Tilbake

Gjennomfør valg

Informasjon for valgadministratorer eller valgsekretærer som skal gjennomføre valg ved institutt, fakultet eller sentralt.

Gjennomføring av valg som prosjekt #

Prosjektorganisasjonen bør være på plass i god tid før valget:

  • Valgsekretær er prosjektleder for valg på sitt nivå (Styret, Fakultetsstyret, instituttvalg)
  • Valgstyret skal påse at valg kunngjøres og gjennomføres etter reglementet
  • Valgkomiteen skal informere og motivere velgerne til å stille og delta i valget
  • Kommunikasjonsrådgiver bistår valgsekretariatet med valgnettsider og innsidameldinger
  • NTNUs valgsystem – valgweb – driftes av NTNUs IT-avdeling
  • Klager på manntallet via valgweb rutes til NTNUs HR/HMS-avdeling og Avdeling for studieadministrasjon

For at valget skal gjennomføres på lovlig måte, er det mange frister og detaljer som må huskes. Uten en tidsplan for valget og en kommunikasjonsplan, er det fort at noe glipper. Lag gjerne en milepælsplan og standard tekster som med mindre tilpasninger, kan gjenbrukes fra år til år.

Felles manntall #

Valgadministrator sentralt ved NTNU tar ut felles manntall etter studentenes semesterregistrering hver vår og høst (se S-sak 62/08). Dette manntallet brukes ved alle påfølgende valg. Valg kan arrangeres tidligst en uke etter klagefristen på manntallet og frem til en uke før nytt manntall tas ut. 

Manntallet inneholder normalt få feil for ansatte, men kan ha for "få" studenter på instituttnivå. Dersom studentmanntallet på instituttnivå ikke er representativt, kan valgstyret ved fakultetet bestemme at man skal bruke fakultetsmanntallet også ved instituttvalgene.   

Se egen nettside med informasjon til velgerne om manntall og klage på manntall.

På denne side finner du:

  • Frister - uttak av manntall og klagefrister
  • Hvordan sjekke at man er riktig oppført imanntallet i valgweb
  • Hvordan man endrer stemmerettsted
  • Hvilke data manntallet baserer seg på
  • Hvordan man klager på manntall og hvordan klagen behandles. 


Tidsplan for valg #

Tabellen viser tidsplan for gjennomføring av valg i henhold til valgreglementets frister.
Tidsplanen for styrevalget våren 2017 er lagt inn til orientering. Fallende valg til fakultetsstyrer og valgte organ ved instituttene gjennomføres før utgangen av juni. Det anbefales at man legger inn 1-2 uker mellom fakultetsstyrevalget og nominasjonsfristen for instituttvalg slik at kandidater som ikke ble valgt inn på et nivå, eventuelt kan stille til valg på lavere nivå i organisasjonen.

TidsplanKunngjøre valgetNominasjonsfristKunngjøre kandidaterValgkampValgdagerKunngjøre resultatet
Reglementets fristerMinst 6 uker før valget2 uker før valgdagSenest 2 uker før valgdag . Elektronisk valg over 2-3 dagerMinst 1 mnd. før funksjonstid
Styrevalg 2017Uke 8: onsdag 22. februarUke 11: onsdag 15. marsUke 12: mandag 20. marsUke 12-13: presentere kandidaterUke 14: mandag 3.-onsdag 5. aprilUke 14: 6. april kl. 12.00
Valg til fakultetsstyretAnbefalt uke 13/14Anbefalt uke 16/17 . . Anbefalt uke 19/20 .
Valg ved institutteneAnbefalt uke 17-18Anbefalt uke 20/21 . . Anbefalt uke 23/24 .

Husk at valg kan gjennomføres tidligst 4 uker etter uttak av manntallet og frem til en uke før nytt manntall tas ut. 

Sette opp valg i valgweb #

Valgweb kan brukes på PC, nettbrett og mobil. Lenken til valgweb er https://innsida.ntnu.no/valg (dvs. samme adresse for velgere og for valgadministratorer). Når du er registrert som valgadministrator kan du sette opp valg og ta ut valgresultatet fra denne nettsida. 

Send e-post til IT-avdelingen for å få tildelt brukerrettighet som valgadministrator. 

Valg kan tidligst legges inn i valgweb etter at manntallet er tatt ut, dvs. for våren 20. februar og for høsten 20. september. 

Valg kan tidligst gjennomføres en uke etter klagefristen på manntallet og inntil en uke før nytt manntall tas ut. Det anbefales å legge inn valget før valget kunngjøres slik at velgerne finner det i valgweb under «dine valg». Navn på kandidater legges inn når kandidatlisten er klar.

Slik setter du opp valg i valgweb 

Kommunikasjonsplan for informasjon til velgerne #

Valgsekretariat og valgkomite har ansvar for å informere om valget for å få fram kandidater og motivere velgerne til å bruke stemmeretten. Det er også viktig å få ut informasjon om kontroll av manntallet. Innsida skal brukes som offisiell informasjonskanal om valg, men andre kanaler kan også brukes som supplement (sosiale media, universitetsavisa, epost, plakater, valgmøter).  Offisiell informasjon om valg skal gis på norsk og engelsk dersom det er internasjonalt ansatte/studenter ved enheten som ikke forventes å beherske norsk (eks. stipendiater, utvekslingsstudenter).

Det bør opprettes nettsider for valgene som inneholder:

  • meldingene om valget
  • presentasjon av kandidatene
  • skjema for innsending av kandidatforslag (eksempel styrevalgskjema)
  • lenke til valgweb
  • lenke til valgreglement
  • navn på personer som sitter i valgstyre, valgkomite og valgsekretariat

Eksempel på kommunikasjonsplan for Innsidameldinger/valgsider om NTNU styrevalg
(Språkhjelp på engelsk: valgreglementet i engelsk oversettelse og NTNU English Matters)


UkeInnsidamelding på norskInnsidamelding på engelsk
Uke 8Kontroller at du er riktig oppført i manntallet før 8. marsI vår er det valg for studenter og midlertidig ansatte til NTNUs styre, fakultetsstyrene og instituttstyre/medvirkningsorgan. Feil kan forekomme. Kontroller at du er riktig oppført i manntallet på institutt- og fakultetsnivå. Det gjelder også studenter som har registrert stemmested i studentweb.

Du kan sjekke manntallet og eventuelt sende inn klage på manntallet i valgweb senest 8. mars.
Ensure that you are correctly listed in the electoral register before 8 March
This spring students and temporary academic staff (e.g. PhDs and Postdocs) will elect new representatives to the University Board for the coming academic year. Similar elections take place at Faculties and Departments. Make sure that you are correctly listed in the electronic election system «valgweb» here (group/employee category and constituency/Department).

Deadline for complaints: 8 March 2017.
Uke 8Styrevalg – foreslå kandidater før 15. mars

Det skal velges nye representanter for de ansatte i NTNUs styre (4 fast vitenskapelige, 1 midlertidig vitenskapelig, 1 teknisk-administrat. Det er behov for kandidater av begge kjønn. Det er du som velger som må foreslå kandidatene i din velgergruppe.

For å være valgbar må kandidaten ha et ansettelsesforhold som dekker valgperioden 1. august 2017 – 31. juli 2021. Midlertidig vitenskapelig ansatte velges for ett år og må ha en ansettelseskontrakt til 30. juni 2018. Forslag undertegnes av tre stemmeberettigete fra samme gruppe. Skjema for innsending av forslag finner du på valgsiden her.
Elections to the University Board - propose candidates by 15 March

Before Easter academic and administrative staff will elect their new representatives on the Board. Candidates of both genders are called for. Candidates may need your encouragement to run for elections in your voter category (permanent academic staff, temporary academic staff and technical-administrative staff).

Candidates must master Norwegian sufficiently to take part in the debates of the Board. They must also have an employment contract covering the election term 1 August 2017– 31 July 2021. Temporary academic staff are elected for one year (an employment contract until 30 June 2018 suffice). Proposals must be signed by three temporary academic staff members and be submitted at the latest 19 March at 16.00 hours. You find the form for submitting a proposal on this website...
Uke 14Bruk stemmeretten
Valget åpner mandag 3. april kl 8 og avsluttes onsdag 5. april kl 22:00. Du kan stemme på inntil X kandidater. Den som får flest stemmer blir medlem av styret.

Du kan lese om kandidatene på valgsiden her. Avgi stemme i valgweb ved å logge deg på med vanlig NTNU brukernavn og passord.
Use your right to vote
Candidates will be presented on the website for the elections one week before the elections. You can vote for up to X candidates. The one who obtains the most votes will be elected member of the Board.

Elections take place from 3 April at 08.00 to 5 April at 22.00 using the electronic election system «valgweb» (log on with your usual NTNU username and password).
Uke 14Kunngjøring av valgresultatet

Styrevalget for de ansatte og for studentene er avsluttet. N ansatte (X %) og Y studenter (z %) avla stemme.

De nye styrerepresentantene for de ansatte er:

  - NN (fakultet) – medlem (stemmer)
  - MM (fakultet) – varamedlem (stemmer)

De nye styrerepresentantene for studentene er:

  - KK (fakultet) – medlem (stemmer)
  - Osv.

Lenke til studentenes valgside.
Lenke til de ansattes valgside.
Announcement of the election results

The election results of staff and students is closed. Voter turnout was x % among staff and Z % among the students.

The new members of the NTNU Board are:

  - NN (Faculty) – member (votes)
  - MM (Faculty) – deputy member (votes)

Link to the website for the elections.

Reglement og tolkningsspørsmål #

NTNUs valgreglement (norsk original) (engelsk oversettelse) beskriver:

  • manntall og klager på manntall (§ 8)
  • stemmerett (§ 3) og valgbarhet (§ 4)
  • nominasjon av kandidater (§ 9) og valgresultat (§ 11)
  • valgstyre (§ 6) og valgkomite (§ 7) sin sammensetning og mandat. 

NTNUs styringsreglement (norsk original) (engelsk oversettelse) beskriver:

  • sammensetningen av NTNUs valgte organ (styre, råd, medvirkningsorgan).

Til hjelp i tolkningsspørsmål er det lagt inn fotnoter i valgreglementet bl.a. med henvisninger til Universitets- og høgskoleloven. Dersom et spørsmål ikke er regulert, kan det være en hjelp å tenke at man skal følge «ånden» i Universitetslovens (dvs. kap. 9 Styret) og at NTNUs regelverk gjelder så langt det passer også for valg på lavere nivå. Dersom lokal virkelighet gjør det meningsløst å gjennomføre valg (eksempelvis finnes det bare to administrativt ansatte ved instituttet), så finner man en praktisk løsning (eks. de to blir enige om hvem som er medlem og hvem som er vara til instituttstyret).

Hvis valgsekretær er i tvil om hvordan et problem skal løses, konsulteres valgstyrets leder. Nye problemstillinger og tolkningsspørsmål avgjøres av valgstyret.

Valgprotokollens innhold #

Valgreglementet § 11 nr 4: «Valgresultatet skal føres i en særskilt valgprotokoll som underskrives av valgstyret. Melding om valgresultatet sendes til rektor og kunngjøres av valgstyret straks.»

Valgprotokollen skal som et minimum inneholde valgresultatet undertegnet av valgstyret. Utskrift av valgresultat fra valgweb vedlegges protokollen. Nye problemstillinger eller tolkningsspørsmål som dukket opp under gjennomføringen av valget bør omtales i valgprotokollen med tanke på framtidig læring.  Valgprotokollen arkiveres i ephorte med Rektor som mottaker.

Når valgene er ferdige, bør valgsekretariatet lagre websidene om valget i ephorte som dokumentasjon på den informasjon som er gitt velgerne og til hjelp ved gjennomføring av neste valg.

3 Vedlegg
9363 Visninger
Gjennomsnitt (2 Stemmer)