Forlengelse for stipendiater på grunn av korona

Retningslinjer for forlengelse for stipendiater på grunn av korona. Revidert juli 2021.

English version: Extensions for PhD candidates due to the coronavirus pandemic

Temaside om doktorgrad 

Bakgrunn #

Koronapandemien har satt store begrensninger for stipendiatene siden mars 2020. For å ivareta kvalitet og framdrift i doktorgradsutdanningen kan stipendiater som er blitt forsinket i utdannelsen få en forlengelse av ansettelsesforholdet i henhold til

NTNU har flere verktøy for å vurdere fremdriften utover den daglige oppfølgingen ved veileder og fagmiljø. Slike verktøy er blant annet medarbeidersamtaler, framdriftsrapporter og midtveisevaluering. Det er viktig at kandidat og veileder benytter seg av disse verktøyene for å holde institutt/fakultet orientert om framdriften.

Retningslinjer for forlengelse for stipendiater på grunn av pandemien ble utarbeidet ved NTNU i mai 2020, og retningslinjene beskrevet her er en revidering av disse. Hensikten med de reviderte retningslinjene er å tydeliggjøre hva som gir forlengelse på grunn av korona, og hva som er rettigheter for forlengelse uavhengig av korona. Denne informasjonen er en veiledning til stipendiater, veiledere, ledere og saksbehandlere i spørsmål rundt forlengelse.

Forlenget ansettelsestid på grunn av korona #

Koronapandemien har vært og fortsetter å være en spesiell situasjon som i mange tilfeller påvirker stipendiatenes arbeidssituasjon. Endringer i forskningsaktivitet, prosjektplan og progresjon kan være krevende, og for noen utløse et behov for forlengelse. Som et første trinn før vurdering av behov for forlenget ansettelsestid har stipendiat og veileder sammen et ansvar for å vurdere revidering av prosjektplaner for å redusere en eventuell forsinkelse. Samtidig har NTNU ansvar for å legge til rette for nødvendige forutsetninger for å kunne gjennomføre utdanningen som informasjon om bruk av laboratorier, kontor og annen nødvendig infrastruktur.

Dersom stipendiaten fortsatt er forsinket på grunn av korona etter å ha vurdert mulige tiltak for å minimalisere forsinkelsen, kan en forlengelse vurderes etter §2-3 (6) i ansettelsesforskriften: «For stipendiat kan ansettelsesorganet i særskilte tilfeller gi forlengelse for forhold som har vært til hinder for progresjonen i doktorgradsutdanningen».

Dersom en stipendiat har fravær fra arbeid som følge av koronapandemien kan dette utløse rett til forlengelse. For å dokumentere fraværet har stipendiaten plikt til å informere arbeidsgiver i henhold til rutinene ved instituttet om fraværet, samt registrere fraværet i HR portalen/Paga uavhengig av om fraværet gir rett til forlengelse. Udokumentert fravær gir ikke rett til forlengelse.

Ved en eventuell forlengelse skal det gjøres en individuell vurdering for hver enkelt stipendiat, utført av fakultet eller institutt. Vurdering av forlengelse vil normalt gjøres på grunnlag av en søknad om forlengelse fremmet i henhold til gjeldende rutiner ved enheten. Framdriftsrapportering, midtveisevaluering og medarbeidersamtaler kan brukes som dokumentasjon og bakgrunnsmateriale til søknaden. Stipendiaten og veileder bør drøfte hva som legges til grunn i en søknad om forlengelse på grunn av korona. Deretter ta kontakt med saksbehandler på fakultetet eller instituttet for mere detaljer om rutiner for innsending av søknad. (Se eget kapittel om saksbehandling på de enkelte fakultetene).

I henhold til Forvaltningsloven bør en søknad være behandlet innen en måned, hvis ikke skal man ha fått et foreløpig svar. Dersom det innen en måned ikke er gitt svar på søknaden anbefales det å ta kontakt med en HR-saksbehandler på fakultetet. Fakultetet har ansvar for å ivareta en uavhengig vurdering av anke på avslag om søknad for forlengelse.

Veiledning for likebehandling av stipendiater #

NTNU ønsker at det tilstrebes likebehandling av stipendiatene slik at alle med samme behov får samme forlengelse med mål om å sikre kvalitet i utdanningen. NTNU har utformet en veiledning for vurdering av forlengelser på grunn av korona med begrunnelse i § 2-3 (6) i forskriften: «Ansettelsesorganet kan i særskilte tilfeller gi forlengelse for forhold som har vært til hinder for progresjonen i doktorgradsutdanningen».

For å få en forlenget ansettelse på grunn av korona må forlengelsen begrunnes i inngripende hindringer for at kandidaten får utført utdannelsen sin og at kompenserende tiltak er vurdert. Slike kompenserende tiltak kan for eksempel være nødvendige justeringer i prosjektet for å sikre god progresjon. Dersom kompenserende tiltak ikke er gjennomført må dette begrunnes.

Eksempler på inngripende hindringer kan være: #

  • Manglende eller redusert tilgang på infrastruktur for forskning og kunstnerisk utviklingsarbeid som laboratorier, datasamlinger, bibliotek, studio o.l.
  • Redusert mulighet for feltarbeid, arkivopphold, innsamling av data og lignende
  • Mangelfull veiledning under utdanningen pga. veileders sykdom/fravær pga. korona
  • Beordring om hjemmekontor som medfører en krevende arbeidssituasjon
  • Omsorg for barn/nær familie
  • For personer i risikogruppene kan tilgang til forskningsinfrastruktur, campuskontor og mulighet for feltarbeid o.l. være avhengig av medisinske råd. I slike tilfeller vil dette kunne være et sentralt moment i vurderingen av eventuell forlengelse.

For noen av hindringene er det formulert følgende vurderingsfaktorer som en hjelp til vurderingene: #

  • Tilgang på forskningsinfrastruktur
    • Varighet
    • Mulighet til å utføre andre oppgaver/justere prosjekt eller tidsplan
  • Feltarbeid/arkivopphold o.l.
    • Hvor sentralt oppholdet er for prosjektet
    • Mulighet til å endre prosjektet/justere tidsplan
  • Forsinkelser på grunn av beordring om hjemmekontor
    • Krevende arbeidssituasjon på hjemmekontor (støy, barn, utstyr og internett)
    • Hva er gjort for å kompensere?
    • Varighet
    • Hyppighet

Eget valg om hjemmekontor når arbeidsgiver har åpnet for tilstedeværelse på campus kompenseres i utgangspunktet ikke selv om situasjonen på hjemmekontoret ellers omfattes av vurderingskriteriene.

  • Omsorg for barn/nær familie

Stipendiater med omsorgsoppgaver for barn som er hjemme pga. sykdom hos barnet eller fordi barnet er i pålagt karantene/ventekarantene har i utgangspunktet krav på forlengelse for fravær ut over ti arbeidsdager. Det er en forutsetning at fraværet er i henhold til gjeldende regelverk for omsorgsdager, er avklart med leder og registreres i HR portalen/Paga fortløpende.

Unntak:

  • Enslige foreldre eller der ektefelle/partner jobber i en samfunnskritisk funksjon - jf. regjeringens 15 definerte kritiske områder - har rett til forlengelse fra dag 1 av fraværsperioden. Det må foreligge dokumentasjon fra partners arbeidsgiver på at partner har en kritisk funksjon i henhold til kriteriene.
  • Stipendiater som må arbeide redusert pga. omsorg for barn skal i utgangspunktet søke permisjon. Dette gjelder også om årsaken til redusert stilling er relatert til korona.
  • Stipendiater som har ekstraordinær omsorg for nær familie, kan søke velferdspermisjon. Dersom omsorgsperioden er relatert til korona enten i omfang eller som kompliserende faktor, kan det søkes forlengelse for den ekstra belastningen. Dokumentasjon kan påkreves.

Forlengelse av studietid på grunn av korona #

I NTNUs ph.d.- forskrift § 7-2 siste ledd er maksimal studietid satt til 6 år. Forlengelser knyttet til koronapandemien skal ikke regnes med i studietiden. Fakultetet vedtar eventuelt forlengelse av studietiden.

Saksbehandling ved fakultetene #

I dette avsnittet kan hvert fakultet beskrive sine rutiner for søknad om forlengelse, eventuelt lenke opp til wikisider dersom de har det.

Fakultet for arkitektur og design (AD): Skjema for søknad om forlengelse finner du her. Send epost til hr@ad.no for nærmere informasjon og dersom du har spørsmål.

Det humanistiske fakultet (HF): For mer informasjon, se HFs egen wikiside.

Fakultet for informasjonsteknologi og elektroteknikk (IE): Kontakt din lokale HR-medarbeider for mere informasjon. Dersom du ikke vet hvem dette er ta kontakt med Signe Johanne Talukder, Wenche M. Olsen eller Kenneth Hågensen på fakultetet.

Fakultet for ingeniørvitenskap (IV): Kontakt din lokale HR-medarbeider for mere informasjon.

Fakultet for medisin og helsevitenskap (MH)

Fakultet for naturvitenskap (NV)

Fakultet for samfunns- og utdanningsvitenskap (SU): Ta kontakt med Kristin Skogen (HR-seksjonen) for nærmere informasjon. 

Fakultet for økonomi (ØK): For mer informasjon, se ØKs egen wikiside.

NTNU Vitenskapsmuseet (VM): Kontakt HR-leder Christen Torvik for nærmere informasjon.

Se også: #

Endringer i ph.d.-forskriften på grunn av korona

Forlengelse for postdoktorer på grunn av korona

0 Vedlegg
12359 Visninger