Digital sykmelding

Behandle digital sykmelding

Veiledning for ledere som skal behandle digitale sykmeldinger. 

Alle sykmeldinger og søknad om sykepenger som leveres digitalt må kontrolleres og godkjennes av leder før de kan behandles videre. Her får du en beskrivelse av hvordan du som leder skal sikre at sykmeldingene blir håndtert korrekt.

Kort om saksflyten #

Behandling av digital sykmelding #

Bluegarden/Visma leser daglig inn sykmeldinger fra Altinn. Når en av dine ansatte har levert ny sykmelding vil du få varsel om dette. Du må da gå inn i modulen for digitale sykmeldinger i HR-portalen og godkjenne sykmeldingen.

Når sykmeldingen er godkjent av leder vil Fraværstjenesten registrere fraværet i Paga.

Behandling av digital søknad om sykepenger #

Siste fraværsdag i sykeperioden (eller tidligere, dersom det er en lang sykmelding) leverer ansatt søknad om sykepenger via nav.no. Disse leses også inn i våre systemer og du får varsel i HR-portalen om dette. Opplysningene i søknaden til NAV må kontrolleres opp mot det som er registrert i Paga. Dersom det er avvik mellom informasjon i søknad og Paga, må ansatt få beskjed om å korrigere. Dersom det er samsvar i opplysningene kan søknaden godkjennes.

Detaljert rutinebeskrivelse #

Ansatte skal nå i all hovedsak levere sykmeldinger digitalt. Det finnes fortsatt unntak som kan levere på papir. Dette gjelder:

  • Arbeidstakere som har reservert seg fra digital kommunikasjon med det offentlige
  • Arbeidstakere som av ulike grunner ikke har tilgang til å logge seg inn med bank-ID
  • Arbeidstakere som får sykmelding fra sykehus eller annen spesialisthelsetjeneste

Dersom det leveres digital sykmelding, skal det ikke leveres sykmelding på papir i tillegg.

Den digitale sykmeldingen er delt i to:

Sykmelding:

Dette er en melding til arbeidsgiver om at lege anser at den ansatte har nedsatt arbeidsevne, og angir periode og grad for sykmeldingen. Her kan det også påføres tilbakemelding fra lege til arbeidsgiver om hvordan arbeidet kan tilrettelegges. Dette er viktige opplysninger i oppfølgingsarbeidet. Sykmeldingen utstedes av lege sykmeldingsdagen og den ansatte skal sende denne til arbeidsgiver via nav.no samme dag. Sykmeldingen tilsvarer «gamle del C» av sykmeldingsattesten.

Søknad om sykepenger:

Den ansatte skal levere søknad om sykepenger via nav.no siste fraværsdag i perioden eller oftere dersom det er en lengre sykmelding. Her skal den sykmeldte gi relevante opplysninger til NAV om hva som har skjedd i perioden, på samme måte som i egenerklæringen på «gamle del D»: Hvor mye den ansatte eventuelt har jobbet, om han var tilbake i jobb før sykmeldingsperioden utløp, om det er avviklet ferie i perioden osv. Søknad om sykepenger går direkte til NAV med kopi til arbeidsgiver. Det er derfor viktig at opplysningene i søknaden er hundre prosent korrekte, da dette er grunnlaget for utbetaling av refusjon av sykepenger til arbeidsgiver. Det kan imidlertid korrigeres i ettertid – da er det kun den ansatte som kan gjøre dette ved å logge seg inn i nav.no på nytt.

Hvordan skal leder behandle mottatt digital sykmelding/søknad i HR-portalen #

Modulen for behandling av digitale sykmeldinger er basert på at du møtes av ei "arbeidsliste" når du klikker deg inn i valget for digitale sykmeldinger fra hamburgermenyen i HR-portalen.

Hamburgermeny:

Arbeidsliste:

Denne arbeidslista viser umiddelbart hvilke sykmeldinger og søknad om sykepenger som må godkjennes og kontrolleres for din enhet. Så fort du har ferdigbehandlet en sykmelding eller søknad forsvinner denne fra arbeidslista. Målet må være at det til enhver tid ikke ligger noen ubehandlede saker i denne lista. Merk at du også vil få varsel i HR-portalen når det har blitt lest inn en ny sykmelding eller søknad som du må behandle.

Hvordan godkjenne sykmelding #

Fra arbeidslista klikker du enten på linja for den aktuelle sykmeldingen du vil kontrollere, eller på «pilen» til høyre i linja.

Under linja vil det da åpne seg et nytt bilde som viser alle detaljene både for sykmeldingen og for eventuelle søknader om sykepenger som er levert i perioden.

Helt til venstre i bildet finner du sykmeldingen, med opplysninger om periode og fraværsgrad. Ved å klikke på pilen til høyre for disse opplysningene åpner hele sykmeldingen seg. Her vil du finne all informasjon du trenger, og også eventuelle tilbakemeldinger fra lege som du må ta hensyn til i sykefraværsoppfølgingen.

Dersom du godkjenner sykmeldingen haker du av i boksen nederst og klikker «OK». Sykmeldingen er nå godkjent og vil forsvinne fra arbeidslista. (Merk: Dersom det er sendt inn en søknad om sykepenger tilhørende denne sykmeldingen og søknaden ikke er kontrollert og godkjent enda, vil ikke sykmeldingen forsvinne fra arbeidslista. Dette skjer først når også søknaden er godkjent.)

Sykmeldingen vil nå gå til Fraværstjenesten som registrerer fraværet og arkiverer sykmeldingen.

Endre oppfølgingsansvarlig #

I utgangspunktet er det den som står definert som nærmeste leder i Paga som automatisk vil komme opp som oppfølgingsansvarlig for sykmeldingen. Noen ganger vil man sette opp en annen kontaktperson for det aktuelle syketilfellet.

Man kan endre oppfølgingsansvarlig ved å klikke på ikonet helt til høyre i sykmeldingsbildet:

Det vil da dukke opp en ny boks der du kan velge mellom de aktuelle personene som kan være oppfølgingsansvarlig for den sykmeldte. Trykk deretter ok. Det vil da gå melding til NAV om ny oppfølgingsansvarlig.

Hvordan godkjenne digital søknad om sykepenger #

Den sykmeldte sender inn søknad om sykepenger siste fraværsdag i perioden, og opplysningene i denne må også kontrolleres og godkjennes.

Søknaden åpnes på samme måte som sykmeldingen ved å enten klikke på den aktuelle linja eller på pilen til høyre i bildet.

Opplysningene i søknaden ligger nå til høyre for selve sykmeldingen. Disse må kontrolleres. Det er veldig viktig at det er samsvar mellom informasjonen som er sendt til NAV via denne søknaden, og det som er virkeligheten/registrert i Paga. Dersom det er avvik vil enheten få utbetalt feil refusjon av sykepenger fra NAV.

Du får hjelp til å se om opplysningene i søknaden stemmer ved å se på kolonnen til høyre for søknaden. Her får du listet opp fravær som er registrert i Paga siste tre måneder. Alternativt kan du klikke på ikonet for å åpne ansattmappa til den sykmeldte til høyre.

Dersom det er hundre prosent samsvar mellom søknad og Paga kan du godkjenne søknaden. Du velger da statusen «Kontrollert av leder/HR» nederst i bildet og klikker «OK». (Det er også en status som heter «Søknaden er godkjent» som kan være litt forvirrende. Denne skal ikke velges, og vi skal be om at denne fjernes.) Nå vil sykmeldingen og søknaden forsvinne fra arbeidslista di.

Dersom det ikke er samsvar mellom søknad og Paga, kan ikke søknaden godkjennes enda. Du må da ta kontakt med den ansatte som enten korrigerer i Paga eller sender ny søknad til NAV med riktige opplysninger. Du setter da status «Fraværsregistreringen må korrigeres» (dersom det er feil i Paga/HR-portalen) eller «Feil i søknad, ansatt må sende ny» (når det er feil i søknaden til NAV). Søknaden vil da fortsatt ligge i arbeidslista di, og du kan først endre status til «Kontrollert av leder/HR» når ansatt har gjort det du har bedt ham om og det er samsvar mellom opplysningene i Paga og søknaden som er sendt til NAV.

Søke opp gamle sykmeldinger #

Dersom du vil se en historisk oversikt over alle sykmeldinger og søknad om sykepenger for en bestemt ansatt, kan du enkelt gjøre det i arkivet.

Klikk på fanen for "Arkiv utløpte sykmeldinger":

I feltet "Ansatt" skriver du inn navnet eller ansattnummeret til den du vil ha oversikt over:

Du vil nå få listet opp alle sykmeldinger og søknad om sykepenger for denne ansatte.

Merk at lista bare viser sykmeldingene som gjelder for det siste halve året!

Dersom du vil se sykmeldinger som er enda eldre, angir du perioden for søket i feltene øverst i vinduet og klikker "Vis":

Kontrollere at søknad om sykepenger er sendt inn #

For at NTNU som arbeidsgiver skal motta refusjon av sykepenger fra NAV, den sykmeldte ha sendt inn søknad om sykepenger via nav.no. Det holder ikke at bare sykmeldingen er levert.

Foreldelsesfristen hos NAV for å sende krav (søknad) om sykepenger er på tre måneder. Det er derfor viktig at enheten fortløpende holder oversikten over at alle sykmeldte har sendt inn dette kravet.

Denne oversikten kan du skaffe deg i HR-portalen.

Øverst til høyre i modulen for digitale sykmeldinger vil du til enhver tid få en oversikt over hvor mange søknader som ikke er sendt inn, og hvor mange som nærmer seg foreldelsesfrist:

Når du har gått inn i modulen for digitale sykmeldinger og er inne på fanekortet "Aktive sykmeldinger", kan du også velge linjen som viser "Vis alle aktive sykmeldinger uavhengig av status":

Du får nå opp en liste over alle sykmeldinger for din enhet som enda ikke er arkivert (Sykmeldingene arkiveres når alle søknader er mottatt, og både sykmelding og søknader er godkjent av leder og ferdigbehandlet av Fraværstjenesten.)

Symbolene først i hver enkelt linje sier noe om status for søknad om sykepenger.

Søknad om sykepenger er ikke levert #

Når det står et plussymbol foran linja i sykmeldingen, betyr det at det ikke er levert søknad om sykepenger tilknyttet denne perioden. Det er kun sykmeldingen som er mottatt.

Dette kan skyldes at sykmeldingsperioden enda ikke er utløpt, og at den sykmeldte derfor ikke har fått tilgang til å sende søknad om sykepenger enda.

Dersom du ser at det har gått langt over siste fraværsdag og søknaden fortsatt ikke er levert, bør du kontakte den ansatte og be vedkommende logge seg inn på nav.no og sende søknadene.

Noen, men ikke alle, søknader om sykepenger er levert #

Dersom symbolet er en pengestabel med et blått nummer er det sendt inn søknad om sykepenger for perioden, men ikke alle:

Her forteller også tallet hvor mange søknader som er sendt inn for sykemeldingsperioden.

I disse tilfellene mangler altså en eller flere søknader. Tallet vil skifte til grønt når alle søknadene er levert.

Alle søknader om sykepenger er levert #

Dersom symbolet er en pengestabel med et grønt nummer, har den sykmeldte sendt inn alle søknader tilknyttet denne sykmeldingen:

Tallet forteller hvor mange søknader som er tilknyttet sykmeldingen. Grønnfargen viser altså at alle søknadene er sendt inn. For disse sykmeldingene mangler bare at de blir ferdigbehandlet av leder eller Fraværstjenesten, så blir de flyttet til arkivet.

Søknaden er sendt til NAV #

En kort sykmelding som kun har varighet innenfor arbeidsgiverperioden (16 dager) vil kun bli sendt til arbeidsgiver. Først når fraværet er på 17 dager eller mer går søknaden til NAV som et krav om utbetaling av sykepenger. En kopi av denne søknaden går da til arbeidsgiver.

Symbolet helt til høyre i linja for sykmeldingen viser hvor søknaden har gått:

Dersom det ikke står noe symbol her er det kun arbeidsgiver som har mottatt søknaden. Et symbol med en pengestabel merket NAV viser at søknaden har gått til NAV og at det er satt fram krav om sykepenger.  Sykefraværets varighet avgjør automatisk hvor søknaden skal gå, men det er mulig for den sykmeldte å overstyre dette i spesielle tilfeller.

Denne siden ble sist oppdatert 22.05.19.

28 Vedlegg
4187 Visninger
Gjennomsnitt (0 Stemmer)