FotoWare er NTNUs mediebank. Her er en kort veiledning for ansatte som skal finne bilder og laste ned, og en lengre veiledning for ansatte som laster opp, redigerer og deler bilder fra FotoWare.

For alle ansatte: finn og last ned bilder

NTNUs FotoWare-konto: Ansatte kan se, søke og laste ned bilder. Man åpner FotoWare ved å logge på med vanlig Feide-pålogg (SSO) og får da tilgang til bilder som er gjort tilgjengelig for alle ansatte. Bildene er organisert på flere temaer. Bruk også søkfeltet aktivt.

Hvis du ikke er pålogget Feide, kan du se og laste ned offentlig tilgjengelige bilder fra samme side, også organisert på tema.

Man kan videre finne bilder på andre plattformer. Side med oversikt over ulike kilder for nedlasting av bilder: NTNUs Flickr-kontoer, NTNU Universitetsbiblioteket, Trondheim kommune m.fl.. Man trenger ikke bruker for å laste ned bilder.

NTNU abonnerer dessuten på stockfototjenesten Colourbox (wikiside med veiledning). Som det fremgår av wikisiden må ansatte ha skolelisens for å laste ned bilder fra Colourbox.

For contributorer og editorer i FotoWare

Veiledningen videre nedover på denne siden er for

• contributorer og editorer med ansvar for å laste opp bilder
• og videre for editorer som kan redigere filene etter opplasting, og som har admin-ansvar for arkivene i FotoWare

Desktop og app

NTNUs FotoWare-konto i nettleser.

På forsiden ser du

• Temaer i hver sin boks
• Enheter i en boks
• Mine opplastinger i en boks
• Ditt enhetsarkiv i en boks

Første gang du logger på og før du gjør noe mer: Klikk på verktøyikonet øverst til høyre og hak av Alltid vis Marker på thumbnails. Denne bør alltid være aktivert.

Du kan også bruke FotoWare Mobile App som lastes ned til mobilen fra din vanlige Android eller iPhone app store. Der ligger det to FotoWare-apper for nedlasting: Last ned appen med blått ikon.

Se også tilgangsroller og tilgangsstyring for bildelagring i FotoWare.

Laste opp og merke filer

Opphavsrett

Du må alltid forsikre deg om at opphavsperson eller rettighetshaver har gitt tillatelse til bruk av bildet på NTNUs nettsider. Unntaket er hvis bildet er til fri bruk, som under Creative Commons-lisens, eller illustrasjonsbilder i Colourbox i de tilfeller der bruken er fri. Vær også obs på at bilder kan ha tidsbegrenset bruk, særlig hvis du kjøper bilder der dette er spesifisert.

Metadata

Metadata som vi legger inn på filer kalles merking (tagging). Metadata er data eller informasjon som definerer og beskriver hoveddata, altså filene. Filene «ligger på», ordnes, finnes og brukes ved hjelp av metadata. Metadata gjør at bildene kan søkes opp (hvis tilgang for andre enn editor (admin) er satt), og sørger for at bildene kan deles og brukes (hvis tilgang for andre enn editor er satt).

Derfor: Alle filer må merkes godt og presist.

Merking av filer gjøres ved opplasting. Etter opplasting kan ikke en contributor redigere metadata videre, det må editor for arkivet gjøre. Det betyr at filene må godkjennes av editor som så blant annet setter tilgang på filene.

Filformat

FotoWare støtter mange filformat, men det anbefales å holde seg til de mest brukte typene for bilder, video og annet (eks. PDF). Husk at filene må kunne deles og brukes av andre uten avansert programvare og på mange plattformer.

Før opplasting

Gi filene ordentlig navn før du laster opp. Filene bør ikke hete 123.jpg etc, men beskrive motivet kort og helst ha med fotokred, eksempelvis slik: Hovedbygningen_foto_Kari_Nordmann_NTNU.jpg.

Velg filer som skal lastes opp

• Klikk Last opp (blå knapp oppe til høyre).
• Finn filene som skal lastes opp: Slipp filer her eller bla (flere filer som skal merkes likt kan lastes opp sammen)
• Velg Opplasting
• Nå må filen/e merkes. Du har et vindu med en rekke felt nedover. Feltene er buntet sammen etter type merking. De gule feltene er obligatoriske å fylle inn, og du får ikke lastet opp filer uten å fylle inn her.

Tag: Enter eller ikke-enter

For noen av feltene i opplasting må du trykke enter slik at merkingen blir en blå tag: Nøkkelord, Fotograf, Personer på bilde. Hvis du glemmer å aktivere dette som en tag, blir ikke denne merkingen med videre og du vil derfor se at feltet er tomt når du etter hvert kommer inn i arkivet og ser på filene du nettopp har lastet opp.

Når man senere trykker på en blå tag, gir det treff på alle filer merket med samme tag.

Arkiv og merking

• Tittel: Dette kan være navn på person, enhet, arrangement eller annet.
• Nøkkelord: Bruk funksjonelle nøkkelord (tags), og husk enter etter hvert ord eller frase slik at ordet/frasen blir markert og faktisk med som nøkkelord. Nøkkelordene bør ikke være for smale, da søker neppe noen på dem. Eksempel: egiett. Brede nøkkelord kan gjerne brukes, men helst ikke alene da treff i søk blir stort etter hvert og en slik tag derfor vil være til liten hjelp. Eksempel: forskning. Men forskning som nøkkelord fungerer godt sammen med et eller flere nøkkelord som forteller noe om type forskning. Eksempel: forskning og organisk kjemi.
  Spesielt om institutter og merking:
  Ettersom instituttene er i fakultetsarkivet, anbefales å merke med instituttnavn slik at bilder for et bestemt institutt blir enkelt å søke opp. Bruk helst både institutt-akronymet (IFR, EPT, IAK osv.) og hele instituttnavnet (mange kjenner ikke akronymet). For editor: Opprett smartfolder for hvert institutt.
• Beskrivelse: Legg inn informasjon om hvem, hva, hvor, når som et minimum. Skriv gjerne mer utfyllende når det er relevant.

Mer info

• Arkiv: Velg din enhet. Verdt å merke seg: Enhetsarkivet er ikke offentlig i seg selv.
• Fotograf: Navn på fotograf i dette feltet er egentlig bare et notat i de tilfeller der kreditering (under) er et firma/byrå.
• Krediteres: Må fylles ut, vi skal alltid oppgi kreditering på bilder. NTNU krediterer slik når vi eier bildet: Foto: Kari Nordmann/NTNU. NTNU krediterer slik når vi ikke eier bildet: Foto: Kari Nordmann
• Copyright: CC BY-SA 4.0 er mye brukt. Se CC-lisenser (Creative Commons). Men hvilken copyright/lisens kommer an på 1) avtalen med fotograf, og 2) hva slags bruk som den/de som er fotografert har gitt samtykke til. Skriv derfor manuelt inn annen copyright/lisens hvis det er aktuelt. Hvis bildet ikke skal lisensiers, skriver man All rights reserved som er selvforklarende; ingen kan bruke bildet uten å avtale direkte med eier av bildet.
• Tema: Klikk her og velg overordnet tema(er) for bildet/bildene. Lukk med x.

Temaarkiv

Hvert av de forhåndsbestemte temaene er et offentlig temaarkiv. Du må derfor merke bildet med et tema, eller flere temaer hvis det er relevant.

Eksterne brukere ser temaarkivene på vår FotoWare-forside. De ser ikke enhetsarkivene (som ikke er offentlige).

For å finne bilder, kan den eksterne brukeren enten trykke på et bestemt tema og få opp bilder som er satt med offentlig tilgang, eller søke i søkfeltet og få opp bilder som er satt med offentlig tilgang.

Personvern/GDPR

• Samtykke: Identifiserbare mennesker må, med noen unntak, gi samtykke til fotografering. Klikk på trestrukturen. Velg rett alternativ (ikke nødvendig, samtykke innhentet, samtykke mangler). Lukk med x.
• Begrunnelse for unntak: Her skriver du hvorfor det ikke er nødvendig med samtykke, eller hvorfor samtykke mangler.
• Personer på bilde: Skriv navn på den som er fotografert. Hvis du laster opp flere bilder av flere personer, er det best å legge til navn på ett og ett bilde etter opplasting.
• Bruksområde: Klikk på trestrukturen. Velg en eller flere alternativer. Lukk med x.

Se gjerne over merkingen du har lagt inn. Ikke glem enter! Til slutt klikker du Last opp (blå knapp nederst).

Dagens samtykkeløsning baserer seg på lagring i Machform. Kommer: Integrert samtykke i FotoWare.

Legg til metadata etter opplasting

En del merking kan bare gjøres etter opplasting Sjekk på venstre side: Tittel, beskrivelse, og alle felt nedover. Fyll ut det som mangler.

Tilgang

Merk: Alle filer lastes opp med default lukket tilgang. Filene er kun synlig og tilgjengelig for den som lastet opp. Editor må derfor sette tilgang på bilder som skal være tilgjengelig for andre.

Bilder uten tilgang har oransje bakgrunnsfarge (en markør). Det gjør det lett å se hvilke bilder som må få tilgang. Sett tilgang på bildene og refresh siden.

Editor velger mellom fire tilgangsnivåer på bilder i Prosess (blå knapp oppe til høyre):

• Editor (Begrenset er brukt et annet sted) – åpent for nettkontakt/intern fotograf
• Intern – åpent for roller i enhetsarkivet
• NTNU – åpent via tema for alle roller på NTNU (editor, contributor og etter hvert consumer)
• Offentlig – åpent for alle på bildeportal/«pressesenter»

Redigere metadata for flere bilder samtidig

Marker bildene og klikk Rediger metadata nederst. Boksen som kommer opp har bare tomme felt, men obs, metadata du allerede har lagt inn har ikke forsvunnet. Kun feltet/feltene du nå fyller inn, vil "overskrive" det du la inn ved opplasting eller tidligere har redigert.

Bruke, organisere og dele

Eksportere filer

Del og bruk bilder i Liferay ved hjelp av eksportfunksjonen. En eksport i Liferay er en kopi av den originale filen. Liferay når originalen via en permalenke.

Eksport gjør at vi slipper mange nedlastinger og opplastinger av samme bilde til Liferays dokumentbibliotek.

Opprett og bruk eksport:

• Finn bildet du skal bruke, og klikk på det
• Klikk Prosess (blå knapp oppe til høyre)
• Klikk Eksporter
• Tilpass eventuelt størrelse med mer
• Klikk Publiser
• Kopier lenken eller
• Bygg inn eksport i widget på nettsiden med copy-paste av HTML-koden

Sett eventuelt utløpsdato for eksporten:

• Klikk Prosess
• Klikk Behandle eksporterte filer
• Klikk kalenderikon
• Sett siste dato for eksporten, det vil si når bildet skal fjernes fra nettsiden igjen
• Klikk Utfør

Ikke opprett ny eksport hvis bildet skal brukes på flere nettsider og med samme varighet. Hvis utløp av eksporten skal være ulike tidspunkt, kan du opprette flere eksporter.

Eksporter kan avsluttes manuelt i Prosess og Behandle eksporterte filer.

Søke

Smartfolder

Smartfolder er et avansert, forhåndsdefinert søk – et smart søk – der merking og søkeord er kombinert. Man søker med ett klikk på smartfolderen og får opp bildefiler merket med samme nøkkelord og i henhold til attributtene du har gitt smartfolderen. Bildefilene må også være satt med rett tilgang (eksempelvis NTNU eller offentlig).

Lag smartfolder:

• Stå i rett arkiv (enhetsarkivet eller et tema(arkiv)). Skal du ha samme smartfolder i to arkiv må begge lages manuelt, arkivene snakker ikke sammen om dette
• Smartfolder på venstre side, klikk +Legg til
• Skriv inn kort navn og godt URL-fragment
• Klikk legg til metakriterier og velg et kriterium
• Lag en blå tag (skriv søkeordet/ordene, trykk enter) i feltet der det står Tom verdi i grått
• Eksempel på godt fungerende smartfolder: Merk bildene som skal gi treff i smartfolderen med et godt nøkkelord. Velg nøkkelord som metakriterium i smartfolder, og lag nøkkelordtag som er identisk med den du merket bildene med.
• OBS: Man kan bruke mange andre metakriterier og skreddersy avansert etter behov, men ovenstående er i utgangspunktet en grei metode
• Lag subfolders (søkehierarki under en smartfolder, «mappehierarki»): Klikk på smartfolderen du har, og opprett en eller flere smartfolders på venstre side

Søkfeltet

• Enkelt søk: forskning på energi
• Søk på eksakt frase: "forskning på energi"
• Søk med boolske uttrykk; AND, OR, NOT
• Søk med spørsmålstegn: forske? – gir ikke treff på forske, men på forsker, forskere, forskerne etc.
• Søk med asterisk: forskasterisk– gir treff på forske, forskere, forskning, forskningsaktivitet etc. –
  – Asterisk er stjernen ved siden av æ på tastaturet. I Creole (dette wikiformatet) er asterisk «feil» koding i teksten, og derfor usynlig her i veiledningen. Søk med asterisk ved å skrive asterisk/stjerne uten mellomrom etter søkeordet, på samme måte som med spørsmålstegnet over. Her ser du asterisk (Wikipedia)
• Søk på et år: mt:2020
• Søk på en måned: mt:2020-02
• Søk på en dato: mt:2019-02-29
• Mer om søk på tid/dato og tall

Lage album

Album er personlige, så hvis du skal lage struktur som er like mye for andre brukere, bør du heller vurdere smartfolders.

• Stå i Mine opplastinger
• Marker bilder ved å klikke på haken i action bar (smalt felt rett under bildene)
• Klikk på Legg i Album (blå knapp under bildene)
• Opprett nytt album eller velg eksisterende album
• Legg til
• Du kan også: Klikk Album (øverst mot venstre). Klikk Opprett+ (blå knapp oppe til høyre). Gi albumet navn, og bekreft med +
• Når du har et bilde oppe finner du dessuten Legg i album i Prosess (blå knapp oppe til høyre)

Et album er en samling av filer som er gitt et spesifikt metadata, nemlig albumnavn. Albumet er en måte å vise fram bilder på, ikke en «gul mappe» som mange er vant til fra pc.

I et arkiv kan det være mange album. Samme bilde kan struktureres «inn"»i flere album. Album fungerer på tvers av arkiv, forutsatt at bildene er satt med tilgang NTNU eller offentlig.

Dele album

Et album er altså personlig, men kan deles med andre.

Bruk album for å dele ett eller flere bilder (deling av enkeltbilder utenom album forutsetter nemlig at mottaker har tilgang til arkivet).

Deling av album – statisk lenke

Denne metoden brukes ved lenking i melding, deling med presse o.l.

• Klikk Album (øverst mot venstre)
• Klikk Hent link (oppe til høyre). Kopier lenken
• Hak av Tillate nedlastinger – overstyrer tilganger og setter alle bilder i albumet åpne
• Si eventuelt hva bildene handler om i kommentarfeltet til venstre på siden

Deling av album – lenke som endrer seg

Denne metoden brukes for kortere eller lengre deling, der lenken ikke skal være evig tilgjengelig.

• Klikk Del
• Everyone skal alltid være markert
• Del med enkeltperson eller flere: Skriv inn epostadresse/ne og pass på at dette blir markert
• Fyll inn emne og eventuell melding
• Hak eventuelt av Vis på hjemmeside og sett tidsintervall
• Oppdater
• For å trekke delingen tilbake, klikk på Del og fjern personen/e. Husk Oppdater.
• Viktig: Når man fjerner deling til person/er, endrer også lenken seg – nettopp fordi den opprinnelige lenken ikke lenger skal gjelde

Slette album

Hvis du sletter albumet (søppelkurv under coverbildet oppe til venstre), slettes bare albumet – ikke filene som ligger i albumet. Sletting av et album sletter også tidligere delinger av albumet.

For å ta ut et bilde av albumet, uten å slette bildet: Stå i albumet. Marker bildet. Klikk blå knapp Fjern nederst (brutt lenkeikon).

Merk: Hvis editor som har opprettet et album slutter ved NTNU, eller av andre grunner ikke skal ha editorbruker lenger, slettes albumet og albumdelinger automatisk når brukeren slettes. Filene slettes ikke.

Laste ned filer

• Klikk på bildet
• Klikk Last ned (blå knapp over bildet)
• Velg størrelse og filtype
• Klikk eventuelt Last ned

eller

• Velg Prosess eller marker bildet
• Klikk på Beskjær og last ned
• Sett markør i bildet og velg utsnitt
• Last ned
• eller
• Velg filtype
• Fyll inn egendefinert pixelstørrelse
• Klikk eventuelt Last ned

Stjerner, blinkskudd, favoritter

Stjerner

Bildene får ofte en eller flere stjerner når de er lastet opp. Dette kommer automatisk fra annen programvare (i kameraet som regel). Du kan endre antall stjerner manuelt (0-5 stjerner).

Blinkskudd

Fem stjerner betyr blinkskudd og er forbeholdt NTNUs aller beste bilder.

Favoritter

Marker dine favorittbilder ved å klikke på pin ved siden av tittel på bildet, eller i action bar.

Integrasjon med Office365 og Adobe

Ved hjelp av en plugin, programutvidelse, kan du hente og bruke bilder fra FotoWare direkte i Office365-programmer og Adobe Creative Cloud-programmer.

Plugin er for desktop app. Det betyr at hvis du åpner et program fra Office-området ditt, må neste trekk være å åpne i desktop app for å få integrasjon med FotoWare.

Integrasjon for Office365-programmer kan brukes av alle. Integrasjon for Adobe-programmer er kun for editorer.

Windows/PC

• Word – Sett inn/Insert (alle registrerte brukere ved NTNU har tilgang)
• Powerpoint – Sett inn/Insert (alle registrerte brukere ved NTNU har tilgang)
• InDesign – Window (for editorer)
• Illustrator – Window – Extensions (for editorer)

Apple/Mac

• InDesign (for editorer)
• Illustrator (for editorer)
• Photoshop (for editorer)

Installere plugin

• Lukk først all Office (åpne Office-programmer kan ha innvirkning på installasjonen av plugin)
• Logg på FotoWare
• Klikk på skiftenøkkel oppe til høyre
• Velg Installer FotoWeb desktop
• Last ned både FotoWeb desktop og konfigurasjonsfil (klikk på de to blå knappene)
• Klikk Utført
• Kontakt NTNU Hjelp og be dem om å installere FotoWeb desktop for deg hvis du ikke kan installere selv (obs: konfigurasjonsfilen må også åpnes for å konfigurere programmet)
• Ta en restart etterpå, det er lurt

Tips

• Klikk liten pil ved siden av profilbilde/-hode (oppe til høyre) og hak av Miniatyrbilder av høy kvalitet
• Flere veier til Rom, samme funksjon/handling flere steder
• Marker action bar under bildet, og se mange funksjoner i blått felt nederst, blant annet:
• Dupliser: Brukes hvis du skal gjøre endringer i et bilde, men samtidig vil beholde originalen
• Flere funksjoner er kun tilgjengelig ved å klikke på bildet
• Zoom og annotasjoner når du står i bildet
• Tenk kvalitet på bilder, ikke kvantitet. Det er brukervennlig.
• Sjekk metadata til slutt: Er det noe mer å si? Forbedring? Husk at metadata organiserer innholdet i alle arkiv, og gjør det mulig å finne filer/bilder.

FotoWare-webinarer avholdt i Kommunikasjonsnettverket januar-februar 2021.

Om FotoWare

FotoWare er et norsk programvareselskap som tilbyr DAM – Digital Asset Management, en tjeneste der man organiserer filer, metadata, roller, tilgang, rettigheter og tillatelser. En sentral funksjon med DAM er muligheten til å integrere med andre systemer for å tillate bruk av eiendom (NTNUs bilder).

FotoWare er SAAS – Software As A Service, det vil si nettbasert software. Programvaren nås via nettleser der vi som kunde logger på vårt skyabonnement. FotoWares løsninger kjøres på, og data lagres kryptert på plattformen Microsoft Azure.

FotoWare har rundt 4000 norske og utenlandske kunder, deriblant NTNU, UiO, UiB, UiT og NMBU.

• FotoWare online produkttur
• FotoWare brukerveiledninger | brukerveiledninger på YouTube
• FotoWare nye funksjoner, endringer, forbedringer
• FotoWare ordbok

NTNUs abonnement utvikles og forbedres kontinuerlig i samarbeid mellom FotoWare og oss som kunde. Bruksområdet vårt er i dag primært lagring av bildefiler, samt .pptx og .pdf.

Kontakt

Snakk med nettkontakt ved ditt fakultet hvis du trenger bistand med bilder, eller det kan være aktuelt med tilgang i FotoWare.

For å bli lagt til i FotoWare-teamet i Teams og for andre henvendelser: Send oss en henvendelse via support NTNU Hjelp. Velg blå boks Kommunikasjon og blå boks Grafiske tjenester og bilder.