Bestilling mellom 100 000 og 500 000

Denne siden er for ansatte med bestillerrolle

Temaside bestilling | Sider merket bestille

1. Utarbeide forespørsel #

NTNU sine interne rutiner er som følger: Før en konkurranse mellom 100.000,- og 500.000,- skal det utformes en forespørsel for å beskrive anskaffelsen. Denne skal konkurranseutsettes i form av at den skal sende til minimum 3 leverandører innen samme markedssegment. Minst en bestiller ved alle fakultet har vært på opplæring i slike kjøp og skal kunne hjelpe deg. Om ikke, ta kontakt med Seksjon for Økonomirådgivning/innkjøp.

En forespørsel eller er konkurransegrunnlag er dokumenter som utarbeides for å få aktuelle leverandører til å gi et tilbud i en konkurranse.

Utarbeide spesifikasjon: Beskrive behovet/ytelsen. Spesifisere absolutte krav. Beskrive ønskede egenskaper ved varen/tjenesten.

Kravspesifikasjon og tildelingskriterier fylles ut i forespørselen.

Tilleggsinformasjon:

Når forespørselen er ferdig utarbeidet velger du hvilken av NTNU sine innkjøpsbetingelser som passer til ditt kjøp (innhent råd fra Seksjon for anskaffelser hvis valget ikke er klart).

Ved større kjøp under kr 500.000,- må enheten vurdere behovet for å legge ved innkjøpsbetingelsene. Innkjøpsbetingelser + forespørsel + eventuelle bilag sendes til leverandør.

2. Konkurranse #

Når forespørslen er utarbeidet og alt er klargjort for konkurranse sendes begge dokumentene, forespørsel og NTNUs generelle innkjøpsbetingelser, til minimum 3 leverandører innen samme markedssegment (leverandører som leverer løsninger innenfor den kategorien anskaffelsen omfatter) for å sikre konkurranse. Send dette gjerne på epost til leverandørene.

Hvordan gjennomføre leverandørsøk?

Be om bekreftelse på at leverandørene har mottatt forespørselen.

NB: Husk å ha en tilbudsfrist som gir tilbyderne god tid til å utarbeide et godt tilbud (se "Tilbudsfrist").

3. Tilbudsfrist (mottak av tilbud) #

Leverandørene sender inn sine tilbud til innen tilbudsfristens utløp. Det er viktig å notere når hvert enkelt tilbud kommer inn og at dette protokollføres i anskaffelsesprotokollen. Tilbudene skal ikke åpnes før fristens utløp.

Tilbudsfristen er absolutt og leverandører som ikke leverer innen denne skal avvises fra konkurransen.

Mottak av tilbud.

4. Kvalifisering av tilbud #

Etter åpning av tilbud foretas kvalifisering av tilbudene hvor man kontrollerer om leverandøren har lagt ved nødvendig dokumentasjon som er etterspurt.

Hvis en leverandør ikke legger ved nødvendig dokumentasjon kan det forestas avvisning på grunn av obligatoriske krav/feil ved tilbudet. Du kan også etterspørre dokumentasjon såfremt denne er av offentlig tilgjengelig art. Bestiller sender brev til avviste leverandører.

Husk å kontrollere at tilbyder har lagt ved følgende informasjon:

Skatteattester ikke eldre enn 6 mnd fra søknadsfrist.

Med skatteattest menes

  • skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) utstedt av skattefogd for merverdiavgift
  • skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) utstedt av kemner -/kommunekasserer for skatt/arbeidsgiveravgift.

5. Evaluering av tilbud og tildeling av kontrakt #

Tilbudene som foreligger innen tilbudsfristen evalueres ut fra spesifikasjonen med hensyn til absolutte krav og valget foretas ut fra tildelingskriteriene i forespørselen. Sett opp en kortfattet begrunnelse.

Kontroll: Sjekk om evt. habilitetskonflikter for bestiller + rekvirent.

Evaluering

Tildeling

6. Bestilling og kontrakt #

For utforming av kontrakt se NTNUs generelle innkjøpsbetingelser.

Ved elektronisk bestilling skal anskaffelsesprotokoll og kontrakt (disse skal ikke sendes til leverandør) legges ved i bestillingssystemet.

7. Arkivering i ePhorte #

Anskaffelsesprotokollene skal lagres i ephorte sammen med tilhørende dokumenter til saken. Ved sakens oppstart oppretter saksbehandler en saksmappe med f.eks navn <Forespørsel på "KJØP XY">, og lagrer all tilhørende informasjon av relevans til saken underveis i prosessen.

Hvilken dokumentasjon skal arkiveres i ePhorte?

UTGÅENDE BOK (i form av brev eller epost) som skrives i Ephorte eller lastes over fra fil:

  • Forespørsel med vedlegg
  • Melding om valg av leverandør
  • Anskaffelsesprotokoll
  • Kontrakt

INNKOMMENDE POST (brev eller epost) som leveres Arkivet til scanning og arkivering:

  • Tilbud med vedlegg
  • Brev fra leverandører

NB! Elektronisk tilgjengelig informasjon kan lastes opp direkte i Ephorte.

Relatert #

Anskaffelsesprotokoll #

Du skal føre anskaffelsesprotokoll kontinuerlig under hele prosessen. Lagres lokalt hos dere og i ePhorte. Dere er selv ansvarlige for oppbevaring og arkivering av denne.

NTNUs innkjøpsbetingelser #

NTNUs innkjøpsbetingelser skal følge med hver forespørsel.

Leverings- og betalingsbetingelser #

Betingelser for betaling og levering. For NTNU er det vanlig å forlange leveringsbetingelsen DAP (utland) eller DDP (innland) (Incoterms 2010). Betaling skal skje innen 30 - tretti - kalenderdager etter at kjøper har mottatt korrekt faktura.

Rutinebeskrivelse ved kjøp mellom kr 100.000,- og kr 500.000,-

Retningslinjer for anskaffelser

Bestilling under kr 100.000,-

Anskaffelser over kr 500.000,-

Kontakt #

Spørsmål kan rettes til lokal bestiller, men bistand kan på forespørsel gis fra seksjon for økonomirågivning/innkjøp.

Seksjon for Økonomirådgivning: kontakt@okavd.ntnu.no

10 Vedlegg
13590 Visninger
Gjennomsnitt (1 Stemme)