Hovedside DOKU

Sjekk om du kan finne det du lurer på angående ePhorte på denne lista.

Se også: Samleside om ePhorte.

Logg på

Innlogging ePhorte via programfarm. Innlogging skjer via Feide-pålogging.

Logg på Outlook klient

Brukernavn: brukernavn@ntnu.no
Passord: tildelt passord

Nettleser

Nettleser Internet Explorer benyttes og er satt som default ved bruk av ePhorte via programfarm.

Glemt passord?

Innlogging skjer via Feide-pålogging. Kontakt orakel@ntnu.no om ditt passord ikke fungerer.
Kontakt DOKU for passord for pålogging til ePhorte Outlook.

Kan jeg øve meg på ePhorte?

Logg inn på ePhorte-kurs. Her kan du øve deg på systemet og funksjonalitet. Velg "ephortekurs" i feltet database i innloggingsbildet.

Er ePhorte riktig installert?

Med bruk av ePhorte via programfarm kjører du programmet på en server. Du slipper å ha programmet installert på egen PC.

Får ikke tilgang til innboks for e-post - Importsentral

Feilmelding kan være: "InboxSeekProvider kan ikke søke etter Msg_Message" eller "Unable to validate data". Sjekk at riktig brukernavn og passord er satt i importsentralen, og at du har valgt riktig importsentral. Løsning kan være å slette passord og registrere passord på nytt. I noen tilfeller kan det være at ePhorte ikke får kontakt med Exchangeserveren. NTNU-IT vil da feilsøke.

Hva er en sak i ePhorte?

En sak består av en eller flere journalposter med tilhørende dokumenter, som er knyttet sammen under en felles identitet (saksnummer) og gjennom en del felles opplysninger.

Hva er en journalpost i ePhorte?

En journalpost (JP) betyr beskrivelse av dokument i papir- eller elektronisk form. Registrering av referanseopplysninger om det enkelte dokument (med eventuelle vedlegg). Referanseopplysninger kan være innholdsbeskrivelse, avsender, mottaker, datering mv. En journalpost skal alltid være knyttet til en sak. Det kan være mange journalposter knyttet til en sak.

Hva er et dokument i ePhorte?

Dokumentet som er knyttet til journalposten. Et dokument er en avgrenset og sammenhengende informasjonsmengde, framstilt for et bestemt formål. Informasjonen kan bestå av tekst, data, grafikk og bilder. Det kan være flere dokumenter knyttet til en journalpost; kun ett hoveddokument men ett eller flere vedlegg.

Hva er arkivverdig materiale?

Det er lettere å definere hva som IKKE er arkivverdig; ikke arkivverdig materiale skal ikke journalføres, er verken gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon og har gjerne en tidsbegrenset interesse.

Kan flere dokumenter vises samtidig?

Når man besvarer f.eks. et inngående brev med et nytt utgående brev i tekstbehandleren (Word) er det også mulig å ha det inngående brevet (restansen) åpent for lesing. Når du åpner et dokument direkte fra en sak ved å klikke på f.eks et Word-ikon eller PDF-ikon, vil dokumentet åpnes for lesing. Du kan ha flere dokumenter åpne for visning.

Endringer i journalpost eller dokument etter ferdigstilling og journalføring?

Når arkivar har journalført ditt ferdigstilte dokument, er dokumentet "låst". Kontakt DOKU for bistand.