Melde HMS-avvik

Avvikssystemet for saksbehandlere

Veiledning til deg som er saksbehandler i avvikssystemet.

English version - Problem reporting system

Temaside om HMS | Sider merket med avvik

Oppfølging av avvik  kvalitetssikring av utdanning | Superbrukere HMS avvikssystem

Logg deg inn i avvikssystemet.

Kurshefte for avviksbehandlere (pdf)

Start behandling #

  • Vurder om dette er et HMS-avvik. Definisjonen på et HMS-avvik er: «Mangler eller hendelser som kan medføre/har medført skade på mennesker, miljø eller materiell.»
  • Hvis dette ikke er et HMS-avvik, skriv en begrunnelse og avvis avviksmeldingen. Behandlingen er ferdig.
  • Godkjenn dersom dette er et HMS-avvik og melder tilhører den enheten du er behandler for.
  • Overfør avviket til rett, ansvarlig enhet, dersom avviket er meldt til feil enhet. Avvik behandles av enheten hvor melder hører til. Merk at dersom du endrer ansvarlig enhet, vil avviket tilhøre denne enheten. Hvis du kun overfører avviket til en annen saksbehandler, vil avviket fortsatt tilhøre den opprinnelige, ansvarlige enheten.
  • Ved personskade: kontroller om skadeskjema er sendt. Hvis ikke, be melder om å fylle ut skadeskjema, eller du kan fylle det ut for vedkommende. Skademelding

Foreslå tiltak #

  • Vurder konsekvens av avviket før årsak og tiltak foreslås
  • Foreslå alle de tiltak som er nødvendig for å kunne behandle avviket.
  • Hvis Campusservice skal involveres, lag et tiltak til deg selv med teksten «Meldt i e-vaktmester». Ikke overfør selve HMS-avviket eller tiltak i HMS-avvikssystemet til enkeltpersoner ved Campusservice. Opprett deretter sak i e-vaktmester og skriv i behovsmeldingen at dette gjelder et HMS-avvik. Når saken er sluttført i e-vaktmester kan du oppdatere tiltaket i HMS-avvikssystemet og lukke avviket. Merk at tiltak som skal til huseier i leide bygg også skal meldes til Campusservice via e-vaktmester.
  • Det er viktig at tiltakene gis til riktig tiltaksutfører.
  • Gjennomfør tiltak du selv er ansvarlig for.

Send melding til verneombud #

Verneombudet skal medvirke ved behandling av avvik. Se oversikt over verneombudene ved NTNU.

Når du har tatt avviket til behandling vil du nederst til høyre finne knappen «Send melding til verneombud». Finn ditt verneombud og send meldingen. (du kan velge flere verneombud)

Skjema og tiltak sendes til aktuelle interne og eksterne aktører #

Avvik/tiltak som krever saksbehandling utenfor avvikssystemet #

  • Personopplysninger skal ikke registreres i avvikssystem. Avvikssystemet skal kun behandle selve hendelsen
  • Vurder hvem som skal ha brev/notat om avviket, for eksempel politi, andre enheter ved NTNU, samordnede virksomheter, andre virksomheter, Statens pensjonskasse. Er du usikker, kontakt lokal personal/ HR.
  • Alle skader eller yrkessykdommer som gjør det nødvendig med medisinsk behandling eller medfører arbeidsuførhet skal meldes til NAV ved at det fylles ut skadeskjema i systemet.
  • All korrespondanse som nevnt ovenfor skal saksbehandles og arkiveres i ePhorte. Er du usikker kontakt lokal personal/ HR eller lokalt dokumentsenter.
  • Rapport kan skrives til pdf-format fra avvikssystemet og lastes opp i ePhorte
  • Avviks-ID skal registreres på saken i ePhorte, og ePhorte-saksnummeret skal registreres i avvikssystemet (bruk kommentarfelt)

Avvik/tiltak kun til informasjon #

  • Vurder hvem som skal ha informasjon om avviket, for eksempel andre enheter v/NTNU, samordnede virksomheter, andre virksomheter
  • Rapport kan skrives til pdf-format fra avvikssystemet og sendes direkte som vedlegg på e-post

Retningslinjer for lukking av avvik #

  • Vurder om tiltakene fungerer etter hensikten
  • Alle tiltak må være gjennomført
  • Melding til verneombud må være sendt
  • Avviket kan lukkes

Oppfølging #

I henhold til kravene i Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning §13-2 går bedriftshelsetjenesten ved NTNU gjennom alle avviksmeldinger med spesielt fokus på svært alvorlige/alvorlige hendelser, personskader og evt. trender (det vil si samme type avvik på ulike steder/gjentatte ganger). BHT kan ta kontakt med behandlere for ytterligere opplysninger om enkeltavvik. 

Melde avvik #

På denne siden står informasjon og fremgangsmåten for alle som skal melde avvik.

Kontakt #

Systemadministrator: riskmanager@hms.ntnu.no - Kontaktes ved behov for brukerstøtte
Orakeltjenesten - Kontaktes ved tekniske feil (for eksempel dersom du ikke får tilgang eller dersom personer ikke lar seg finne i systemet)
Hilde Apneseth - Rådgiver

Godkjenning/signatur #

Godkjent av HMS-sjef - 7. desember 2012 - HMSRV5401 - ePhorte 2013/11285 

Sist redigert 08.09.2017

0 Vedlegg
19226 Visninger
Gjennomsnitt (1 Stemme)