Begrunnelse og klage i Inspera Assessment - for administrativt ansatte

Målgruppe: Medarbeidere Tema: Eksamen

 

På denne siden finner du som er hovedansvarlig i Inspera Assessment informasjon om hvordan du håndterer begrunnelser og klager digitalt i Inspera Assessment.

SIDEN ER UNDER UTARBEIDELSE. Tilbakemeldinger og forslag til utbedringer kan sendes digitaleksamen@sa.ntnu.no.

Temaside eksamen | Begrunnelse og klage i Inspera Assessment for vitenskapelig ansatteSider merket med eksamen

Logg inn Inspera

English version: - This article exists only in Norwegian.

Anbefalte nettlesere for bruk av Inspera: Google Chrome og Firefox.

NTNU har fra høsten 2019 tatt i bruk digital løsning for begrunnelse og klage på sensur. Det innebærer at det per i dag finnes to måter å håndtere begrunnelses- og klagesaker på - i og utenfor Inspera. I tillegg åpner Inspera for to ulike arbeidsprosesser for begrunnelser - administrerte og ikke-administrerte begrunnelser.

Denne siden tar kun for seg administrerte begrunnelser - det vil si den "heldigitale" løsningen for begrunnelsessaker som innebærer automatisk synkronisering av saksdata mellom Inspera og FS. Løsningen innebærer at du som er administrativt ansvarlig ikke trenger å ha befatning med den enkelte begrunnelsessaken.

Digital klagesaksbehandling innebærer at en del av saksbehandlingen er automatisert, men at det fremdeles er ledd i prosessen som må håndteres av en saksbehandler.

Det er prosjektet Begrunnelse og klage, delprosjekt under prosjektet Digital vurdering, som sørger for fremdrift og utvikling av digital løsning for begrunnelse og klage ved NTNU. Inntil videre (vår 2020) er det kun emner som er innmeldt via prosjektet som har tatt i bruk løsningen. For ytterligere informasjon se prosjektets wikisider.

 

Generelle informasjon

Nødvendige data i FS

I Vurderingskombinasjon samlebilde må det stå "J" i feltene "Begrunnelse via Studentweb" og/eller "Klage via Studentweb" for at "knappen" for å be om begrunnelse og klage på karakter skal bli tilgjengelig for studentene i Studentweb.  

Hvilke emner som omfattes av integrasjonen mellom FS og Inspera er per i dag styrt av et filter i FS, men et nytt felt for registrering av digitalt begrunnelses- og klage-system er ventet i løpet av 2020.

I Vurderingsenhet samlebilde registreres det hvem som skal ha varsler om innkomne saker. I feltet "Annen adresse for varsel om", kan man registrere e-postadresse til administrativt ansvarlig for begrunnelses- og klagesakene. Det anbefales sterkt at instituttene oppretter egne e-postadresser for slike varslinger i form av en felles postkasse eller e-postliste.

Vårsemesteret 2020 er det fremdeles Prosjekt begrunnelse og klage som foretar disse registreringene i FS, men som hovedansvarlig kan det være lurt å kjenne til hvilke felter som må/bør ha verdi.

Krav til emnet

For at et emne skal kunne benytte muligheten for digital behandling av begrunnelses- og klagesaker, er det noen krav til emnet som må være oppfylt. Løsningen gjelder:

  1. Emnet må ha sluttvurdering i Inspera og overføring av av resultat til FS. Det vil si at delvurderinger som del av mappe ikke kan benytte løsningen.
  2. Kun individuelle besvarelser, ikke gruppeoppgaver
  3. Kun anonyme besvarelser

Saksgang og dataflyt Inspera-FS

Avsnittet gir en kortfattet oppsummering av dataflyten mellom FS og Inspera. Eksempelet tar utgangspunkt i at kandidaten ber om og får begrunnelse for karakteren før sensuren påklages.

  1. Studenten fremsetter krav om begrunnelse i studentweb. Studenten vil kunne se i Studentweb at kravet er sendt og følge med på sakens status.
  2. En sak opprettes automatisk i FS-bildet Begrunnelse og klage. Dato for når kravet ble mottatt registreres automatisk.
  3. Sensor får e-postvarsel fra FS om at det er kandidater som skal ha begrunnelse. Varselet sendes en gang per døgn, forutsatt at det har kommet nye saker.
  4. Sensor skriver begrunnelse direkte i Inspera og sender begrunnelsen til kandidaten (lenke til veiledning for sensorer). (Om sensor gir begrunnelsen muntlig, skrives det i begrunnelsen at den er gitt muntlig. Begrunnelsen bør sendes samme dag som den muntlige begrunnelsen ble gitt, fleks. "Begrunnelse gitt muntlig i dag".)
  5. Begrunnelsessaken i FS oppdateres automatisk med dato for "Vedtak formidlet", "Ferdigbehandlet = J" og dato for "Ny klagefrist".
  6. Studenten får e-postvarsel om at begrunnelsen er gitt. Studenten finner begrunnelsen under "Arkiv" i Inspera.
  7. Studenten klager på sensuren hen har fått i Studentweb. Studenten vil etterpå kunne se klagesaken i Studentweb og følge med på sakens status.
  8. En sak av typen SENSUR opprettes automatisk i FS-bildet Begrunnelse og klage. Dato for når klagen ble mottatt registreres automatisk. Merk at det ikke automatisk settes noen verdi for "sperr mot visning på karakterutskrift". Sensrufrist genereres ikke. Klagesensurfrist reguleres ved NTNU per i dag av forvaltningsloven § 11a. Hvis sensurfrist settes manuelt i klagesaksbildet, bør den settes til 1 måned etter mottatt klage. Dersom ny sensur ikke foreligger innen dette, skal det sendes et midlertidig svar til studenten.
  9. Saksbehandler fordeler kandidaten/klagesaken til klagekommisjonen. Hvis det bare finnes én klagekommisjon, fordeles kandidatene automatisk til denne kommisjonen. Hvis det er flere kommisjoner, må kandidatene/klagesakene fordeles manuelt.
  10. Klagesensorene får e-postvarsel fra FS om at det har kommet inn klagesak(er). Varsel sendes en gang i døgnet.
  11. Sensorene sensurerer besvarelsene og setter ny, endelig karakter. Sensurprosessen tilsvarer ordinær sensurering i Inspera.
  12. Hovedansvarlig verifiserer sensuren og tilbakefører karakteren til FS.
  13. Klagesaken i FS oppdateres og ferdigstilles automatisk. Den nye karakteren går rett i protokoll.
  14. Kandidaten får automatisk e-postvarsel i form at et ordinært sensurvarsel. Kandidaten finner vedtaket (til gunst, ugunst eller uendret) og den nye karakteren på Studentweb og kan også se at saken har status ferdigbehandlet.
  15. Integrasjon mellom FS og arkivsystemet sørger for automatisk arkivering av klagesaken. Det er ikke nødvendig å sende vedtaksbrev.

Slik holder du oversikt | Atomatiske varsler  

FS

Som hovedansvarlig skal du i utgangpunktet ikke trenge å ha befatning med saker som gjelder krav om begrunnelse etter at nødvendige forutsetninger er på plass i FS og riktige prøveinnstillinger er satt i Inspera. Noen liker likevel å holde en viss oversikt. I klagesaker må saksbehnalder i større grad følge opp sakene, selv om det meste av prosessen er automatisert.

Som beskrevet under punket om nødvendige data i FS, kan det registreres adresse til en administrativt ansvarlig som får automatiske varsler fra FS når det kommer inn nye begrunnelses og klagesaker. Varselet sendes én gang per dag såfremt det har kommet inn nye saker.

Ved bruk av FS-rapporten 579.001 kan du ta ut oversikt over alle begrunnelses- eller klagesaker basert på gitte spørrekriterier. Det finnes også andre rapporter som kan være nyttige å kjenne til.

Ved å velge gode søkekriterier, kan du også få god oversikt over sakene dine ved bruk av FS-bildet Begrunnelse og klage i vurderingsmodulen. Tips: Legg til et bokmerke, så du finner bildet i hurtigmenyen din.

Søketips

Det er mange søkemuligheter i Begrunnelse og klage-bildet. Merk at du kan søke i både gule og hvite felt.

Vær oppmerksom på at feltet for behandlingsstatus i utgangspunktet er tomt. Dersom man ikke aktivt har satt "Ferdigbehandlet = N" på uferdige saker, vil du ikke kunne søke utelukkende på uferdige saker ved å sette N i dette feltet når du står i søkemodus. 

Et tips for deg som vil ha "full kontroll", er å fylle ut feltene «ferdigbehandlet» og «ansvarlig saksbehandler» på alle dine saker. Det gjør det enkelt for deg mtp på oppfølging av påbegynte saker.  Når disse feltene er fylt inn kan du søke opp alle dine ubehandlede saker (NB! Treffer da ikke nye saker, hvor du enda ikke har fylt inn ferdigbehandlet og ansvarlig saksbehandler).

Det er ikke mulig å søke på tomme felter direkte i søkemodus. Hvis du vil søke opp alle saker som ikke er ferdigbehandlet, uavhengig av om feltet ferdigbehandlet er tomt eller har verdien N, må du bruke filter.

  • Søk opp alle saker innen de kriteriene du ønsker, f.eks emnekodeprefiks (f.eks. "TBA%"), saksbehandler og tid (f.eks. "2019-12").
  • Høyreklikk i bildet. Velg "filtrer".
  • Skriv inn følgende filter:

not(status_ferdigbehandlet = "J")

eller

Isnull(status_ferdigbehandlet) or status_ferdigbehandlet = "N" 

De to filtrene har samme effekt.

Ønsker du å finne kun de som er blanke (ikke de med «N») kan du bruke Isnull(status_ferdigbehandlet).

Det siste filteret kan være nyttig dersom du har som rutine å alltid sette ferdigbehandlet = N når du ser en ny sak, og bare vil søke opp nye saker som har kommet inn siden sist.  

  • Trykk "OK", og du får kun opp ikke-ferdigbehandlede saker.

Du kan kombinere filter og søkeutvalg som du ønsker. Merk at filteret blir stående selv om du går tilbake til søkemodus (hurtigtast CTRL+F) og søker opp et nytt utvalg. Filteret forsvinner først når du lukker Begrunnelse og klage-bildet eller når du går inn i «filtrer»-bildet og fjerner filteret du har lagt inn. 

Inspera

Varslinger fra Inspera: Under "Varslingsinnstillinger" (bjella øverst i høyre hjørne i Inspera) kan du definere hvilke hendelser/handlinger du ønsker varsling om når det gjelder begrunnelser og sensur. 

En god og enkel måte å få oversikt over hvor mange krav om begrunnelse som har kommet inn og statusen på disse ("skal ha begrunnelse", "utkast", "ferdig", "sendt", "lest"), er i kandidatoversikten i Inspera. Hak av for "Begrunnelse" i kolonnevalgmenyen.

Klagesakene og deres status, har du kontroll på i standardlisten "Klagesensur", som er nærmere beskrevet under

 behandling av klagesaker.

Varsler til sensor

Varsler fra FS: Det sendes automatisk varsel til sensor i det en student har fremsatt krav om begrunnelse via Studentweb. Det sendes et varsel per dag, gitt at det har kommet inn nye saker. Sensor får enklest oversikt over hvor mange og hvilke kandidater som har bedt om begrunnelse ved å logge inn i Inspera Assessment.

I klagesaker går det varsler til sensorene i klagekommisjonen når en klagekommisjon har sensorer knyttet til seg og en kandidat/klage er blitt fordelt til den gitte kommisjonen. Varselet går en gang per døgn, forutsatt at det har kommet nye saker etter forrige varsel.

Varsler fra Inspera: Sensor har samme mulighet som hovedansvarlig til å sette varslingsinnstillinger i Inspera.

Varsler til kandidaten

Kandidater som har krevd begrunnelse får automatisk varsel fra FS når sensor har sendt berunnelsen i Inspera. I varselet til kandidaten lenkes det til Inspera, hvor kandidaten finner begrunnelsen sin under "Arkiv".

Varsler til kandidat i klagesaker, kommer som ordinære sensurvarsel fra FS.

 

Håndtering av begrunnelser i Inspera Assessment

Prøveinnstillinger i Inspera

Slik går du frem for å sette korrekte innstillinger på prøven i Inspera:

  1. Søk opp prøven (emnekode) i Prøve-modulen
  2. Under innstillinger, velg "Begrunnelse for karakter"
  3. Hak av for "Aktiver administrasjon av skriftlige begrunnelser"

Du får da tre valg til høyre:

  • Det er alternativ 2 som skal benyttes - "Tillat at sensor sender begrunnelse direkte til kandidaten". Dette vil innebære at sensor kan skrive begrunnelse og sende den direkte til studenten. 
  • Ikke hak av for "Alle kandidater skal begrunnes".
  • "Angi frist for begrunnelser" benyttes som hovedregel ikke, da fristen vil variere alt ettersom når kravet fra studenten fremsettes. Hvis det likevel skal angis en frist, må denne settes til 3 uker etter at karakter er kunngjort, siden studenten kan be om begrunnelse inntil 1 uke etter at karakteren er kunngjort og sensor har 2 uker til å gi begrunnelsen etter at kravet har kommet inn.

 

Behandling av klager i Inspera Assessment

Opprett klagekommisjoner i FS

I tillegg til de generelle forutsetningene for hvilke felt som trenger verdi i FS (beskrevet over), må det i FS opprettes én eller flere klagekommisjoner. Se egen veiledning for oppretting av kommisjoner. Det som skiller en ordinær kommisjon fra en klagekommisjon, er at det står "J" i feltet "klagekommisjon" i kommisjonsbildet. 

Merk: Du kan ikke endre en kommisjon som er brukt i ordinær vurdering til en kalgekommisjon. Klagekommisjonen kan heller ikke inneholde en sensor fra kommisjonen som vurderte kandidaten ved ordinær vurdering. Ved bruk av samme sensor ved ordinær sensur og klagesensur, vil klagesaken bli blokkert ved overføring til Inspera.

Hvis det er flere klagekommisjoner, må kandidatene fordeles manuelt på riktig kommisjon i bildet Begrunnelse og klage.

Forarbeid i Inspera

I prøveoppsettet i Inspera finner du en linje med oversikt over kommisjoner. Når prøven oppdateres i Inspera, vil klagekommisjonen du har opprettet i FS, vises her.

  • Klikk på "klagesensur" for å få informasjon om klagekommisjonen. (Dersom du har registrert klagesaker i FS, men kandidaten(e) ikke er flyttet til klagekommisjonen i Inspera, forsøk å oppdatere prøven.)
  • Klagekommisjonen arver automatisk arbeidsflyten fra prøvens innstillinger. Marker kommisjonen og velg "tilpass arbeidsflyt".

  • Velg "tilpasset arbeidsflyt for denne kommisjonen".

Generell arbeidsflyt:

  • Bekreft en og en kandidat individuelt brukes dersom klagene skal vurderes fortløpende, eller klagevurderingen skal begynne før klagefristen har utløpt. Denne arbeidsflyten gjør det mulig å vurdere kandidatene etterhvert som de kommer inn, og godkjenne og tilbakeføre klagesensuren for én og én kandidat etterhvert som de er ferdig vurdert.
  • Bekreft alle kandidater samtidig passer dersom kommisjonen ikke skal begynne vurderingen før klagefrist har passert og alle klagene i emnet har kommet inn. Dersom klagekommisjonen skal vurdere alle klagene samtidig, bruker du denne standardinnstillingen.

Samarbeidsinnstillinger:

  • Individuelle poeng og karakterer vil være den vanligste samarbeidsinnstillingen å benytte.
  • Alle sensorer skal godkjenne felles vurdering. Siden det er et absolutt krav at klagesensur skal ha to sensorer, hvorav minst én ekstern, skal man ha svært gode grunnen for å gjøre unntak fra dette.

Ferdigstilling av saken - tilbakeføring av sensur

Åpne kandidatlisten fra Prøve-modulen. Øverst til venstre, under "STANDARDLISTER", finner du listen "Klagesensur", som inneholder kandidatene som er knyttet til en klagekommisjon.

Når klagekommisjonen har godkjent klagesensuren, vil du se at kandidaten har resultat i kolonnen "Endelig karakter". (Hvis denne kolonnen er tom, har ikke klagekommisjonen ferdigstilt sensuren ennå.) Velg den eller de kandidatene du vil tilbakeføre karakteren for:

  • Hvis du ønsker at karakteren skal føres over til FS, velger du "Verifiser karakter". Når karakteren verifiseres, tilbakeføres den til FS.

Det er verdt å være klar over at begrepsbruken i Inspera kan virke litt forvirrende på dette området. Det er upresist å si at du som hovedansvarlig "verifiserer" karakteren. I praksis vil det å verifisere si det samme som å "overføre til FS", som er den terminologien som benyttes ved ordinær karakteroverføring (med unntak av at karakteren går direkte i protokoll).

  • Alternativt kan du velge "Stans karakter" for å indikere at karakteren er kontrollert, men at den ikke skal tilbakeføres til FS (f.eks. ved mistanke om feil i sensurprosessen). Utover at karakteren ikke blir tilbakeført, har ikke dette valget noen implikasjoner.

Menyvalget "stans karakter" vil normalt ikke ikke være nødvendig å benytte. Behovet for å holde en karakter tilbake, dekkes normalt av at karakteren er sperret i FS.

Når sensuren er verifisert/tilbakeført til FS (gjelder ikke ved vesentlig karakteravvik), skjer følgende:

  • Protokollen oppdateres automatisk med nytt resultat
  • Feltet "ferdighebandlet" oppdateres med "J"
  • Feltet "Vedtak formidlet" oppdateres med datoen klagen ble tilbakeført
  • Feltet "Vedtak" oppdateres med TIL GUNST/UENDRET/TIL UGUNST
  • Sperre mot visning på karakterutskrift opprettholdes (må fjernes manuelt)

Vesentlig avvik 

Dersom det oppstår karakteravvik på to karakterer eller mer, skal du likevel tilbakeføre resultatet til FS. Følgende skjer da i FS:

  • Nytt resultat registreres, men protokollen oppdateres ikke
  • Feltet "Ferdigbahandlet" forblir "N"
  • Feltet "Vedtak formidlet" oppdateres ikke
  • Feltet "Vedtak" oppdateres ikke
  • Sperre mot visning på karaktertskrift opprettholdes (må fjernes manuelt)
  • Feltet "Ny behandling" oppdateres med "J" og det kommer fram et felt for kommisjon for ny behandling

Inspera har ikke støtte for ny vurdering ved vesentlig karakteravvik.

  • Dersom kontrollkommisjonen består av medlemmer fra ordinær- og/eller klagekommisjon: Sensorene vil ha tilgang til besvarelsen i Inspera i kraft av å tilhøre ordinær- eller klagekommisjon.
  • Dersom kontollkommisjonen består av sensorer som ikke har vurdert kandidaten i ordinær vurdering eller klagesensur: Besvarelsen må formidles utenfor Inspera.

I begge tilfeller må kontrollkommisjonen bruke vurderingsprotokoll fra FS for å dokumentere det endelige resultatet som igjen må registreres manuelt av saksbehandler i FS.

Trukket klage 

Studenten kan trekke klagen inntil nytt vedtak er kunngjort eller klagefristen er utløpt. En trukket klage kan også åpnes igjen inntil klagefristen er uløpt. Det er derfor viktig at du sjekker i FS om studenter har trukket sin klage. Bruk FS Rapport 579 001 - begrunnelse og klage. Dersom en kandidat har trukket en klage, må klagen manuelt avbrytes i Inspera. Marker kandidaten i kandidatlista og velg "Avbryt klage".

 

 

 

FAQ

Kjente feil | Ofte stilte spørsmål

Det er ikke samsvar mellom antallet begrunnelsessaker i FS og Inspera.

Gå inn i prøven og klikk "oppdater nå" for å framtvinge en synkronisering mellom Inspera og FS.

Begrunnelsen er ferdigstilt, men lar seg ikke sende.

Den vanligste årsaken til dette, er at prøven ikke har status "vurdert". Det kan for eksempel gjelde emner med flere kommisjoner, der en eller flere kommisjoner ikke har ferdigstilt arbeidet sitt. Dette vil typisk kunne gjelde for emner med individuelle innleverings- og sensurfrister. Slike emner er derfor frarådet å bruke den digitale løsningen for begrunnelse og klage. Hvis løsningen likevel er tatt i bruk, må begrunnelsen formidles på annen måte og saken i FS følges opp manuelt.

...

...

 

Kontakt

E-post: digitaleksamen@sa.ntnu.no

Telefon: 73 59 66 00

18 Vedlegg
348 Visninger
Gjennomsnitt (0 Stemmer)