Kvalitetssystem...

Følge opp avvik - kvalitetssystem for utdanning

Rutiner for deg som skal behandle saker som studentene melder inn i avvikssystemet.


Hovedside: Kvalitetssystem for utdanning

Se også: Studentenes side for å melde avvik | Saksbehandling for HMS-avvik

In English: Following up problems

Felles mottak - Studentservice #

Studentservice er førstelinje for innmeldte avvik.

  1. Vurder om det er et avvik i tråd med kategoriene, og avgjør videre saksgang. Hovedregelen er at alle avvik vedrørende utdanningskvalitet og læringsmiljø overføres til studentens hjemfakultet. Merk at personopplysninger ikke skal registreres i avvikssystemet.
  2. Meldingen overføres til melders fakultet. Dette gjøres ved å endre Enhet meldingen gjelder øverst i skjemaet. NB! Dersom saken har karakter av personalsak skal alltid instituttleder konfereres før saken overføres til fakultet.
    Saker vedrørende fysisk læringsmiljø og HMS skal overføres til fakultetes HMS-koordinator. Dette gjøres ved å ende enhet (hent opp riktig fakultet) og område i skjemaet. 
  3. Hvis det IKKE er et avvik vedrørende utdanningskvalitet, læringsmiljø eller HMS, skriv melding tilbake til studenten med begrunnelse for hvorfor saken ikke skal behandles i avvikssystemet, og avvis avviksmeldingen.
    Studentene skal informeres og alltid tilbys bistand med å få meldingen til rette mottaksenhet ved NTNU (særlig viktig i varslingssaker).  Behandlingen er ferdig.

Fakultetenes mottak #

Hvert fakultet har en studiekvalitetskontakt som har ansvar for å behandle og sortere saker.

  1. Som fakultetets kontakt får du en e-post når en sak har blitt satt til ditt fakultet. Klikk på lenken, logg deg inn, og du kommer direkte inn til meldt avvik.
  2. Gjelder avviket HMS eller fysisk læringsmiljø, velg Overfør til annen behandler og velg den som behander HMS-avvik ved fakultetet (HMS-koordinator). NB! Dersom saken har karakter av personalsak skal alltid instituttleder konfereres før det tas stilling til videre behandling av saken. Personopplysninger skal ikke registreres i avvikssystemet.
  3. Klikk på Godkjenn for behandling nederst i skjemaet. Den som har meldt avviket vil få en epost om at saken er under behandling og en lenke til slik at han/hun kan følge saken. 
  4. Gjelder avviket utdanningskvalitet eller læringsmiljø:
    • Klikk på Konsekvens og vurder alvorlighetsgraden.
    • Klikk på Tiltak og velg Legg til nytt tiltak.
    • Fyll inn og klikk Velg for å velge person (tiltaksansvarlig) som saken skal settes til. Dette kan være emneansvarlig, instituttleder eller dekan.
  5. Vurder om andre bør informeres om avviket.
  6. Hvis fristen du har satt overstiges vil både du og den som saken er satt til motta purringer.
  7. Når tiltaksansvarlig har markert saken som gjennomført, vil du få varsel på epost. Fyll ut informasjon under Endelig behandling og lukk saken.
  8. Ta ut rapporter etter behov.

Tiltaksansvarlig #

Du som får tiltaket er som regel en emneansvarlig, instituttleder eller dekan.

  1. Du får tilsendt en e-post med lenke til avvikssystemet. Klikk på lenken, logg deg inn og du kommer til saken (tiltaket) som er satt til deg. Godta saken eller avvis saken dersom du ikke er rette person.
  2. Foreslå og gjennomfør det som er nødvendig dersom det kan skje uten avklaring med linjen. Dette gjør du utenfor avvikssystemet.
  3. Avslutte saken:
    • Gå inn i avvikssystemet, beskriv hva du har gjort for å løse saken under Gjennomføring og evaluering av tiltaket.
    • Klikk på Merk tiltaket som gjennomført for å avslutte saken. Den som har meldt saken vil da få en epost om at saken er avsluttet.

Slik kan melder følge saksgangen #

  • Den som melder inn en sak får en epost med lenke til saken når saken er tatt til behandling på fakultetet, og kan dermed følge saksgangen.
  • Melder får epost når saken er avsluttet (lukket) av studiekvalitetskontakten. 

HMS #

  • Skader, nestenulykker, farlige situasjoner for ansatte og studenter, regelbrudd eller melding om forslag til forbedringer for helse, miljø og sikkerhet. Avvik kan for eksempel være skade på mennesker, miljø, bygg eller materiell. 

Varsling #

  • Varsling er å si i fra om brudd på lov og regelverk, etiske normer og alvorlige forhold ved NTNU som kan skade universitetet eller samfunnet, eller andre kritikkverdige forhold ved NTNU, for eksempel ved fare for liv og helse.

Generelle prinsipper #

  • Saker skal løses på laveste nivå i organisasjonen, og skal først tas opp via studentrepresentanter, referansegruppe, emneansvarlig, programledelse, instituttledelse,  eller fakultetsledelse (utdanningskvalitet) eller med nærmeste leder (varsling, HMS, fysisk og psykososialt læringsmiljø). Har ikke dette ført frem eller saken har en karakter som gjør dette vanskelig, kan avvikssystemet brukes.
  • Sensitive personopplysninger skal ikke registreres i avvikssystemet.
  • Saksflyten gjelder kun meldinger i kategoriene Utdanningskvalitet og Læringsmiljø (fysisk og psykisk). Øvrige meldinger (som ikke skal håndteres av Studentservice eller sendes videre til fakultetene) skal «avvises» med informasjon om hvorfor.

Kontakt #

Dersom studentene opplever at evalueringer ikke blir gjennomført eller fulgt opp i henhold til krav i NTNUs system for kvalitetssikring av utdanning, skal de melde fra om dette til studentrepresentanter, instituttledelse, programledelse eller fakultetsledelse.

NTNU har et nettbasert avvikssystem hvor studentene kan melde fra dersom disse ikke følger opp. 

0 Vedlegg
16944 Visninger
Gjennomsnitt (0 Stemmer)