HMS - Systematisk arbeid

Denne siden er en sjekkliste for hvordan din enhet skal jobbe systematisk med HMS-arbeid. English version: HSE - Systematic work

Siden er en av tre sider om NTNUs formelle HMS-politikk.

1. HMS-politikk | 2. HMS - Roller | 3. HMS - Systematisk arbeid | Se også: Samleside om HMS


NTNUs HMS-modell

Figur: NTNUs HMS-modell

Igangsette #

  • Ta initiativ til å starte arbeidet.
  • Informere, motivere og medvirke
  • Avklare arbeidsoppgaver og myndighet.
  • Sett mål for arbeidet
  • Organisere og planlegge innføring av systematisk HMS-arbeid

Ta initiativ til å starte arbeidet: Linjeleder skal ta initiativ til å starte arbeidet. Arbeidet skal skje i samarbeid med verneombud og andre arbeidstakerne.

Informere, medvirke og motivere: Ansatte skal delta i prosessen. Det er en viktig forutsetning at den som har daglig befatning med HMS-utfordringer bidrar med erfaringer og forslag til løsninger.

Avklare arbeidsoppgaver og myndighet: Oversikt over hvordan ansvar, oppgaver og myndighet innenfor HMS er fordelt skal gjøres kjent og være tilgjengelig ved enheten.

Sett mål for arbeidet: Enheten skal sette et mål for HMS-arbeidet. Målet skal henge sammen med NTNUs mål og være mest mulig konkret. Ved årsstart skal enheten kontrollere om målet er nådd og evt. sette et nytt mål.

Organisere og planlegge innføring av systematisk HMS-arbeid #

Sett gjerne ned en bredt sammensatt gruppe og sørg for at én får ansvar og myndighet til å drive arbeidet framover.

Kartlegge #

  • Skaffe oversikt over aktuelle lover, forskrifter, HMS-retningslinjer og andre krav
  • Identifisere og vurdere HMS-utfordringer
  • Identifisere behov for HMS-opplæring
  • Sørge for dokumentasjon

Skaffe oversikt over aktuelle lover, forskrifter, HMS-retningslinjer og andre krav: Alle enheter skal ha oversikt over hvilke krav som stilles til egen virksomhet. Aktiviteten skal innrettes i henhold til disse kravene. For oversikt over NTNUs HMS-retningslinjer, se HMS-retningslinjer – samleside.

Identifisere og vurdere HMS-utfordringer: NTNU har fire ulike verktøy som benyttes for å identifisere og vurdere HMS-utfordringer;

  • Medarbeidersamtale
  • Arbeidsmiljøundersøkelse
  • Risikovurdering
  • Oversikt over HMS-avvik.

Bruk av disse verktøyene danner grunnlaget for handlingsplaner. Tidligere års handlingsplaner og årsrapporter dokumenterer HMS-utfordringer og kan være gode kilder til informasjon.

A) Medarbeidersamtale: Et viktig formål med medarbeidersamtalen er å skape et bedre grunnlag for prestasjoner og et godt arbeidsmiljø. Medarbeider­samtalen kommer i tillegg til den kontinuerlige og daglige dialogen mellom leder og medarbeider.

Samtalen skal være åpen, direkte og tillitsfull. For leder er samtalen en god måte å skaffe seg oversikt over medarbeiderens kompetanse og motivasjon for å oppnå enhetens målsettinger. For medarbeideren er samtalen et sted der han/hun kan samtale om sin arbeidssituasjon og ønsker om utvikling. Se Medarbeidersamtale ved NTNU for nærmere informasjon.

B) Arbeidsmiljøundersøkelse: Arbeidsmiljøundersøkelsen gjennomføres for å kartlegge, følge opp og forbedre det psykososiale arbeidsmiljøet. Se Arbeidsmiljøundersøkelse for nærmere informasjon.

C) Risikovurdering: En risikovurdering er en systematisk gjennomgang av hva som kan forårsake uønskede hendelser på arbeidsplassen i framtiden. I risikovurderingen skal en vurdere om eksiterende tiltak er tilstrekkelige, eller om det må iverksettes nye tiltak for å redusere risikoen. Risikovurdering kan gjennomføres på alle nivå ved NTNU. Som et minimum skal institutter/enheter i Fellesadm. kartlegge hvilke arbeidsoppgaver og aktiviteter som utføres og om noen av disse kan medføre skade på mennesker, materiell/utstyr og/eller ytre miljø.

Enheter på lavere nivå, f.eks. seksjon, laboratorium, faggruppe, forskningsprosjekt, etc. skal risikovurdere de mest risikofylte arbeidsområdene først. Ta utgangspunkt i kartlegging utført ved institutt/enhet i Fellesadm.

Fakultet/overordnet enhet i Fellesadm kan på bakgrunn av kartlegging ved institutter/underliggende enheter skaffe seg oversikt over risikoforhold. Se også:

D) HMS-avvik: Forhold som kan medføre, eller har medført, skade på mennesker eller ytre miljø skal meldes inn som HMS-avvik gjennom NTNUs avvikssystem. Materielle skader som medfører fare for skade på mennesker og materielle skader som ikke utbedres over lang tid skal også meldes inn som HMS-avvik. Andre materielle skader meldes inn via e-Vaktmester. Oversikt over HMS-avvik kan gi nyttig informasjon om HMS-utfordringer og være en viktig del av forarbeidet før andre verktøy tas i bruk.

Se også:

Identifisere behov for HMS-opplæring: Alle som har til oppgave å lede eller kontrollere andre arbeidstakere ved enheten, eller som tildeles rollen som HMS-koordinator eller verneombud skal ha nødvendig kompetanse, minimum tilsvarende innhold på HMS-plattformen. Linjeleder skal vurdere behov for tilleggskompetanse og sørge for at forhold legges til rette slik at denne kompetansen kan tilegnes.

Linjeleder skal også sørge for at arbeidstakere som har rollen som strålevernkoordinator og stoffkartotek-kontakt får nødvendig opplæring.

For nærmere informasjon om krav til opplæring for verneombud og medlemmer av arbeidsmiljøutvalget (AMU), se forskrift om organisering, ledelse og medvirkning §§ 3-18 til og med 3-20.

Sørge for dokumentasjon: Eksisterende dokumentasjon skal systematiseres og lagres. Eksempler:

  • Oversikt over hvordan ansvar, oppgaver og myndighet er fordelt ved enheten
  • Arbeidsavtaler
  • Skade- og sykefraværsregistrering
  • Oversikt over gjennomført HMS-opplæring; navn på deltakere, kursinnhold, varighet, etc.
  • Brannverndokumentasjon

Planlegge og prioritere tiltak #

  • Lokale prosedyrer
  • Samordningsavtale
  • Handlingsplaner
  • Sørge for dokumentasjon

Lokale HMS-rutiner: Dersom NTNUs sentrale HMS-retningslinjer ikke er dekkende og ikke kan endres for å dekke enhetens behov, kan enheten utvikle lokale HMS-rutiner. HMS-rutinene skal om mulig legges på fakultetsnivå. Se mal for HMS-rutiner.

Samordningsavtale: I tilfeller der NTNU deler lokaler/aktiviteter med andre virksomheter, f.eks. SINTEF og St. Olavs Hospital, skal linjeleder sørge for at det inngås skriftlig avtale mellom virksomhetene. Av avtalen skal det fremgå hvilken virksomhet som regnes som hovedbedrift med ansvar for samordning av HMS-arbeidet i felles lokaler/aktiviteter. Ved eventuelle samordningsavtaler skal årsplan for samarbeidet iverksettes. Se Samordningsavtale for nærmere informasjon.

Handlingsplaner: En handlingsplan skal gi oversikt over tiltak som skal iverksettes, hvordan tiltakene prioriteres, evt. kostnader, ansvarlig for gjennomføringen og tidsfrister.

Sørge for dokumentasjon: Følgende skal dokumenteres i NTNUs arkivsystem:

Det som er dokumentert i avviks- eller risikovurderingssystemet er ikke nødvendig å overføre til arkivsystemet. Personopplysninger som ikke kan legges inn i avvikssystemet lagres imidlertid i arkivsystemet.

Følge opp #

  • HMS-runde
  • Avviksbehandling
  • Indikatorer
  • Ledelsens gjennomgang

HMS-runde #

HMS-runde er en «her og nå»-kontroll av arbeidsforholdene. Ved HMS-runde skal en kontrollere om tiltak identifisert under risikovurdering er gjennomført og om de fungerer etter hensikten. Funn gjort ved HMS-runde kan gi grunnlag for å revidere, eller utarbeide en ny risikovurdering. HMS-runde skal som minimum gjennomføres årlig. Se HMS-runde for nærmere informasjon.

Avviksbehandling #

NTNU har et digitalt system for innmelding og håndtering av HMS-avvik. Oversikt over HMS-avvik gir mulighet til å se på evt. trender, sikre at avvikene blir behandlet og prioritere tiltak. Se også HMS-avvik under Kartlegge.

Indikatorer #

Indikatorer brukes som et mål på ansattes helse, sikkerhet og miljøpåvirkning.

Helse:

  • HMS-avdelingen rapporterer tertialvis følgende til arbeidsmiljøutvalget (AMU):
    • Antall HMS-avvik ved fakulteter og fellesadministrasjon
    • Antall meldte personskader ved fakulteter og fellesadministrasjon
  • HMS-avdelingen rapporterer årlig følgende til styret gjennom HMS-årsrapport:
    • Antall HMS-avvik ved fakulteter og fellesadministrasjon
    • Antall meldte personskader ved fakulteter og fellesadministrasjon
    • Andel sykefravær ved fakulteter og fellesadministrasjon [%]
    • H1-verdi

Miljø:

Se NTNU Miljø for nærmere informasjon om miljøarbeid ved NTNU og miljøindikatorer.

Energiforbruk (elektrisk kraft og fjernvarme):

  • Driftsavdelingen rapporterer tertialvis følgende til institutter/fellesadministrative enheter:
    • Spesifikt energiforbruk [kWh/m2]
  • Driftsavdelingen rapporterer ved årsslutt følgende til HMS-avdelingen:
    • Forbruk av fjernvarme [GWh]
    • Forbruk av elektrisk kraft [GWh]
    • Totalt energiforbruk [GWh]
    • Graddagskorrigert totalt energiforbruk [GWh]
    • Spesifikt energiforbruk [kWh/m2].
    • CO2-utslipp i forbindelse med fjernvarme og strøm [tonn].

Avfall:

  • Driftsavdelingen rapporterer ved årsslutt følgende til HMS-avdelingen:
    • Mengde av de ulike avfallsfraksjonene [tonn]
    • Total mengde avfall [tonn]
    • Sorteringsgrad [%]

Innkjøp:

  • Innkjøpsseksjonen rapporterer ved årsslutt følgende til HMS-avdelingen:
    • Andel anbud > 500 000 NOK hvor det er stilt miljøkrav [%]
    • Vekting av miljøkrav i anbud [%]
    • Andel fakturaer som mottas digitalt [%]

Reiser/videokonferanse:

  • Rammeleverandør på reisebyråtjenester rapporterer ved årsslutt følgende til HMS-avdelingen:
    • Totalt antall bestilte tur/retur-flyreiser.
    • Antall tur/retur-flyreiser Trondheim-Oslo
    • Antall destinasjoner

Ledelsens gjennomgang #

Rektor skal årlig gå gjennom HMS-systemet og sikre at HMS-systemet:

  • er i overensstemmelse med lovverk og interne krav.
  • er hensiktsmessig for å nå NTNUs HMS-mål og bidrar til kontinuerlig forbedring.
  • er tatt i bruk og blir vedlikeholdt.

Rektor skal vurdere behovet for å gjøre endringer i HMS-systemet. Ledelsens gjennomgang skal dokumenteres i NTNUs arkivsystem. Deltakere i arbeidet:

  • HMS-avdelingen
  • Bedriftshelsetjenesten
  • Hovedverneombud
  • Hovedtillitsvalgt

Følgende momenter bør gjennomgås:

  • forrige års ledelsens gjennomgang
  • endringer i aktuelt lovverk.
  • tilsyn og kontroller utført av offentlige myndigheter/eksterne aktører
  • politikk, HMS-mål, delmål og indikatorer
  • mål for IA-arbeidet
  • arbeidsprosesser og tjenester; sikre at disse er i samsvar med lovverk og HMS-retningslinjer.
  • interne revisjoner og revisjonsplaner for kommende år
  • ROS-analyser
  • arbeidsmiljøundersøkelse; trender og vurdere behov for endringer.
  • HMS-avvik; trender og meldekultur.
  • miljøprestasjon; trender og oppfølging av tiltak.
  • beredskap
  • brannvern
  • spesielle forhold/uønskede hendelser inneværende år
  • forslag til satsningsområder kommende år
  • innspill fra aktuelle utvalg og nettverk

Kontakt #

Godkjenning/signatur #

Godkjent av HMS-sjef - 2. februar 2015 - HMSR63 

3 Vedlegg
7398 Visninger
Gjennomsnitt (2 Stemmer)