Retningslinjer for hovedekskursjoner for studenter ved Fakultet for informasjonsteknologi og elektroteknikk (IE). Retningslinjene er basert på vedtak fra FUS (Forvaltningsorganet for Sivilingeniørutdanningen).

Retningslinjene vil bli oppdatert i løpet av mai 2024, så følg med.

Har du spørsmål? Kontakt Kjersti Marie Bakken.

Frister

• 1. mai (året før ekskursjonsuka):
  Innen denne datoen skal fakultetet oppnevne faglige ekskursjonsledere, og studenter etablerer ekskursjonskomitéer for påfølgende års ekskursjon.
• 1. februar:
  Frist for innsending av søknad om økonomisk støtte fra fakultetet. Bruk søknads- og budsjettmal som du finner nest nederst på denne siden.
• 14 dager før avreise:
  Fullstendig program med deltakerliste, reiserute med nøyaktig tidsangivelse for ankomst og avreise for bedrifter og overnattingssteder, samt budsjett leveres til fakultetet. Send en oppdatert og fullstendig versjon av søknaden.
• 15. juni / 15. november (etter ekskursjonsuka):
  Etter at ekskursjonen er gjennomført er ekskursjonskomitéen ansvarlig for at det blir utarbeidet en rapport som skal sendes til fakultetet. Bruk rapportmalen som du finner nest nederst på denne siden.

Tidsrom, reisemål og reiserute

1. Hovedekskursjonen arrangeres normalt for studenter i 3. eller 4. årskurs, avhengig av studieprogrammets oppbygging. For fakultetets 5-årige program i teknologi er hovedekskursjon lagt til 6. eller 8. semester, og for 3-årige studieprogram er den normalt lagt til 5. eller 6. semester.
2. Studenter på 2-årig masterprogram kan delta på ekskursjon sammen med det tilhørende 5- eller 3-årige programmet.
3. Hovedekskursjonen skal foregå innenfor det tidsrommet som er fastsatt gjennom vedtak om "Studiekalender" ved NTNU hvert år, det vil si siste undervisningsuke før påske. Hovedekskursjoner utenom dette tidspunktet vil ikke bli godkjent uten avtale.
4. Gjennomføring av hovedekskursjon skal ikke gå utover ordinær undervisning. Dersom hovedekskursjonen kombineres med ferieopphold er dette for den enkelte students egen regning og risiko. Retur til campus skal være rett etter påske.
5. Reisemål skal være et sted hvor ekskursjonsledelse/institutt/fakultet har faglig nettverk, og alle reisemål må begrunnes faglig.
6. Reiseruta legges opp med Trondheim som start- og endepunkt (evt. Gjøvik eller Ålesund om det er studenter som studerer der med på ekskursjonen).
7. Reisemål til/i Europa møter kravet om NTNUs begrensning av karbonavtrykk. Reiser utenfor Europa krever særskilt søknad og etterfølgende vurdering, og vil unntaksvis kunne godkjennes. Ett viktig krav til søknaden er at den må være faglig begrunnet og støttet av de faglige veilederne.

Etablering av ekskursjonskomité

1. Ekskursjonskomitéene, bestående av faglig(e) ekskursjonsleder(e) og valgte studenter, utarbeider i fellesskap forslag til reisemål og faglig innhold.
2. Faglig(e) ekskursjonsleder(e) oppnevnes av fakultetet, og klassetillitsrepresentantene forestår valg av studentmedlemmer til ekskursjonskomitéene.
3. For ekskursjoner inntil 50 deltakere er det nok med én ekskursjonsleder. Hvis det er flere enn 50 deltakere, vil det oppnevnes to ekskursjonsledere.
4. En faglig ekskursjonsleder skal normalt være tilsatt i fast, vitenskapelig stilling ved fakultetet.

Studenters og faglig ekskursjonsleders ansvar

1. Studenter tillates ikke å opptre på vegne av NTNU når de søker bedrifter/institusjoner om økonomisk støtte til ekskursjoner. NTNUs brevpapir eller papir som kan forveksles med dette, kan ikke brukes. Faglig(e) ekskursjonsleder(e) skal ikke underskrive forespørsler om støtte.
2. Alle studenter som deltar på reisen, må ha personlig reiseforsikring. NTNU er som statlig organ selvassurandør og kan ikke tegne forsikring for studenter. NTNU kan bli erstatningsansvarlig etter alminnelige erstatningsregler dersom NTNU eller noen som NTNU hefter for (ansatte) har opptrådt uaktsomt, dvs. kan bebreides for den skade som har skjedd. NTNU har ikke noe ansvar for den eventuelle private delen av reisen.
3. Faglig(e) ekskursjonsleder(e) er ansvarlig for ekskursjonen og har ansvaret for at den blir gjennomført på en forsvarlig måte. Dette ansvaret innebærer å være godt forberedt på å håndtere mulige uønskede hendelser som kan oppstå og å sørge for at egen enhet ved NTNU blir varslet. Alle deltakere har et selvstendig ansvar for å ivareta hensynet til egen og andres sikkerhet, og å følge de instrukser som er gitt av ekskursjonsleder. Fakultetet har utarbeidet et tiltakskort for hovedekskursjon.
4. Fakultetet vil ikke kunne dekke noen ekstra utgifter ved uforutsette hendelser. Reise- og avbestillingsforsikring er også krav for å få reisestøtte fra fakultetet.

Faglig innhold

1. Ved fastlegging av ekskursjonsmål skal det faglige utbyttet være bestemmende. Med faglig menes besøk ved bedrifter og/eller organisasjoner som gir innsikt i produksjon, undervisning, forvaltning, forskning, industrivirksomhet, markedsføring eller organisasjons- eller bedriftskulturelle aspekter.
2. Faglig ekskursjonsleder skal være involvert i fastlegging av ekskursjonsmål, samt godkjenne det faglige opplegget før søknad om støtte sendes til fakultetet.
3. Programmet skal normalt omfatte bedrifts- og/eller institusjonsbesøk på de fem virkedagene i ekskursjonsuka. Varigheten av programmet bør være tilsvarende en normal arbeidsdag, reisetid inkludert.
4. Studentene skal i samråd med faglig ekskursjonsleder ha ansvaret for det praktiske opplegget for ekskursjonen med fastlegging av reiserute, bestilling av billetter, reservering av hotell-/hostelplass og andre praktiske arrangement.

Økonomi

1. Fakultetet støtter med et fast beløp på 1500, - pr. student, under forutsetning av at alle krav oppfylles.
2. Fakultet dekker kostnader for nødvendig antall faglige ekskursjonsledere (ansatte). Antallet må avklares med fakultetet på forhånd.
3. Ekskursjonen bør legges opp slik at den økonomisk sett er et reelt tilbud til alle studenter. Maksbeløpet for egenbetaling er en indeksregulert sats, og var i 2020 satt til 10.000kr. Bruk priskalkulatoren fra SSB for å se dagens sats.
4. Studenter kan kun delta én gang på hovedekskursjon selv om de skifter studieprogram

Etterarbeid

Etter at ekskursjonen er gjennomført er ekskursjonskomitéen sammen med faglig ekskursjonsleder ansvarlig for at det sendes rapport med et reelt regnskap for ekskursjonen til fakultetet snarest mulig. Rapporten kan være til nytte for neste års kull i planleggingen av deres ekskursjon.

Maler

• Last ned mal for å skrive søknad om støtte
• Last ned mal for å lage budsjett
• Se mal for hvordan skrive rapport

Alternativ til hovedekskursjon

Fra 2018 er det krav om at det utarbeides et alternativt opplegg for de studentene som ikke drar på hovedekskursjon. Det alternative opplegget arrangeres av IE-fakultetet i samarbeid med Fakultet for ingeniørvitenskap (IV) og Fakultet for naturvitenskap (NV). Arrangementet legges til samme uke som hovedekskursjonen. Les mer om tilbudet her.