Handlingsplaner 
  • Sørge for dokumentasjon 

Lokale HMS-rutiner: Dersom NTNUs sentrale HMS-retningslinjer ikke er dekkende og ikke kan endres for å dekke enhetens behov, kan enheten utvikle lokale HMS-rutiner. HMS-rutinene skal om mulig legges på fakultetsnivå. 

Samordningsavtale: I tilfeller der NTNU deler lokaler/aktiviteter med andre virksomheter, f.eks. SINTEF og St. Olavs Hospital, skal linjeleder sørge for at det inngås skriftlig avtale mellom virksomhetene. Av avtalen skal det fremgå hvilken virksomhet som regnes som hovedbedrift med ansvar for samordning av HMS-arbeidet i felles lokaler/aktiviteter. Samordningsavtalen skal være skriftlig og signeres av leder og verneombud i virksomhetene. Avtalen skal dokumenteres. Se Samordningsavtale for nærmere informasjon. 

Handlingsplaner: En handlingsplan skal gi oversikt over tiltak som skal iverksettes, hvordan tiltakene prioriteres, evt. kostnader, ansvarlig for gjennomføringen og tidsfrister.  

Sørge for dokumentasjon: Følgende skal dokumenteres i NTNUs arkivsystem: 

  • Handlingsplaner 
  • Lokale prosedyrer 
  • Samordningsavtaler 

4. Følge opp  #

  • HMS-runde 
  • Avviksbehandling 
  • Indikatorer 
  • Årlig gjennomgang av HMS-systemet 

HMS-runde: HMS-runde er en «her og nå»-kontroll av arbeidsforholdene. Ved HMS-runde skal en kontrollere om tiltak identifisert under risikovurdering er gjennomført og om de fungerer etter hensikten. Funn gjort ved HMS-runde kan gi grunnlag for å revidere, eller utarbeide en ny risikovurdering. HMS-runde skal som minimum gjennomføres årlig.  

Avviksbehandling: NTNU har et digitalt system for innmelding og håndtering av HMS-avvik. Oversikt over HMS-avvik gir mulighet til å se på evt. trender, sikre at avvikene blir behandlet, at tiltak blir prioritert samt gi mulighet for læring på tvers av organisasjonen. Se også HMS-avvik under avsnittet Kartlegge. Oversikt over innmeldte avvik legges frem for AMU og Styret hvert tertial.  

Årlig gjennomgang: Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter, stiller krav om at virksomheten skal foreta og dokumentere systematisk overvåkning og gjennomgang av internkontrollen for å sikre at den fungerer som forutsatt (§ 5).  

Rektor (ved HMS-seksjonen) skal årlig gå gjennom HMS-systemet og sikre at HMS-systemet: 

  • er i overensstemmelse med lovverk og interne krav 
  • er hensiktsmessig for å underbygge NTNUs satsingsområder for HMS  
  • bidrar til kontinuerlig forbedring 
  • er tatt i bruk og blir vedlikeholdt 

Behov for å gjøre endringer i HMS-systemet skal vurderes. Årlig gjennomgang dokumenteres i form av HMS-årsrapport, som normalt behandles i styret i mars måned.  

Deltakere i arbeidet med HMS Årsrapport: 

  • HMS-seksjonen 
  • Bedriftshelsetjenesten 
  • Hovedverneombudet 

HMS Årsrapport skal inneholde følgende momenter:  

  • Satsningsområder 
  • NTNUs systematiske HMS-arbeid 
  • Bedriftshelsetjenestens arbeid i virksomheten 
  • Tilsyn og kontroller utført av offentlige myndigheter, eller eksterne aktører 

 Kontakt #

Godkjenning/signatur #

Godkjent av seksjonssjef HMS - 14. februar 2020 - HMSR63 

(sist endret 25.02.20)

3 Vedlegg
14636 Visninger
Gjennomsnitt (2 Stemmer)