Tilbake

Bruk av ADI

Siden handler om bruk av ADI bilag. Ny rutine og mal for innsending av ADI bilag 07.03.2018.

Sider merket regnskap | Periodiseringsbilag

Hva er ADI? #

ADI er elektronisk ompostering via excel.

Et ADI-bilag benyttes i hovedsak ved større antall posteringer, det vil si 15 linjer eller mer. For å oppnå tilstrekkelig antall linjer kan enhetene for eksempel forberede et bilag hvor man samler opp omposteringer et par ganger i måneden.

Skjema for generelle omposteringer (ADI) (oppdatert 11.06.2018)

Omposteringer av lønnstransaksjoner på BOA-prosjekter #

For omposteringer av lønn fra bevilgningsøkonomien til et BOA-prosjekt (bidrags og oppdragsfinansiert aktivitet), eller mellom to BOA-prosjekter, skal et skjema som inkluderer beregning av indirekte kostnader benyttes.
Skjema for omposteringer (ADI) av lønnstransaksjoner på BOA-prosjekter  (oppdatert 09.01.2019)

Innsending av ADI-bilag #

Alle ADI bilag blir behandlet av robot, derfor blir følgende viktig:

  • ADI-, periodiserings- og kvalitetssikring-bilag skal alle sendes til kontakt@okavd.ntnu.no. Merk først i emnefeltet hvilken type bilag det gjelder (ADI-, periodisering- eller kvalitetssikringsbilag). F.eks.: Emne: ADI-ompostering til NN.
  • E-post adressene e-bilag@adm.ntnu.no og periodisering@adm.ntnu.no fases ut
  • Scannet orginalbilag med attestasjon og anvisning av den som har anvisningsmyndighet for det kstedet/kstedene SKAL sendes sammen med excel bilaget 
  • Det er viktig at nye oppdaterte maler fra denne siden brukes
  • Det må kun sendes et bilag per sak
  • Det er kun en dag i måneden det sendes inn Kvalitetssikringsbilag. Det blir veldig viktig å skrive i emnefeltet «kvalitetssikringsbilag», slik at den blir plukket opp umiddelbart.
  • Elektronisk signatur godtas ikke av robot.

Ved feil på bilaget, vil saken automatisk blir returnert til avsender med beskjed om hva som er feil. Bilag må rettes opp av avsenderen og sendes inn som en ny sak

Robot leser ikke dine kommentarer. Spørsmål sendes til kontakt@okavd.ntnu.no

Dersom tilbakemeldinger fra robot ikke er forståelig e.l., gi oss gjerne tilbakemelding på samme adressen.

Et ADI-bilag skal inneholde #

Art, sted, prosjekt og analyse, hver av dem har antall tegn.

  • Disse kolonnene bør ha verdien tekst for å kunne skrive nuller (Formater verdien i kolonnene til tekst i stedet for standard)
  • Art skal ha 4 tegn
  • Sted skal ha 6 tegn
  • Prosjekt skal ha 8 tegn (hvis det ikke skal være prosjekt på transaksjonen, skal det være 8 nuller)
  • Analyse skal ha 6 tegn (hvis det ikke skal være analyse på transaksjonen, skal det være 6 nuller)

Det skal ikke benyttes formler i kolonnen for debet og kredit

  • Kun to tall etter komma
  • Er det flere siffer bak komma, bruk formelen avrund i excel, for så å lime inn verdier
  • Sjekk at debet og kredit er lik

Tekstfeltet skal gi en mest mulig spesifikk referanse slik at postene ikke slås sammen i Discoverer-rapporter.

  • Er det lik tekst på en transaksjon som har lik kontering på både art, sted, prosjekt og analyse, vil posteringene (linjene), slås sammen i Discoverer-rapporter.
  • Det bør henvises til bilagsnummer/fakturanummer på omposteringen, samt hva omposteringen gjelder, jfr bokføringsloven og bokføringsforskriftens § 5-12.

Spesielle føringer #

Dersom det er føringer på konti i 47-serien så skal det være vedlagt registreringsskjema/endringsskjema.

Posteringer som gjelder import av tjenester med føringer på 2702 så må begge transaksjonene ha henvisning til hvilken faktura det gjelder.

Bilag/Internhandel mellom flere ksted så er kravet at det kun skal være anvisning på de som tar kostnaden.

Posteringer som gjelder lønnskonti som går via PAGA skal omposteres på konto 5899.

Bilaget skal IKKE inneholde #

Føringer på balanse konti (1000-2999)

  • unntak er 2702 (import av tjenester)

Der egne rutiner for periodisering.

Føringer med mva-kode

  • Mva-koder blir ikke ivaretatt  med ADI-bilag      

Dersom det er ompostering med mva-kode skal manuell ompostering benyttes.

Føringer på inntektskonti (3000-3999)

  • Unntak er 3902 (intern viderefordeling av bevilgning)
  • Føringer på 3902 skal gå i null og ikke benyttes på BOA-prosjekt.

Ufullstendig ADI-bilag #

Det kan være flere grunner til at et ADI-bilag anses som ufullstendig.

  • Art, sted og analyse er enten utløpt eller deaktivert
  • Bilaget er ufullstendig (ikke antall siffer tegn på art, sted, prosjekt og analyse)
  • Debet og kredit er ikke lik
  • Dersom det er føringer på 4-serien uten at det er lagt ved registreringsskjema/endringsskjema
  • Det er ikke sendt med scannet bilag med signatur

Ufullstendige bilag vil bli avvist (ikke postert i regnskapet) og returnert til avsenderen.

0 Vedlegg
23800 Visninger
Gjennomsnitt (1 Stemme)