Hovedsakelig skjer det en automatisk klageregistrering ved at studenten klager på karakter via studentweb, men i enkelte tilfeller vil det være behov for å registrere sakene manuelt. Dette er en brukerveiledning for hvordan du registrerer klage på karakter og klagesensur i FS.

FS - Brukerveiledninger | Sider merket med FS

Registrere klage på karakter og klagesensur i FS

• Finn den aktuelle studenten i Student samlebilde. Går til nedtrekks-meny i Student vurdering samlebilde og finn fanen Protokoll. Kontroller at saken blir opprettet på riktig emne, delvurdering og student.
• Trykk Registrer klagesak, Velg Ja, deretter Ja.
• Klagetype for klage på karakter skal være SENSUR.
• Hvis vitnemålet er skrevet ut der den aktuelle karakteren inngår i vitnemålsgrunnlaget, vil du få en melding om dette (se tekst i blått). Vitnemålet må isåfall returneres innen klagen behandles. Sjekk med fakultetet om vitnemålet er sendt ut og avtal hvem som tar kontakt med studenten. Se mere informasjon her om hvordan du håndterer klager som registreres etter at vitnemålet er produsert.
• Fyll inn dato Klage mottatt.
• Før inn dine FS-initialer for Ansvarlig saksbehandler.
• Legg til Journalnr for ephortesaken.
• La Ferdigbehandlet stå til N. Så lenge Ferdigbehandlet er satt til N vil de som produserer vitnemål få egen melding om at det er en klage på karakter når vitnemålene skal produseres. Denne meldingen vil ikke være synlig når klagen er registrert med J i dette feltet.
• For å kunne registrere navn på sensorene tilknyttet klagen, må du gå til Bilder – Sensor/kommisjon – Kommisjon med sensorer. Søk opp emnet med korrekt vurderingskombinasjon og tid (skal være avhaket J for Klagekommisjon), og legg til sensorene. Merk at det kan være lurt å benytte "Klagekommisjon 2. gangs sensur" eller lignende i kommisjonsnavnet, slik at det er lett å identifisere sensorkommisjoner som omfatter klagesaker. For mere informasjon å opprette sensorer i FS se: https://i.ntnu.no/wiki/-/wiki/Norsk/FS+-+Registrere+sensorkommisjoner+i+FS
• Fyll inn når klagesaken ble Sendt ny kommisjon og sett Sensurfrist. Behandling av klagesaker skal skje uten ugrunnet opphold, det vil si så raskt som mulig. Se forvaltningsloven §11a. Såfremt saken ikke er ferdigbehandlet i løpet av en måned skal det sendes er foreløpig svar til studenten. Så fremt det er gitt et midlertidig svar skal dato fylles ut i feltet Midlertidig svar.
• Merknad på vedtaket kan brukes til å dokumentere ting som er relevant for saksgangen. Merknaden er synlig i rapport FS579.001 Begrunnelse og klage, og feltet er ikke synlig for studenten.
• Registrer karakter etter klage i Registrer klagesensur (forklart under).
• Når ny karakter registreres vil status for Ferdigbehandlet automatisk endres fra N til J. FS vil automatisk sette dagens dato i Vedtak formidlet og sette inn korrekt Vedtak (TIL GUNST, TIL UGUNST eller UENDRET).
• Vedtak skal manuelt registreres som AVVIST (hvis studenten ikke har grunnlag for å klage) eller TRUKKET (hvis studenten trekker tilbake klagesaken før den er ferdigbehandlet). Ta bort J for Sperr mot visning på karakterutskrift.
• Send inn den signerte papirprotokollen i internposten til Eksamenskontoret ved NTNU når saken er ferdigbehandlet. Protokollen skal signeres av sensorene. I tillegg skal saksbehandler som registrerer sensuren i FS signere. Saksbehandler signerer med navn og dato for når karakteren ble registrert/punchet i FS. Eksamenskontoret vil kontrollere at korrekt karakter er registrert i FS.

Vurderingsprotokoll

FS566.001 Vurderingsprotokoll åpnes fra bildet Begrunnelse og klage. Når rapporten åpnes via knappen FS566.001 Protokoll, er det automatisk haket av for Klagesaker. Den henter opp den aktuelle vurderingsenheten som det klages på, med informasjon om klagekommisjon.

Ettersom klagesaker skal behandles individuelt, bør du markere for sideskift mellom hver kandidat før du skriver ut protokoll.Ved flere kommisjoner vil kommisjonene få ulike kommisjonsnummer. I selve klagesaken knyttes korrekt kommisjonsnummer med klagesaken slik at du kan kjøre ut protokoll via overgangsknappen i høyre hjørne FS566.001Protokoll:

Registere klagesensur

Når klagesaken er ferdigbehandlet, skal den nye karakteren registreres direkte i protokoll. Det er viktig at korrekt karakter registreres, også uendret karakter. Merk at FS sender automatisk sensurvarsel per e-post når ny karakter registreres i protokoll, uavhengig av om ny karakter etter klage er uendret eller ikke.

Finn korrekt klagesak og angi nummer på ny klagekommisjon slik at sensorene kobles til korrekt klagesak, og trykk deretter Registrer klagesensur:

Du vil deretter få opp et nytt bilde i FS der du legger inn den nye karakteren i Resultat av klagesensur. Når ny karakter registreres vil det automatisk bli satt B for Bestått eller S for for Ikke bestått, avhengig av hvilken karakter som registreres. Registrer ny karakter og velg Lagre. Når klagesaken gjelder en delkarakter må topp summeres på nytt. Bruk overgangsknappen Student vurdering, da kommer du rett i protokoll på gjeldende delvurdering (blå tekst). Scroll opp i skjermbildet og finn emnets topp (svart tekst) og marker raden ved å sette markøren i emnekoden. Velg Ny resultatberegning (i høyre hjørne). Du skal nå ha fått opp FS571.001 Beregning av samlet karakter for vurdering. – protokolloppdatering. Sett Endringsstatus til KLAGE, og velg Nei for Oppdater database. Såfremt alt ser ok ut, velg Ja og oppdater.

Hvis du har registrert inn feil karakter i klagesensur, må det registreres J i Sperr mot visning på karakterutskrift umiddelbart (se forklaring nedenfor). Hvis du har registrert inn feil karakter vil du kunne legge ned bildet du registrerte klagen i. Ta så opp bildet på nytt. Du vil her se at du får en ny knapp kalt Slett klagesensur. Velg Ja, men merk at klagesensur kun slettes fra loggen, og ikke fra protokollen. Send protokoll (papirutgaven) til Eksamenskontoret med en merknad om at karakter er registrert feil i FS. Eksamenskontoret vil registrere korrekt karakter i protokoll og fjerne Sperring av karakter.

Vesentlige karakteravvik

Dersom karakter etter klagebehandling (2. gangs sensur) avviker med to eller flere karakterer fra opprinnelig sensur (1. gangs sensur), skal det gjøres en ytterligere vurdering før endelig karakter fastsettes (3. gangs sensur).

Ved vesentlig karakteravvik skal studenten umiddelbart ha tilsendt et varsel. Det er utarbeidet en egen brevmal i FS som skal benyttes . Velg "FS_KLAGE_VES_AVVIK 1 - Klage på karakter - Vesentlige avvik". Du finner beskrivelse av hvordan du sender ut brevet i brukerveiledningen Begrunnelse og klage i Inspera Assessment, se kapittel om Vesentlig avvik.

Karakter fra 2. gangs sensur skal registreres i Registrer endelig sensur. Protokoll fra første klagebehandling skal ikke sendes inn til Eksamenskontoret da dette ikke er en karakter som skal protokollføres. Den loggføres kun i FS, og du vil se følgende meldingsboks:

For å få ut en FS-protokoll som kan benyttes, bruk FS566.001, som vist over, og hak av for "Klagesaker - 2. gangs behandling". Når 3. gangs sensur er gjennomført, skal ny karakter registreres igjen i Registrer endelig sensur. Karakteren vil dermed protokollføres. Send protokoll (papirutgaven) til Eksamenskontoret.

Hvis studenten trekker klagen før klagesaken er avgjort, skal Vedtak registreres som TRUKKET. Såfremt karakter fra 2. gangs sensur er loggført, slettes denne ved å trykke på Slett klagesensur i klagesaken. 2. gangs sensur slettes dermed fra loggen. Denne er ikke protokollført. Bruk gjerne merknadsfeltet Merknad vedtak.

Sperr mot visning på karakterutskrift

Utdanningsinstitusjonene i Norge har ulik praksis i forhold til bruk av Sperr mot visning på karakterutskrift i FS. Ved NTNU kan Sperr mot visning på karakterutskrift i FS settes til J såfremt det er registert feil karakter på studenten.

Det er viktig å være klar over hva som skjer ved registrering av J i feltet Sperr mot visning på karakterutskrift:

• Utdanningsplanen til studenten er ikke godkjent for gradfangst og vitnemål kan ikke produseres.
• Emnet er ikke med på karakterutskrift.
• Resultatet vises som sperret i FS og Studentweb.
• Hvis karakteren har betydning for opptak, kan en evt. opptakssøknad ikke bli behandlet før sperren er tatt bort. Merk at Opptakskontoret ved NTNU behandler søknader om opptak selv om det er registrert en sperring av karakter på et emne som inngår i en grad fra NTNU.

Hvordan håndtere klagesaker når vitnemålet allerede er utsendt

NTNUs studeforskrift § 6-2 (4) sier følgende: «Fremmes klage på karakter eller formelle feil før vitnemål er utstedt, skal vitnemålet holdes tilbake til klagen er ferdig behandlet. Dersom vitnemål er utstedt, skal det returneres til NTNU før klagen tas til behandling.»

Et vitnemål blir ikke produsert dersom det eksisterer en ubehandlet klage som inngår i grad, men det må gjøres en kontroll ved din enhet (fakultet/institutt) hvorvidt det er klagesaker på emner som inngår i en grad der vitnemålet allerede er utstedt. Kontrollen bør kjøres jevnlig for å identifisere disse klagesakene. Se egen rutine: FS - Klage på karakter og vitnemål - Knowledge base - NTNU

Nyttige FS-rapporter

FS579.001 Begrunnelse og klage

Rapporten bestilles for Sted (og vurderingsperiode), Emne (og vurderingsperiode) eller Vurderingsenhet (reell tid og kombinasjon). Uavhengig av valg kan man i tillegg velge campus.

Rapporten skriver ut begrunnelses- og klagesaker med data fra bildet Begrunnelse og klage med opprinnelig resultat og resultatet som finnes i vurderingsprotokollen.

Rapporten baseres på reell tid (selv om vurderingsenheten måtte ha ulik tid og reell tid). Dette fordi rapporten tar med delemner.

Man kan filtrere på følgende:

• Klagetype: begrunnelse, formell feil, sensur.
• Vedtak: alle, avslag, avvist, innvilget, til gunst, til ugunst, trukket, uendret.
• Ferdigbehandlet: ja, nei, uansett.

FS579.002 Klage og begrunnelse - fordeling

Dette er en alternativ rapport, som gir oversikt over eksamensklager i en periode sortert etter klagetype og vedtaksstatus.

Rapporten baseres på tid. Dette fordi rapporten er på emnenivå.

Rapporten kan kjøres ut for en bestemt klagetype: alle, begrunnelse, formell feil, sensur. Ved å huke av for emnefordeling blir hver forekomst merket med emnekode og emnenavn.

FS579.003 Ikke-ferdigbehandlede begrunnelse- og klagesaker

Gir en oversikt over saker som ikke er ferdigbehandlet.

Relevante lenker

• Lov om universiteter og høgskoler: https://lovdata.no/dokument/NL/lov/2005-04-01-15
• Forvaltningsloven: https://lovdata.no/dokument/NL/lov/1967-02-10
• Forskrift om studier ved NTNU: https://lovdata.no/dokument/SF/forskrift/2015-12-08-1449
• Begrunnelse og klage for studenter: https://i.ntnu.no/wiki/-/wiki/Norsk/Begrunnelse+og+klage
• Retningslinjer for behandling av vesentlige karakteravvik: https://i.ntnu.no/documents/1306938287/1306941279/UU3Karaktersprik-rektorvedtak.pdf/8afaafc0-a297-4c12-be5d-48c8e9e7464d?t=1559594737093&status=0
• Begrunnelse og klage i Inspera Assessment - for administrativt ansatte: https://i.ntnu.no/wiki/-/wiki/Norsk/Begrunnelse+og+klage+i+Inspera+Assessment+-+for+administrativt+ansatte
• Brukerveiledninger og saksbehandlingsstøtte for ePhorte: https://i.ntnu.no/wiki/-/wiki/Norsk/Brukerveiledninger+for+ePhorte

Kontakt

Bruk kontaktskjema i NTNU Hjelp hvis du har spørsmål til innholdet på denne siden. Har du behov for brukertilgang til FS, kan du lese mere om hvordan du søker her.