Forlengelse for postdoktorer på grunn av korona

Retningslinjer for forlengelse for postdoktorer på grunn av korona. Juli 2021.

English version: Extensions for postdocs due to the coronavirus pandemic

Bakgrunn #

Korona har satt begrensninger for postdoktorene siden mars 2020. Kunnskapsdepartementet (KD) gir mulighet til å forlenge ansettelse av postdoktorer som har blitt forsinket pga. koronapandemien i et brev fra Kunnskapsdepartementet 17. juni 2020. En eventuell forlengelse av en postdoktor skal begrunnes i §2-3 (6) i «Forskrift om ansettelsesvilkår for stillinger som postdoktor, stipendiat, vitenskapelig assistent og spesialistkandidat» selv om bestemmelsen kun nevner stipendiater.

Hensikten med retningslinjene for forlengelse av postdoktorer er å tydeliggjøre hva som kan gi forlengelse på grunn av korona. Denne informasjonen er en veiledning til postdoktorer, faglige veiledere, ledere og saksbehandlere i spørsmål rundt forlengelse.

Forlenget ansettelsestid på grunn av korona #

Som et første trinn i vurdering av behov for forlengelse har postdoktoren og faglig veileder sammen ansvar for å vurdere revidering av prosjektplaner i den grad det er mulig for å redusere en eventuell forsinkelse. Samtidig har NTNU ansvar for å legge til rette for nødvendige forutsetninger for å kunne gjennomføre planlagt aktivitet som informasjon om bruk av laboratorier, kontor og annen nødvendig infrastruktur. Skulle en postdoktor likevel bli forsinket kan en søke den aktuelle ansettelsesmyndigheten om forlengelse med begrunnelse i § 2-3 (6) i ansettelsesforskriften. Ved en eventuell forlengelse skal det gjøres en individuell vurdering for hver enkelt postdoktor.

Postdoktoren oppfordres til å ta en innledende prat med fagligveileder rundt begrunnelse av søknaden før søknad sendes inn. Deretter bør det tas kontakt med saksbehandler på fakultetet eller instituttet for mer detaljer om rutiner for innsending av søknad. (Se eget kapittel om saksbehandling på de enkelte fakultetene). En uttalelse fra postdoktorens faglige veileder, jfr. forskriftens § 1-2 (7) må legges ved søknaden, og verktøy som karriereplaner (wikiside på Innsida) og medarbeidersamtaler vil være naturlig å bruke som underlag for en vurdering om forlengelse.

Dersom en postdoktor har fravær fra arbeid som følge av koronapandemien kan dette utløse rett til forlengelse. For å dokumentere fraværet har post doktoren plikt til å informere arbeidsgiver i henhold til rutinene ved instituttet om fraværet, samt registrere fraværet i HR portalen/Paga uavhengig av om fraværet gir rett til forlengelse. Udokumentert fravær gir ikke rett til forlengelse.

I hht til Forvaltningsloven  bør en søknad være behandlet innen cirka en måned, eventuelt at man har fått et foreløpig svar. Dersom det innen en måned ikke er gitt på søknaden anbefales det å ta kontakt med en saksbehandler på fakultetet eller instituttet (se rutiner for saksbehandling for mer informasjon). Fakultetet har ansvar for å ivareta en uavhengig vurdering av anke på avslag om søknad for forlengelse.

Veiledning for likebehandling av postdoktorer #

NTNU ønsker at det tilstrebes likebehandling av postdoktorene slik at alle med samme behov får samme forlengelse. For å sikre likebehandling har NTNU utformet en veiledning for vurdering av forlengelser på grunn av korona med begrunnelse i § 2-3 (6) i forskriften.

Det er en forutsetning at korona har medført forsinkelse i postdoktorens forskningsarbeid på grunn av inngripende hindringer og at kompenserende tiltak er vurdert for at det skal bli gitt en forlengelse. Dersom kompenserende tiltak ikke er gjennomført må dette begrunnes.

Eksempler på inngripende hindringer kan være: #

  • Manglende eller redusert tilgang på forskningsinfrastruktur som laboratorier, datasamlinger, bibliotek o.l.
  • Redusert mulighet for feltarbeid, arkivopphold, innsamling av data og lignende
  • Beordring om hjemmekontor som medfører en krevende arbeidssituasjon
  • Omsorg for barn/nær familie
  • For personer i risikogruppene kan tilgang til forskningsinfrastruktur, campuskontor og mulighet for feltarbeid o.l. være avhengig av medisinske råd. I slike tilfeller vil dette kunne være et sentralt moment i vurderingen av eventuell forlengelse.

For noen av hindringene er det formulert følgende vurderingsfaktorer som en hjelp til vurderingene: #

  • Tilgang på forskningsinfrastruktur
    • Varighet
    • Mulighet til å utføre andre oppgaver/justere prosjekt eller tidsplan
  • Feltarbeid/arkivopphold o.l.
    • Hvor sentralt oppholdet er for prosjektet
    • Mulighet til å endre prosjektet/justere tidsplan
  • Forsinkelser på grunn av beordring om hjemmekontor
    • Krevende arbeidssituasjon på hjemmekontor (støy, barn, utstyr og internett)
    • Hva er gjort for å kompensere?
    • Varighet
    • Hyppighet

Eget valg om hjemmekontor når arbeidsgiver har åpnet for tilstedeværelse på campus kompenseres i utgangspunktet ikke selv om situasjonen på hjemmekontoret ellers omfattes av vurderingskriteriene.

  • Omsorg for barn/nær familie

Postdoktorer med omsorgsoppgaver for barn som er hjemme pga. sykdom hos barnet eller fordi barnet er i pålagt karantene/ventekarantene har i utgangspunktet krav på forlengelse for fravær ut over ti arbeidsdager. Det er en forutsetning at fraværet er i henhold til gjeldende regelverk for omsorgsdager, er avklart med leder og registreres i HR portalen/Paga fortløpende.

Unntak:

  • Enslige foreldre eller der ektefelle/partner jobber i en samfunnskritisk funksjon - jf. regjeringens 15 definerte kritiske områder ’ har rett til forlengelse fra dag 1 av fraværsperioden. Det må foreligge dokumentasjon fra partners arbeidsgiver på at partner har en kritisk funksjon i henhold til kriteriene.
  • Postdoktorer som må arbeide redusert pga. omsorg for barn skal i utgangspunktet søke permisjon. Dette gjelder også om årsaken til redusert stilling er relatert til korona.
  • Postdoktorer som har ekstraordinær omsorg for nær familie, kan søke velferdspermisjon. Dersom omsorgsperioden er relatert til korona enten i omfang eller som kompliserende faktor, kan det søkes forlengelse for den ekstra belastningen. Dokumentasjon kan påkreves.

Saksbehandling ved fakultetene #

Fakultet for arkitektur og design (AD): Skjema for søknad om forlengelse finner du her. Send epost til hr@ad.no for nærmere informasjon og dersom du har spørsmål.

Det humanistiske fakultet (HF): Bruk skjema for søknad om forlengelse. Dersom du har spørsmål, kontakt Gro Lurås for mer informasjon.

Fakultet for informasjonsteknologi og elektroteknikk (IE): Kontakt din lokale HR-medarbeider for mere informasjon. Dersom du ikke vet hvem dette er ta kontakt med Signe Johanne TalukderWenche M. Olsen eller Kenneth Hågensen på fakultetet.

Fakultet for ingeniørvitenskap (IV): Kontakt din lokale HR-medarbeider for mere informasjon.

Fakultet for medisin og helsevitenskap (MH)

Fakultet for naturvitenskap (NV)

Fakultet for samfunns- og utdanningsvitenskap (SU): Ta kontakt med Kristin Skogen (HR-seksjonen) for nærmere informasjon. 

Fakultet for økonomi (ØK): For mer informasjon, se ØKs egen wikiside.

NTNU Vitenskapsmuseet (VM): Ta kontakt med HR-leder Christen Torvik for nærmere informasjon. 

Se også: #

Forlengelse for stipendiater på grunn av korona

Endringer i ph.d.-forskriften på grunn av korona

0 Vedlegg
690 Visninger