Ansattlister viser en oversikt over alle ansatte på en enhet. Veiledningen under gjelder ansattlister på ntnu.no og ntnu.edu, og er skrevet for NTNUs nettredaktører og lokal IT-støtte. 

Hvem administrerer listene?  #

Listens sammensetning er dynamisk, men din lokale nettkontakt kan justere listens sammensetning når det gjelder enkelte midlertidige ansatte.

Listens sammensetning #

Hvordan en person er registrert og tilknyttet i underliggende systemer avgjør om en person er automatisk synlig i ansattlisten for sin enhet.

Hvem er automatisk med på listene? #

  • Fast ansatte

Valgfritt - legges til manuelt #

Nettredaktør kan avgjøre om de vil legge til:

  • Midlertidige ansatte ved enheten
  • Brukere med en gjeste-tilknytning (i Paga eller BAS) til enheten  
  • Professor emeritus
  • Gjesteforskere
  • ph.d. studenter 
  • Stud.ass og Vit.ass (SL:1 i Paga)

Hvem er ikke med? #

Fjerne noen fra ansattliste #

Ansatte med fast lønn kan ikke skjules. Disse blir automatisk fjernet fra ansattlisten når sluttdato i lønnssystemet PAGA er passert. Ta kontakt med din HR-medarbeider hvis du vil kvalitetssikre sluttdatoen.  

Slik kan du skjule midlertidige ansatte:

  1. Gå til nettsiden som viser ansattlisten som gjelder.
  2. Klikk på de tre hvite prikkene i det blå feltet over widgeten og velg "Innstillinger".
  3. Under "Lagt til på lista", klikk på "Fjern"-lenken for hver person du ikke vil vise.
  4. Under "Ikke på lista", klikk på "Legg til"-lenken for hver person du vil ha med på lista.
  5. Klikk på den blå pilen øverst til venstre ("Tilbake til normal side") når du er ferdig.

Hvis ansatte mangler #

Alle fast ansatte (inkl. stipendiater) dukker automatisk opp i ansattlisten for sin enhet/sitt institutt så snart de er registrert i lønssystemet PAGA. Ta kontakt med din HR-medarbeider hvis noen mangler. Både sluttdato og startdato er viktig i denne sammenheng.

Midlertidige ansatte må legges til manuelt, slik gjør du det: 

  1. Gå til nettsiden som viser ansattlisten som gjelder.
  2. Klikk på de tre hvite prikkene i det blå feltet over widgeten og velg "Innstillinger".
  3. Under "Ikke på lista", klikk på "Legg til"-lenken for hver person du vil ha med på lista.
  4. Klikk på den blå pilen øverst til venstre ("Tilbake til normal side") når du er ferdig.

To arbeidsplasser #

For ansatte som har to arbeidssteder ved NTNU, kan det være nødvendig med en ekstra registrering i et underliggende system. 

  1. Be din HR-kontakt tilføye en ny affiliation i PAGA av type gjest for enhet nummer to. 
  2. Etter at PAGA oppdateringen blir formidlet til andre systemer (24 timer) vil vedkommende dukke opp i oversikten over hvem som kan legges til.  En nettredaktør må da manuelt legge personen til ansattliste nummer 2, se fremgangsmåte over. 

Hvis visningen av ansatte ikke gjelder for en enhet, eller for en mindre gruppe, er det ikke nødvendig med registrering i et underliggende system. Dette kan løses med å bruke widgeten "person-portlet".

Inkluder personer som ikke mottar lønn #

Gjelder for:

  • Professor emeritus
  • Gjesteforskere
  • Ph.d. studenter uten stipend fra NTNU
  • Andre medarbeidere

Medarbeidere som ikke mottar lønn fra NTNU dukker ikke opp i oversikten over dem som kan legges til ansattlistene, siden disse ikke registreres i lønnssystemet PAGA. Disse må tilknyttes som gjest ved den aktuelle enheten i Cerebrum. Orakeltjenesten kan hjelpe til med dette.

Det kan gå en dag eller to fra man er tilknyttet som gjest til man dukker opp i oversikten. 

Ansattliste for en enhet #

Hvis du ikke har lagt til widgeten til enhetens nettside allerede, så gjør det. Widgeten heter "Ansattliste", og ligger i høyre spalte under "Widgets" og "NTNU".   

Når du har lagt til widgeten bruker du følgende innstillinger for å vise en ansattliste for en institutt, et fakultet eller en avdeling:

  1. Klikk på de tre hvite prikkene i det blå feltet over widgeten og velg "Innstillinger".
  2. I den øverste nedtrekksmenyen, "Endre enhet som vises" velger du "Bruk stående enhet" fra nedtrekksmenyen (hvis ikke default).  
  3. Dersom du vil legge til eller fjerne enkeltpersoner (gjelder kun midlertidig ansatte), gjør det nå.
  4. Klikk på den blå pilen øverst til venstre ("Tilbake til normal side") når du er ferdig.

Ansattliste for en faggruppe eller seksjon #

Slik viser du en ansattliste for en offisielle undergruppe, eller en undergruppe du allerede har opprettet manuelt.

  1. Klikk på de tre hvite prikkene i det blå feltet over widgeten og velg "Innstillinger".
  2. I den andre nedtrekksmenyen, "Velg fra hvilken enhet ansatte skal velges fra på denne siden", velger du undergruppen du vil ha fra nedtrekksmenyen.
  3. Under "Ikke på lista", klikk på "Legg til"-lenken for hver person som hører til undergruppen.
  4. Klikk på den blå pilen øverst til venstre ("Tilbake til normal side") når du er ferdig.

Når du fjerner eller legger til brukere i en undergruppe, blir endringen også reflektert i ansattlisten for hovedenheten.  For eksempel hvis Albert Einstein er lagt til i en faggruppe ved "Institutt for fysikk", vil tilhørigheten også være synlig i instituttets ansattliste. Det spiller ingen rolle hvilken nettside du initierte endringen i fra.

Opprette undergrupper #

Dersom dere har delt inn instituttet i f.eks. faggrupper og administrasjon, er det nyttig å synliggjøre disse tilhørigheter også i ansattlisten.  Dette må gjøres manuelt siden gruppenivå ikke er med i datagrunnlaget. 

Slik oppretter du en undergruppe:

  1. Fra Liferays verktøylinje i venstre spalte velger du "Kontrollpanel" - "Brukere" - "Brukere og organisasjoner".
  2. Klikk på fanen "Organisasjoner" og skriv navnet for din enhet og søk ved å klikke enter eller på forstørrelsesglasset.
    Bruk "" for å søke etter delord.
  3. For gjeldende enhet i resultatliste klikker du på de tre prikkene helt til høyre på linja og velger "Legg til gruppe" (krever webmaster rolle).
  4. Skriv inn det nye navnet for undergruppen.
    Du må skrive et unikt navn, f.eks.:  Studieseksjonen (MF) eller  Ledelse (IØT). 
    Dersom du får en feilmelding ved lagring av gruppe har du valgt et navn som allerede er i bruk av et annet fakultet eller institutt. 
  5. Klikk på "Lagre"-knappen nederst til venstre når du er ferdig.
  6. På selve nettsiden kan du nå velge gruppen du har lagt til fra den nederste nedtrekksmenyen, og du kan legge til personer der.

Gruppen er nå tilgjengelig i ansattliste widgeten.  

Sette opp gruppens ansattliste #

  1. Opprette en ny side med en egnet URL f.eks. /enhet/ansatte/gruppenavn helst med /ansatte/ som ledd og som en underside
  2. Legg til ansattliste portlet på siden
  3. Følg innstruks for Ansattliste for faggruppe eller seksjon (ovenfor)
7 Vedlegg
26053 Visninger
Gjennomsnitt (3 Stemmer)