Kvalitetssystem...

Følge opp avvik - kvalitetssystem for utdanning

Rutiner for deg som skal behandle saker som studentene melder inn i Sifra-systemet.


Hovedside: Kvalitetssystem for utdanning

Se også: Si fra! | Saksbehandling for HMS-avvik

In English: Following up problems

Håndtering av Sifra-meldinger utdanningskvalitet og læringsmiljø #

Generelle prinsipper #

  • Saker søkes løst på laveste nivå i organisasjonen.
  • Saker tas opp via studentrepresentanter, referansegruppe, emneansvarlig, programledelse, instituttledelse, eller fakultetsledelse (utdanningskvalitet og læringsmiljø).
  • Har ikke dette ført frem, eller saken har en karakter som gjør dette vanskelig for studenten, kan studentene melde avvik utdanningskvalitet og læringsmiljø i Sifra-portalen.
  • Sensitive personopplysninger skal ikke registreres i avvikssystemet. 
  • Saker kan ikke meldes anonymt i avvikssystemet.

Hvert fakultet har en studiekvalitetskontakt som har ansvar for å behandle og sortere saker.

  1. Som fakultetets kontakt får du en e-post når en sak har blitt satt til ditt fakultet.
    Klikk på lenken, logg deg inn, og du kommer direkte inn til meldt avvik.
  2. Sjekk først hva avviket gjelder før du godkjenner avviket. Gjelder avviket HMS eller fysisk læringsmiljø, velg istedet Overfør til annen behandler og velg den som behander HMS-avvik ved fakultetet (HMS-koordinator).
    NB! Dersom saken har karakter av personalsak skal alltid instituttleder konfereres før det tas stilling til videre behandling av saken. Personopplysninger skal ikke registreres i avvikssystemet. 
  3. Klikk på Godkjenn for behandling nederst i skjemaet. Den som har sendt inn meldingen vil få en epost om at saken er under behandling, og en lenke til slik at han/hun kan følge saken. 
  4. Gjelder meldingen utdanningskvalitet eller læringsmiljø:
    • Klikk på Konsekvens og vurder alvorlighetsgraden.
    • Klikk på Tiltak og velg Legg til nytt tiltak.
    • Fyll inn og klikk Velg for å velge person (tiltaksansvarlig) som saken skal settes til. Dette kan være emneansvarlig, instituttleder eller dekan.
  5. Vurder om andre bør informeres om avviket.
  6. Standard frist er 4 uker. Hvis fristen du har satt overstiges, vil både du og den som saken er satt til motta purringer. 
  7. Når tiltaksansvarlig har markert saken som gjennomført, vil du få varsel på epost.
    Fyll ut informasjon under Endelig behandling og lukk saken.
  8. Ta ut rapporter etter behov.

Tiltaksansvarlig #

Du som får tiltaket er som regel en emneansvarlig, instituttleder eller dekan.

  1. Du får tilsendt en e-post med lenke til avvikssystemet. Klikk på lenken, logg deg inn og du kommer til saken (tiltaket) som er satt til deg. Godta saken eller avvis saken dersom du ikke er rette person.
  2. Vurder og foreslå hensiktsmessige tiltak. Gjennomfør det som er nødvendig dersom det kan skje uten avklaring med linjen. Dette gjør du utenfor avvikssystemet.
  3. Avslutte saken i avvikssystemet:
    • Gå inn på saken i avvikssystemet.
    • Beskriv hva du har gjort for å løse saken under Gjennomføring og evaluering av tiltaket.
    • Klikk på Merk tiltaket som gjennomført for å avslutte saken.
  4.  Den som har meldt saken mottar epost om at saken er avsluttet.

Slik kan studenten følge saksgangen #

  • Studenten som melder inn en sak får en epost med lenke til saken når saken er tatt til behandling på fakultetet, og kan dermed følge saksgangen.
  • Studenten får epost når saken er avsluttet (lukket) av studiekvalitetskontakten. 

HMS #

  • Skader, nestenulykker, farlige situasjoner for ansatte og studenter, regelbrudd eller melding om forslag til forbedringer for helse, miljø og sikkerhet. HMS-avvik kan for eksempel være skade på mennesker, miljø, bygg eller materiell. 

Varsling #

  • Varsling er å si i fra om kritikkverdige forhold som mobbing, trakassering, seksuell trakassering, brudd på lov og regelverk, etiske normer og alvorlige forhold som kan skade universitetet eller samfunnet, fare for liv og helse. Slike meldinger skal ikke meldes i avvikssystemet, men meldes som "kritikkverdige forhold"

Kontakt #

Blir ikke avvik- og varslingssaker fra studentene fulgt opp i henhold til krav i NTNUs system for kvalitetssikring av utdanning og underliggende rutiner og veiledninger, kan studentene kontakte fakultetets varslingsmottak.

0 Vedlegg
20220 Visninger
Gjennomsnitt (0 Stemmer)