Tilbake

Bestille tilganger til systemer og rom

Tilgangsadministrasjon #

Hva er "Tilgangsbestillingsskjema" (TBS)? #

Tilgangsbestillingsskjema (TBS) benyttes av administrasjon og ledere for å bestille tilgang til NTNUs IT-systemer og/eller adgangskort/nøkler i NTNUS bygg for i hovedsak nye personer (ansatte, eksterne og gjester).

Forutsetning
Det må foreligge en godkjent Arbeidsavtale eller Tilgangsavtale som benyttes som underlag for registrering i HR Portal og bestilling av tilganger. 
For personer som ikke er ansatt ved NTNU og som har behov for tilgang til NTNUs arealer og/eller infrastruktur (gjesteforeleser, gjest, emeritus eller annet) skal det foreligge en godkjent tilgangsavtale. Rutiner for bruk og håndtering av tilgangsavtale er noe ulikt ved de ulike enhetene ved NTNU. Sjekk med din lokale HR-kontakt før dette tas i bruk.

For å sikre at den nyansatte, gjesten eller den eksterne har alle nødvendige tilganger ved oppstart er det viktig å starte i god tid, da det kan ta litt tid før alle tilganger aktiveres. Bestillinger kan foretas av både leder, HR-medarbeider eller annen saksbehandler, dette praktiseres ulikt fra enhet til enhet. 

Slik bestiller du tilganger for nyansatte   #

  1. For alle nyansatte, må HR ha mottatt en signert arbeidsavtale og innholdet være registrert i HR-portalen PAGA, for å kunne bestille tilganger til NTNU sine systemer og rom. Merk at dette kun gjelder for ansatte, og ikke gjesteforskere, gjesteforelesere, eksterne konsulenter etc. 
    • Den registrerte informasjonen i PAGA, som start-/sluttdato, organisasjonstilknytning, ansattforholdkode osv, benyttes videre med tanke på automatikk rundt tilganger. Vær derfor nøye med å registrere med korrekt kode. 
    • For ansatte utenfor EU, vet man ofte ikke oppstartsdato (fordi det avhenger av når oppholdstillatelse blir gitt). Man kan da registrere vedkommende som gjest (og endre senere) fordi PAGA-registrering (som gir et ansattnummer) er nødvendig for å kunne bestille tilganger.
    • Arbeidsavtalen må arkiveres, i henhold til lokale rutiner. 
  2. Saksbehandler bestiller tilganger via dette skjemaet: Tilgangsbestillingsskjema (TBS). Basert på kjennskap til brukerbehov må det velges en brukerrolle, og følgende tilganger kan bestilles: 
    • Basistilganger (brukernavn, e-post, filområder, lister osv.
    • Adgangskort (adgangsgrupper/enhet/bygg, evt. nøkler)
    • Tilgang til administrative systemer: arkiv, studieadministrasjon, HR-portal, lønn/økonomi m.m.
    • For rollene studiekonsulent, controller og leder vil det automatisk krysses av for bestilling av nødvendige tilganger, da disse er forhåndsdefinerte. Ved behov kan tilganger redigeres i etterkant av saksbehandler.
    • Ansattnummer fra PAGA må fylles inn i TBS (av HR). Dette for å bekrefte at personen det bestilles tilgang for, faktisk er lagt inn i PAGA. Bestillingen godkjennes av leder til slutt.
  3. NTNU IT (og systemeiere) oppretter tilgangene. Dette tar vanligvis 4-5 dager. Vær obs på at det kan ta lengre tid om vedkommende skal ha tilgang til mange systemer.   
    • HR-medarbeider/saksbehandler mottar et automatisk varsel når alle bestillinger er utført, og leder har godkjent (saksbehandler kan for øvrig selv sjekke status på bestilling underveis i prosessen). Om HR-medarbeideren har lagt inn brukeren sin private e-postadresse i TBS, så vil brukeren automatisk også motta et varsel. Her får brukeren beskjed om å aktivere kontoen sin.
    • Hvis den private adressen til bruker ikke er lagt inn i TBS, må dere selv kontakte bruker og informere om at kontoen må aktiveres. Leder/kontaktperson får et varsel på e-post om at bestilling er fullført og at bruker må varsles. Informasjoen bruker trenger ligger nederst i den samme e-posten, og kan klippes direkte fra e-posten. 
  4. Brukeren aktiverer brukerkonto og henter adgangskort/ nøkler. Brukeren skal nå være operativ og ha de nødvendige tilganger. Kontakt orakeltjenesten om du skulle oppleve problemer. 

Slik bestiller du tilganger for gjesteforsker/gjester/eksterne o.l. #

Du må enten ha en arbeidsavtale eller en tilgangsavtale for å kunne få tilgang til NTNU sine systemer.  For gjest/ekstern uten arbeidsavtale, skal en tilgangsavtale opprettes. 

Link til tilgangsavtalen: https://innsida.ntnu.no/tilgang 

Hvordan opprette en tilgangsavtale? 

  1. Få inn opplysningene om den eksterne. 
    • Kontaktperson ved NTNU (dette kan være både studiekonsulent, HR-medarbeider, kontorsjef osv) sender en e-post med denne lenken til personen som skal ha tilgang (fra lenken kommer man til skjemaet som skal fylles ut): https://innsida.ntnu.no/tilgang
    • Forslag til tekst på e-posten som man sender den eksterne (norsk og engelsk).
    • Gjesten/den eksterne fyller ut øverste del av skjemaet med info om seg selv, og trykker på "send skjema" helt nederst.  
    • Kontaktpersonen mottar skjemaet ferdigutfylt tilbake (via en lenke på e-post) og kontrollerer opplysningene og fyller inn resterende kolonner nederst. Til slutt velges hvilken leder som skal godkjenne og man fyller inn seg selv i feltet for kontaktperson (finner du ikke deg selv i listen for kontaktperson? Kontakt orakeltjenesten).
    • Kontaktpersonen trykker til slutt på «send», og skjemaet sendes da til leder for endelig godkjenning. OBS: Kontaktperson og leder for godkjenning kan være samme person – men skjemaet må gjennom godkjenning slik at dette blir «logget» i systemet og påført skjemaet/avtalen en "signatur".
    • Den godkjente avtalen sendes nå automatisk til HR for registrering i PAGA.
  2. Registrere personaldata i PAGA. 
    • Når tilgangsavtalen er utfylt sendes den til HR som legger informasjonen inn i HR portalen PAGA.
    • Merk at utenlandske personer kan ha behov for fiktivt fødselsnummer.
    • For eksterne sensorer med kort oppdragsvarighet kan det være lurt å bestille et FS-Nummer generert av FShjelp (fshjelp@adm.ntnu.no).
    • NB! Tilgangsavtalen vil bli slettet fra systemet noe tid etter at de er godkjent og informasjon er registrert i HR-portalen. Tilgangsavtalen må derfor arkiveres i NTNUs arkiv ved først å "produsere" pdf-fil og deretter laste opp pdf i ePhorte i henhold til enhetens rutiner. 
  3. Saksbehandler har to valg for videre bestilling:
    • Alternativ A: Du kan gå videre til tilgangsbestillingsskjemaet (TBS).
    • Alternativ B: For gjester/eksterne som bare trenger enkel IT-tilgang, er ikke TBS nødvendig.
      En god del gjesteforelesere og andre eksterne, trenger ofte tilgang til kun få system, og skal heller ikke ha adgangskort. For disse er det ikke nødvendig å bruke TBS, det er tilstrekkelig å bli registrert i HR portalen PAGA 

Alternativ A: Bestille tilganger via tilgangsbestillingsskjema

  • Saksbehandler bestiller tilganger via dette skjemaet: tilgangsbestillingsskjema (TBS). Basert på kjennskap til brukerbehov, må det velges en brukerrolle, og følgende tilganger kan bestilles:
    • Basistilganger (brukernavn, e-post, filområder, lister osv).
    • Adgangskort (adgangsgrupper/enhet/bygg, evt. nøkler).
    • Tilgang til administrative systemer: arkiv, studieadministrasjon, HR-portal, lønn/økonomi m.m.
  • NTNU IT (og systemeiere) oppretter tilgangene. Dette tar vanligvis 4-5 dager. Vær obs på at det kan ta lengre tid om vedkommende skal ha tilgang til mange systemer. 
  • Saksbehandler mottar et automatisk varsel når alle bestillinger er utført, og leder har godkjent (saksbehandler kan for øvrig selv sjekke status på bestilling underveis i prosessen). Om saksbehandler har lagt inn brukeren sin private e-postadresse i TBS, så vil brukeren automatisk også motta et varsel. Her får brukeren beskjed om å aktivere kontoen sin. 
  • Hvis den private e-postadressen til bruker ikke er lagt inn i TBS, må dere selv kontakte bruker og informere om at kontoen må aktiveres. Leder/kontaktperson får et varsel på e-post fra systemet, om at bestillinger er fullført og at bruker må varsles. Informasjonen brukeren trenger ligger nederst i den samme e-posten, og man kan klippe/lime direkte derifra.  
  • Brukeren aktiverer brukerkonto og henter adgangskort/ nøkler. Brukeren skal nå være operativ og ha de nødvendige tilganger. Kontakt orakeltjenesten om du skulle oppleve problemer. 

Alternativ B: Enkel IT-tilgang uten TBS. 

En god del gjesteforelesere og andre eksterne, trenger ofte tilgang til kun ett/få system, og skal heller ikke ha adgangskort. For disse er det ikke nødvendig å bruke TBS, det er tilstrekkelig å bli registrert i HR portalen. Men: Det går ikke ut automatisk varsel fra HR-portalen om at vedkommende er registrert. 

Her må man derfor ha en god lokal rutine på at HR gir direkte beskjed til studiekonsulent/faglærer etc. om at vedkommende nå er lagt inn i HR-portalen. Studiekonsulent/faglærer sender så melding til gjesten om at brukerkontoen kan aktiveres. HR-medarbeider kan evt. kontakte gjest/ekstern direkte om det er mest hensiktsmessig. Når kontoen blir aktivert av brukeren (og startdato i HR-portalen er passert), er basistilganger på plass. Vedkommende er da f.eks tilgjengelig i FS for å kunne legges til på riktig emne i Blackboard.


Tilgang til Inspera for eksterne sensorer #

For innmelding av eksterne sensorer og eksterne fagpersoner, slik at disse får tilgang til aktuelt system (f.eks. Inspera), se fullstendig beskrivelse på denne siden: Registrere ekstern fagperson - for administrativt ansatte 


Endre tilganger for ansatte #

TBS benyttes i hovedsak i forbindelse med ny-opprettelse av konto/tilganger/kort for en ny bruker. Det er for øvrig fint mulig å benytte TBS ved endringer, og da må dette gjøres ved å opprette et nytt TBS-skjema som følger samme prosess. 

Endre periode #

Er det ikke endringer i hvilke system den ansatte trenger tilgang til, men en ansatt som enten forlenger eller kutter sin kontrakt? Din HR-medarbeider kan korrigere sluttdato i PAGA uten nytt tilgangsskjema. Datoen i PAGA styrer hvorvidt brukeren fortsatt har aktiv brukerkonto/tilgang.  

Endre rolle #

Dersom en ansatt endrer rolle (eks. nye arbeidsoppgaver, gjest skal ha kontor eller labtilgang osv), må man fylle ut et nytt TBS. Vi jobber med å gjøre dette enklere.

Foreløpig har vi fått til forenkling for tilgang til BEVISST. Åpne linken til Tilgangsbestilling, og velg BEVISST i toppmenyen. Her kan du fylle ut en direkte bestilling for eksisterende bruker, uten å fylle ut et vanlig TBS først. 


Mer om tilknytningsforhold #

Gjesteforsker/Gjest/Ekstern #

https://innsida.ntnu.no/wiki/-/wiki/Norsk/Gjest+ved+NTNU
https://innsida.ntnu.no/wiki/-/wiki/Norsk/Administrere+tilganger

Arbeidstaker #

https://innsida.ntnu.no/ansette-medarbeider
https://innsida.ntnu.no/wiki/-/wiki/Norsk/Administrere+tilganger


Ofte stilte spørsmål #


Problemer?  #

Orakeltjenesten kan hjelpe deg om du har spørsmål eller opplever problemer.

Nærmeste HR-medarbeider kan hjelpe deg om du har spørsmål angående avtale og registering i Paga.

IT-hjelp


Tilgang til TBS #

Lenke til tilgangsbestillingsskjema TBS.

Du må være autorisert for å ha tilgang til TBS.
Kontakt
orakel@ntnu.no hvis du trenger hjelp eller ønsker å registrere nye personer for TBS-tilgang.

Se TBS brukerveiledning for flere detaljer (krever tilgang til TBS).

Spørsmål eller kommentarer? Kontakt guro.vistad@ntnu.no. Sist oppdatert 21.10.19. 

7 Vedlegg
32968 Visninger
Gjennomsnitt (0 Stemmer)