Ephorte - kodeoversikt

Hovedside DOKU

Oversikt over koder og terminologi i Ephorte. Hvilke koder du vil møte, er avhengig av hvilken rolle du har i Ephorte.

Koder for:

  1. Typer dokument
  2. Status på sak
  3. Status på journalpost - inngående brev
  4. Status på journalpost - utgående brev, N-notat og X-notat
  5. Status på dokument
  6. Tilgang til saker og journalposter

Terminologi:

  1. Ephorte-terminologi

Typer dokument

Kode

Betyr

I Inngående arkivverdig dokument som journalføres (utløser restanse hos mottaker).
U Utgående arkivverdig dokument som journalføres.
N NTNU-internt arkivverdig notat (brev) som journalføres (utløser restanse hos mottaker).
X NTNU-internt arkivverdig notat (brev) som journalføres (utløser IKKE restanse hos mottaker).
S Saksfremlegg

 

Status på sak

Kode

Betyr

A Avsluttet
B Under behandling
R Reservert
U Utgått
X Benyttes ikke - Saken er ikke gjenstand for oppfølging

 

Status på journalpost - inngående brev

Kode

Betyr

A Avsluttet
J Journalført
M Midlertidig registrert
U Utgått/flyttet
S Registrert/oppdatert av saksbehandler

 

Status på journalpost - utgående brev, N-notat og X-notat

Kode

Betyr

A Avsluttet
J Journalført
R Reservert
U Utgått
F Ferdig
E Ekspedert (kun på utgående, settes automatisk ved bruk av funksjon ekspeder med e-post)
   

Status på dokument

Kode

Betyr

B Behandles
F Ferdig

 

Tilgang til saker og journalposter

Kode

Betyr

XX Midlertidig sperret
U Unntatt offentlighet
F Forskning
P / PX / PM Personalsaker, sensitive personalsaker, personalmappe
FS / S / SX Felles studiesaker, studiesaker, sensitive studiesaker
Ø Økonomisaker
H Helse, miljø og sikkerhet
L Ledelse

 

Ephorte-terminologi

Begrep

Betyr

 

Arkivbegrensning Å holde utenfor eller fjerne dokumenter som verken er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon.
Arkivdel

Del av et arkiv hvor arkiverte saker er ordnet etter et felles ordningsprinsipp.

Arkivverdige dokumenter

Dokumenter som mottas eller produseres som ledd i den virksomhet et organ utøver, og som ikke er gjenstand for arkivbegrensning.

Eksempler: møteinnkallinger, -referater og -protokoller fra eksterne instanser må vurderes i hvert tilfelle. Innkallinger hvor NTNU er direkte involvert i møte skal normalt journalføres hvis det medfører saksbehandling eller det er viktig å dokumentere deltakelse.

Hvis en NTNU-ansatt representerer institusjonen i eksterne organer vil det normalt være det organet som har arkivansvaret. Unntak kan være at sakene må saksbehandles ved NTNU som forberedelse.

Som ikke arkivverdig post regnes normalt trykksaker, offentlige publikasjoner, rundskriv, utskrifter/kopier fra andre organer og annet mangfoldiggjort materiale, så lenge de ikke tilfredsstiller kravene til arkivverdig post, jfr. arkivloven med forskrifter § 3-19.

Informasjonspost er ikke arkivverdig materiale.

Avskrivning Registrering av opplysninger i journalen om når og hvordan behandlingen av et inngående dokument er blitt avsluttet.

Dokument

Dokumentikon:

En avgrenset og sammenhengende informasjonsmengde, framstilt for et bestemt formål. Informasjonen kan bestå av tekst, data, grafikk og bilder.

En journalpost består av ett eller flere dokument, hvorav ett må være hoveddokument.

Dokumenttype I ePhorte finnes følgende dokumenttyper:
I - Inngående dokument
U - Utgående dokument
N- Internt notat med oppfølging
X - Intern notat uten oppfølging
S- Saksfremlegg
Dokumentkategori Dokumenter som har noen felles egenskaper som gjør at de kan beskrives på samme måte og kan ha samme type krav til utseende, innhold og lignende. Eksempler: brev og møtereferater. Det er ikke nødvendig å fylle inn dette ved opprettelse av en journalpost, da informasjonen gjerne finnes andre steder i journalposten.
Dokumentflyt Behandlingsrekkefølge for et dokument, som omfatter de trinn eller faser som inngår i rekkefølgen. Eksempler: sende et dokument til godkjenning.
Elektronisk arkiv Elektronisk lagring av arkivverdige og eventuelt ikke arkivverdige dokumenter innenfor rammen av arkivsystem (NOARK).

Hurtigmeny

Hurtigmenyer i Ephorte åpnes ved at du plasserer musepekeren over et ikon med pil.

Eksempelet til venstre er fra et dokumentikon.

Innhold Brukes i journalposten for å beskrive dokumentet, blir tittel på dokumentet som produseres
Internt arbeidsdokument Mappedokument, Benyttes ikke til registrering i Ephorte ved NTNU
Internt notat Dokument (N eller X) som er utarbeidet for et forvaltningsorgans interne saksforberedelse, enten av organet selv eller av et underliggende organ, av særlige rådgivere eller sakkyndige eller av et departement til bruk i et annet departement. Interne notater skal journalføres.

Journalpost (JP)

JP-ikon

Journalpost betegner en journalføring av ett eller flere saksdokumenter som inngår i en felles forsendelse. En journalpost er nøkkelopplysninger/metadata vedrørende en dokumentforsendelse.

Nøkkeldata som alltid skal registreres og dermed blir søkbare:

  • Dokumenttype
  • Overskriften i dokumentet gir dokumentbeskrivelsen.
  • Dokumentdato
  • Avsender og mottaker
  • Saksbehandler ved NTNU
  • Lov og paragraf, hvis dokumentet er unntatt offentlighet
En journalpost skal alltid være knyttet til en sak.
Klassering Registrering av en eller flere ordningsverdier spesifikk for den arkivdelen saken tilknyttes.
Offentlighetsvurdering Se tilgangsvurdering.

Oppslagsknapp

Knappen gir mulighet for oppslag i et register. Eksempler: lovhjemmel-, adresse- eller brukerregister i ePhorte.
Ordningsprinsipp

Hovedprinsipp for ordning av saker innenfor en arkivdel er for eksempel en arkivnøkkel. NTNUs  arkivnøkkel er basert på statens fellesnøkkel.

Det finnes også andre ordningsprinsipper som fødselsnummer og navn. Disse benyttes for eksempel på personalmapper eller bygningsnummer i eiendomsarkiv.

Ordningsprinsipp med tilhørende verdier kan også benyttes som søkebegrep for å lete frem saker som omhandler samme objekt eller emne.

Ordningsverdi De verdier som er tillatt benyttet innenfor et ordningsprinsipp. Eksempler: en arkivkode hentet fra arkivnøkkelen,ansattnummer, bygningsnummer osv.
Post

Innkomne dokumenter, uavhengig av forsendelsesmåte (elektronisk -post, telefaks, skjema, innskannede dokumenter osv). . Dokumenter som kommer på faks eller e-post må arkivtjenesten skanne og journalføre på samme måte som med dokumenter mottatt per post.

Telefaks og elektronisk post (e-post) skal behandles som vanlig post. De skal derfor vurderes etter de samme kravene til et saksdokument som vanlig post.

Presedens Prinsipielt viktig avgjørelse som er regeldannende for behandling av likeartede saker.
Restanse Når saksbehandler mottar et dokument som krever oppfølging, kalles dette en restanse. Restansen oppheves ved å avskrive dokumentet. Se avskrivning.

Sak

Sakikon

En sak består av én eller flere journalposter med tilhørende dokumenter.

Saksbegrepet benyttes til å lenke registrerte journalposter som logisk hører sammen til en felles identitet og som identifiseres med et felles saksnummer.

Saksansvarlig Saksbehandler som er ansvarlig for behandling av saken som helhet.
Saksbehandler Den person som er ansvarlig for oppfølging og behandling av ett eller flere dokumenter i en sak. Det må være samme saksbehandler for alle dokumenter i én journalpost.
Saksbehandling Saksbehandling er støtte til det konkrete arbeidet med å etablere fakta og formulere resultatet i en sak.
Saksdokument Etter offentlighetsloven er forvaltningens saksdokumenter dokumenter som er utferdiget av et forvaltningsorgan , og dokumenter som er kommet inn til eller lagt fram for et slikt organ. Et saksdokument er alltid arkivverdig, men ikke alle arkivverdige dokumenter er saksdokumenter.
Saksflyt Saksflyt er en beskrivelse av hvilke etapper og instanser et dokument/en sak går gjennom i saksbehandlingen.
Saksgang

Saksgang er dokumentets formelle gang gjennom arkivsystemet.

  1. Mottak
  2. Journalføring
  3. Fordeling
  4. Saksbehandling, inkludert saksflyt
  5. Godkjenning
  6. Ekspedering og arkivering

Søkeknapp

Her kan du utføre søk utover det som ligger i venstremenyen ePhorte.
Tekstdokument Det elektroniske dokumentet som saksbehandler selv produserer, enten det er et hoveddokument eller et vedlegg.
Tilgangskode Kode som benyttes for å skjerme opplysninger som er unntatt offentlighet eller belagt med taushetsplikt. Bare de som er klarert for den aktuelle tilgangskode og autorisert for koden får se de opplysninger som er skjermet.
Tilgangsvurdering

Vurdering av om dokumentet skal skjermes mot innsyn, valg av korrekt lovhjemmel og påføring av tilgangskode. Dette gjelder både internt og eksternt. Leder/saksbehandler har plikt til å kontrollere anvendt hjemmel som er påført journalførte dokumenter.

 

 

 

 

 

   

 

 

 

0 Vedlegg
14845 Visninger
Gjennomsnitt (0 Stemmer)