Bestille tilganger til systemer og rom

Tilgangsadministrasjon #

v 12.10.2017 – Ole Einar Brækken (ole.einar.brakken@ntnu.no)

Hva er "Tilgangsbestillingsskjema" (TBS)? #

Tilgangsbestillingsskjema (TBS) benyttes av administrasjon og ledere for å bestille tilgang til NTNUs IT-systemer og/eller adgangskort/nøkler i NTNUS bygg for i hovedsak nye personer (ansatte, eksterne og gjester).

Forutsetning:

Det må foreligge en godkjent Arbeidsavtale eller Tilgangsavtale som benyttes som underlag for registrering i HR Portal og bestilling av tilganger.

Via TBS kan følgende bestilles:

  • «Basistilganger» (brukerkonto, epost-adresse, filområder, lister/grupper etc)
  • Tilgang til felles administrasjonssystemer (FS/studieadministrasjon, Lønn/Økonomi/Personal-systemer, Arkiv/ephorte)
  • Adgangskort/nøkler

Endringer/ utvidelser av rettigheter/tilganger for «eksisterende» brukere:

TBS benyttes i hovedsak ifm ny-opprettelse av konto/tilganger/kort for en ny bruker. Det er for øvrig mulig å benytte TBS ved endringer, og da må dette gjøres ved å opprette et nytt TBS-skjema som følger samme prosess.

Tilgangsbestillingsprosess #

  1. Avtale (arbeids- eller tilgangsavtale)
    • Innhente informasjon
    • Verifisere/legge til informasjon
    • Godkjenne
    • "Arkivere"
  2. Registrere personaldata (HR Portal)
  3. Bestille tilganger
    • Basis IT
    • Adgang bygg/rom
    • Administrative systemer
  4. Tilganger opprettes
  5. Ferdig-varsel
  6. Aktivere konto
    • Aktivere brukerkonto
    • Hente adgangskort/ nøkler


1: Arbeids- eller tilgangsavtale #

(ansvarlig Kontaktperson/ Leder)

For arbeidstaker se Rekrutteringsprosess for utarbeidelse av arbeidsavtale.

For gjest/ekstern etc skal tilgangsavtale opprettes – se pkt 1 A til C.

A. Innhente informasjon

Kontaktperson ved NTNU sender epost med lenke til skjema til person som skal ha tilgang.
Benytt følgende mal av epost som også inkluderer en veiledning til mottaker (kopiere innholdet fra word-dokument).

Skjema som benyttes "Tilgangsavtale/anmodning"

B. Utarbeide avtale - verifisere/legge til

Kontaktperson mottar utfylt skjema (via lenke til skjema), og kontrollerer/ferdigstiller avtale (verifiserer og legger til informasjon (som f.eks organisasjonstilknytning, rolle, tilgangsbehov,
samt formål med tilgangen.

C. Godkjenne

Kontaktperson sender ferdig tilgangsavtale til ledergodkjenning (gjøres via skjema). Kontaktperson og leder for godkjenning kan være samme person – men skjemaet må gjennom godkjenning slik at dette blir «logget» i systemet og påført skjemaet/avtalen en "signatur".

Godkjent tilgangsavtale blir oversendt (via arbeidsflyt i skjemaet) til HR for registrering i HR Portal.

I tillegg til at bruker må akseptere for å ha lest/forstått NTNUs bestemmelser i Tilgangsavtalen vil også bruker måtte akseptere de samme bestemmelsene ved elektronisk signatur ved aktivering av brukerkonto.


2: Registrere personaldata (HR Portal) #

(ansvarlig HR saksbehandler)

Mottak av avtale og registrering av person i HR Portal.

Vurdere arkivering av avtale f.eks i ephorte. Tilgangsavtalene blir liggende tilgjengelig og søkbare i en oversikt inne i «systemet» (lenke).

Når tilgangsbestilling blir utfylt og sendt (se pkt 3) så «kvitterer» HR ferdig registrering i HR Portal med å legge inn ansattnummer i bestillingen.

Registrert informasjon, som start/sluttdato, org.tilknytning, ansattforholdkode etc benyttes videre ift automatikk rundt tilganger.


3: Bestille tilganger (TBS) #

(ansvarlig Kontaktperson/ Leder - evnt annen administrasjon)

Tilganger bestilles via TBS-skjema "Nytt element".

Når «Tilgangsavtale-skjema»  (se pkt 1) er benyttet og avtalen er godkjent, blir det automatisk opprettet et nytt "ferdig-utfylt" TBS-skjema (kontaktperson får tilsendt varsel via arbeidsflyt og vil kunne fullføre bestillingen).

Basert på kjennskap til brukerbehov må det velges brukerrolle, ulike «basisbehov», behov for adgangskort (adgangsgrupper/enhet/bygg, evnt nøkler), samt presiser behov for tilganger i arkiv-, studieadm., og lønn/økonomi/personal-systemer

a.       Basistilganger

b.       Adgang bygg/rom

c.       Administrative systemerArkiv, studieadm, personal økonomi etc

Oversikt og søkbare TBS-skjemaer.

//// #


4: Tilganger opprettes (utføres via arbeidsflyt i skjema) #

(ansvarlig for opprettelse er de ulike systemeiere og adgangskontrollen) 

Arbeidsflyt i TBS ivaretar varsling og opprettelse iht bestilling. 

a.       Basistilganger (bruker, epost, fil, grupper)

b.       Adgangskort produseres når bruker identifiserer seg hos Adgangskontrollen

c.       Tilgang til ulike administrative systemer ihht bestilling (Arkiv, studieadm, personal
økonomi etc)


5: Ferdigvarsel #

(sendes oppgitt kontaktperson og bruker)

Kontaktperson får tilsendt ferdigvarsel når alle tilgangene er på plass.

Bruker får også tilsvarende ferdigvarsel (såfremt «privat» kontaktadresse er lagt inn i skjema), hvis ikke må kontaktperson informere/orientere bruker om dette.

Ferdigvarsel inneholder nødvendig informasjon for aktivering av brukerkonto, og evnt mulighet for å hente adgangskort (hvis det er bestilt).


6: Aktivere konto #

(ansvarlig bruker / kontaktperson)

Basert på tilsendt varsel/informasjon vil bruker selv kunne aktivere sin brukerkonto, og oppsøke Adgangskontrollen for produksjon av adgangskort og evnt utlevert nøkler.

Aktivere IT-tilganger

Hente Adgangskort.


Tilknytningsforhold #

Gjesteforsker/Gjest/Ekstern #

https://innsida.ntnu.no/wiki/-/wiki/Norsk/Gjest+ved+NTNU
https://innsida.ntnu.no/wiki/-/wiki/Norsk/Administrere+tilganger

Arbeidstaker #

https://innsida.ntnu.no/ansette-medarbeider
https://innsida.ntnu.no/wiki/-/wiki/Norsk/Administrere+tilganger


Tilgang til TBS #

Lenke til tilgangsbestillingsskjema TBS.

Du må være autorisert for å ha tilgang til TBS.
Kontakt
orakel@ntnu.no hvis du trenger hjelp.

Se TBS brukerveiledning for flere detaljer (krever tilgang til TBS).

5 Vedlegg
6414 Visninger
Gjennomsnitt (0 Stemmer)