Tilbake

Felles filområde T og hjemmeområde M for Campusservice

Retningslinje for felles filområde T og hjemmeområde M for Campusservice

Formål, omfang og ansvar #

Formålet med retningslinjen er å få en god oversikt over mapper med innhold i T:\oe\camp

Retningslinjen omfatter alle ansatte i Campusservice som benytter seg av T:\oe\camp

Alle medarbeidere i Campusservice som benytter seg av mappene på T-området er ansvarlige for at retningslinjen følges. Seksjonssjef, områdeleder og fagleder er ansvarlige for at retningslinjen gjøres kjent.

Lagring av dokumenter på felles filområde T:\oe\camp #

Linjeleder bestemmer strukturen på sitt område innenfor disse kravene:

  • Fellesdokumenter lagres i fellesmapper
  • Individuelle dokumenter lagres i dedikerte mapper
  • Dokumentene skal være jobbrelaterte

Følgende filer skal ikke lagres på T-katalogen

  • Dokumenter som ligger tilgjengelig i kvalitetstyringssystemet.
  • Private dokumenter, personopplysninger og sensitive opplysninger
  • E-Post. Dersom man ønsker å lagre e-post på T-katalogen skal denne konverteres til pdf format

Vurder om et dokument som brukes av flere seksjoner eller enheter skal lagres på et høyere nivå slik at det ikke blir lagret flere ganger f.eks. i undermapper under «FDVU» eller «Felles».

Henviser også til Felles filområde på Innsida

Tilgangsstruktur #

  • Alle brukere har lese- og skrivetilgang til felles filområde for enheten man er organisatorisk tilknyttet.
  • Nye mapper gir samme rettigheter som mappen over.
  • Medarbeider tar kontakt med linjeleder ved behov for tilgang til en mappe utenfor sin organisatoriske tilhørighet.

Filnavn #

Bruk korte og presise navn på mapper og dokumenter, f.eks. bruk byggnummer først i navnet som omhandler bygg.

Unngå #

  • mellomrom i filnavn, bruk heller underscore_ eller vanlig bindestrek-
  • tegnsetting og spesialtegn som f.eks. & , % # ; ( ) ! @$ ^ ' { } [ ] ? < > -
  • filnavn på over 30 tegn
  • bruk av æøå

Lagring av dokumenter på hjemmeområde M: #

Du kan kun lagre private dokumenter på M:

Du skal ikke lagre

  • persondata eller annen sensitiv informasjon
  • data som bryter Norges lover eller NTNUs forskrifter og IT-reglement

Henviser også til hjemmeområde dine mapper på Innsida

Strukturering av mapper og filer i FDV mappen #

Seksjon for prosjektgjennomføring har ansvaret for innholdet i FDVU mappen, se egen retningslinje (under utarbeidelse)

NTNU-dokumenter #

Felles filområde

Hjemmeområde dine mapper

Om retningslinjen #

Utarbeidet av Avdeling for campusservice

27.04.17

Godkjent av driftssjef

0 Vedlegg
1680 Visninger
Gjennomsnitt (1 Stemme)