Bestill møterom via kalenderen

Denne siden gjelder ansatte som skal reservere møterom til et møte. Når du kaller inn til møtet kan du bestille møterom samtidig, ved å "kalle inn" møterommet til møtet ditt.

English version - Reserve a meeting room using the calendar

Temaside om IT-hjelp | Sider merket med møterom

NB! Alle møterom får nye visningsnavn 29. april 2017. Les mer i siste avsnitt.

Møteromskalender #

Hvert rom har sin egen kalender. Du "kaller inn" møterom og andre ressurser på samme måte som du inviterer kolleger til møtet. Ved å åpne møterommets kalender kan du se når det er ledig og opptatt. 

Oversikt over møterom i Outlook #

Fra Outlook, åpne kalenderen din og gå på fanen Hjem, vis Åpne kalender og velg Fra romliste.

Da får du opp en oversikt over samtlige møterom ved NTNU. Møterommene er listet alfabetisk og visningsnavnene er bygd opp etter en fast struktur:

Søk opp og velg ønsket rom, klikk Rom -> og deretter OK for å åpne rommets kalender. (Start søket med ønsket område, Gløshaugen, Ålesund, Kalvskinnet osv...)

Finne ledig møterom ved hjelp av romlister #

For å gjøre det enklere å få oversikt over disponible møterom i NTNUs bygninger, er det opprettet romlister for hvert bygg som inneholder alle reserverbare møterom. Romlistene har fått navn etter en fast struktur: «Område Bygg (byggnr)»

Eksempel 1: Gløshaugen Realfagbygget (360)
Eksempel 2: Kalvskinnet Akrinn (105)

Reservere møterom i Outlook #

  1. Velg Romsøker fra menyen i møteinvitasjonen.
  2. Velg ønsket dato og ønsket tidsrom for møtet.
  3. Velg romliste for ønsket bygg.
  4. Velg ønsket møterom fra listen over tilgjengelige møterom. (Møterom som er opptatt i valgt tidsrom vises ikke i listen)
  5. Listen underst viser antall tilgjengelige rom under ulike tidsrom på valgt dato. Ved å klikke på et tidsrom får du se hvilke rom som er tilgjengelige da.

Når du er ferdig sender du møteinvitasjonen til møterommet på samme måte som du inviterer personer til møtet. Du vil umiddelbart få svar fra møterommet om at møteinvitasjonen er akseptert.

Merk at noen møterom ikke er reserverbare for alle ansatte, men forbeholdt enkelte miljøer.

Reservere møterom fra webmail #

  1. Logg inn på webmail (https://mail.ntnu.no)
  2. Velg Calendar-fanen fra menyen øverst
  3. Velg New event øverst til venstre

  4. Velg Add room for å finne ledig møterom

  5. Velg romliste for ønsket bygg, og du får opp en oversikt over tilgjengelige møterom på valgt dato og tidsrom
  6. Velg ønsket møterom

Når du er ferdig sender du møteinvitasjonen til møterommet på samme måte som du inviterer personer til møtet. Du vil umiddelbart få svar fra møterommet om at møteinvitasjonen er akseptert.

Merk at noen møterom ikke er reserverbare for alle ansatte, men forbeholdt enkelte miljøer.

Nye visningsnavn på møterom fra 29.04.2017 #

Lørdag 29. april endres visningsnavnene på møterom i Exchange/Outlook, fra tidligere å inneholde organisasjonstilknytning som en del av navnet, til nå å inneholde informasjon om lokasjonstilknytning som en del av navnet. Omorganiseringen av NTNU og enheter som flytter fysisk gjør den nye navnestandarden mer hensiktsmessig og vil gjøre det enklere for møtedeltakere å lokalisere møterom.

Gamle og nye visningsnavn #

Eksempel på gammelt og nytt visningsnavn:

OD-IT Ra II (360.A3-136) ---> Gløshaugen Realfagbygget Del A 3. Etasje Ra II (360_A3-136)

Her finner du en komplett oversikt over gamle og nye visningsnavn (PDF)

Kart #

Rommene er i dag søkbare i MazeMap ved søk på f.eks romnavn eller romnr (siste del av innholdet i parentesen).

Eksempel: møterom «Gløshaugen Realfagbygget Del A 3. etasje Ra II (360_A3-136)» hvor romnavn «RA II» og romnr «A3-136» er søkbart. Romnr (som eksempel A3-136) skal også være identisk med nr som er påtrykt døra inn til rommet.

https://innsida.ntnu.no/kart-og-rom

Kontakt #

Orakeltjenesten kan hjelpe deg om du har spørsmål eller opplever problemer.

13 Vedlegg
29067 Visninger
Gjennomsnitt (11 Stemmer)