Bookitlab

Hva er Bookitlab?

In english.

Bookitlab er NTNU sitt nye labstyringssystem. Det er et såkalt CFMS - Core Facility Management System, men det betyr ikke at det bare kan brukes ved kjernefasiliteter. I bunn og grunn så er det et bookingsystem, laget for booking og administrasjon av forskningsinfrastruktur. Det kan også brukes til å registrere utlån, bruk og reservasjon av annet utstyr. 

Alle med NTNU-Feide kan logge inn i Bookitlab. 

 Logg inn i Bookitlab

 

Hvem kan ta i bruk Bookitlab?

Alle leiesteder og kjernefasiliteter kan ta i bruk det nye systemet. Jo flere som tar det i bruk, desto større nytte for NTNU. Lurer du på om det er noe for ditt eller dine leiesteder? Ta kontakt med prosjektleder Børge Godhavn

Hva kreves for å komme i gang?

Opplæringen vil foregå trinnvis, basert på 3-4 sesjoner etter behov. Involverte roller er ansvarlig ingeniør/lableder/tilsvarende rolle, i tillegg til prosjektøkonom ved de enhetene som bruker laben. I sesjonene går vi igjennom oppsett av enheten, registrering av instrumenter, priser og prosjekter. Ekstra sesjoner kreves dersom moduler som bestilling av tjenester eller andre skal tas i bruk. Etter en uke eller to med bruk blir det opplæring i fakturering. 

Av opplæringsmateriell har vi opptak av opplæringssesjoner i Panopto, samt skriftlige veiledninger. Bookitlab har et brukerforum på teams hvor disse veiledningene er tilgjengelige. Brukerstøtte etter innføring skjer via NTNU Hjelp.

Hvem bruker Bookitlab?

Følgende enheter har innført Bookitlab: 

  • Kjemisk prosessteknologi (IKP)
  • Fysikk (IFY)
  • Kavliinstiuttet (KIN)
  • Nevromedisin og bevegelsesvitenskap (INB)
  • Institutt for sirkulasjon og bildediagnostikk (ISB)
  • Klinisk og molekylær medisin (IKOM)
  • CoMed (MH)
  • Vareproduksjon og byggteknikk (IVB)
  • Maskinteknikk og produksjon (MTP)
  • Geovitenskap og petroleum (IGP)
  • Konstruksjonsteknikk (KT)
  • Kunst- og medievitenskap (IKM)

FAQ

Generelle spørsmål

Alle brukere må logge inn via NTNU FEIDE, men hva med brukere fra SINTEF, eller andre “eksterne” brukere?

SINTEF-brukere må få gjestekonto (FEIDE-konto) ved NTNU. Prosedyren er relativt enkel, se mer ved å følge denne linken: https://innsida.ntnu.no/wiki/-/wiki/Norsk/Bestille+tilganger+til+systemer+og+rom

Finnes det, eller vil komme, en testversjon/sandbox vi kan inn og se på, for å finne ut om det kan hjelpe oss?

Det finnes. Ta kontakt med prosjektleder borge.godhavn@ntnu.no.

Kan instrumenter registrert i andre bookingsystem, f.eks. iLab, lett overføres til BookitLab?

iLab har ikke enkel eksport av instrument-data og derfor blir det litt vanskelig å importere. Men, dersom man har dataene tilgjengelig så er det mulig å importere til Bookitlab via excel-ark.

Må det ny anbudsrunde på labstyringsverktøy om 5 år?

Nei.

Funksjonalitet

Kan man gi brukere periodebegrenset tilgang til et instrument?

Periodebegrensning er mulig. BookitLab har flere muligheter til å legge inn begrensinger og booking-regler dersom man ønsker det.

Er det lett å hente ut ID på enhetene, slik at vi kan bruke disse på andre systemer?

Alle instrumenter, etc. har en unik ID og man kan også f.eks. printe ut QR koder med link til instrumentet.

Er det mulig å koble til Bookitlab kalender med for eksempel Outlook?

Det er muligheter for å eksportere diverse fra Bookitlab kalender men det er ikke integrering med Outlook. Det vil si at du kan ikke gjøre endringer i Outlook, og dermed endre bookingen i Bookitlab. Du kan eksportere kalenderes som ei statisk fil. Grunnen til dette er at det rett og slett er veldig komplisert, og foreløpig ikke prioritert fra Bookitlab sin side.

Må all booking godkjennes, eller kan det settes automatisk?

All booking må ikke godkjennes. Man kan åpne for at instrumentet eller enheten kan bookes uten godkjenning.

Som administrator kan du få mail når noen booker et spesifikt instrument?

Man kan sette opp regler som gir mail ved booking eller dersom andre ting dukker opp. Man kan også sette begrensninger slik at man må godkjenne en booking (pending status inntil det er godkjent).

Finnes Bookitlab som app for mobiltelefon?

Ja, Bookitlab har app for mobiltelefon. Vi anbefaler likevel at man bruker nettleseren på mobilen. Det fungerer vel så godt som appen. 

Er det mulig å legge inn behov for labtekniker-støtte, og at det går varsel til vedkommende når det foreligger?

Man kan legge inn at det er obligatorisk å ha med en labtekniker ved booking, eller legge inn behov for labtekniker- støtte ved booking (som en bestilling) dersom man ønsker å sette opp laben sin med den muligheten.

Når tekniker må gjøre service på et instrument å må reservere det slik at ingen andre booker det, kan dette gjøres uten prosjektnummer?

Når det utføres teknikser-service så legges dette inn som “off-time” og du behøver ikke prosjektnummer, nei. Alt av info kan registreres i samme slengen, slik som kalibreringsdata, logger, hvem som har gjort jobben, etc

Kan veiledere korrigere eller styre studenters booking?

Det kommer an på hvilke rettigheter du har i Bookitlab. En person med administrator-rettigheter for sitt leiested kan korrigere og styre alle brukere sin booking.

Kan brukere invitere eller legge til andre til sin reservasjon?

Vanlige brukere kan bare gjøre bookinger på vegne av seg selv. Om man kan invitere andre er et godt spørsmål – oss bekjent er det ikke en funksjonalitet per i dag.

Økonomi- og prosjekthåndtering

Kan man bruke Bookitlab uten å fakturere?

Ja, det går fint. Man kan registrere kun bruk.

Hvem er min prosjektøkonom?

Oversikt over hvem som er prosjektøkomer ved de ulike instituttene finnes her: https://innsida.ntnu.no/wiki/-/wiki/Norsk/Prosjektst%C3%B8tte+-+kontaktpersoner

Hva menes med prosjekt i Bookitlab-sammenheng?

Prosjekt = prosjektnummer. Enten et internprosjekt eller et BOA-prosjekt. K-sted er kostnads-sted..

Alle må ha et aktivt prosjektnummer for å kunne booke via Bookitlab. Hva med studenter som ikke har prosjektnummer?

Studenter må da få tilgang til et aktivt prosjektnummer (dette gjøres vel litt ulikt pr institutt/fakultet). Studenter bruker og deler ofte “generelle” prosjektnummer for hele instituttet, men dette kan nok variere mye. Det kan opprettes interne prosjektnummer for disse brukergruppene ved behov.

Er det kobling mot Maconomy?

Ja. Ved opprettelsen av prosjekt i Bookitlab, så taster man inn et prosjektnummer. Prosjektnummeret sjekkes mot databasen til NTNU, og kan være enten et internprosjektnummer eller et BOA-prosjektnummer. I tillegg hentes en del informasjon om prosjektet, som forhåndsutfylles i prosjektdetaljene.

Kan du booke instrument uten at bruker trenger å betale?

Man kan sette opp instrumenter som er gratis i bruk. Enten ved å sette pris = 0, eller at man rett og slett ikke kobler det til en pris.

Hva er BDM?

BDM er en med såkalt “Budsjettdisponeringsmyndighet” (ofte instituttleder, etc.). «BDM»-funksjonen er kanskje bedre kjent som «prokura», og er en person som kan attestere transaksjoner gjort på en gitt enhet. Alle posteringer som gjøres av et leiested må attesteres før det kan posteres i regnskapssystemet.

Er Oracle noe annet enn orakel (IT)?

Ja. Oracle er regnskapssystemet ved NTNU.

Fakturerer dette systemet direkte til prosjektnummer? Kan kostnader overstyres før faktura sendes?

Ja og nei. Systemet gjør ingenting med mindre en bruker sier at det skal gjøres det. Altså går det ingen helautomatiske transaksjoner fra systemet. Systemet kan automatisk generere et ADI-bilag (omposteringsbilag) og et fakturagrunnlag. Det første sendes til en robot, det andre til regnskapsavdelingen for opprettelse av faktura til kunde. Man kan gjøre endringer i pris direkte på fakturaen.

 

Opplæring og HMS

AHvis vi velger å styre opplæring viua Blackboard med egenpåmelding og autoevaluering, kan da det lages en kobling mellom opplæring og tilgang til instrumentet? Dvs Bookitlab sjekker om en person har gjennomført opplæring ved booking.

Per i dag er det ikke planlagt noen integrasjon med Blackboard. Så svaret er nei.

Om prosjektet

Labstyring var et prosjekt i porteføljen til Digitaliseringsprogrammet ved NTNU, som hadde ansvar for anskaffelses- og innføringsfasen. Prosjektet hadde oppstart høsten 2018, og videreføres som et innføringsprosjekt i 2021 under navnet Bookitlab. 

Prosjektet gjøres i samarbeid med Universitet i Bergen. UiB implementerer systemet samtidig med NTNU. Universitet i Oslo har vært med i anbudsprosessen, og har opsjon om å ta det i bruk. De har signalisert at de ønsker å starte med Bookitlab. 

Anbudsprosessen ble gjennomført i 2019 og systemet «Bookitlab» ble valgt på bakgrunn av høyest score på både kvalitet og pris blant tilbyderne. Pilotering ble gjennomført i perioden juni 2020 til februar 2021, og prosjektet er nå i en innføringsfase. 

I innføringsfasen vil prosjektet bestå av ei styringsgruppe, et kjerneteam i tillegg til lokale innføringsteam per fakultet. 

Styringsgruppe: 

Pål Richard Romundstad (leder, MH), Solveig Bakken (VM), Bernd Schmid (IV), Martin Gimmestad (NV), Jo-Are Nordli Eriksen, (IE), Tor Helge Stavdal (IV), Vidar Broholm (NV)

Kjerneteam: 

Børge Godhavn (prosjektleder), Bjørnar SporsheimHaagen WaadeBård TesakerThomas S. LøkkenMads Musum Ibsen

1 Vedlegg
5768 Visninger
Gjennomsnitt (3 Stemmer)