Tilbake

Bestilling mellom 100 000 og 500 000

  • Informasjon for ansatte med 
    • bestillerrolle  (ikke rekvirenter).

Temaside om bestilling | Sider merket med bestille

Er du ikke bestiller, men har behov for å foreta en bestilling mellom 100 000 ekskl. mva og 500 000 ekskl. mva., ta kontakt med din lokale bestiller.

Krav om konkurranse er hovedregelen i alle anskaffelser over 100.000,-.  Men dersom du av en eller annen grunn mener at din anskaffelse fraviker denne regelen (f.eks. Intensjonskunngjøring eller direkteanskaffelse), ta kontakt med Innkjøpsgruppa ved Torill Slagstad. Hun vil gjøre en vurdering og foreta en kvalitetssikring rundt dette. 

Det skal på forhånd, alltid sjekkes i avtalekatalogen, om det allerede finnes en rammeavtale som kan brukes til anskaffelsen.

Oversikt over rammeavtaler

Det presiseres at minikonkurranser som skal kjøres mot allerede inngått rammeavtale, skal gjennomføres av lokal bestiller.  Ved behov for utfyllende spørsmål rundt rammeavtalen det skal kjøres minikonkurranse mot, kan avtaleansvarlig kontaktes.  

Rammeavtaler er det kun Innkjøpsgruppen som skal inngå!

Utarbeide forespørsel #

NTNU sine interne rutiner er som følger: Før en konkurranse mellom 100.000,- og 500.000,- skal det utformes en forespørsel for å beskrive anskaffelsen. Denne skal konkurranseutsettes i form av at den skal sende til minimum 3 leverandører innen samme markedssegment. Minst en bestiller ved alle fakultet har vært på opplæring i slike kjøp og skal kunne hjelpe deg. Om ikke, ta kontakt med Innkjøpsgruppen.

En forespørsel eller et konkurransegrunnlag er dokumenter som utarbeides for å få aktuelle leverandører til å gi et tilbud i en konkurranse.

Utarbeide spesifikasjon: Beskrive behovet/ytelsen. Spesifisere absolutte krav. Beskrive ønskede egenskaper ved varen/tjenesten.

Kravspesifikasjon og tildelingskriterier fylles ut i forespørselen.

Varekjøp

Tjenestekjøp

Tilleggsinformasjon

Konkurranse #

Når forespørselen er utarbeidet og alt er klargjort for konkurranse sendes begge dokumentene, forespørsel og NTNUs generelle innkjøpsbetingelser, til minimum 3 leverandører innen samme markedssegment (leverandører som leverer løsninger innenfor den kategorien anskaffelsen omfatter) for å sikre konkurranse. Send dette gjerne på epost til leverandørene.

Hvordan gjennomføre leverandørsøk?

Be om bekreftelse på at leverandørene har mottatt forespørselen.

Du skal føre anskaffelsesprotokoll kontinuerlig under hele prosessen. Lagres lokalt hos dere og i ePhorte. Dere er selv ansvarlige for oppbevaring og arkivering av denne.

Tilbudsfrist (mottak av tilbud) #

Leverandørene sender inn sine tilbud innen tilbudsfristens utløp. Husk å ha en tilbudsfrist som gir tilbyderne god tid til å utarbeide et godt tilbud. Det er viktig å notere når hvert enkelt tilbud kommer inn og at dette protokollføres i anskaffelsesprotokollen. Tilbudene skal ikke åpnes før fristens utløp. 

Tilbudsfristen er absolutt og leverandører som ikke leverer innen denne skal avvises fra konkurransen.

Mottak av tilbud.

Kvalifisering av tilbud #

Etter åpning av tilbudene, foretas kvalifisering av tilbudene hvor man kontrollerer om leverandøren har lagt ved nødvendig dokumentasjon som er etterspurt.

Hvis en leverandør ikke legger ved nødvendig dokumentasjon, kan det foretas avvisning på grunn av obligatoriske krav/feil ved tilbudet. Du kan også etterspørre dokumentasjon så lenge ikke dette forbedrer tilbudet og gir konkurransefortrinn. Bestiller sender brev til avviste leverandører.

Evaluering av tilbud og tildeling av kontrakt #

Tilbudene som foreligger innen tilbudsfristen, evalueres ut fra spesifikasjonen med hensyn til absolutte krav, og valget foretas ut fra tildelingskriteriene i forespørselen. Sett opp en kortfattet begrunnelse.

Kontroll: Sjekk om evt. habilitetskonflikter for bestiller + rekvirent.

Evaluering

Tildeling

Bestilling og kontrakt #

Bestiller legger inn bestilling i bestillingssystemet.

Anskaffelsesprotokoll (sendes ikke til leverandør) og kontrakt legges ved i bestillingssystemet. 

Arkivering i ePhorte #

Bestillere kan benytte arkiveringsrutinene for Innkjøp.  Merk: der det står "Anskaffelse" og "konkurransegrunnlag og kunngjøring" benytter du "forespørsel" istedenfor.

Anskaffelsesprotokollene skal lagres i ePhorte sammen med tilhørende dokumenter til saken. Ved sakens oppstart oppretter saksbehandler en saksmappe med f.eks. navn <Forespørsel + navn på anskaffelsen">, og lagrer all tilhørende informasjon av relevans til saken underveis i prosessen.

Hvilken dokumentasjon skal arkiveres i ePhorte?

  • Forespørsel med vedlegg
  • Tilbud med vedlegg
  • Kvalifikasjonsvurdering
  • Tilbudsevaluering
  • Melding om valg av leverandør og evt. avvisninger
  • Anskaffelsesprotokoll
  • Kontrakt
  • Brev fra leverandører

NB! Elektronisk tilgjengelig informasjon kan lastes opp direkte i ePhorte.

Leverings- og betalingsbetingelser #

Betingelser for betaling og levering. For NTNU er det vanlig å forlange leveringsbetingelsen DAP (Incoterms 2010). Betaling skal skje innen 30 - tretti - kalenderdager etter at kjøper har mottatt korrekt faktura.

Kontakt #

Spørsmål kan rettes til lokal bestiller, men bistand kan på forespørsel gis fra Innkjøpsgruppen.

Seksjon for Økonomirådgivning (Innkjøpsgruppen): kontakt@okavd.ntnu.no

13 Vedlegg
25859 Visninger
Gjennomsnitt (3 Stemmer)