Hovedside DOKU | Temaside om administrative systemer | Sider merket med ephorte

Saksbehandling og arkiv #

NTNU bruker Ephorte som verktøy for saksbehandling og arkiv. Ephorte knytter NTNUs enheter sammen i ett system og gjør saksbehandling og arkivering mer effektiv for saksbehandlere, ledere og arkivarer.

NTNUs Ephorte har løsning for:

• saksbehandling; håndtering av elektroniske dokumenter etter spesifikasjon SGK elektronisk saksbehandling
• elektronisk arkivering av dokumenter etter gjeldende krav, NOARK inkludert
• søk i arkivet, både på opplysninger om saker, poster og dokument, og fritekst i dokumenter
• utvalgsbehandling; møtevirksomheten for styre, råd og utvalg
• innsyn og offentlig postjournal, samt styre, råd og utvalg, på internett
• registrering og arkivering av e-post fra Outlook, samt saksbehandling i Outlook

Logg på Ephorte #

1. Logg på programfarm (Innsida - om programfarm og innlogging) og velg Ephorte etter innlogging på programfarm
2. Logg på Ephorte direkte fra startmenyen (Windowsikonet) ved å skrive Ephorte og deretter velge "Ephorte Programfarm" fra trefflisten
3. Logg på Ephorte via snarvei "vaffelmeny" på Innsida
   

Opplever du tekniske problemer med bruk av programfarm, ta kontakt med lokal IT eller Orakeltjenesten.

Tilgang og rettighetsstyring #

Ansatte med administrative oppgaver kan melde behov om brukertilgang til Ephorte. Brukertilgang til Ephorte skal godkjennes av leder. Ansatt får tildelt brukeridentitet i Ephorte med en rolle som er tilknyttet en administrativ enhet. Rolle og rettigheter gis på bakgrunn av opplysninger i mottatt meldeskjema.

Brukertilgang gis for den perioden den ansatte har arbeidsoppgaver som gir rett til tilgangen. Meld fra om opphør av behovet/arbeidsforholdet.

Dersom det skjer endringer etter tildelt rolle og rettigheter, må dette meldes til hjelp@doku.ntnu.no for korreksjon av rolle/tilganger.

Tildelt brukeridentitet er personlig, og passord skal aldri overdras til andre - heller ikke IT-personell og brukerstøtte, dette ihht NTNUs IT-reglement. Innlogging til Ephorte skjer med Feide.

Meldeskjema brukertilgang (docx)

Meldeskjema sendes til hjelp@doku.ntnu.no

Brukerveiledninger #

• Brukerveiledninger og saksbehandlingsstøtte for Ephorte
• Koder som brukes i Ephorte
• Ofte stilte spørsmål for Ephorte 
• Rutiner og regelverk for saksbehandling og arkiv finnes på NTNUs arkivplan (ntnu.arkivplan.no)

Meldingskanal #

• Ephorte - (meldingskanal) - for alle som bruker NTNUs sak- og arkivsystem Ephorte.

Kurs i Ephorte #

• Avdeling for dokumentasjonsforvaltning arrangerer kurs i Ephorte. Se kursoversikt 

Kontakt og brukerstøtte #

Kontakt oss på e-post: hjelp@doku.ntnu.no
Kontakt oss på telefon: 73 55 89 20
Besøk nettsiden vår: Hovedside DOKU

Ansatte ved Avdeling for dokumentasjonsforvaltning.