Alle brukere må logge inn via NTNU FEIDE, men hva med brukere fra SINTEF, eller andre “eksterne” brukere?

SINTEF-brukere kan nå benytte sin egen Feide. De må da velge SINTEF som "Affiliation" ved pålogging. Øvrige eksterne brukere må få gjestekonto (FEIDE-konto) ved NTNU. Prosedyren er relativt enkel, se mer ved å følge denne linken: https://i.ntnu.no/wiki/-/wiki/Norsk/Bestille+tilganger+til+systemer+og+rom

Finnes det, eller vil komme, en testversjon/sandbox vi kan inn og se på, for å finne ut om det kan hjelpe oss?

Det finnes. Ta kontakt med oss via NTNU Hjelp.

Kan instrumenter registrert i andre bookingsystem, lett overføres til BookitLab?

Dersom man har dataene tilgjengelig i et filformat (regneark) er det mulig å importere til Bookitlab.

Må det ny anbudsrunde på labstyringsverktøy om 5 år?

Nei.

Sette roller i Bookitlab (eks sette noen som Core Admin, Project Admin e.l.)

Eksisterende core admins administrerer dette selv (se bilde). Hvis det av en eller annen grunn ikke finnes noen core admin (eks sluttet i NTNU) så er rutinen:

• sjekk affiliations i bas om bruker har ansattilknytning (ikke gjest)
  • hvis ja, så er det greit å legge til som core admin
  • hvis nei, så kontakt instituttleder og be om bekreftelse

Kan man gi brukere periodebegrenset tilgang til et instrument?

Periodebegrensning er mulig. BookitLab har flere muligheter til å legge inn begrensinger og booking-regler dersom man ønsker det.

Er det lett å hente ut ID på enhetene, slik at vi kan bruke disse på andre systemer?

Alle instrumenter, etc. har en unik ID og man kan også f.eks. printe ut QR koder med link til instrumentet.

Er det mulig å koble til Bookitlab kalender med for eksempel Outlook?

Det er muligheter for å eksportere diverse fra Bookitlab kalender, men det er ikke integrering med Outlook. Det vil si at du kan ikke gjøre endringer i Outlook, og dermed endre bookingen i Bookitlab. Du kan eksportere kalenderes som ei statisk fil. Grunnen til dette er at det rett og slett er veldig komplisert, og foreløpig ikke prioritert fra Bookitlab sin side.

Må all booking godkjennes, eller kan det settes automatisk?

All booking må ikke godkjennes. Man kan åpne for at instrumentet eller enheten kan bookes uten godkjenning.

Som administrator kan du få mail når noen booker et spesifikt instrument?

Man kan sette opp regler som gir mail ved booking eller dersom andre ting dukker opp. Man kan også sette begrensninger slik at man må godkjenne en booking (pending status inntil det er godkjent).

Finnes Bookitlab som app for mobiltelefon?

Ja, Bookitlab har app for mobiltelefon. Vi anbefaler likevel at man bruker nettleseren på mobilen. Det fungerer vel så godt som appen.

Er det mulig å legge inn behov for labtekniker-støtte, og at det går varsel til vedkommende når det foreligger?

Man kan legge inn at det er obligatorisk å ha med en labtekniker ved booking, eller legge inn behov for labtekniker- støtte ved booking (som en bestilling) dersom man ønsker å sette opp laben sin med den muligheten.

Når tekniker må gjøre service på et instrument ogmå reservere det slik at ingen andre booker det, kan dette gjøres uten prosjektnummer?

Når det utføres teknikser-service så legges dette inn som “off-time” og du behøver ikke prosjektnummer, nei. Alt av info kan registreres i samme slengen, slik som kalibreringsdata, logger, hvem som har gjort jobben, etc

Kan veiledere korrigere eller styre studenters booking?

Det kommer an på hvilke rettigheter du har i Bookitlab. En person med administrator-rettigheter for sitt leiested kan korrigere og styre alle brukere sin booking.

Kan brukere invitere eller legge til andre til sin reservasjon?

Vanlige brukere kan bare gjøre bookinger på vegne av seg selv. Om man kan invitere andre er et godt spørsmål – oss bekjent er det ikke en funksjonalitet per i dag.

Kan man bruke Bookitlab uten å fakturere?

Ja, det går fint. Man kan registrere kun bruk.

Hvem er min prosjektøkonom?

Oversikt over hvem som er prosjektøkomer ved de ulike instituttene finnes her: https://i.ntnu.no/wiki/-/wiki/Norsk/Prosjektst%C3%B8tte+-+kontaktpersoner

Hva menes med prosjekt i Bookitlab-sammenheng?

Prosjekt = prosjektnummer. Enten et internprosjekt eller et BOA-prosjekt. K-sted er kostnadssted.

Alle må ha et aktivt prosjektnummer for å kunne booke via Bookitlab. Hva med studenter som ikke har prosjektnummer?

Studenter må da få tilgang til et aktivt prosjektnummer (dette gjøres vel litt ulikt pr institutt/fakultet). Studenter bruker og deler ofte “generelle” prosjektnummer for hele instituttet, men dette kan nok variere mye. Det kan opprettes interne prosjektnummer for disse brukergruppene ved behov.

Er det kobling mot Unit4 (økonomisystemet?

Ja. Ved opprettelsen av prosjekt i Bookitlab, så taster man inn et prosjektnummer. Prosjektnummeret sjekkes mot Unit4, og kan være enten et internprosjektnummer eller et BOA-prosjektnummer. I tillegg hentes en del informasjon om prosjektet, som forhåndsutfylles i prosjektdetaljene.

Kan du booke instrument uten at bruker trenger å betale?

Man kan sette opp instrumenter som er gratis i bruk. Enten ved å sette pris = 0, eller at man rett og slett ikke kobler det til en pris.

Hva er BDM?

BDM er en med såkalt “Budsjettdisponeringsmyndighet” (ofte instituttleder, etc.). «BDM»-funksjonen er kanskje bedre kjent som «prokura», og er en person som kan attestere transaksjoner gjort på en gitt enhet. Alle posteringer som gjøres av et leiested må attesteres før det kan posteres i regnskapssystemet.

Fakturerer dette systemet direkte til prosjektnummer? Kan kostnader overstyres før faktura sendes?

Ja og nei. Systemet gjør ingenting med mindre en bruker med administrasjonsrettigheter (core admin) sier at det skal gjøre det. Altså går det ingen helautomatiske transaksjoner fra systemet. Systemet kan enkelt sende alle omposteringer for et leiested for en gitt periode til Unit4. På samme måte kan systemet sende fakturagrunnlag direkte til fakturamodulen i Unit4 slik at fakturering til eksterne skjer derfra. Man kan gjøre endringer i pris direkte på fakturaen.

Hvis vi velger å styre opplæring via Blackboard med egenpåmelding og autoevaluering, kan da det lages en kobling mellom opplæring og tilgang til instrumentet? Dvs Bookitlab sjekker om en person har gjennomført opplæring ved booking.

Det er ikke planlagt noen integrasjon med Blackboard. Så svaret er nei.