Informasjon for valgadministratorer eller valgsekretærer som skal gjennomføre valg ved institutt, fakultet eller sentralt.

Gjennomføring av valg som prosjekt

Prosjektorganisasjonen bør være på plass i god tid før valget:

• Valgsekretær er prosjektleder for valg på sitt nivå (Styret, Fakultetsstyret, instituttvalg)
• Valgstyret skal påse at valg kunngjøres og gjennomføres etter reglementet
• Valgkomiteen skal informere og motivere velgerne til å stille og delta i valget
• Kommunikasjonsrådgiver bistår valgsekretariatet med valgnettsider og innsidameldinger
• NTNUs valgsystem – valgweb – driftes av NTNUs IT-avdeling
• Klager på manntallet via valgweb rutes til NTNUs HR/HMS-avdeling og Avdeling for studieadministrasjon

For at valget skal gjennomføres på lovlig måte, er det mange frister og detaljer som må huskes. Uten en tidsplan for valget og en kommunikasjonsplan, er det fort at noe glipper. Lag gjerne en milepælsplan og standard tekster som med mindre tilpasninger, kan gjenbrukes fra år til år.

Abonner på Innsidakanalen "ValgWeb Info" for å få tips om gjennomføring av valg og valgweb.

Felles manntall

Valgadministrator sentralt ved NTNU tar ut felles manntall etter studentenes semesterregistrering hver vår og høst (se S-sak 62/08). Dette manntallet brukes ved alle påfølgende valg. Valg kan arrangeres tidligst en uke etter klagefristen på manntallet og frem til en uke før nytt manntall tas ut.

Manntallet inneholder normalt få feil for ansatte, men kan ha for "få" studenter på instituttnivå. Dersom studentmanntallet på instituttnivå ikke er representativt, kan valgstyret ved fakultetet bestemme at man skal bruke fakultetsmanntallet også ved instituttvalgene.

• Siste manntallsliste (pdf) (dvs. antall stemmeberettigete i hver gruppe ved de ulike enhetene)

Se egen nettside med informasjon til velgerne om manntall og klage på manntall.

På denne side finner du:

• Frister - uttak av manntall og klagefrister
• Hvordan sjekke at man er riktig oppført imanntallet i valgweb
• Hvordan man endrer stemmerettsted
• Hvilke data manntallet baserer seg på
• Hvordan man klager på manntall og hvordan klagen behandles.

Tidsplan for valg

Tabellen viser tidsplan for gjennomføring av valg i henhold til valgreglementets frister.
Tidsplanen for styrevalget våren 2021 er lagt inn til orientering. Fallende valg til fakultetsstyrer og valgte organ ved instituttene gjennomføres før utgangen av juni. Det anbefales at man legger inn 1-2 uker mellom fakultetsstyrevalget og nominasjonsfristen for instituttvalg slik at kandidater som ikke ble valgt inn på et nivå, eventuelt kan stille til valg på lavere nivå i organisasjonen.

Husk at valg kan gjennomføres tidligst 4 uker etter uttak av manntallet og frem til en uke før nytt manntall tas ut.

Studentvalgene

Studentenes valgstyre gjennomfører valg av studentrepresentanter til NTNU-styret hver vår og til Studenttinget hver høst. Valgene samkjøres med lokale valg av FTVene og ITVene. Kontinuiteten ivaretas ved at halvparten av de tillitsvalgte velges vår og høst. Se https://studentvalget.no.

Sette opp valg i valgweb

Valgweb kan brukes på PC, nettbrett og mobil. Lenken til valgweb er https://innsida.ntnu.no/valg (dvs. samme adresse for velgere og for valgadministratorer). Når du er registrert som valgadministrator kan du sette opp valg og ta ut valgresultatet fra denne nettsida.

Følg disse tre steg for å få umiddelbar brukerrettighet som valgadministrator.

Valg kan tidligst legges inn i valgweb to dager etter at manntallet er tatt ut 20. februar og 20. september.

Valg kan tidligst gjennomføres en uke etter klagefristen på manntallet og inntil en uke før nytt manntall tas ut. Det anbefales å legge inn valget før valget kunngjøres slik at velgerne finner det i valgweb under «dine valg». Navn på kandidater legges inn når kandidatlisten er klar.

Slik setter du opp valg i valgweb

Kommunikasjonsplan for informasjon til velgerne

Valgsekretariat og valgkomite har ansvar for å informere om valget for å få fram kandidater og motivere velgerne til å bruke stemmeretten. Det skal gis informasjon om hva vervet innebærer og eventuelt hvilken kompensasjon som gis. Det er også viktig å få ut informasjon om kontroll av manntallet. Innsida skal brukes som offisiell informasjonskanal om valg, men andre kanaler kan også brukes som supplement (sosiale media, universitetsavisa, epost, plakater, valgmøter). Offisiell informasjon om valg skal gis på norsk og engelsk dersom det er internasjonalt ansatte/studenter ved enheten som ikke forventes å beherske norsk (eks. stipendiater, utvekslingsstudenter).

Det bør opprettes nettsider for valgene som inneholder:

• meldingene om valget
• presentasjon av kandidatene
• skjema for innsending av kandidatforslag (skjema for instituttvalg, skjema for fakultetsstyrevalg)
• lenke til valgweb
• lenke til valgreglement
• navn på personer som sitter i valgstyre, valgkomite og valgsekretariat

Eksempel på kommunikasjonsplan for Innsidameldinger/valgsider om NTNU styrevalg
(Språkhjelp på engelsk: se valgreglementet i engelsk oversettelse, samt generelle språktips på NTNU English Matters)

Reglement og tolkningsspørsmål

NTNUs valgreglement (norsk original ,engelsk oversettelse beskriver:

• manntall og klager på manntall (§ 8)
• stemmerett (§ 3)
• valgbarhet og krav til språkferdigheter (§ 4)
• nominasjon av kandidater og valgkamp (§ 9)
• valgresultat (§ 11)
• valgstyre (§ 6) og valgkomite (§ 7) sin sammensetning og mandat.

NTNUs styringsreglement (norsk original) (engelsk oversettelse) beskriver:

• sammensetningen av NTNUs valgte organ (styre, råd, medvirkningsorgan).

NTNUs pliktarbeidsforskrift med utfyllende retningslinjer om kompensasjon for verv og faste utvalg på fakultet og institutt for stipendiater og postdoktorer (retningslinje på norsk).

Til hjelp i tolkningsspørsmål er det lagt inn fotnoter i valgreglementet bl.a. med henvisninger til Universitets- og høgskoleloven. Dersom et spørsmål ikke er regulert, kan det være en hjelp å tenke at man skal følge «ånden» i Universitetslovens (dvs. kap. 9 Styret) og at NTNUs regelverk gjelder så langt det passer også for valg på lavere nivå. Dersom lokal virkelighet gjør det meningsløst å gjennomføre valg (eksempelvis finnes det bare to administrativt ansatte ved instituttet), så finner man en praktisk løsning (eks. de to blir enige om hvem som er medlem og hvem som er vara til instituttstyret).

Hvis valgsekretær er i tvil om hvordan et problem skal løses, konsulteres valgstyrets leder. Nye problemstillinger og tolkningsspørsmål avgjøres av valgstyret.

Valgprotokollens innhold

Valgreglementet § 11 nr 4: «Valgresultatet skal føres i en særskilt valgprotokoll som underskrives av valgstyret. Melding om valgresultatet sendes til rektor og kunngjøres av valgstyret straks.»

Valgprotokollen skal som et minimum inneholde valgresultatet undertegnet av valgstyret. Utskrift av valgresultat fra valgweb vedlegges protokollen. Nye problemstillinger eller tolkningsspørsmål som dukket opp under gjennomføringen av valget bør omtales i valgprotokollen med tanke på framtidig læring. Valgprotokollen arkiveres i ephorte med NTNUs HR-avdeling som kopimottaker (dvs. HR i ephorte).

Når valgene er ferdige, bør valgsekretariatet lagre websidene om valget i ephorte som dokumentasjon på den informasjon som er gitt velgerne og til hjelp ved gjennomføring av neste valg.