Begrunnelse og klage i Inspera Assessment - for vitenskapelig ansatte

Målgruppe: Medarbeidere Tema: Eksamen

På denne siden finner du som er faglærer og sensor informasjon om håndtering av begrunnelser og klager i Inspera Assessment.

SIDEN ER UNDER UTARBEIDELSE. Tilbakemeldinger og forslag til utbedringer kan sendes digitaleksamen@sa.ntnu.no.

Temaside emneansvarlig | Sider merket med eksamen | Begrunnelse og klage i Inspera Assessment - for administrativt ansatte

Logg inn Inspera Assessment  

English version: - This article exists only in Norwegian.

Anbefalte nettlesere for bruk av Inspera: Google Chrome og Firefox.

NTNU har fra høsten 2019 tatt i bruk digital løsning for begrunnelse og klage på sensur. Det innebærer at det per i dag finnes to måter å håndtere begrunnelses- og klagesaker på - i og utenfor Inspera.

Det er prosjektet Begrunnelse og klage, delprosjekt under prosjektet Digital vurdering, som sørger for fremdrift og utvikling av digital løsning for begrunnelse og klage ved NTNU. Inntil videre (vår 2020) er det kun emner som instituttene har meldt inn via prosjektet som kan ta i bruk løsningen. For ytterligere informasjon, se prosjektets wikisider.

 

Generell informasjon

FAQ | Juridiske avklaringer

Begrunnelse for karakter

Når kan studentene be om begrunnelse?

Studenten kan be om begrunnelse senest innen én uke etter at karakteren ble kunngjort.

Hvor lang tid har jeg som sensor på meg for å besvare en forespørsel om begrunnelse?

Begrunnelse skal normalt være gitt innen to uker etter at kandidaten har bedt om dette. Se Universitets og høyskoleloven §5-3 (2).

Kan jeg kreve noe av studentene før de ber om begrunnelse?

Universitets og høyskoleloven §5-3 (1) gir studentene rett til å få en begrunnelse. Vi kan oppfordre studentene til å lese sensorveiledning, løsningsforslag, eller annet som forklarer hvilke forventninger som ble stilt til vurderingen. Vi kan imidlertid ikke kreve at studentene begrunner hvorfor de vil ha en begrunnelse, eller at de har lest sensurveiledningen eller annen dokumentasjon.

Hovedregelen ved annen norsk offentlig forvaltning er at enkeltvedtak skal grunngis og at begrunnelsen for vedtaket skal gis samtidig med at vedtaket treffes. Universitets- og høyskoleloven avviker fra forvaltningslovens hovedregel ved at begrunnelsesplikt først inntrer når kandidaten ber om det.

Må jeg lage sensurveiledning for eksamen?

Både Universitets og høyskoleloven §3-9 (2) og Forskrift om studier ved Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet (NTNU) §5-11 (10) krever at det skal utarbeides en sensorveiledning. Denne skal gjøres tilgjengelig for studentene når sensur foreligger.

Sensurveilening skal gi en veiledning til sensor for å sikre at de er i stand til å skille ulike prestasjoner fra hverandre på en rettferdig måte. For studentene skal sensurveiledningen gi studentene forståelse for hvorfor de oppnådde de ulike karakterene.

Kan jeg gi muntlig begrunnelse på karakter til mine studenter?

Ved NTNU bestemmer fakultetet om begrunnelse på karakter skal gis muntlig eller skriftlig. Hvis fakultetet ikke har regler for om det skal gis muntlig eller skriftlig begrunnelse vil det være opp til faglærer/sensor å bestemme hvordan begrunnelse formidles. Se Forskrift om studier ved Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet (NTNU) § 6-2 (3).

Automatiske begrunnelser skal som hovedregel gis skriftlig. Automatisk begrunnelse vil si at studenten mottar begrunnelse for karakteren samtidig som karakteren meddeles.

Kan jeg sette opp en kontortid for å gi muntlig begrunnelse?

Det er mulig å sette opp en tilgjengelig kontortid(er) for å formidle muntlige begrunnelser. Tilgjengelig kontortid, og informasjon om kontortiden, må legge til rette for at studentene får benyttet seg av sin rett til å få en begrunnelse.

Om studentene ikke møter opp på oppsatt tidspunkt(er) kan de ikke kreve en skriftlig begrunnelse. Hvis en student gir tilbakemelding om at han/hun er forhindret fra å møte på angitt kontortid(er) bør det legges til rette for at studenten får begrunnelse på en annen måte eller et annet tidspunkt.

Kan sensor få studentens navn og e-postadresse med henvendelse om begrunnelse?

Etter at karaktervedtaket er fattet er ikke lenger kravet om anonymitet gjeldende. Sensor kan dermed få kontaktopplysninger for studenten slik at det, for eksempel, er mulig å avtale oppmøte for muntlig begrunnelse.

Kan studentene be om begrunnelse på muntlig eller praktisk eksamen?

Studentene kan be om begrunnelse på muntlig eller praktisk eksamen. Imidlertid må kravet om begrunnelse stilles umiddelbart etter at karakter er formidlet. Se Universitets og høyskoleloven §5-3 (1).

Hvilke krav stilles til en begrunnelse/hva er en begrunnelse?

Formålet med en begrunnelse er å gjøre rede for (1) generelle prinsipper som ligger til grunn for karakterfastsettingen i emne og (2) den enkelte studentens prestasjon. Se Universitets og høyskoleloven §5-3 (2). For å imøtekomme punkt 1 kan det i mange sammenhenger vises til sensorveiledning.

Klage på karakter

Når kan studentene klage på karakter?

Studenten kan klage på karakter inntil tre uker etter kunngjøring av sensur. Om studenten har bedt om begrunnelse, kan de klage innen tre uker etter at de har fått begrunnelsen. Se Universitets og høyskoleloven §5-3 (4).

Hvor lang tid har jeg på meg for å behandle en klagesak?

Behandling av klagesaker skal skje uten ugrunnet opphold, det vil si så raskt som mulig. Se forvaltningsloven §11a. Om saken ikke er ferdigbehandlet i løpet av en måned skal instituttet sende et foreløpig svar til studenten.

Kan jeg kreve at studentene ber om begrunnelse før de klager?

Universitets og høyskoleloven §5-3 (1) gir studentene rett til å klage på karakter. Vi kan dermed ikke kreve at studentene ber om begrunnelse før de klager. Vi kan imidlertid oppfordre studentene til å be om begrunnelse på karakter før de klager på denne.

Kan jeg kreve at studentene får ferdigbehandlet begrunnelsessak før de klager?

NTNU har en veiledningsplikt ovenfor studentene våre, se forvaltningsloven §11. Vi anbefaler derfor at studentene oppfordres til å be om begrunnelse før de klager. Vi anbefaler videre at begrunnelsessaker behandles ferdig før behandling av klagesaker påbegynnes.

Kan studentene klage på muntlig eller praktisk eksamen?

Studentene kan ikke klage på karakter på muntlig eller praktisk eksamen, hvor det ikke er mulig å etterprøve prestasjonen. Se Universitets og høyskoleloven §5-3 (5).

Studentene kan imidlertid klage på formell feil ved gjennomføring av slike vurderinger.

Krav til emnet

For at et emne skal kunne benytte muligheten for digital behandling av begrunnelses- og klagesaker, er det noen krav til emnet som må være oppfylt. Kriteriene som må være oppfylt, er at:

  1. Emnet må ha sluttvurdering i Inspera og overføring av av resultat til FS. Det vil si at delvurderinger som del av mappe ikke kan benytte løsningen. 
  2. Emnet må ha anonymisert vurdering i Inspera.
  3. Emnet må ha individuelt resultat. Kan ikke være gruppeinnlevering.

Overordnet beskrivelse av løsningen

Avsnittet gir en kortfattet oppsummering av dataflyten mellom FS (Felles Studentsystem) og Inspera Assessment. Eksempelet tar utgangspunkt i at kandidaten ber om og får begrunnelse for karakteren før sensuren påklages.

  1. Studenten fremsetter krav om begrunnelse i studentweb. Studenten vil kunne se i Studentweb at kravet er sendt og følge med på sakens status.
  2. En sak begrunnelses-sak opprettes automatisk i FS. Dato for når kravet ble mottatt registreres automatisk.
  3. FS sender varsel til sensor om at en eller flere kandidater har bedt om begrunnelse. Varselet sendes en gang per døgn, forutsatt at det har kommet nye saker.
  4. Som sensor skriver du begrunnelsen direkte i Inspera Assessment og sender begrunnelsen til kandidaten (se veiledning for skriftlig eller muntlig begrunnelse).
  5. Begrunnelsessaken i FS ferdigstilles og studenten får et automatisk e-postvarsel om at begrunnelsen er gitt. Studenten finner begrunnelsen under "Arkiv" i Inspera.
  6. Studenten klager på sensuren hen har fått i Studentweb. Studenten kan se og følge med på saken i Studentweb.
  7. En klagesak opprettes automatisk i FS.
  8. Kandidaten/klagesaken fordeles til klagekommisjon. Hvis det bare finnes én klagekommisjon, fordeles kandidatene automatisk til denne kommisjonen. Hvis det er flere kommisjoner, må kandidaten/klagesaken fordeles manuelt.
  9. Klagesensorene får e-postvarsel fra FS om at det har kommet inn klagesak(er). Varsel sendes en gang i døgnet.
  10. Sensorene sensurerer besvarelsene og setter ny, endelig karakter. 
  11. Hovedansvarlig verifiserer sensuren i Inspera og tilbakefører karakteren til FS.
  12. Klagesaken i FS oppdateres og ferdigstilles automatisk. Den nye karakteren går rett i protokoll.
  13. Kandidaten får automatisk e-postvarsel i form at et ordinært sensurvarsel fra FS. Kandidaten finner vedtaket (til gunst, ugunst eller uendret) og den nye karakteren på Studentweb og kan også se at saken har fått status ferdigbehandlet.
  14. Integrasjon mellom FS og arkivsystemet sørger for automatisk arkivering av klagesaken. Det sendes ikke vedtaksbrev til kandidaten.

Begrunnelse i Inspera Assessment 

Varsler til sensor | Slik holder du oversikt

Sensor får varsel fra FS per e-post når det er kommet inn krav om begrunnelse fra én eller flere kandidater i emnet. E-posten sendes fra FS én gang per dag og har følgende innhold:

For følgende eksamener har en eller flere studenter bedt om begrunnelse: 

Emne: Emnekode Emnenavn, Skriftlig eksamen Antall som ber om begrunnelse: xx Begrunnelse skal avgis uten ugrunnet opphold

I tillegg kan du som sensor velge å få varslinger fra Inspera. Hvilke varslinger du ønsker å motta, kan defineres under varslingsinnstillinger i Inspera (klikk på bjella øverst i høyre hjørne i Inspera). Inspera sender et varsel per kandidat.

Den enkleste måten å få oversikt over hvilke kandidater som skal ha begrunnelse og statusen på disse, er i kandidatoversikten i Inspera.

 

Slik skriver du begrunnelse i Inspera

Åpne prøven i Inspera i fanen "Vurdering".

Velg "Vis alle". Du får da en oversikt over alle kandidater. Kandidatlisten har to kolonner for Begrunnelse (beklageligvis med samme navn.) Den første kolonnen viser "kandidatstatusen", altså om kandidaten skal ha eller ikke skal ha begrunnelse. Den andre kolonnen viser "begrunnelsesstatusen", altså hvor langt i prosessen begrunnelsen har kommet ("ikke opprettet", "utkast", "ferdig", "sendt" eller "lest").

NB! Hvis du istedenfor å klikke "Vis alle", velger "X gjenstår", vil du dessverre bare få fram kandidater der både kandidatstatusen er "skal ha begrunnelse" og det er opprettet et utkast til begrunnelse. Dette filteret vil altså ikke vise nyinnkomne krav om begrunnelse. Vi oppfordrer derfor til å klikke "Vis alle". Dette er meldt som en feil til Inspera. 

Velg en kandidat som skal ha begrunnelse. Klikk "legg til".

Skriv begrunnelsen i tekstfeltet.

Dersom du har skrevet private notater underveis i sensureringen, kan du velge å hente disse inn i begrunnelsen ved å klikke "sett inn private notater". Dette vil kopiere alle notater (både de som er skrevet på oppgavenivå og de som er skrevet på kandidatnivå) inn i begrunnelsesfeltet. Du kan etterpå redigere disse som du vil i tekstfeltet og eventuelt supplere med annen tekst.

Status begrunnelse

Utkast

  • Du kan lagre begrunnelsen som utkast.
  • For å gjøre endringer i utkastet, trykk "Rediger".
  • Utkastet markeres som ferdig når begrunnelsen er ferdigstilt.
  • En hovedasnsvarlig kan ikke sende en begrunnelse til studenten på vegne av sensor så lenge den har status Utkast.

Ferdig

  • I en kommisjon, er det tilstrekkelig at én sensor markerer begrunnelsen som ferdig. Hvis flere sensorer har bidratt i den samme begrunnelsen, er det derfor viktig at alle har ferdigstilt sin del av begrunnelsen før den markeres som Ferdig.
  • En begrunnelse med status Ferdig kan sendes til kandidaten av hovedansvarlig. Som regel vil innstillingene i prøven være satt til at sensor også kan sende begrunnelsen selv. Sensor skal sende begrunnelsen til kandidaten dersom hovedansvarlig har åpnet for dette.
  • Begrunnelser som er markert ferdig, men som ikke er sendt, kan fremdeles redigeres.

Sendt

  • En begrunnelse som er Sendt blir umiddelbart tilgjengelig for kandidaten i Inspera, under "Arkiv". Kandidaten får automatisk varsel fra FS om dette.

  • En sendt begrunnelse kan ikke trekkes tilbake og redigeres.
  • NB! En begrunnelse lar seg ikke sende til kandidaten før hele prøven er ferdig vurdert. Dersom det er flere kommisjoner på en prøve, er det altså en forutsetning at alle kommisjoner har ferdigstilt sensurarbeidet sitt, før noen begrunnelser kan sendes. (Dette er en kjent svakhet ved systemet som NTNU har etterlyst en utbedring av. Inntill videre er løsningen for begrunnelser i Inspera ikke anbefalt brukt i emner med individuelle innleverings- og sensurfrister.)

Lest

  • Statusen Lest betyr at kandidaten har sett begrunnelsen. 

 

Muntlig begrunnelse

Det er fakultetet som avgjør om begrunnelsene i et emne skal gis skriftlig eller muntlig. Dersom emnet har tatt i bruk løsningen for begrunnelser i Inspera og begrunnelsen skal gis muntlig, skal følgende rutine følges:

  • Inspera har ikke funksjonalitet for å kunne invitere studenter til muntlig begrunnelse. Dette må derfor skje utenfor Inspera. Som sensor har du ingen informasjon om studentene, ut over kandidatnummer. Ta kontakt med studiekonsulent på ditt institutt for å få nødvendig informasjon om studenten(e) som har bedt om begrunnelse. Ta kontakt med studenten(e) og gjør avtale om tid/sted for muntlig begrunnelse.
  • Når den muntlige begrunnelsen er gitt, kvitteres dette ut i Inspera. Skriv for eksempel: "Kandidaten har i dag fått muntlig begrunnelse på mitt kontor".

Hvis studenten ikke møter til det avtalte tidspunktet for å få den muntlige begrunnelsen, skriver du dette.

  • Trykk "Send til kandidaten". Dette skal helst gjøres samme dag som den muntlige begrunnelsen ble gitt. Grunnen er at begrunnelsessaken (i FS) da oppdateres automatisk med dato for begrunnelse gitt og ny, individuell klagefrist, og saken får status ferdighebandlet. Dette vises for studenten i Studentweb. Studenten får også et automatisk e-postvarsel om at begrunnelsen er gitt.

Klagesensur i Inspera Assessment

Varsler til sensor

Som sensor får du varsel fra FS når en student klager og klagesaken har blitt fordelt til kommisjonen du er klagesensor i. E-posten sendes fra FS én gang per dag og har følgende innhold:

For følgende eksamener må det foretas sensur for en eller flere studenter:

Emne: Emnekode Emnenavn, Skriftlig eksamen Antall som har klaget: xx Det skal normalt gis svar på klagen innen tre uker etter at klagen er registrert."

(Vi beklager at sensurfristen i dette e-postvarselet ikke er korrekt. Varselet er felles for hele UH-sektoren og de ulike institusjoner har studieforskrifter som regulerer sensurfristene ulikt. Ved NTNU reguleres klagesensurfrist per i dag av Forvaltningslovens § 11a, som sier at klagen skal besvares innen én måned. Dersom endelig sensur ikke foreligger innen én måned, har studenten krav på et midlertidig svar fra instituttet. NTNU jobber med å få endret formuleringene i varselet.)

Slik behandler du klagesaker i Inspera Assessment

Det skal alltid være to sensorer ved klagesensurering, hvorav minst én ekstern. Selve sensurprosessen foregår på samme måte som for ordinær vurdering. Standard arbeidsflyt for en klagekommisjon vil være "individuelle poeng og karakterer". Det vil si at begge (alle) sensorene vurderer besvarelsen(e) i sin helhet før sensorene møtes i "felles vurdering" og blir enige om endelig karakter. Slik går du fram:

  • Logg inn i Inspera Assessment og gå til fanen "Vurdering. Åpne prøven som inneholder kandidater som skal ha klagesensur. En klagekommisjon vises i bildet. Klikk på den orange knappen - "Vurder dine kandidater".

  • Sett din karakter (1) og del din vurdering (2) med klagekommisjonen. (ved delt poenggivning, gå direkte til neste punkt.)

  • Samstem din karakter med kommisjonen (felles vurdering). Dette fungerer på samme måte som ved ordinær vurdering. Dere kommer ikke videre i prosessen før alle sensorene har landet på samme karakter. Karakteren du selv har satt er markert med blått. Medsensors karakter er markert med grått.

  • Godkjenn vurderingen av kandidaten.

  • Etter å ha trykket på "godkjenn nå", må endelig vurdering bekreftes en ekstra gang.

  • Protokoll med godkjent karakter blir nå tilgjengelig på oversiktssiden.

Det skal ikke sendes papirprotokoll til Eksamenskontoret når klagesensur er gjennomført i Inspera. Saksbehandler ved instituttet får varsel når vurderingen er ferdigstilt og overfører karakteren til FS.

Kontakt

E-post: digitaleksamen@sa.ntnu.no

Telefon: 73 59 66 00

19 Vedlegg
147 Visninger
Gjennomsnitt (0 Stemmer)