Begrunnelse og klage i Inspera Assessment - for administrativt ansatte

Målgruppe: Medarbeidere Tema: Eksamen

På denne siden finner du som er hovedansvarlig i Inspera Assessment informasjon om hvordan du håndterer begrunnelser og klager digitalt i Inspera Assessment.

Tilbakemeldinger og forslag til utbedringer av siden kan sendes digitaleksamen@sa.ntnu.no.

Temaside eksamen | Begrunnelse og klage i Inspera Assessment for vitenskapelig ansatteSider merket med eksamen

Logg inn Inspera

English version: - This article exists only in Norwegian.

Anbefalte nettlesere for bruk av Inspera: Google Chrome og Firefox

Innføring av digital løsning for begrunnelse og klage ved NTNU

NTNU startet høsten 2019 med innføring av digital løsning for begrunnelse og klage på sensur.

Mange emner har tatt i bruk løsningen, som innebærer at studenten ber om begrunnelse og klager via Studentweb, faglærer/sensor håndterer begrunnelser og klagesensur i Inspera Assessment. Sakshåndteringen skjer automatisk med noen unntak. Datagrunnlaget og saksbehandlingen skjer i FS og synkroniseres automatisk mellom FS og Inspera.

Det er prosjektet Begrunnelse og klage i digital vurdering som sammen med Avdeling for Studieadministrasjon sørger for fremdrift og utvikling av digital løsning for begrunnelse og klage ved NTNU.

 

Generelle informasjon

Krav til emnet

Bruk av Inspera ved begrunnelse og klage har forløpig følgende begrensninger:

Element Kommentar
Gruppeinnleveringer Ikke mulig å gi individuelle begrunnelser (kun felles for hele gruppen). Ikke mulig å håndtere klagen individuelt i tråd med UH-loven, og Inspera skal derfor ikke brukes som løsning i klagesaker.
Sensurregistreringsprøver/mappevurderinger der karakter gis for hele mappen Her kreves en manuell håndtering: Man må sikre seg at sensor får studentens besvarelse utenfor eller i Inspera.

Nødvendige data i FS

Begrunnelse/klage via Studentweb

I Vurderingskombinasjon samlebilde skal det stå "J" i feltene "Begrunnelse via Studentweb" og/eller "Klage via Studentweb". Dette gjør at "knappen" for å be om begrunnelse og klage på karakter blir tilgjengelig for studentene i Studentweb.  

Digitalt system for begrunnelse og klage

Hvilke emner som omfattes av integrasjonen mellom FS og Inspera styres av feltene digitalt system for 1) begrunnelse og 2) klage i Vurderingsenhet samlebilde.

Ved oppretting av nye vurderingsenheter hentes disse dataene fra Vurderingskombinasjonen.

Varsler

I fanen Begrunnelse/klage i Vurderingsenhet samlebilde registreres hvem som skal ha varsler om innkomne saker. I feltet "Annen adresse for varsel om", skal man registrere e-postadresse i form av en felles postkasse eller e-postliste til administrativt ansvarlige for begrunnelse- og klagesakene.

OBS! Ovenstående registreringer i FS utføres inntil videre av Avdeling for Studieadministrasjon. Ved spørsmål ta kontakt via digitaleksamen@sa.ntnu.no.

Saksgang og dataflyt mellom FS og Inspera

Avsnittet gir en kortfattet oppsummering av dataflyten mellom FS og Inspera. Eksempelet tar utgangspunkt i at kandidaten ber om og får begrunnelse for karakteren før sensuren påklages.

  1. Studenten fremsetter krav om begrunnelse i studentweb. Studenten vil kunne se i Studentweb at kravet er sendt og følge med på sakens status.
  2. En sak opprettes automatisk i bildet Begrunnelse og klage i FS.
  3. Sensor får e-postvarsel fra FS om at det er kandidater som skal ha begrunnelse. Varselet sendes en gang per døgn, forutsatt at det har kommet nye saker.
  4. Sensor skriver begrunnelse direkte i Inspera og sender begrunnelsen til kandidaten, se her. Om sensor gir begrunnelsen muntlig, skrives det i begrunnelseseltet at den er gitt muntlig. Begrunnelsen sendes samme dag som den muntlige begrunnelsen ble gitt, f.eks. "Begrunnelse er gitt muntlig i dag".
  5. Begrunnelsessaken i FS oppdateres automatisk med dato for "Vedtak formidlet", "Ferdigbehandlet = J" og dato for "Ny klagefrist".
  6. Studenten får e-postvarsel om at begrunnelsen er gitt og lenke til Inspera. Studenten finner begrunnelsen under "Arkiv" i Inspera.
  7. Studenten klager på sensuren hen har fått i Studentweb. Studenten vil da kunne se klagesaken i Studentweb og følge med på sakens status.
  8. En sak av typen SENSUR opprettes automatisk i bildet Begrunnelse og klage i FS. Dato for når klagen ble mottatt registreres automatisk. Merk at det ikke automatisk settes noen verdi for "sperr mot visning på karakterutskrift". Sensurfrist genereres ikke. Klagesensurfrist reguleres ved NTNU per i dag av forvaltningsloven § 11a. Hvis sensurfrist settes manuelt i klagesaksbildet, bør den settes til 1 måned etter mottatt klage. Dersom det må ventes at det vil ta uforholdsmessig lang tid før ny sensur foreligger, skal det så snart som mulig sendes et midlertidig svar til studenten. 
  9. Kandidatene fordeles til klagekommisjon.
    • Hvis det ikke er opprettet en klagekommisjon, opprettes en kommisjon automatisk ved første klagesak.
    • Er det opprettet én klagekommisjon, fordeles kandidatene automatisk til denne kommisjonen.
    • Er det opprettet flere kommisjoner, må kandidatene/klagesakene fordeles manuelt i FS.
  10. Klagesensorene får e-postvarsel fra FS om at det har kommet inn klagesak(er). Varsel sendes en gang i døgnet, forutsatt at det har kommet nye saker.
  11. Sensorene sensurerer besvarelsene og setter ny, endelig karakter. Sensurprosessen tilsvarer ordinær sensurering i Inspera. Dersom det kommer nye klagesaker etter at klagekommisjonen har fullført vurderingen første gang, gjenåpnes vurderingen automatisk i Inspera og arbeidsflyten settes til "godkjenn en og en kandidat individuelt".
  12. Hovedansvarlig verifiserer sensuren i Inspera og da tilbakeføres karakteren til FS.
  13. Klagesaken i FS oppdateres og ferdigstilles automatisk. Den nye karakteren protokollføres automatisk så fremt det ikke er vesentlig karakteravvik mellom klagesensur og opprinnelig sensur.
  14. Kandidaten får automatisk e-postvarsel i form at et ordinært sensurvarsel. Kandidaten finner vedtaket (til gunst, ugunst eller uendret) og den nye karakteren på Studentweb og kan også se at saken har status ferdigbehandlet.
  15. Integrasjon mellom FS og arkivsystemet sørger for automatisk arkivering av klagesaken. Det er ikke nødvendig å sende vedtaksbrev.

Slik holder du oversikt | Automatiske varsler  

FS

Som hovedansvarlig skal du i utgangpunktet ikke ha befatning med saker som gjelder krav om begrunnelse etter at nødvendige forutsetninger er på plass i FS og riktige prøveinnstillinger er satt i Inspera. Noen liker likevel å holde en viss oversikt. I klagesaker må saksbehnalder i større grad følge opp sakene, selv om det meste av prosessen er automatisert.

Som beskrevet under punket om nødvendige data i FS, skal det registreres felles e-postadresse til administrativt ansvarlige som får automatiske varsler fra FS når det kommer inn nye begrunnelses og klagesaker. Varselet sendes én gang per dag såfremt det har kommet inn nye saker.

Ved bruk av FS-rapporten 579.001 kan du ta ut oversikt over alle begrunnelses- eller klagesaker basert på gitte spørrekriterier. Det finnes også andre rapporter som kan være nyttige å kjenne til.

Ved å velge gode søkekriterier, kan du også få god oversikt over sakene dine ved bruk av FS-bildet Begrunnelse og klage i vurderingsmodulen. Tips: Legg til et bokmerke, så du finner bildet i hurtigmenyen din.

Søketips

Det er mange søkemuligheter i Begrunnelse og klage-bildet. Merk at du kan søke i både gule og hvite felt.

Vær oppmerksom på at feltet for behandlingsstatus i utgangspunktet er tomt. Dersom man ikke aktivt har satt "Ferdigbehandlet = N" på uferdige saker, vil du ikke kunne søke utelukkende på uferdige saker ved å sette N i dette feltet når du står i søkemodus. 

Et tips for deg som vil ha "full kontroll", er å fylle ut feltene «ferdigbehandlet» og «ansvarlig saksbehandler» på alle dine saker. Det gjør det enkelt for deg med tanke på oppfølging av påbegynte saker.  Når disse feltene er fylt inn kan du søke opp alle dine ubehandlede saker (NB! Treffer da ikke nye saker, hvor du enda ikke har fylt inn ferdigbehandlet og ansvarlig saksbehandler).

Det er ikke mulig å søke på tomme felter direkte i søkemodus. Hvis du vil søke opp alle saker som ikke er ferdigbehandlet, uavhengig av om feltet ferdigbehandlet er tomt eller har verdien N, må du bruke filter.

  • Søk opp alle saker innen de kriteriene du ønsker, f.eks emnekodeprefiks (f.eks. "TBA%"), saksbehandler og tid (f.eks. "2019-12").
  • Høyreklikk i bildet. Velg "filtrer".
  • Skriv inn følgende filter:

not(status_ferdigbehandlet = "J")

eller

Isnull(status_ferdigbehandlet) or status_ferdigbehandlet = "N" 

De to filtrene har samme effekt.

Ønsker du å finne kun de som er blanke (ikke de med «N») kan du bruke Isnull(status_ferdigbehandlet).

Det siste filteret kan være nyttig dersom du har som rutine å alltid sette ferdigbehandlet = N når du ser en ny sak, og bare vil søke opp nye saker som har kommet inn siden sist.  

  • Trykk "OK", og du får kun opp ikke-ferdigbehandlede saker.

Du kan kombinere filter og søkeutvalg som du ønsker. Merk at filteret blir stående selv om du går tilbake til søkemodus (hurtigtast CTRL+F) og søker opp et nytt utvalg. Filteret forsvinner først når du lukker Begrunnelse og klage-bildet eller når du går inn i «filtrer»-bildet og fjerner filteret du har lagt inn. 

Inspera

Varslinger fra Inspera: Under "Varslingsinnstillinger" (bjella øverst i høyre hjørne i Inspera) kan du definere hvilke hendelser/handlinger du ønsker varsling om når det gjelder begrunnelser og sensur. 

En god og enkel måte å få oversikt over hvor mange krav om begrunnelse som har kommet inn og statusen på disse ("skal ha begrunnelse", "utkast", "ferdig", "sendt", "lest"), er i kandidatoversikten i Inspera. Hak av for "Begrunnelse" og "Status begrunnelse" i kolonnevalgmenyen.

Klagesakene og deres status, har du kontroll på i standardlisten "Klagesensur", som er nærmere beskrevet under behandling av klagesaker.

Varsler til sensor

Varsler fra FS: Det sendes automatisk varsel til sensor i det en student har fremsatt krav om begrunnelse via Studentweb. Det sendes et varsel per dag, gitt at det har kommet inn nye saker. Sensor får enklest oversikt over hvor mange og hvilke kandidater som har bedt om begrunnelse ved å logge inn i Inspera Assessment.

I klagesaker går det varsler til sensorene i klagekommisjonen når en klagekommisjon har sensorer knyttet til seg og en kandidat/klage er blitt fordelt til den gitte kommisjonen. Varselet går en gang per døgn, forutsatt at det har kommet nye saker.

NB! Dersom sensorene legges til i klagekommisjonen etter at en klagesak har kommet inn, vil det ikke trigges noe FS-varsel til sensorene, med mindre det kommer inn ytterligere saker etter at sensorene ble lagt i kommisjonen.

Varsler fra Inspera: Sensor har samme mulighet som hovedansvarlig til å sette varslingsinnstillinger i Inspera.

Varsler til kandidaten

Kandidater som har krevd begrunnelse får automatisk varsel fra FS når sensor har sendt berunnelsen i Inspera. I varselet til kandidaten lenkes det til Inspera, hvor kandidaten finner begrunnelsen sin under "Arkiv".

Varsler til kandidat i klagesaker, kommer som ordinære sensurvarsel fra FS.

Håndtering av begrunnelser i Inspera Assessment

Prøveinnstillinger i Inspera

Slik går du frem for å sette korrekte innstillinger på prøven i Inspera:

  1. Søk opp prøven (emnekode) i Prøve-modulen
  2. Under innstillinger, velg "Begrunnelse for karakter"
  3. Hak av for "Aktiver administrasjon av skriftlige begrunnelser"

Du får da tre valg til høyre:

  • Det er alternativ 2 som skal benyttes - "Tillat at sensor sender begrunnelse direkte til kandidaten". Dette vil innebære at sensor kan skrive begrunnelse og sende den direkte til studenten. 
  • Ikke hak av for "Alle kandidater skal begrunnes".
  • "Angi frist for begrunnelser" benyttes som hovedregel ikke, da fristen vil variere alt ettersom når kravet fra studenten fremsettes. Hvis det likevel skal angis en frist, må denne settes til 3 uker etter at karakter er kunngjort, siden studenten kan be om begrunnelse inntil 1 uke etter at karakteren er kunngjort og sensor har 2 uker til å gi begrunnelsen etter at kravet har kommet inn.

Video: Hvordan hovedansvarlig aktiverer administrasjon av skriftlige begrunnelser

Video: Hvordan hovedansvarlig kan se status for begrunnelser

Behandling av klager i Inspera Assessment

Opprett klagekommisjoner i FS

I tillegg til de generelle forutsetningene for hvilke felt som trenger verdi i FS (beskrevet over), må det i FS opprettes én eller flere klagekommisjoner. Se egen veiledning for oppretting av kommisjoner. Det som skiller en ordinær kommisjon fra en klagekommisjon, er at det står "J" i feltet "klagekommisjon" i kommisjonsbildet. 

Merk: Du kan ikke endre en kommisjon som er brukt i ordinær vurdering til en kalgekommisjon. Klagekommisjonen kan heller ikke inneholde en sensor fra kommisjonen som vurderte kandidaten ved ordinær vurdering. Ved bruk av samme sensor ved ordinær sensur og klagesensur, vil klagesaken bli blokkert ved overføring til Inspera.

Hvis det er flere klagekommisjoner, må kandidatene fordeles manuelt på riktig kommisjon i bildet Begrunnelse og klage.

Forarbeid i Inspera

I prøveoppsettet i Inspera finner du en linje med oversikt over kommisjoner. Når prøven oppdateres i Inspera, vil klagekommisjonen du har opprettet i FS, vises her.

  • Klikk på "klagesensur" for å få informasjon om klagekommisjonen. (Dersom du har registrert klagesaker i FS, men kandidaten(e) ikke er flyttet til klagekommisjonen i Inspera, forsøk å oppdatere prøven.)
  • Klagekommisjonen arver automatisk arbeidsflyten fra prøvens innstillinger. Marker kommisjonen og velg "tilpass arbeidsflyt".

  • Velg "tilpasset arbeidsflyt for denne kommisjonen".

Generell arbeidsflyt:

  • Bekreft en og en kandidat individuelt brukes dersom klagene skal vurderes fortløpende, eller klagevurderingen skal begynne før klagefristen har utløpt. Denne arbeidsflyten gjør det mulig å vurdere kandidatene etterhvert som de kommer inn, og godkjenne og tilbakeføre klagesensuren for én og én kandidat etterhvert som de er ferdig vurdert.
  • Bekreft alle kandidater samtidig passer dersom kommisjonen ikke skal begynne vurderingen før klagefrist har passert og alle klagene i emnet har kommet inn. Dersom klagekommisjonen skal vurdere alle klagene samtidig, bruker du denne standardinnstillingen.

Samarbeidsinnstillinger:

  • Individuelle poeng og karakterer vil være den vanligste samarbeidsinnstillingen å benytte.
  • Alle sensorer skal godkjenne felles vurdering. Siden det er et absolutt krav at klagesensur skal ha to sensorer, hvorav minst én ekstern, skal man ha svært gode grunnen for å gjøre unntak fra dette.

Ferdigstilling av saken - tilbakeføring av sensur

Åpne Monitor-modulen. Øverst til venstre, under "STANDARDLISTER", finner du listen "Klagesensur", som inneholder alle kandidater som er knyttet til en klagekommisjon i en prøve du er hovedansvarlig for.

For å få bedre oversikt, anbefales det å aktivere kolonnene "Prøve" og "År-semester" i lista. Klikk på kolonnesymbolene og hak av kolonnene du ønsker å vise (1). Du kan også aktivere aktuelle filtre og filtrere på gitte kriterier etter behov (2). Benytt eventuelt også søkefeltet for å søke på en gitt emnekode eller en gitt kandidat. Det er mulig å lagre lister du ønsker å beholde ved å klikke på hamburgermenyen oppe til høyre (3). Lista vil da legge seg under "Mine lister" til venstre i Monitor.

Når en klagekommisjon har godkjent klagesensuren, vil du se at kandidaten har fått resultat i kolonnen "Endelig karakter" og statusen i kolonnen "Verifikasjon av karakter" er "Ikke kontrollert". Velg den eller de kandidatene du skal tilbakeføre karakteren for:

  • Hvis du ønsker at karakteren skal føres over til FS, velger du "Verifiser karakter". Når karakteren verifiseres, tilbakeføres den til FS.

Det er verdt å være klar over at begrepsbruken i Inspera kan virke litt forvirrende på dette området. Det er upresist å si at du som hovedansvarlig "verifiserer" karakteren. I praksis vil det å verifisere si det samme som å "overføre til FS", som er den terminologien som benyttes ved ordinær karakteroverføring (med unntak av at karakteren går direkte i protokoll).

  • Alternativt kan du velge "Stans karakter" for å indikere at karakteren er kontrollert, men at den ikke skal tilbakeføres til FS (f.eks. ved mistanke om feil i sensurprosessen). Utover at karakteren ikke blir tilbakeført, har ikke dette valget noen implikasjoner.

Menyvalget "stans karakter" vil normalt ikke være nødvendig å benytte. Behovet for å holde en karakter tilbake, dekkes normalt av at karakteren er sperret i FS.

Når sensuren er verifisert/tilbakeført til FS, skjer følgende (gjelder ikke ved vesentlig karakteravvik):

  • Protokollen oppdateres automatisk med nytt resultat
  • Feltet "ferdighebandlet" oppdateres med "J"
  • Feltet "Vedtak formidlet" oppdateres med datoen klagen ble tilbakeført
  • Feltet "Vedtak" oppdateres med TIL GUNST/UENDRET/TIL UGUNST
  • Sperre mot visning på karakterutskrift opprettholdes (må fjernes manuelt)

Vesentlig avvik 

Universitets- og høyskoleloven § 5-3 (6) fastsetter at institusjonene skal foreta en ytterligere vurdering før endelig karakter fastsettes dersom en eksamenskarakter ved klagesensur avviker med to eller flere karakterer fra opprinnelig sensur. Se rektorvedtak for nærmere informasjon om håndtering av vesentlig karakteravvik.

Inspera har ikke støtte for ny vurdering ved vesentlig karakteravvik.

Dersom det oppstår karakteravvik på to karakterer eller mer, skal resultatet tilbakeføres til FS, som normalt, men kandidaten skal varsles om karakteravviket (se under). Ved tilbakeføring av karakter skjer følgende i FS:

  • Nytt resultat registreres, men protokollen oppdateres ikke
  • Feltet "Ferdigbahandlet" forblir "N"
  • Feltet "Vedtak formidlet" oppdateres ikke
  • Feltet "Vedtak" oppdateres ikke
  • Sperre mot visning på karaktertskrift opprettholdes (må fjernes manuelt)
  • Feltet "Ny behandling" oppdateres med "J" og det kommer fram et felt for kommisjon for ny behandling

Saksbehandler må sørge for at kontrollkommisjonen får tilgang til besvarelsen som skal vurderes på nytt.

  • Dersom kontrollkommisjonen består av medlemmer fra ordinær- og/eller klagekommisjon, vil sensorene ha tilgang til besvarelsen i Inspera i kraft av å tilhøre ordinær- eller klagekommisjon.
  • Dersom kontollkommisjonen består av sensorer som ikke har vurdert kandidaten i ordinær vurdering eller klagesensur, må besvarelsen formidles utenfor Inspera.

I begge tilfeller må kontrollkommisjonen bruke vurderingsprotokoll fra FS for å dokumentere det endelige resultatet, som igjen må registreres manuelt av saksbehandler i FS. Protokollen sendes deretter til Eksamenskontoret for arkivering.

Bruk FS rapport 579.001 for å få oversikt over kandidater med vesentlig karakteravvik. Hak av for "Vis kun saker - med ny behandling".

Rutine for varsling

Ved vesentlig karakteravvik skal studenten umiddelbart ha tilsendt et varsel.  

For å sørge for standardisering og likebehandling, er det lagt opp en egen brevmal i FS som skal benyttes. Følg denne veiledningen:

  1. Søk opp klagesaken i "Begrunnelse og klage"-bildet. (Modul VURDERING, menyvalg BILDER). Merk at du kan søke på kandidatnummer for å komme direkte til den aktuelle saken.
  2. Høyreklikk i saken. Velg "Lag brev/meldinger (FS210.001)".

  3. I bildet du får fram på skjermen, klikker du i nedtrekksmenyen for Brevtype. Velg "FS_KLAGE_VES_AVVIK 1 - Klage på karakter - Vesentlige avvik".

  4. Under brevtype er det fem arkfaner:

    • Datagrunnlag - viser hvilke studenter det blir sendt brev til
    • Brev - viser brevet som blir sendt til studenten
    • E-post - viser e-post som blir sendt til studenten
    • SMS - viser innhold i eventuell SMS. Det er ikke laget SMS for begrunnelse og klage
    • E-post/SMS-jobb - 
  5. Som standard vil det genereres et brev. Dersom du ønsker å sende avviksvarselet som e-post, kan du endre fra brev til e-post via "Meld.info" på FS-menylinjen.

    Du får da opp vinduet "Meldingsinformasjon". I vinduet endrer du medium for utsending slik at det står "0" på brev og "1" på e-post. Vær oppmerksom på at det i e-post ikke er mulighet for å formatere teksten. Klikk "OK" eller "avbryt" for å lukke vinduet.

  6. For å sende brevet/e-posten, går du igjen til FS-menylinjen og velger "Skriv".

    Du får da opp dialogboksen under. Som du ser, kan du også her endre mellom brev og e-post eller velge begge deler. Dersom du sender brev, hak av for "send til digital postkasse". Det er også lurt å hake av for "Publiser meldingen på Studentweb og Søknadsweb". Klikk "Skriv ut/send meldinger". Når brev/e-post er sendt, vil det ligge i studentens dokumentarkiv.

Dersom klagen trekkes, avsluttes saken i FS. Opprinnelig sensur blir da gjeldende. Merk at karaktersperre må fjernes manuelt. 

Trukket klage 

Studenten kan trekke klagen inntil nytt vedtak er kunngjort eller klagefristen er utløpt. En trukket klage kan også åpnes igjen inntil klagefristen er uløpt.

Når en student trekker klagen, oppdateres klagesaken i FS og kandidaten blir lagt tilbake i ordinær kommisjon i Inspera.

Det sendes e-postvarsel til både sensor og administrativ kontaktadresse ved trukket klage. 

Merk:

  • Hvis kandidaten trekker klagen sin etter at sensor har godkjent vurderingen i Inspera, blir prosessen ikke stoppet i Inspera. Klagesaken i FS blir oppdatert. Det vil ikke skje endring i FS-protokollen selv om karakteren blir verifisert av hovedansvarlig.
  • Hvis kandidaten klager på nytt etter å ha trukket klagen sin, blir ikke kandidaten fordelt til klagekommisjon på nytt. Disse sakene må håndteres manuelt.  

Begge disse feilene er meldt til Inspera.

Unntak

Begrunnelse og klage på sensurregistreringsprøver

Det er teknisk sett mulig å benytte Inspera til å gi begrunnelse og gjennomføre klagesensur på en sensurregistreringsprøve. Dette vil for eksempel kunne være aktuelt i emner med mappevurdering. Men vær klar over at dette krever at besvarelsen må tilgjengeliggjøres for sensorer ved opplasting som vedlegg i Inspera på sensurregistreringsprøven eller utenfor Inspera.

Begrunnelse

For at begrunnelsen skal kunne gis på en sensurregistreringsprøve, er det viktig at Inspera-flagget for begrunnelsessystem ligger på samme vurderingsenhet som for sensursystem i Vurderingsenhet samlebilde. Det er på den vurderingsenheten kandidaten har fått karakter begrunnelsen skal gis. I Inspera må administrasjon av skriftlige begrunnelser være aktivert.

For sensor vil det å gi begrunnelse på en sensurregistreringsprøve innebære å måtte sjonglere mellom to (eller flere) prøver. Besvarelsen, samt eventuelle kommentarer og private notater vil ikke ligge tilgjengelig i den prøven der begrunnelsen skal gis. Ut over dette, kan begrunnelsen skrives og sendes fra Inspera, som normalt. Sensurregistreringsprøven, som normalt ikke vises for studentene i Inspera, vil bli tilgjengelig for de studentene som har fått begrunnelse, så de kan lese begrunnelsen i Inspera.

Klage

For at en klage skal kunne behandles i Inspera på en sensurregistreringsprøve, må Inspera-flagget for klagesystem ligge på samme vurderingsenhet som digitalt sensursystem i Vurderingsenhet samlebilde. Klagekommisjonen må også opprettes på denne enheten. 

Siden det ikke er levert noen besvarelse på sensurregistreringsprøven, må hovedansvarlig laste opp besvarelsen(e) som skal vurderes som vedlegg på den aktuelle kandidaten i Inspera. Det er bare mulig å laste opp ett filvedlegg per kandidat, så hvis det er besvarelser fra flere prøver som skal vurderes på nytt, må disse samles i én fil. Klagesensorene får tilgang til besvarelsene som et filvedlegg i Inspera og sensurerer i Inspera som normalt. 

Løsningen er ikke optimal, men kan anses som en alternativ måte å distribuere besvarelser til klagekommisjonen på. 

Klagesensuren verifiseres av hovedansvarlig, som vanlig, og med det oppdateres protokollen i FS.

Begrunnelse og klage på gruppeinnleveringer

I Inspera behandles alle kandidater i en gruppe som en enhet. Det innebærer at alle faktorer som påvirker én kandidat, påvirker hele gruppa, f.eks. kommisjonstilknytning, ekstratid, individuell sluttid etc. Dette får også følger for behandling av begrunnelses- og klagesaker på gruppeinnleveringer i Inspera.

Felles begrunnelse på gruppeinnlevering

Forutsetning: Vurderingsenheten er flagget med INSPERA som begrunnelsessystem.

Det er avklart juridisk at det er akseptabelt å gi begrunnelse til alle kandidatene i en gruppe, selv om bare én eller et fåtall av medlemmene i gruppa har bedt om det. Dette forutsetter at det er gjort en kollektiv vurdering av gruppen som helhet og at begrunnelsen følgelig vil være gjeldende for alle. Når én kandidat i gruppa har bedt om begrunnelse, vil alle kandidatene i gruppa bli merket med "skal ha begrunnelse", og det vil automatisk bli opprettet begrunnelsessak i FS på alle kandidatene i gruppa. Alle i gruppa vil få varsel fra FS når begrunnelsen er gitt.

På StudentWeb vil klagefristen til studentene løpe fra den datoen begrunnelsen ble gjort tilgjengelig. Dette kan i teorien medføre at studenter, i en gruppe hvor kun én student ber om begrunnelse, får forkortet sin klagefrist med inntil 1 uke. I disse tilfellene bør gruppemedlemmer, som ønsker å klage etter at klagefristen på StudentWeb har gått ut, tillates å gjøre dette i inntil 1 uke etter at klagefristen har løpt ut. Dette må håndteres gjennom at studenten henvender seg til institutt/fakultet, og at institutt/fakultet manuelt oppretter en klagesak i FS.

Individuell begrunnelse på gruppeinnlevering

Dersom det er ønskelig å gi individuelle begrunnelser på en gruppeinnelvering, må dette håndteres utenfor Inspera. Her følger et forslag til hvordan dette kan gjøres.

Forutsetning i FS: INSPERA er ikke satt som begrunnelsessystem på vurderingsenheten. Begrunnelse via Studweb er aktivert. I vurderingskombinasjonen bør det legges inn en e-postadresse for varsling til administrasjonen, men feltet for varsling til sensor skal være blankt. 

  1. Søk opp begrunnelsessaken i "Begrunnelse og klage"-bildet. (Modul VURDERING, menyvalg BILDER). Merk at du kan søke på kandidatnummer og klagetype BEGRUNN for å komme direkte til den aktuelle saken.
  2. Høyreklikk i saken. Velg "Lag brev/meldinger (FS210.001)".

  3. I bildet som dukker opp, gjør du følgende:
    • Sørg for at det bare er én mottaker ("1 person" vises i grønn skrift). Trykk på "vis" hvis du vil forsikre deg om hvem mottakeren er.

    • Dette er ikke en mal, så det ligger ingen tekst i e-posten. Her er forslag til tekst som kan brukes i e-posten. Klipp ut (ctrl+x) teksten på den målformen du ønsker og lim inn (ctrl+v) i tekstfeltet.

    • Lim inn selve begrunnelsen.

    • Velg hvilke(n) adresse(r) e-posten skal sendes til. 

    • Kjør rapport (ctrl+r)

    • Når e-posten er sendt, blir den liggende i dokumentarkivet til studenten.

Klage på gruppeinnlevering

Inspera kan ikke benyttes som klagesystem på vurderingsenheter/prøver med gruppebaserte innleveringer. Insperas gruppe-funksjonalitet svarer ikke til kravene i UH-lovens §5-3 (4) som sier at det er individuell klagerett ved gruppeeksamen, og at en eventuell endring av karakter etter klage kun skal gjelde for den som har klaget, ikke hele gruppa. En vurderingsenhet der gruppeinnlevering forekommer, skal derfor ikke flagges med INSPERA som digital klagesystem.

 

Hvordan håndtere klager på delvurdering

I følge NTNUs studieforskrift § 6-2 (6), skal studentene kunne klage på en karakter først når karakteren for emnet er kunngjort. Dersom emnet består av flere delvurderinger, skal studenten angi hvilken eller hvilke delvurdering(er) klagen gjelder.

Den digitale løsningen for klage i Inspera/FS tar ikke høyde for denne begrensningen i forskriften. Hvis klagesystem ligger på delvurderingsenheten i FS, vil kandidatene kunne klage med tre ukers frist fra den dagen delkarakteren kunngjøres.

Eksamenskontoret er kjent med at dette praktiseres noe ulikt fra institutt til institutt. Inntil videre må det utøves et visst skjønn som i hvert fall sikrer at kandidatenes klagerett ivaretas. 

Inntil det forligger en teknisk løsning som fungerer, anbefaler vi en av følgende praksiser:

  1. Avvent behandling av klage på delvurdering til samlet resultat er kunngjort. Dette kan løses ved at man venter med å registrere klagekommisjon til samlet resultat er kunngjort. På den måten hindrer man saksflyten mellom Inspera og FS.
  2. Behandle klagen fortløpende. Dersom det dukker opp studenter som ønsker å klage på en delvurdering først etter at samlet resultat har kommet, må det åpnes for dette. Anbefalt løsning er da å opprette klagesaken manuelt i FS. 

Utsatt behandling - midlertidig svar på klage

Klagesensurfrist ved NTNU reguleres  per i dag av forvaltningsloven § 11a. Hvis sensurfrist settes manuelt i klagesaksbildet, bør den settes til 1 måned etter mottatt klage.

Dersom det må ventes at det vil ta mer enn en måned før klagesensur foreligger, skal det så snart som mulig sendes et midlertidig svar til studenten. Per i dag foreligger det ikke noen automatisert løsning for dette, men det er laget brevmaler i FS som kan bidra til å effektivisere og standardisere prosessen. Følg denne veiledningen:

  1. Søk opp klagesaken i "Begrunnelse og klage"-bildet. (Modul VURDERING, menyvalg BILDER). Vær oppmerksom på at søkekriteriene dine, vil definere datagrunnlaget for hvem et brev blir sendt til.
  2. Høyreklikk i saken. Velg "Lag brev/meldinger (FS210.001)".

  3. I bildet du får fram på skjermen, klikker du i nedtrekksmenyen for Brevtype. Velg "FS_KLAGE_UTS_BEH 1 - Klage på karakter - Utsatt behandling".

  4. Under brevtyper er det fem arkfaner:

    • Datagrunnlag - viser hvilke studenter det blir sendt brev til
    • Brev - viser brevet som blir sendt til studenten
    • E-post - viser e-post som blir sendt til studenten
    • SMS - viser innhold i eventuell SMS. Det er ikke laget SMS for begrunnelse og klage
    • E-post/SMS-jobb - 
  5. Som standard vil det genereres et brev. Dersom du ønsker å sende avviksvarselet som e-post, kan du endre fra brev til e-post via "Meld.info" på FS-menylinjen.

    Du får da opp vinduet "Meldingsinformasjon". I vinduet endrer du medium for utsending slik at det står "0" på brev og "1" på e-post. Vær oppmerksom på at det i e-post ikke er mulighet for å formatere teksten. Klikk "OK" eller "avbryt" for å lukke vinduet.

  6. I brevmalen for utsatt behandling, er det lagt inn et flettefelt, {JOURNALMERKNAD}. Dette er tenkt brukt til å legge inn antatt dato for når sensur vil foreligge, såfremdt dette er mulig å anslå. For å legge inn journalmerknaden og sende brevet/e-posten, går du igjen til FS-menylinjen og velger "Skriv".

    Du får da opp dialogboksen under. Som du ser, kan du også her endre mellom brev og e-post eller velge begge deler. Dersom du sender brev, hak av for "send til digital postkasse". Det er også lurt å hake av for "Publiser meldingen på Studentweb og Søknadsweb".

    For å få med antatt dato for når klagesensuren vil foreligge, må opplysninger om dette legges i feltet "Journalmerknad". Klikk på de tre prikkene til høyre for å skrive merknaden. Forslag til tekst: "Sensur forventes å være ferdig innen_dato". Klikk deretter "Skriv ut/send meldinger".

    Når brev/e-post er sendt, vil det ligge i studentens dokumentarkiv. 

  7. Til slutt registrerer du manuelt dato for "midlertidig svar" i den/de aktuelle saken(e) i bildet "Begrunnelse og klage" . Denne datoen vil da inngå i dataene som går til automatisk arkivering i arkivsystemet.

FAQ

Kjente feil | Ofte stilte spørsmål

Det er ikke samsvar mellom antallet begrunnelsessaker i FS og Inspera.

Sjekk at administrasjon av skriftlige begrunnelser er aktivert på prøven. Det gjøres under prøvens innstillinger.

Gå inn i prøven og klikk "oppdater nå" for å framtvinge en synkronisering mellom Inspera og FS.

 

Begrunnelsen er ferdigstilt, men lar seg ikke sende.

Den vanligste årsaken til dette, er at prøven ikke har status "vurdert" (gjelder kun i gammelt vurderingsverktøy, ikke Vurdering 2.0). Det kan for eksempel gjelde emner med flere kommisjoner, der en eller flere kommisjoner ikke har ferdigstilt arbeidet sitt. Dette vil typisk kunne gjelde for emner med individuelle innleverings- og sensurfrister. Dette kan løses ved å aktivere Vurdering 2.0 i prøveinnstillingene og sende begrunnelsen derfra. Merk at den aktuelle kommisjonen må ha godkjent sin vurdering.

Det har kommet nye klager etter at klagekommisjonen fullførte vurderingen

Når det kommer inn nye klagesaker etter at klagekommisjonen har fullført vurderingen, vil vurderingen automatisk gjenåpnes for klagekommisjonen. Arbeidsflyten settes automatisk til "godkjenn en og en kandidat individuelt". 

 

Kontakt

E-post: digitaleksamen@sa.ntnu.no

Telefon: 73 59 66 00

For ytterligere informasjon se prosjektets wikisider.

44 Vedlegg
6960 Visninger
Gjennomsnitt (0 Stemmer)