Tilbake

Bestille tilganger til systemer og rom

Tilgangsadministrasjon #

Alle nyansatte, gjester og eksterne trenger en brukerkonto på NTNU, for å få tilgang til våre IT-systemer og/eller rom og bygg. For å få en brukerkonto, må noen forutsetninger være oppfylt:

  1. For nyansatte må det foreligge en signert arbeidsavtale. For gjester, eksterne og andre uten arbeidsavtale, skal det opprettes en tilgangsavtale. Rutiner for bruk og håndtering av tilgangsavtalen er noe forskjellig ved de ulike enhetene ved NTNU. Sjekk med din lokale HR-kontakt før dette tas i bruk.
  2. Vedkommende må være registrert i HR-portalen PAGA. Husk å alltid registrere privat e-post, og vær nøye med å legge inn riktig ansattforholdkode:
    • Ansattforholdkoden påvirker videre automatikk rundt tilganger.
    • Nytt fra nov. 19: Det sendes et automatisk varsel om aktivering av brukerkonto til den private e-posten når PAGA-registreringen er fullført (tekst både på norsk og engelsk). Dette gjelder alle nye brukere, både ansatte, gjester og eksterne. «Ny ved NTNU»-siden lenkes også opp i e-posten, slik at relevant informasjon rundt oppstart, systemer og opplæring er tilgjengelig. 
  3. Gjør dette i god tid før oppstart! Slik er du sikret at IT-tilgangene er på plass når den nyansatte kommer.

Basis IT-tilgang #

Etter ferdig registrering i PAGA er basis IT-tilgang på plass (brukernavn, e-post, filområder, lagring etc). Ved å aktivere kontoen sin, vil brukeren få nødvendige tilganger ut ifra sitt tilknytningsforhold til NTNU. Tilgangsbestillingssystemet (TBS) vil ikke lenger sende ut varsler til bruker, men skal kun brukes for å bestille tilganger utover basis IT-tilgang. Se under for oversikt over tilganger som må bestiller ekstraordinært.  

Tilgang til administrative system, samt bestille adgangskort #

Skal bruker også ha adgangskort og/eller tilgang til ett av følgende sentraladministrative system?

  • Ephorte
  • Studieadministrasjon (FS, Emner på nett, Timeplanlegging og romreservasjon, Blackboard)
  • Lønn/økonomi/personal og BDM
  • BEVISST

Da må du i tillegg til PAGA-registrering bestille tilganger gjennom Tilgangsbestillingsskjema (TBS). Bestillinger kan foretas av både leder, HR-medarbeider eller annen saksbehandler, dette praktiseres ulikt fra enhet til enhet. 

Hvordan benytte TBS?  #

  1. En signert arbeidsavtale eller ledergodkjent tilgangsavtale må foreligge og vedkommende må være registrert i PAGA.
    • For ansatte utenfor EU, vet man ofte ikke oppstartsdato (fordi det avhenger av når oppholdstillatelse blir gitt). Man kan da registrere vedkommende som gjest (og endre senere) fordi PAGA-registrering (som gir et ansattnummer) er nødvendig for å kunne bestille ytterligere tilganger.
  2. Du åpner TBS - tilgangsbestillingskjemaet. Får du ikke åpnet skjemaet? Kontakt orakel, og de legger deg til. 
  3. TBS består av ett hovedskjema, og inntil fire tilleggsskjema:
    • Hovedskjema:
      • Fyll inn overordnet info om brukeren, rollen og ansattforholdet. 
      • Hvis aktuelt: Kryss av for hvilke sentraladministrative systemer vedkommende trenger tilgang til. 
      • Kryss av for bestilling av adgangskort og evt. nøkler. 
    • Kjenner du ansattnummeret, fyll ut dette. Kjenner du ikke ansattnummeret, kan feltet stå åpent.
    • Trykk på send/lagre nederst.
  4. Om vedkommende bare skal ha adgangskort, er du som bestiller nå ferdig! Men om du krysset av for tilgang til ett eller flere administrative system, lages det automatisk tilleggsskjema hvor du må detaljere tilgangsbehovet:
    • Tilleggsskjema 1: Økonomisystemer og BDM
    • Tilleggsskjema 2: Studieadministrative systemer (FS, Emner på nett, Timeplanlegging og romreservasjon, Blackboard).
    • Tilleggsskjema 3: Ephorte
    • Tilleggsskjema 4: BEVISST
  5. Du som bestiller får en automatisk e-post med link til de tilleggsskjemaene du skal fylle ut. Du kan også åpne tilleggsskjemaene direkte fra toppmenyen.
  6. Fyll ut tilleggsskjemaene og trykk lagre.
  7. Nå sendes bestillingene til de ansvarlige enhetene (systemeierne) som administrerer tilgangene. Behandlingstid er ofte 4-5 dager, men vær oppmerksom på at det kan ta lengre tid om bruker skal ha tilgang til mange system.
  8. Om du ikke har fylt inn ansattnummer, sendes det automatisk et varsel til HR som fyller inn dette. IT legger inn brukernavn og NTNU-epostadresse. Bestilling på adgangskort og nøkler sendes til Vakt og Service.
  9. Leder/kontaktperson (fylt inn i hovedskjemaet) godkjenner bestillingen til slutt. 
  10. Du som bestiller kan hele tiden følge med på status på bestillingene underveis i prosessen.
  11. Leder/kontaktperson mottar en kvittering når alle bestillinger er utført, og prosessen er ferdig.
  12. Det går ikke ut et eget varsel til bruker om å aktivere kontoen sin, dette ble automatisk utsendt sendt da PAGA-registreringen ble fullført. Skulle vedkommende likevel ikke ha aktivert kontoen sin ennå (eller ikke mottatt varselet), henvis til aktivere brukerkonto.
  13. Bruker må selv møte opp hos Vakt og Service og hente ut adgangskort.
  14. Ved bestilling av tilgang til ett eller flere av de administrative systemene, får bruker melding fra de enkelte systemeiere med informasjon om den tildelte tilgangen, innlogging, brukeropplæring etc..

Tilgangsavtale - for gjesteforsker/gjester/eksterne o.l. #

Du må enten ha en arbeidsavtale eller en tilgangsavtale for å kunne få tilgang til NTNU sine systemer. For gjest/ekstern uten arbeidsavtale, skal en tilgangsavtale opprettes. 

Link til tilgangsavtalen: https://innsida.ntnu.no/tilgang 

Hvordan opprette en tilgangsavtale? 

  1. Få inn opplysningene om den eksterne. 
    • Kontaktperson ved NTNU (dette kan være både studiekonsulent, HR-medarbeider, kontorsjef osv) sender en e-post med denne lenken til personen som skal ha tilgang (fra lenken kommer man til skjemaet som skal fylles ut): https://innsida.ntnu.no/tilgang
    • Forslag til tekst på e-posten som man sender den eksterne (norsk og engelsk).
    • Gjesten/den eksterne fyller ut øverste del av skjemaet med info om seg selv, og trykker på "send skjema" helt nederst.  
    • Kontaktpersonen mottar skjemaet ferdigutfylt tilbake (via en lenke på e-post) og kontrollerer opplysningene og fyller inn resterende kolonner nederst. Til slutt velges hvilken leder som skal godkjenne og man fyller inn seg selv i feltet for kontaktperson (finner du ikke deg selv i listen for kontaktperson? Kontakt orakeltjenesten).
    • Kontaktpersonen trykker til slutt på «send», og skjemaet sendes da til leder for endelig godkjenning. OBS: Kontaktperson og leder for godkjenning kan være samme person – men skjemaet må gjennom godkjenning slik at dette blir «logget» i systemet og påført skjemaet/avtalen en "signatur".
    • Den godkjente avtalen sendes nå automatisk til HR for registrering i PAGA. For kategorien sensorer, sendes avtalen direkte til Økonomiavdelingen (som ivaretar registrering).  
  2. Registrere personaldata i PAGA. 
    • Når tilgangsavtalen er utfylt sendes den til HR som legger informasjonen inn i HR portalen PAGA.
    • Merk at utenlandske personer kan ha behov for fiktivt fødselsnummer.
    • For eksterne sensorer med kort oppdragsvarighet kan det være lurt å bestille et FS-Nummer generert av FShjelp (fshjelp@adm.ntnu.no).
    • NB! Tilgangsavtalen vil bli slettet fra systemet noe tid etter at de er godkjent og informasjon er registrert i HR-portalen. Tilgangsavtalen må derfor arkiveres i NTNUs arkiv ved først å "produsere" pdf-fil og deretter laste opp pdf i ePhorte i henhold til enhetens rutiner. 
  3. Saksbehandler har to valg for videre bestilling:
    • Alternativ A: For gjester/eksterne som bare skal ha en vanlig IT-tilgang og IKKE adgangskort, er du nå ferdig! Alle basistilganger kom på plass idet vedkommende ble registrert i HR-portalen. Da gikk det også ut et automatisk til personens private e-post, om å aktivere kontoen sin. Om vedkommende ikke har fått aktivert enda, henvis til siden om å aktivere brukerkonto.
    • Alternativ B: Om gjesten/den eksterne skal ha adgangskort, og/eller tilgang til ett eller flere sentraladministrative system, bestiller saksbehandler tilganger via TBS - Tilgangsbestillingsskjema. Se forklaring i avsnittet om TBS.   

Tilgang til Inspera for eksterne sensorer #

For innmelding av eksterne sensorer og eksterne fagpersoner, slik at disse får tilgang til aktuelt system (f.eks. Inspera), se fullstendig beskrivelse på denne siden: Sensurprosessen i Inspera Assessment - for administrativt ansatte 


Endre tilganger for ansatte #

TBS benyttes i hovedsak i forbindelse med ny-opprettelse av konto/tilganger/kort for en ny bruker. Det er for øvrig fint mulig å benytte TBS ved endringer, og da må dette gjøres ved å opprette et nytt TBS-skjema som følger samme prosess. 

Endre periode #

Er det ikke endringer i hvilke system den ansatte trenger tilgang til, men en ansatt som enten forlenger eller kutter sin kontrakt? Din HR-medarbeider kan korrigere sluttdato i PAGA uten nytt tilgangsskjema. Datoen i PAGA styrer hvorvidt brukeren fortsatt har aktiv brukerkonto/tilgang.  

Endre rolle #

Dersom en ansatt endrer rolle (eks. nye arbeidsoppgaver, gjest skal ha kontor eller labtilgang osv), må man fylle ut et nytt TBS. Vi jobber med å gjøre dette enklere.

Foreløpig har vi fått til forenkling for tilgang til BEVISST. Åpne linken til Tilgangsbestilling, og velg BEVISST i toppmenyen. Her kan du fylle ut en direkte bestilling for eksisterende bruker, uten å fylle ut et vanlig TBS først. 


Mer om tilknytningsforhold #

Gjesteforsker/Gjest/Ekstern #

https://innsida.ntnu.no/wiki/-/wiki/Norsk/Gjest+ved+NTNU
https://innsida.ntnu.no/wiki/-/wiki/Norsk/Administrere+tilganger

Arbeidstaker #

https://innsida.ntnu.no/ansette-medarbeider
https://innsida.ntnu.no/wiki/-/wiki/Norsk/Administrere+tilganger


Ofte stilte spørsmål #

  1. Hvem er systemeiere og administrerer tilganger til de ulike systemene? 
    • Bestillinger for Ephorte går til DOKU. 
    • Bestillinger for studieadministrative systemer går til FS-hjelp hos Studieavdelingen. 
    • Bestillinger for lønn/økonomi/personal går til Økonomiavdelingen. 
    • Bestillinger for BEVISST koordineres av IT-avdelingen, men eies av Virksomhetsstyring. 
    • Nye BDM'er godkjennes av leder. 
  2. Trenger jeg virkelig ikke benytte TBS for alle nye brukere? 
    • Nei, du trenger kun benytte TBS for bestilling av adgangskort, samt tilganger til ett av de administrative systemene nevnt over. Basis IT-tilgang og brukerkonto er på plass når brukeren er registrert i HR portalen. Da går det også ut automatisk varsel til brukeren (på norsk og engelsk) om å aktivere kontoen sin. 

Problemer?  #

Orakeltjenesten kan hjelpe deg om du har spørsmål eller opplever problemer.

Nærmeste HR-medarbeider kan hjelpe deg om du har spørsmål angående avtale og registering i Paga.

IT-hjelp


Tilgang til TBS #

Lenke til tilgangsbestillingsskjema TBS.

Du må være autorisert for å ha tilgang til TBS.
Kontakt
orakel@ntnu.no hvis du trenger hjelp eller ønsker å registrere nye personer for TBS-tilgang.

Se TBS brukerveiledning for flere detaljer (krever tilgang til TBS).

Spørsmål eller kommentarer? Kontakt guro.vistad@ntnu.no. Sist oppdatert 21.11.19. 

8 Vedlegg
33906 Visninger
Gjennomsnitt (0 Stemmer)