Gjennomføre risikovurdering

Retningslinjen beskriver hvordan en risikovurdering skal gjennomføres. Linjeleder har ansvar for at det gjennomføres risikovurdering ved enheten.

English version - Conducting risk assessments

Temaside om HMS | Sider merket med HMS | Sider merket med risikovurdering

For nærmere informasjon om hva risikovurdering er, områder som kan høre med i en risikovurdering, aktuelle informasjonskilder og ansvarsforhold, se Risikovurdering.

26.04.2019 - VIKTIG INFORMASJON: Det har dessverre blitt rapportert alvorlige feil i RiskManager risikovurdering. Feilene går på at data kan gå tapt selv om man har klikket "lagre", eller navigert mellom faner (hvor autolagring skal skje). Feilene er av en slik art at vi inntil videre fraråder bruk av RiskManager risikovurdering til nye risikovurderinger.

Det jobbes med en ny, digital løsning for risikovurdering, men denne vil neppe være på plass før til høsten. 

Fram til vi har funnet en løsning ber vi alle om å benytte Excel, papirskjema, e.l. til risikovurdering. 

Pålogging - digitalt system for risikovurdering #

 Logg på risikovurdering

Formøte/kartlegging #

Formålet med formøte/kartlegging er å:

  • skaffe oversikt over hva som skal risikovurderes
  • fastsette mål for risikovurderingen
  • avgjøre hvordan risikovurderingen skal gjennomføres og hvem som skal delta i risikovurderingen.

Personer med god kjennskap til det som skal kartlegges bør delta på formøte/kartlegging.

Hva skal avklares? #

Hvilke arbeidsoppgaver og aktiviteter utføres? Kan noen av oppgavene og aktivitetene medføre skade på mennesker, materiell/utstyr og/eller ytre miljø? Følgende kan være en god fremgangsmåte for kartlegging:

  • Gjør en befaring av aktiviteten, prosessen og lokalitetene.
  • Gå gjennom det som finnes av aktuelle HMS retningslinjer og eventuelle andre krav. 
  • Undersøk hvordan bestemmelser, retningslinjer og lignende blir fulgt opp.
  • Snakk med personer som utfører arbeidsoppgaven, bruker utstyret og/eller har kjennskap til det som skal kartlegges.

Når du har oversikt over hva som kan medføre skade på mennesker, materiell/utstyr og/eller ytre miljø, må du avgjøre hva som skal risikovurderes og hvor omfattende risikovurderingen skal være:

  • Gjelder det en enkelt arbeidsoperasjon, et prosessforløp (fra innkjøp av materialer, via bearbeiding til ferdig produkt), eller alle aktivitetene i et rom?
  • Skal risikovurderingen omfatte helse, materielle verdier, omdømme og/eller ytre miljø?
  • Dersom du vurderer risikoen for helseskade: Gjelder det en enkeltperson eller en gruppe mennesker? Ulike personer har ulike forutsetninger for hvor stor belastning de tåler.
  • Skal du vurdere akutte effekter eller langtidseffekter?

Rammer for risikovurdering #

Sett rammer for risikovurderingen. Følg trinnene i risikovurderingssystemet.

Mål og beskrivelser #

Mål

  • Hva ønsker du å finne ut av?

Bakgrunn

  • Hvorfor ønsker du å gjennomføre risikovurdering? Lovkrav, avvik, rutinemessig eller annet.

Beskrivelse og avgrensninger

  • Hvem berøres av det som skal risikovurderes? NTNU, enheten, eksterne eller andre.
  • Finnes det tidligere risikovurderinger eller annen dokumentasjon som man kan ta utgangspunkt i?
  • Avgrens risikovurderingen slik at den blir så konkret som mulig. Avgrensingen kan være fysisk/geografisk, eller det kan være avgrensning i tid, ressurser, eller hvilke aktiviteter/prosesser som skal inkluderes samt hvilke konsekvenser som skal vurderes.

Forutsetninger, antakelser og forenklinger

  • Beskriv spesielle vurderinger du eventuelt gjør innledningsvis.

Deltagere #

Risikovurderinger skal alltid gjøres av mer enn én person. Avklar hvem som skal delta i risikovurderingen og hvem som skal ha lesetilgang til risikovurderingen. Aktuelle deltakere og lesere må tilpasses den enkelte risikovurdering:     

Dokumentere kartlegging #

Kartleggingsskjema (doc) / Kartleggingsskjema (pdf) kan også benyttes som hjelpemiddel. Last i så fall opp skjemaet som som vedlegg i RiskManager (fanen "Intro")

Tips: Kartlegging kan dokumenteres direkte i risikovurderingssystemet.

  • Legg inn «aktivitet/prosess» i kartleggingsskjemaet som «farekilde» (fanen «Risikoanalyse»).
  • Nødvendig tekst skrives i feltet beskrivelse.
  • Dersom man i kartleggingen avdekker at det ikke er nødvendig å risikovurdere en aktivitet/prosess (farekilde), skal ingenting registreres under «uønsket hendelse».


Risikovurdering #

Følg trinnene i risikovurderingssystemet. Se Risikovurdering for brukermanual og informasjon om roller og innsyn i RiskManager

Risikomatrise #

Risikovurderingssystemet benytter følgende risikomatrise:

  • X-akse (vannrett): Konsekvens
  • Y-akse (loddrett): Sannsynlighet

Fargene angir grader av risiko:

  • Rød: Uakseptabel risiko. Tiltak skal gjennomføres.
  • Gul: Vurderingsområde. Tiltak skal vurderes.
  • Grønn: Akseptabel risiko. Tiltak kan vurderes. 

Etter at tiltak er besluttet, skal en gjennomføre ny risikovurdering for å undersøke om risikoen nå er på et akseptabelt nivå (fanen «Evaluering etter tiltak»).

Sannsynlighet #

RiskManager bruker følgende gradering for sannsynlighet:

  1. 1 gang pr. 50 år eller sjeldnere. Ergonomi/psykososialt: Ingen tilfeller.
  2. 1 gang pr. 10 år eller sjeldnere. Ergonomi/psykososialt: Et enkelt tilfelle.
  3. 1 gang pr. år eller sjeldnere. Ergonomi/psykososialt: Enkelttilfeller.
  4. 1 gang pr. måned eller sjeldnere. Ergonomi/psykososialt: Periodevis.
  5. Daglig - hver uke. Ergonomi/psykososialt: Kontinuerlig.   

Konsekvens #

I RiskManager vurderes konsekvens for følgende områder:

  • Helse
  • Materielle verdier
  • Omdømme
  • Ytre miljø

Konsekvensen graderes fra 1 til 5 (minst alvorlig–mest alvorlig). Beskrivelse finnes i tabell med gradering av konsekvens.

Etterarbeid og sluttresultat #

Gå gjennom aktiviteten/prosessen på nytt.

  • Foreta eventuell ny befaring av aktiviteten/prosessen for enten:
  1. å få bekreftet at angitt sannsynlighet og konsekvens er akseptabel eller
  2. å justere risikoverdiene.
  • Gå gjennom, vurder og prioriter tiltak for å forebygge uønskede hendelser. Tiltak som reduserer sannsynlighet skal prioriteres først. Deretter konsekvensreduserende tiltak.
  • Foreta helhetsvurdering for å avgjøre om det nå er akseptabel risiko. Dette dokumenteres skriftlig under «Endelig vurdering».
  • Ferdig risikovurdering danner grunnlag for å utarbeide arbeidsrutiner, opplæring og valg av sikkerhetsutstyr.
  • Ferdig risikovurdering og eventuelle nye arbeidsrutiner gjøres kjent/tilgjengelig for alle involverte.
  • Utarbeid handlingsplan (doc) / handlingsplan (pdf) og sett eventuelt opp kostnadsoverslag over planlagte tiltak. Du finner besluttede tiltak under fanen «Tiltak». Tiltak vil også framkomme på rapport som skrives ut fra risikovurderingssystemet. Det vil etter hvert komme forbedret funksjonalitet for handlingsplan i systemet.

Kopiere en risikovurdering #

Du kan gjenbruke en tidligere gjennomført risikovurdering dersom du skal risikovurdere en lignende arbeidsoppgave/prosess på nytt, eller revidere den eksisterende risikovurderingen. Pr. i dag er alternativet å kopiere den eksiterende risikovurderingen, og så gjøre de nødvendige justeringene.

  1. Logg på risikovurdering
  2. Klikk på fanen "Oversikt".
  3. Søk opp risikovurderingen du ønsker å kopiere. Klikk "Kopier".

Når du kopierer en risikovurdering kan du velge om du vil inkludere selve risikoanalysen (vurdering av sannsynlighet og konsekvens):

Gi gjerne den nye risikovurderingen et nytt navn, ellers får den automatisk det samme navnet som risikovurderingen du kopierer. 

Det som er registrert under fanen "Eksisterende tiltak" i risikovurderingen du kopierer vil bli med over i den nye risikovurderingen. Det som er registrert under fanen "Tiltak" og "Evaluering etter tiltak" blir imidlertid ikke med i den nye risikovurderingen, selv om tiltakene er registrert som gjennomført. 

Sikker jobbanalyse #

Sikker jobbanalyse gjennomføres når:

  • arbeidsoppgaver/prosesser endres ofte og det allerede har vært gjennomført risikovurdering.
  • for å bli bevisst risiko like før man starter opp arbeidet. Dette er spesielt aktuelt for personer som ikke har deltatt i tidligere risikovurdering.

Skjema for sikker jobbanalyse (SJA) finnes i to utgaver:

Spørsmål og svar #

 Er det mulig å systematisere risikovurderinger på noen måte, f.eks. ved at de kan organiseres i mapper, "tagges", e.l.?

 Pr. i dag er den eneste måten å systematisere risikovurderingene på å benytte f.eks. emnekode, prosjektnummer, byggnr., eller andre identifikatorer i tittelfeltet på risikovurderingen (fritekst). Vi har tatt opp behovet for å kunne systematisere risikovurderingene med leverandøren flere ganger, men leverandøren har dessverre ikke prioritert dette.

 Ofte er det slik at en risikovurdering gjentas med jevne mellomrom og det kan være hensiktsmessig å opprette en ny "versjon". Er kopi-funksjonen den eneste måten å gjenbruke en tidligere risikovurdering?

 Ja, det stemmer. Vi ser også at det kunne vært hensiktsmessig å ha ulike versjoner av samme risikovurdering, for å tydelig vise hva som er siste og gjeldende versjon. Når man kopierer risikovurderinger blir gammel og ny risikovurdering liggende som to separate risikovurderinger, uten knytning mellom seg. Den eneste måten å skille dem på er pr. i dag å benytte tittelfeltet og skrive inn f.eks. hvilken versjon det er snakk om der. Vi har tatt opp også dette behovet med leverandøren flere ganger, men leverandøren har dessverre heller ikke prioritert dette.

Hjelp #

NTNU-bestemmelser #

Lovverk #

Kontakt #

Godkjenning/signatur #

Godkjent av HMS-sjef - 31. oktober 2013 - HMSR26 - ePhorte 2013/11326

17 Vedlegg
28238 Visninger
Gjennomsnitt (0 Stemmer)