Retningslinjer for hovedekskursjonen for studenter ved Fakultet for ingeniørvitenskap (IV).

Reglementet gjelder for hovedekskursjoner fra og med våren 2020.

Retningslinjer - studentekskursjoner

Les FUS sine nye retningslinjer i forbindelse med studentekskursjoner, vedtatt juni 2020: FUS - nye retningslinjer - studentekskursjoner

Legg spesielt merke til:

1. Egenandelen ble redusert til 10 000,- per pers
2. Reisemål til/i Europa møter kravet om NTNUs begrensning av karbonavtrykk, reiser utenfor Europa krever særskilt søknad og etterfølgende vurdering og vil unntaksvis kunne godkjennes (gjelder f.o.m. vår 2023).
3. NTNU vil ikke kunne dekke noen ekstra utgifter ved uforutsette hendelser. Reisekomitéene som planlegger ekskursjon, må foreta en réell risikovurdering av ekskursjonen for å kunne få støtte fra NTNU. Reiseforsikring og avbestillingsforsikring er også krav for å få reisestøtte fra NTNU.

Forberedelser til ekskursjonen

Det er svært viktig at både ekskursjonsledere og komiteen setter seg grundig inn i *Veiledning til HMS-retningslinjer for ekskursjoner*

Den inneholder viktig informasjon om blant annet

• Beredskap og kommunikasjon
• Risikovurdering
• Registrering av deltakere hos UD
• Utfylling av feltkort m.m.

Tidsrom og reisemål

1. Hovedekskursjonen arrangeres normalt for studenter i 3. eller 4. årskurs, avhengig av studieprogrammets oppbygging.
2. Hovedekskursjonen skal foregå innenfor det tidsrommet som er fastsatt gjennom vedtak om "Studiekalender" ved NTNU hvert år, det vil si siste undervisningsuke før påske. Hovedekskursjoner utenom dette tidspunktet vil ikke bli godkjent.
3. Hvis noen velger å benytte dager uten ordinær undervisning ved NTNU til å forlenge fraværsperioden, skjer dette i privat regi.
4. Gjennomføring av hovedekskursjon skal ikke gå utover ordinær undervisning.
5. Reisemål skal være et sted hvor ekskursjonsledelse/institutt/fakultet har faglig nettverk, og alle reisemål må begrunnes faglig.
6. Reisemål til/i Europa møter kravet om NTNUs begrensning av karbonavtrykk, reiser utenfor Europa krever særskilt søknad og etterfølgende vurdering og vil unntaksvis kunne godkjennes (gjelder f.o.m. vår 2023).

Økonomi

1. Fakultetet støtter studentene med kr 1,500,- pr student forutsatt at ekskursjonen foregår innenfor det avsatte tidsrommet og ikke går utover ordinær undervisning.
2. Studenter kan kun få støtte fra fakultetet til én ekskursjon i løpet av studietiden.
3. Fakultet dekker kostnader for nødvendig antall reiseledere (ansatte) ut i fra ekskursjonens størrelse. Antallet må avklares med fakultetet på forhånd.
4. Ekskursjonen bør legges opp slik at den økonomisk sett er et reelt tilbud til alle studenter.
5. Studentenes egenandel settes til maks 10.000 kr.

Praktisk gjennomføring

1. En ekskursjonskomité bestående av studenter fra studieprogrammet etableres i løpet av våren i studieåret før ekskursjonen avvikles. Studentene i studieprogrammet er selv ansvarlig for å opprette en komite og melder til studieprogrammet hvem som er medlemmer i komiteen.
2. Studieprogrammet oppnevner ekskursjonsleder. Ekskursjonsleder skal være en vitenskapelig ansatt tilknyttet studieprogrammet. Se pkt. 20 - 21 for ekskursjonsleders ansvarsområde.
3. Ekskursjonskomiteen skal utvikle et program i samarbeid med vitenskapelig ansatte tilknyttet studieprogrammet, se pkt. 17 - 19. Programmet skal godkjennes av studieprogrammet.
4. Ekskursjonskomiteen skal i samråd med ekskursjonsleder ha ansvaret for det praktiske opplegget for ekskursjonen med fastlegging av reiserute, bestilling av billetter, reservering av hotell og lignende.
5. Studieprogrammet skal holdes kontinuerlig oppdatert om planlegging av ekskursjonen. Dette kan inkludere informasjon om program med reisemål, forslag til bedrifter, total kostnad samt estimert egenandel per student, reiserute, osv.
6. Ekskursjonskomiteen skal levere en liste over deltakerne, i henhold til NTNUs retningslinjer for studenter og ansatte som deltar på feltarbeid[[NTNUs retningslinjer for studenter og ansatte som deltar på feltarbeid| i god tid før avreise.
7. Ekskursjonskomiteen skal sørge for at alle deltakere kjenner til IVs reglement for ekskursjon og gjeldende retningslinjer for feltarbeid, se over.
8. Alle studenter som deltar på reisen må ha egen reiseforsikring. NTNU er som statlig organ selvassurandør og kan ikke tegne forsikring for studenter. NTNU kan bli erstatningsansvarlig etter alminnelige erstatningsregler dersom NTNU eller noen som NTNU hefter for (ansatte) har opptrådt uaktsomt, dvs kan bebreides for den skade som har skjedd. NTNU har ikke noe ansvar for den eventuelle private delen av reisen. For ansatte gjelder særavtaler for reiser innenlands og utenlands for statens regning som har egne bestemmelser om forsikring. Se Statens personalhåndbok pkt. 9.2 og 9.3.

Faglig innhold

1. Ved fastlegging av ekskursjonsmål skal det faglige utbyttet være bestemmende. Med faglig menes her besøk ved bedrift og/eller organisasjon som gir innsikt i produksjon, undervisning, forvaltning, forskning, industrivirksomhet, markedsføring eller organisasjons-/bedriftskulturelle aspekter.
2. Ekskursjonskomitéen og ekskursjonsleder(e) utarbeider i fellesskap forslag til reisemål og faglig program.
3. Programmet skal normalt omfatte bedrifts- og/eller institusjonsbesøk på de fem virkedagene i ekskursjonsuken.

Ekskursjonsleders ansvar

1. Ekskursjonsleder er faglig ansvarlig for ekskursjonen og har ansvaret for at den blir gjennomført på en forsvarlig måte.
2. Ekskursjonsleder skal sørge for at deltakerne får nødvendig oppfølgning dersom det skjer uforutsette hendelser (for eksempel sykdom eller skade) og sørge for at fakultetet blir varslet. Alle deltakere skal ha ekskursjonsleders kontaktinformasjon lett tilgjengelig.
3. Les IV-fakultetets retningslinjer for alkoholbruk.

Etterarbeid

1. Etter ekskursjonen er gjennomført sendes rapport og regnskap for ekskursjonen til studieprogrammet snarest mulig.

Alternativ til hovedekskursjon

Fra 2018 er det krav om at det utarbeides et alternativt opplegg for de studentene som ikke drar på ekskursjon. Mer informasjon om dette opplegget vil komme når tidspunktet for ekskursjon nærmer seg. Les mer på wikisiden "alternativt tilbud til hovedekskursjonen".