Tilbake

Bildelagring

FotoWare er NTNUs nye bildelagringstjeneste. Her er veiledning for fakultetenes nettkontakter og interne fotografer som bruker tjenesten.

Bilder generelt #

Bilder for nedlasting fra NTNUs Flickr-kontoer, NTNU Universitetsbiblioteket og Trondheim kommune.

Videre nedover på denne siden finner du veiledning i bruk av NTNUs FotoWare-konto.

Logge på #

Dersom du har en privat datamaskin eller en datamaskin som ikke er administrert av NTNU, må du installere Cisco AMP. Cisco AMP er et anti-virusprogram som beskytter deg mot virus, hacking og annen skade. 

For deg som har trygg datamaskin og har fått tilgang og opprettet bruker: Logg på NTNUs FotoWare-konto. Da kommer du til arkivet for din enhet.

Tilgangsroller og tilgangsstyring for bildelagring i FotoWare.

Laste opp og merke filer #

Metadata #

Metadata som vi legger inn på filer kalles merking (tagging). Metadata er data eller informasjon som definerer og beskriver hoveddata, altså filene. Filene «ligger på», ordnes, finnes og brukes ved hjelp av metadata. Metadata gjør at bildene kan søkes opp (hvis tilgang for andre enn editor (admin) er satt), og sørger for at bildene kan deles og brukes (hvis tilgang for andre enn editor er satt).

Derfor: Alle filer må merkes godt og presist. 

Merking av bilder gjøres ved opplasting. Kun editors kan redigere metadata/merking etter opplasting.

I tillegg til de vanligste bildefiltypene, kan du også laste opp .pptx og .pdf, som kan ha både tekst og bilder.

Velg filer som skal lastes opp #

  • Klikk Last opp (blå knapp oppe til høyre).
  • Finn filene som skal lastes opp: Slipp filer her eller bla (flere filer som skal merkes likt kan lastes opp sammen)
  • Alle filer skal inn i Opplasting (som også er eneste alternativ her)
  • Nå må filen/e merkes. Du har et vindu med en rekke felt nedover. Feltene er buntet sammen etter type merking. De gule feltene er obligatoriske å fylle inn, og du får ikke lastet opp filer uten å fylle inn her.
  • Flere steder i opplasting må du bruke enter for at funksjon/informasjon virkelig skal komme med. Trykk enter hvis du er i tvil, så slipper du å oppleve at merkingen ikke kom med likevel.

Arkiv og merking #

  • Arkiv: Velg din enhet
  • Tittel: Navn på filen/filene. Dette kan være navn på en person, navn på en enhet, et arrangement eller annet.
  • Nøkkelord: Bruk funksjonelle nøkkelord (tags), og husk enter etter hvert ord eller frase slik at ordet/frasen blir markert og faktisk med som nøkkelord. Nøkkelordene bør ikke være for smale, da søker neppe noen på dem. Eksempel: egiett. Brede nøkkelord kan gjerne brukes, men helst alene da treff i søk blir stort etter hvert og derfor vil være til liten hjelp. Eksempel: forskning. Men forskning som nøkkelord fungerer godt sammen med et eller flere nøkkelord som forteller noe om type forskning. Eksempel: forskning og organisk kjemi. 
    Spesielt om institutter og merking:
    Ettersom instituttene er i fakultetsarkivet, anbefales å merke med instituttnavn slik at bilder for et bestemt institutt blir enkelt å søke opp. Bruk helst både institutt-akronymet (IFR, EPT, IAK osv.) og hele instituttnavnet (mange kjenner ikke akronymet). For editor: Opprett smartfolder for hvert institutt.
  • Beskrivelse: Her kan du legge inn informasjon om filen/filene. Skriv kort, godt og informativt.

Mer info #

  • Fotograf: Klikk på trestrukturen. Der finner du NTNUs mest brukte fotografer. Klikk på fotografen, og lukk ved å klikke på x. Fotografens navn skal nå være markert i blått. Hvis fotograf er en person som ikke står oppført, skriver du bare navnet inn på vanlig måte og trykker enter for at navnet skal bli markert i blått
  • Krediteres: Klikk på trestrukturen. Velg type kreditering, og lukk så med x. Hvis bildene for eksempel skal ha vanligste kreditering Foto: Navn på fotograf/NTNU: Skriv inn navnet slik at det blir stående Foto: Elin Iversen/NTNU (eksempel). 
  • Copyright-tekst: CC BY-SA 2.0 er mye brukt. Se CC-lisenser. Men hvilken copyright kommer an på 1) avtalen med fotograf, og 2) hva slags bruk som den/de som er fotografert har gitt samtykke til. Etter hvert vil det komme et utvalg ferdige copyright-valg i Last opp som ivaretar både bruksrettigheter og samtykke/personvern.
  • Tema: Klikk her og velg overordnet tema(er) for bildet/bildene. Lukk med x.

Personvern #

  • Samtykke: Klikk på trestrukturen. Velg rett alternativ (ikke nødvendig, samtykke innhentet, samtykke mangler). Lukk med x.
  • Begrunnelse for unntak: Her skriver du hvorfor det ikke er nødvendig med samtykke, eller hvorfor samtykke mangler.
  • Personer: Skriv navn på den som er fotografert. Hvis du laster opp flere bilder av flere personer, er det best å legge til navn på ett og ett bilde etter opplasting.
  • Bruksområder: Klikk på trestrukturen. Velg en eller flere alternativer. Lukk med x.

Se gjerne over merkingen du har lagt inn. Ikke glem enter! Til slutt klikker du Last opp (blå knapp nederst).

Sette tilgang #

Editor må sette tilgang på bilder som lastes opp, og velger mellom fire tilgangsnivåer på bilder i Prosess (blå knapp oppe til høyre):

  • Editor (Begrenset er brukt et annet sted) – åpent for nettkontakt/intern fotograf
  • Intern – åpent for roller i enhetsarkivet
  • NTNU – åpent via tema for alle roller på NTNU (editor, contributor og etter hvert consumer)
  • Offentlig – åpent for alle på bildeportal/«pressesenter»

I pilotperioden er de fleste bildene satt med tilgang Editor/Begrenset eller Intern. Etter hvert vil flere bilder legges åpent for alle ved NTNU, eller også helt åpent på nett for presse og andre.

Redigere metadata etter opplasting #

  • Fildetaljer og kameradetaljer er metadata som legger seg inn automatisk ved opplasting. Dette finner du i to faner rett over bildet
  • Etter opplasting kan det være behov for å redigere metadata. Klikk på bildet og gjør endringer i venstre meny, eller klikk Rediger metadata (blå knapp oppe til høyre)
  • Noe metadata kan bare legges inn etter opplasting, og det gjør du i venstre meny hvis aktuelt: Studium, Enhet og Sted
  • Underveis i redigering / ny metadata: Klikk grønn hake for å bekrefte

Bruke, organisere og dele #

Eksportere filer #

Del og bruk bilder i Liferay ved hjelp av eksportfunksjonen. En eksport i Liferay er en kopi av den originale filen. Liferay når originalen via en permalenke.

Eksport gjør at vi slipper mange nedlastinger og opplastinger av samme bilde til Liferays dokumentbibliotek. 

Opprett og bruk eksport:

  • Finn bildet du skal bruke, og klikk på det
  • Klikk Prosess (blå knapp oppe til høyre)
  • Klikk Eksporter
  • Tilpass eventuelt størrelse med mer
  • Klikk Publiser
  • Kopier lenken eller
  • Bygg inn eksport i widget på nettsiden med copy-paste av HTML-koden

Sett eventuelt utløpsdato for eksporten:

  • Klikk Prosess
  • Klikk Behandle eksporterte filer
  • Klikk kalenderikon
  • Sett siste dato for eksporten, det vil si når bildet skal fjernes fra nettsiden igjen
  • Klikk Utfør

Ikke opprett ny eksport hvis bildet skal brukes på flere nettsider og med samme varighet. Hvis utløp av eksporten skal være ulike tidspunkt, kan du opprette flere eksporter.

Eksporter kan avsluttes manuelt i Prosess og Behandle eksporterte filer.

Lage album #

  • Stå i Mine opplastinger 
  • Marker bilder ved å klikke på haken i action bar (smalt felt rett under bildene)
  • Klikk på Legg i Album (blå knapp under bildene)
  • Opprett nytt album eller velg eksisterende album
  • Legg til
  • Du kan også: Klikk Album (øverst mot venstre). Klikk Opprett+ (blå knapp oppe til høyre). Gi albumet navn, og bekreft med +
  • Når du har et bilde oppe finner du dessuten Legg i album i Prosess (blå knapp oppe til høyre)

Et album er metadata, og en måte å vise fram bilder på. I et arkiv kan det være mange album. Og et bilde kan vises i flere album. Dette styres av hvilket tema bildet er merket med.

Album fungerer på tvers av arkiv, for eksempel for to enhetsarkiv (fakultetsarkiv), forutsatt at bildene er satt med tilgang NTNU (eller offentlig).

Dele enkeltbilder #

  • Klikk Album (øverst mot venstre)
  • Klikk på albumet
  • Marker bildene i action bar
  • Klikk Del (til høyre og nesten helt øverst)
  • Søk/skriv de/den du skal dele bildene med
  • Legg til melding er forhåndsvalgt
  • Hvis aktuelt: Hak av Vis på hjemmeside, bestem perioden og eventuelt Tillate nedlastinger
  • Oppdater

Dele hele albumet #

Et album er personlig, men kan deles med andre.

  • Klikk Album (øverst mot venstre)
  • Klikk Hent link (oppe til høyre)
  • Hak av Tillate nedlastinger – overstyrer tilganger og setter alle bilder i albumet åpne
  • Bruk eventuelt kommmentarfeltet til venstre for bildene for å si hva bildene handler om

Laste ned filer #

  • Klikk på bildet
  • Klikk Last ned (blå knapp over bildet)
  • Velg størrelse og filtype
  • Klikk eventuelt Last ned

Søke #

Smartfolder #

Smartfolder er et album som egentlig er et avansert, forhåndsdefinert søk der merking og søkeord er kombinert. Lag smartfolder:

  • Stå i Mine opplastinger eller enhetsarkivet
  • Smartfolder på venstre side, klikk +Legg til
  • Fyll inn navn, URL, søkekriterier og attributter

Søkfeltet #

  • Enkelt søk: forskning på energi
  • Søk på eksakt frase: "forskning på energi"
  • Søk med boolske uttrykk; AND, OR, NOT
  • Søk med spørsmålstegn: forske? – gir ikke treff på forske, men på forsker, forskere, forskerne etc.
  • Søk med asterisk: forskasterisk– gir treff på forske, forskere, forskning, forskningsaktivitet etc. –
    – Asterisk er stjernen ved siden av æ på tastaturet. I Creole (dette wikiformatet) er asterisk «feil» koding i teksten, og derfor usynlig her i veiledningen. Søk med asterisk ved å skrive asterisk/stjerne uten mellomrom etter søkeordet, på samme måte som med spørsmålstegnet over. Her ser du asterisk (Wikipedia)
  • Søk på et år: mt:2020
  • Søk på en måned: mt:2020-02
  • Søk på en dato: mt:2019-02-29
  • Mer om søk på tid/dato og tall

Stjerner, blinkskudd, favoritter #

Stjerner #

Bildene får ofte en eller flere stjerner når de er lastet opp. Dette kommer automatisk fra annen programvare. Du kan endre antall stjerner manuelt (0-5 stjerner).

Blinkskudd #

Fem stjerner betyr blinkskudd og er forbeholdt NTNUs aller beste bilder.

Favoritter #

Marker dine favorittbilder ved å klikke på pin ved siden av tittel på bildet, eller i action bar.

Integrasjon med Office365 og Adobe #

Ved hjelp av en plugin, programutvidelse, kan du hente og bruke bilder fra FotoWare direkte i Office365 og Adobe. 

Installere plugin #

  • Lukk først all Office (åpne Office-programmer kan ha innvirkning på installasjonen av plugin)
  • Logg på FotoWare
  • Klikk på skiftenøkkel oppe til høyre
  • Velg Installer FotoWeb desktop
  • Last ned både FotoWeb desktop og konfigurasjonsfil (klikk på de to blå knappene)
  • Klikk Utført
  • Kontakt NTNU Hjelp og be dem om å installere FotoWeb desktop for deg 
    (obs: konfigurasjonsfilen må også åpnes for å konfigurere programmet)
  • Kan være lurt å restarte etterpå

For PC #

Integrasjon foreløpig tilgjengelig i Word og Powerpoint. Tutorial for Office (YouTube).

  • Logg på FotoWare
  • Åpne fil i Word eller Powerpoint
  • Velg fanen Insert/Sett inn
  • Klikk på FotoWare-logo til høyre på menylinjen
  • Søk bilde i FotoWare
  • Hoov over bildet, og klikk på det smale feltet på høyre side. Her kan du endre størrelse og croppe før du legger inn i dokument/presentasjon

For Mac #

Integrasjon foreløpig tilgjengelig i InDesign.

  • Installer plugin
  • Åpne Windows
  • Velg FotoWare desktop
  • Søk bilde i FotoWare
  • Du kan endre størrelse og croppe når du legger bildet i InDesign-fila

Tips #

  • Klikk liten pil ved siden av profilbilde/-hode (oppe til høyre) og hak av Miniatyrbilder av høy kvalitet 
  • Flere veier til Rom, samme funksjon/handling flere steder
  • Marker action bar under bildet, og se mange funksjoner i blått felt nederst, blant annet:
  • Dupliser: Brukes hvis du skal gjøre endringer i et bilde, men samtidig vil beholde originalen
  • Flere funksjoner er kun tilgjengelig ved å klikke på bildet
  • Zoom og annotasjoner når du står i bildet
  • Tenk kvalitet på bilder, ikke kvantitet. Det er brukervennlig.

Om FotoWare #

FotoWare er et norsk programvareselskap som tilbyr DAM – Digital Asset Management, en tjeneste der man organiserer filer, metadata, roller, tilgang, rettigheter og tillatelser. En sentral funksjon med DAM er muligheten til å integrere med andre systemer for å tillate bruk av eiendom (NTNUs bilder).

FotoWare er SAAS – Software As A Service, det vil si nettbasert software. Programvaren nås via nettleser der vi som kunde logger på vårt skyabonnement. FotoWares løsninger kjøres på, og data lagres kryptert på plattformen Microsoft Azure.

FotoWare har rundt 4000 norske og utenlandske kunder, deriblant NTNU, UiO, UiB, UiT og NMBU.

FotoWare online produkttur

FotoWare brukerguider

FotoWare nye funksjoner, endringer, forbedringer

FotoWare ordbok

NTNUs abonnement utvikles og forbedres kontinuerlig i samarbeid mellom FotoWare og oss som kunde. Bruksområdet vårt er i dag primært lagring av bildefiler, samt .pptx og .pdf. Muligheten for lagring av video i tjenesten er foreløpig ikke avklart.

FotoWare ved NTNU har gått som pilot et års tid i samarbeid med noen nettkontakter og interne fotografer. Parallelt med oppstart, innføring og utvikling av vårt abonnement jobbes det også med utfasing av bildetjenestene Flickr og Cumulus (Kommunikasjonsavdelingen).

Trenger du hjelp? #

Send en henvendelse via support NTNU Hjelp. Velg blå boks Kommunikasjon og blå boks Grafiske tjenester og bilder.

Kontakt #

Snakk med nettkontakt ved ditt fakultet hvis du trenger bistand med bilder, eller det kan være aktuelt med tilgang i FotoWare.

Kommunikasjonsavdelingen har ansvar for FotoWare, kontakt Siv Ingrid Ekra.

FotoWare - NTNU er teamet vårt i Teams. Kontakt din nettkontakt eller Siv for å bli lagt til.

0 Vedlegg
470 Visninger
Gjennomsnitt (0 Stemmer)