Bestilling mellom 100 000 og 500 000

Informasjon for ansatte med bestillerrolle (ikke rekvirenter).

Temaside om bestilling | Sider merket med bestille

Er du ikke bestiller, men har behov for å foreta en bestilling mellom 100 000 ekskl. mva og 500 000 ekskl. mva., ta kontakt med din lokale bestiller.

Krav om konkurranse er hovedregelen i alle anskaffelser over 100.000,-.  Men dersom du av en eller annen grunn mener at din anskaffelse fraviker denne regelen (f.eks. Intensjonskunngjøring eller direkteanskaffelse), ta kontakt med Innkjøpsgruppa ved Torill Slagstad. Hun vil gjøre en vurdering og foreta en kvalitetssikring rundt dette. 

Det skal på forhånd, alltid sjekkes i avtalekatalogen, om det allerede finnes en rammeavtale som kan brukes til anskaffelsen.

Oversikt over rammeavtaler

Det presiseres at minikonkurranser som skal kjøres mot allerede inngått rammeavtale, skal gjennomføres av lokal bestiller.  Ved behov for utfyllende spørsmål rundt rammeavtalen det skal kjøres minikonkurranse mot, kan avtaleansvarlig kontaktes.  

Rammeavtaler er det kun Innkjøpsgruppen som skal inngå.

Utarbeide forespørsel #

Før en konkurranse mellom 100.000,- og 500.000,- skal det utformes en forespørsel for å beskrive anskaffelsen. Denne skal konkurranseutsettes i form av at den skal sendes til minimum 3 leverandører innen samme markedssegment. Minst en bestiller ved alle fakultet har vært på opplæring i slike kjøp og skal kunne hjelpe deg. Om ikke, ta kontakt med Innkjøpsgruppen.

En forespørsel eller et konkurransegrunnlag er dokumenter som utarbeides for å få aktuelle leverandører til å gi et tilbud i en konkurranse.

Utarbeide spesifikasjon:

  • Beskrive behovet/ytelsen.
  • Spesifisere absolutte krav.
  • Beskrive ønskede egenskaper ved varen/tjenesten du ønsker å evaluere og sammenligne tilbudene på.

Du skal føre anskaffelsesprotokoll kontinuerlig under hele prosessen. Denne opprettes når anskaffelsesprosessen settes i gang og lagres lokalt hos dere. Ferdigstilt protokoll lagres i ePhorte. 

Merk: For å ivare tillit og integritet, må du vurdere habilitet ved oppstart av anskaffelsesprosessen.  

Maler og kontraktsdokument #

Kravspesifikasjon og tildelingskriterier fylles ut i forespørselen.

Varekjøp: #

Tjenestekjøp: #

Godkjenningsprotokoll (engelsk)

Varekjøp: #

Tjenestekjøp: #

Tilleggsinformasjon: #

Konkurranse #

Når forespørselen er utarbeidet og alt er klargjort for konkurranse sendes begge dokumentene, forespørsel og NTNUs generelle innkjøpsbetingelser, til minimum 3 leverandører innen samme markedssegment (leverandører som leverer løsninger innenfor den kategorien anskaffelsen omfatter) for å sikre konkurranse. Send dette gjerne på epost til leverandørene.

Hvordan gjennomføre leverandørsøk?

Be om bekreftelse på at leverandørene har mottatt forespørselen.

Tidsplan for anskaffelse #

Når du skal sette en frist for leverandørene til å stille spørsmål til konkurransen, må fristen settes slik at det er tilstrekkelig tid mellom denne fristen og tilbudsfristen slik at leverandørene gis tilstrekkelig tid til å kunne innarbeide eventuelle endringer i sine tilbud.  

Dersom det gjøres større endringer i konkurransen før tilbudsfrist, enten dette er på grunn av spørsmål som kommer fra leverandørene eller dere selv oppdager behov for endring, må det vurderes som tilbudsfristen bør forlenges. 

Tilbudsfrist #

Leverandørene sender inn sine tilbud innen tilbudsfristens utløp. Det er ingen minimumskrav til tilbudsfristens lengde for del I-anskaffelser, men tilbudsfristen må gi tilbyderne tilstrekkelig tid til å utarbeide et godt tilbud.  

Det er viktig å notere når hvert enkelt tilbud kommer inn og at dette protokollføres i anskaffelsesprotokollen. Tilbudene skal ikke åpnes før fristens utløp.  

Merk: Tilbudsfristen er absolutt. Leverandører som ikke leverer innen frist skal avvises fra konkurransen. 

Velståelsesfrist #

Vedståelsesfristen bør ikke settes lenger enn nødvendig, da leverandører plikter å binde opp ressurser i denne perioden. Samtidig må det settes tilstrekkelig tid til å evaluere, tildele og signere kontrakt før vedståelsesfristen utløper.  

Evaluering #

Husk å sett av nok tid til å evaluere innkomne tilbud. Her må dere vurderer hvor mange tilbud dere forventer å motta, omfanget på dokumentasjonen som skal gjennomgås, samt ta høyde for eventuelle avklaringer/dialog med tilbyderne. 

Karensperiode #

Det er ingen krav til lengde på karensperiode i del I-anskaffelser. Det er god forretningsskikk å la berørte leverandører få anledning til og ta stilling til tildelingsbeslutningen før kontrakt signeres.  

Mottak av tilbud #

Se veilederen mottak av tilbud for håndtering av innkomne tilbud. 

Merk: Sjekk om evt. habilitetskonflikter for bestiller og rekvirent. 

Kvalifisering av tilbud #

Etter åpning av tilbudene foretas kvalifisering av tilbyderne. Da skal det kontrolleres for om tilbyderne har lagt ved nødvendig dokumentasjon på at de oppfyller kvalifikasjonskravene som er stilt.

Dersom det mangler nødvendig dokumentasjon, kan du etterspørre dette av tilbyder. Dette skal ikke være en forbedring av tilbudet eller gi et konkurransefortrinn. Dersom en tilbyder ikke kan dokumentere at han oppfyller kvalifikasjonskravene, kan tilbyder avvises. Her må det foretas en konkret vurdering ut fra kravspesifikasjonen i forespørselen og dokumentasjonen som foreligger. Bestiller sender brev til avviste tilbyder med begrunnelse for avvisningen.   

Evaluering av tilbud og tildeling av kontrakt #

Tilbudene som foreligger innen tilbudsfristen evalueres ut fra behovet og kravspesifikasjonen som er oppstilt i forespørselen.

Først må absolutte krav i forespørselen gjennomgås. Manglende oppfyllelse av absolutte krav vil kunne føre til avvisning av tilbudet, med mindre dialog/avklaring ikke oppklarer avviket. Dersom en slik avklaring medfører at en tilbyder forbedrer tilbudet sitt, kan dere ikke legge vekt på denne avklaringen.   

Valg av leverandør foretas på bakgrunn av tildelingskriteriene i forespørselen. Sett opp en kortfattet begrunnelse. 

Evaluering: #

Tildeling: #

Bestilling og kontrakt #

Bestiller legger inn bestilling i bestillingssystemet.

Anskaffelsesprotokoll (sendes ikke til leverandør) og kontrakt legges ved i bestillingssystemet. 

Arkivering i ePhorte #

Bestillere kan benytte arkiveringsrutinene for Innkjøp.  Merk: der det står "Anskaffelse" og "konkurransegrunnlag og kunngjøring" benytter du "forespørsel" istedenfor.

Anskaffelsesprotokollene skal lagres i ePhorte sammen med tilhørende dokumenter til saken. Ved sakens oppstart oppretter saksbehandler en saksmappe med f.eks. navn <Forespørsel + navn på anskaffelsen">, og lagrer all tilhørende informasjon av relevans til saken underveis i prosessen.

Hvilken dokumentasjon skal arkiveres i ePhorte? #

  • Forespørsel med vedlegg
  • Tilbud med vedlegg
  • Kvalifikasjonsvurdering
  • Tilbudsevaluering
  • Melding om valg av leverandør og evt. avvisninger
  • Anskaffelsesprotokoll
  • Kontrakt
  • Brev fra leverandører

Merk: Elektronisk tilgjengelig informasjon kan lastes opp direkte i ePhorte.

Leverings- og betalingsbetingelser #

Betingelser for betaling og levering. For NTNU er det vanlig å forlange leveringsbetingelsen DAP (Incoterms 2010). Betaling skal skje innen 30 - tretti - kalenderdager etter at kjøper har mottatt korrekt faktura.

Kontakt #

Spørsmål kan rettes til lokal bestiller. Bistand kan på forespørsel gis fra Innkjøpsgruppen ved Økonomiavdelingen: 

Email: kontakt@okavd.ntnu.no | Sak vil bli opprettet og behandlet i NTNU Hjelp.

17 Vedlegg
30647 Visninger
Gjennomsnitt (3 Stemmer)