Wikier

Bestilling av overtidsmat eller mat til møter og konferanser

(Videresendt fra Bestille mat og catering til møte eller konferanse)

På denne siden finner du viktig informasjon om bestillinger av overtidsmat, mat til møter og konferanser og bestilling av mat på eksterne spisesteder/restauranter. 

Innholdet på denne siden gjelder for NTNUs ansatte. 

English: Order catering and food

Temaside bestilling | Sider merket bestille | Satser for mat representasjon og bevertning


Som hovedregel skal den enkelte leder eller den som gis fullmakt utvise nøkternhet i bevertning og representasjon. Er du usikker på om du kan bestille mat, sjekk først retningslinjer og satser for bevertning og representasjon.


Oversikt over leverandører

NTNU har en forpliktende avtale med følgende leverandører, og det er disse som må benyttes ved bestilling av:

Møtemat/catering

Trondheim: Sit Kafé eller Godt brød Trondhjem AS

Gjøvik: Sit i Gjøvik

Ålesund:  Sit i Ålesund

Kaker av konditorkvalitet

Trondheim: Sit Kafé 

Gjøvik: Sit i Gjøvik

Ålesund: Sit i Ålesund

Selskapsleveringer

Trondheim: Brasseri Cava – To Rom og Kjøkken.

Gjøvik: Sit i Gjøvik

Ålesund: Sit i Ålesund

Pizzalevering

Trondheim: Peppes Pizza, Pizzabakeren, Dominos Pizza, SuperHero Pizza og Grano (tilbyr bare små/porsjonspizzaer).

Gjøvik: Peppes Pizza og Pizzabakeren.

Ålesund: Peppes Pizza og Pizzabakeren.

Leverandørene av møtemat/catering og selskapslevering, skal også kunne dekke opp og delta med serveringspersonale. Dersom selskapet holdes på Sit sitt kantineområde så må tjenesten kjøpes av Sit. 

For mer informasjon om de ulike leverandørene og hvilke selskapslokaler til de har til rådighet, se NTNUs Avtalekatalog. Skriv navnet på leverandør i søkefeltet. (For tilgang til Avtalekatalogen må man være pålogget NTNUs nettverk eller bruke VPN.)

Viktig å vite om avtalene

Avtalene vi har inngått med de ulike leverandørene gjelder bare når det er NTNU som skal betale for bestillingene. Den gjelder ikke for studenter - med mindre det er NTNU som skal betale på deres vegne. Avtalene kan heller ikke benyttes dersom du som ansatt skal betale for bestillingen selv.

Årsaken til det er at NTNUs avtaler ikke kan brukes til private kjøp. Ordinære priser for matbestillinger og leveringer vil derfor gjelde i disse tilfellene.


Bestilling av mat til møter i NTNUs lokaler

Dersom dere skal få levert mat eller catering til NTNUs lokaler, må bestillingen gjøres i så god tid at den blir godkjent av leder med budsjettdisponeringsmyndighet (BDM) før klokken 12 for bestillinger som skal leveres neste virkedag. 

Vær også oppmerksom på å overholde leverandørenes frister, som kan variere. 
 

Rutine for bestilling

  1. Skal du bestille mat til møte eller catering til blant annet konferanse må du først avklare dette med leder som har myndighet til å godkjenne kostnader (budsjettdisponeringsmyndighet/BDM).

  2. Sjekk retningslinjer og satser for bevertning og representasjon.

  3. Dersom du vet hva du vil bestille, kan du gå rett til behovsskjemaet for varer og tjenester og fylle ut dette.

  4. Hvis du er usikker på hva du skal bestille, ta gjerne kontakt med leverandør for informasjon om meny og utvalg - eller se om dette er tilgjengelig på nettsiden deres. Bruk de leverandørene som NTNU har forpliktende avtaler med.

  5. Skriv hva du ønsker å bestille i skjemaet. Husk å skrive hvilket møte det gjelder, tid og sted for møtet, hvem som deltar, samt nøyaktig leveransested og kontaktinfo.

Dersom du har spørsmål, ta kontakt med din innkjøper.

 

Bestilling av mat til møter utenfor NTNUs lokaler

Ved møter eller selskaper utenfor NTNUs lokaler, skal man benytte en av selskaps- eller cateringleverandørene NTNU har en avtale med (se oversikten lengre oppe på denne siden). 

Det eneste unntaket er dersom vi leier et lokale som har sitt eget kjøkken eller restauratør med enerett. Dette kan for eksempel være leie av lokaler på et hotell i forbindelse med en konferanse. 

Rutine for bestilling

  1. Skal du bestille mat til møte eller catering til blant annet konferanse må du først avklare dette med leder som har myndighet til å godkjenne kostnader (budsjettdisponeringsmyndighet/BDM).

  2. Sjekk retningslinjer og satser for bevertning og representasjon.

  3. Dersom du vet hva du vil bestille, kan du gå rett til behovsskjemaet for varer og tjenester og fylle ut dette.

  4. Hvis du er usikker på hva du skal bestille, ta gjerne kontakt med leverandør for informasjon om meny og utvalg - eller se om dette er tilgjengelig på nettsiden deres. Bruk de leverandørene som NTNU har forpliktende avtaler med.

  5. Skriv hva du ønsker å bestille i skjemaet. Husk å skrive hvilket møte det gjelder, tid og sted for møtet, hvem som deltar, samt nøyaktig leveransested og kontaktinfo.

Dersom du har spørsmål, ta kontakt med din innkjøper.

 

Bestilling av mat til eksterne konferanser

Skal du arrangere en konferanse utenfor NTNUs lokaler har NTNU avtaler med ulike konferansesteder. Se en oversikt over hvilke dette gjelder i NTNUs Avtalekatalog (bruk søkeord konferanse). 

Rutine for bestilling

  1. Ta kontakt med ønsket konferansested.

  2. Velg selv opplegg innenfor statens satser.

  3. Bruk bestillingsskjemaet på ntnu.no.

  4. Husk å vær nøye med utfylling av anledning, dato, antall personer, koststed og delprosjektnummer.

  5. Dersom det er mange deltakere, vil hotellet ha en skriftlig kontrakt på bestillingen. Denne kontrakten må du sende som vedlegg i bestillingskjemaet.

Dersom du har spørsmål, ta kontakt med din innkjøper.

 

Bestilling av mat på eksternt spisested/restaurant

Dersom dere skal ut og spise, må dette først avklares med leder som har budsjettdisponeringsmyndighet (BDM).

NTNU har ingen spesielle rammeavtaler på restauranter, så om du holder deg innenfor satsene kan du fritt velge spisested selv.

Rutine for bestilling

  1. Bestill bord på ønsket restaurant/annet eksternt spisested.  

  2. Bruk behovsskjemaet for å melde inn bestillingen, eller ta kontakt med din lokale innkjøper. 

  3. Husk å opplyse om hvem som deltar, samt dato, tidspunkt og anledningen til arrangementet.

  4. Før restaurantbesøket må du også sende inn en liste med navnene på alle som skal delta. Denne kan legges ved når du fyller ut behovsskjemaet, hvis du har oversikten klar allerede da, eller den kan ettersendes til innkjøper.

  5. Husk også å påføre koststed og delprosjektnummer i skjemaet, eller opplys om dette til innkjøper.

    • Leder med BDM kan opplyse om hvor kostnadene skal belastes. Lokal controller (for enheter eller interne prosjekt) eller lokal prosjektøkonom (for eksternfinansierte BOA-prosjekt) kan også opplyse om hvilket delprosjektnummer som skal benyttes for din enhet eller prosjekt. 

  6. Avtal med innkjøper om det skal sendes en innkjøpsordre direkte til restauranten på e-post eller om du skal ta med deg en utskrift av denne til spisestedet.

  7. Hold deg innenfor satsene når du skal spise/drikke.

  8. Husk at det ikke kan gis tips på statens regning ved bevertning i Norge.

Dersom du har spørsmål, ta kontakt med din innkjøper.

 

Bestilling av pizza og annen overtidsmat

Dersom du skal bestille overtidsmat som NTNU skal betale for, må du bruke en av leverandørene NTNU har forpliktende avtaler med (se leverandørene tilknyttet møtemat/catering og pizzalevering i oversikten lengre oppe på denne siden). 

Alle pizzaleverandørene tilbyr glutenfrie, vegetariske og veganske alternativ.  Det er leverandørenes vanlige menyer som gjelder ved bestilling. 

Denne avtalen gjelder bare ved levering av pizza. Det betyr at dere fortsatt har fritt restaurantvalg dersom dere skal ut og spise – selv om dere skal ha pizza.

Leverandørene tilbyr NTNU ulike leveringspriser og rabatter. For nærmere informasjon om dette, se NTNUs Avtalekatalog og bruk søkeord pizza.

Rutine for bestilling

Hvilken leverandør dere skal velge, må blant annet vurderes ut ifra budsjett, type arrangement/bruk, leveringstid og hvilken av leverandørene dere foretrekker å bruke.

  1. Avklar først med leder som har budsjettdisponeringsmyndighet (BDM) at du kan bestille pizza.

  2. Send inn behovsskjemaet på ntnu.no, eller ta kontakt med deres lokale innkjøper.

  3. Når forespørselen er behandlet, vil du få tilsendt en innkjøpsordre fra innkjøper.

    • Avklar om du skal sende denne til restauranten, eller om innkjøper skal gjøre det.

    • Det viktigste er at leverandøren får opplyst om rett innkjøpsordrenummer, slik at de kan sende oss en elektronisk faktura.

    • Dersom det er sent på dagen, slik at du ikke kan få et innkjøpsordrenummer før du bestiller, er det viktig at du tar kontakt med innkjøper for å få dette neste arbeidsdag.

  4. Dersom du har en stor bestilling på 10 pizzaer eller mer, må dette være bestilt av innkjøper senest en til tre virkedager før levering.

    • For bestillinger av 9 pizzaer eller færre, er leveringstiden 1 til 2 timer. Dette er den avtalte leveringstiden, men alle leverandørene opplyser at de vil levere så raskt de kan.  Ta direkte kontakt med aktuell leverandør dersom det haster eller om du har en stor bestilling.

Dersom du har spørsmål, ta kontakt med din innkjøper.
 

 

Kilder og lovverk

Statens personalhåndbok: Representasjon, bevertning, utgifter til mat mv.

Regler og satser ved bevertning og representasjon ved NTNU.

 

Kontakt

Dersom du har spørsmål, ta kontakt med din lokale innkjøper.