Bestille tilganger til systemer og rom

Tilgangsadministrasjon #

v 03.07.2018 – Ole Einar Brækken (ole.einar.brakken@ntnu.no)

Se avsnitt "Hva er Tilgangsbestillingsskjema (TBS)" for flere detaljer.

Via TBS kan følgende bestilles:

  • «Basistilganger» (brukerkonto, epost-adresse, filområder, lister/grupper osv.)
  • Tilgang til felles administrasjonssystemer (FS/studieadministrasjon, Lønn/Økonomi/Personal-systemer, Arkiv/ePhorte, Blackboard, Inspera)
  • Adgangskort/nøkler

Tilgangsbestillingsprosess #

  1. Tilgangsavtale (skjema "Tilgangsavtale/anmodning" eller se avsnitt 1: Tilgangsavtaler for pdf-versjon av tilgangsavtalen)
    • Innhente informasjon (se mal av epost som sendes sluttbruker)
    • Verifisere/legge til informasjon
    • Godkjenne
  2. Registrere personaldata (HR Portal)
    • Basert på godkjent avtale
    • Arkivere avtale
  3. Bestille tilganger (skjema "Tilgangsbestillingsskjema" (TBS))
  4. Tilganger opprettes
  5. Ferdig-varsel
    • Sendes kontaktperson og sluttbruker
  6. Aktivere konto

Hva er "Tilgangsbestillingsskjema" (TBS)? #

Tilgangsbestillingsskjema (TBS) benyttes av administrasjon og ledere for å bestille tilgang til NTNUs IT-systemer og/eller adgangskort/nøkler i NTNUS bygg for i hovedsak nye personer (ansatte, eksterne og gjester).

Forutsetning:
Det må foreligge en godkjent Arbeidsavtale eller Tilgangsavtale som benyttes som underlag for registrering i HR Portal og bestilling av tilganger.
For personer som ikke er ansatt ved NTNU og som har behov for tilgang til NTNUs arealer og/eller infrastruktur (gjesteforeleser, gjest, emeritus eller annet) skal det foreligge en godkjent tilgangsavtale. Rutiner for bruk og håndtering av tilgangsavtale er noe ulikt ved de ulike enhetene ved NTNU. Sjekk med din lokale HR-kontakt før dette tas i bruk.

Endringer/ utvidelser av rettigheter/tilganger for «eksisterende» brukere:

TBS benyttes i hovedsak ifm. ny-opprettelse av konto/tilganger/kort for en ny bruker. Det er for øvrig mulig å benytte TBS ved endringer, og da må dette gjøres ved å opprette et nytt TBS-skjema som følger samme prosess.


1: Tilgangsavtale #

(ansvarlig Kontaktperson/ Leder)

For arbeidstakere skal arbeidsavtale utarbeides se Rekrutteringsprosess.

For gjest/ekstern o.l. skal tilgangsavtale opprettes – se pkt. 1 A til C for å bruke elektronisk versjon av Tilgangsavtale.

Alternativ kan man benytte en pdf-versjon av tilgangsavtale (må åpnes i Adobe reader/acrobat eller i Internet Explorer); norsk versjon tilgangsavtale (pdf) og English version sign a contract for access.

A. Innhente informasjon

Kontaktperson ved NTNU sender epost med lenke til skjema til person som skal ha tilgang.
Benytt følgende mal av epost som også inkluderer en veiledning til mottaker (kopiere innholdet fra word-dokument).

Skjema for å innhente informasjon og utarbeidelse av tilgangsavtale "Tilgangsavtale/anmodning" (https://innsida.ntnu.no/tilgang) 

B. Ferdigstille avtale - verifisere/legge til

Kontaktperson mottar utfylt skjema (via lenke til skjema), og kontrollerer/ferdigstiller avtale (verifiserer og legger til informasjon (som f.eks. organisasjonstilknytning, rolle, tilgangsbehov, samt formål med tilgangen.

C. Godkjenne

Kontaktperson sender ferdig tilgangsavtale til ledergodkjenning (gjøres via skjema ved å legge til person for godkjenning). Kontaktperson og leder for godkjenning kan være samme person – men skjemaet må gjennom godkjenning slik at dette blir «logget» i systemet og påført skjemaet/avtalen en "signatur".

Godkjent tilgangsavtale blir oversendt (via arbeidsflyt i skjemaet) til HR for registrering i HR Portal.

I tillegg til at bruker må akseptere for å ha lest/forstått NTNUs bestemmelser i Tilgangsavtalen vil også bruker måtte akseptere de samme bestemmelsene ved elektronisk signatur (via ID-porten) ved aktivering av brukerkonto.

Oversikt over ferdige og godkjente Tilgangsavtaler.


2: Registrere personaldata (HR Portal) #

(ansvarlig HR saksbehandler)

Mottak av godkjent avtale og registrering av person i HR Portal basert på informasjon i avtale.

Når tilgangsbestilling blir utfylt og sendt (se pkt. 3) så «kvitterer» HR ferdig registrering i HR Portal med å legge inn ansattnummer i bestillingen.

Registrert informasjon, som start/sluttdato, org.tilknytning, ansattforholdkode etc benyttes videre ift automatikk rundt tilganger.

Tilgangsavtale arkiveres i NTNUs arkiv ved først å "produsere" pdf-fil og deretter laste opp pdf i ePhorte iht enhetens rutiner.


3: Bestille tilganger (TBS) #

(ansvarlig Kontaktperson/ Leder - evnt annen administrasjon)

Tilganger bestilles via tilgangsbestillingsskjema (TBS).

Når «Tilgangsavtale-skjema»  (se pkt. 1) er benyttet og avtalen er godkjent, blir det automatisk opprettet et nytt "ferdig-utfylt" TBS-skjema (kontaktperson får tilsendt varsel via arbeidsflyt og vil kunne fullføre bestillingen).

Basert på kjennskap til brukerbehov må det velges brukerrolle, ulike «basisbehov», behov for adgangskort (adgangsgrupper/enhet/bygg, evt. nøkler), samt presiser behov for tilganger i arkiv-, studieadm., og lønn/økonomi/personal-systemer

a.       Basistilganger

b.       Adgang bygg/rom

c.       Administrative systemer - arkiv, studieadm, personal, økonomi m.m.

Oversikt og søkbare TBS-skjemaer.

//// #


4: Tilganger opprettes (utføres via arbeidsflyt i skjema) #

(ansvarlig for opprettelse er de ulike systemeiere og adgangskontrollen) 

Arbeidsflyt i TBS ivaretar varsling og opprettelse iht. bestilling. 

a.       Basistilganger (bruker, epost, fil, grupper)

b.       Adgangskort produseres når bruker identifiserer seg hos Adgangskontrollen

c.       Tilgang til ulike administrative systemer iht. bestilling (Arkiv, studieadm, personal
økonomi m.m.)


5: Ferdigvarsel #

(sendes oppgitt kontaktperson og bruker)

Kontaktperson får tilsendt ferdigvarsel når alle tilgangene er på plass.

Bruker får også tilsvarende ferdigvarsel (såfremt «privat» kontaktadresse er lagt inn i skjema), hvis ikke må kontaktperson informere/orientere bruker om dette.

Ferdigvarsel inneholder nødvendig informasjon for aktivering av brukerkonto, og evt. mulighet for å hente adgangskort (hvis det er bestilt).


6: Aktivere konto #

(ansvarlig bruker / kontaktperson)

Basert på tilsendt varsel/informasjon vil bruker selv kunne aktivere sin brukerkonto, og oppsøke Adgangskontrollen for produksjon av adgangskort og evnt utlevert nøkler.

Aktivere IT-tilganger

Hente Adgangskort.


Tilknytningsforhold #

Gjesteforsker/Gjest/Ekstern #

https://innsida.ntnu.no/wiki/-/wiki/Norsk/Gjest+ved+NTNU
https://innsida.ntnu.no/wiki/-/wiki/Norsk/Administrere+tilganger

Arbeidstaker #

https://innsida.ntnu.no/ansette-medarbeider
https://innsida.ntnu.no/wiki/-/wiki/Norsk/Administrere+tilganger


Tilgang til TBS #

Lenke til tilgangsbestillingsskjema TBS.

Du må være autorisert for å ha tilgang til TBS.
Kontakt
orakel@ntnu.no hvis du trenger hjelp.

Se TBS brukerveiledning for flere detaljer (krever tilgang til TBS).

Kontakt #

Orakeltjenesten kan hjelpe deg om du har spørsmål eller opplever problemer.

Nærmeste HR-medarbeider kan hjelpe deg om du har spørsmål angående avtale og registering i Paga.

IT-hjelp

6 Vedlegg
12094 Visninger
Gjennomsnitt (0 Stemmer)