English: Emergency preparedness during the coronavirus pandemic

Temaside: Beredskap

Den interne beredskapen på NTNU ble gjenopptatt 16.november 2021, etter en pause på sju uker.

Korona-pandemien er en ekstraordinær, omfattende og langvarig hendelse som også i stor grad påvirker daglig drift av universitetet. Derfor har både beredskapsledelse og daglig ledelse (linjeledere) jobbet med å håndtere pandemien.

Arbeidsdelingen kan kort beskrives slik:

• Beslutninger knyttet direkte til håndtering av pandemien, først og fremst om smittevernstiltak og smittesporing, fattes i Sentral beredskapsledelse (SBL), i henhold til delegert myndighet i NTNUs beredskapsplan.
• Beslutninger som følger av smittevern og smittesporing knyttet til daglig, faglig og administrativ virksomhet fattes i sin helhet av rektor og linjeledere.

Organisering av korona-håndteringen

Rektorer NTNUs sikkerhetsansvarlige, og derfor øverste leder av korona-arbeidet, slik hun er for NTNUs faglige og administrative virksomhet. Rektor tar beslutningene i alle større og strategisk viktige saker.

Sentral beredskapsleder (organisasjonsdirektøren) er delegert ansvar og myndighet for håndtering av beredskapshendelser på vegne av rektor. Etter samråd med rektor leder hun...

Sentral beredskapsledelse (SBL), som blant annet jobber med risikovurderinger, dokumentasjon, kommunikasjon og koordinering knyttet til pandemihåndteringen. SBL gir føringer for hvordan blant annet smittevern og smittesporing må ivaretas ved NTNU. Linja skal deretter sørge for at disse føringene blir etterfulgt i den daglige driften.

Dekanmøteter et rådgivende organ for rektor i daglig drift og er ikke del av beredskapsorganisasjonen. Under pandemien inngår imidlertid koordineringsmøter mellom sentral, stedlig (Ålesund og Gjøvik) og lokal (fakulteter og enheter) beredskap som en del av de ukentlige dekanmøtene fordi dekanene og viserektorene også er beredskapsledere. Dette sparer møtetid og effektiviserer arbeidet.

Stedlig / lokal beredskapsledelse håndterer koronarelaterte saker på fakulteter og institutter, f.eks risikovurderinger, iverksetting av lokale tiltak og kommunikasjon til egne enheter. Beredskapsledelsene blir ledet av dekan eller enhetsleder (lokal beredskap) og viserektorene (stedlig beredskap i Gjøvik og Ålesund).

Fellesadministrativ koordineringsgruppe fungerte høsten 2020 og våren 2021 som lokal beredskapsledelse for de administrative avdelingene i fellesadministrasjonen som var mest involvert i Covid-19-håndteringen. Deretter ble gruppa nedlagt. Gruppa var etablert for hurtig å kunne følge opp, avklare og videreføre beslutninger fra rektor og SBL som krevde innsats fra flere avdelinger. Møtene ble ledet av økonomi- og eiendomsdirektør Frank Arntsen, som rapporterte til beredskapslederen.

Ansattes medvirkning i planlegging og ledelse av koronahåndteringen er sikret gjennom faste samarbeidsfora som f.eks Sentralt samarbeidsutvalg (SESAM). Under pandemien har SESAM stort sett møttes ukentlig, mens utvalget tidligere hadde møter hver tredje uke. Tillittvalgte har også fullt innsyn i saksdokumentene til Fellesadministrativ koordineringsgruppe.

I tillegg eksisterer det flere andre samvirkefora og kortsiktige prosjektgrupper som er nedsatt for å løse spesifikke oppgaver. Blant annet har beredskapsledelsen under hele pandemien hatt ukentlige samvirkemøter med ledelsen i Trondheim kommune for å håndtere koronarelaterte saker som berører NTNU. Tilsvarende så har viserektorene i Gjøvik og Ålesund jevnlig kontakt med beredskapsledelsene i disse to byene.

Spørsmål eller kommentarer til korona-beredskapen ved NTNU? Ta kontakt med sikkerhetsrådgiver Eirik Alberto Brattheim, HR- og HMS-avdelingen