Beskrivelser av hvordan du som bestiller eller økonomiansvarlig skal behandle anleggsmidler (løsøre) ved nyanskaffelser, salg og kassasjon i regnskapet. Beskrivelsene er hentet fra 

Håndboka i anleggsmidler ( løsøre)

Her får du hjelp til

• hvordan du som bestiller skal vurdere aktivering og registrere nyinnkjøp av anleggsmidler (løsøre) i kontogruppe 47xx
• hvordan du som bestiller/prosjektøkonom/controller skal korrigere tidligere registrerte opplysninger i regnskapet
• hvordan du som økonomiansvarlig på fakultet/institutt skal dokumentere og fakturere salg og kassasjon av løsøre

Her følger en oppsummering av håndboka:

Nyanskaffelser #

Anleggsmidler (løsøre) som skal aktiveres #

En eiendel som er anskaffet til varig eie eller bruk i virksomheten, med levetid på minst 3 år og kostpris over kr. 30 000. Begge vilkårene må være oppfylt før aktiveringsplikt oppstår. Unntak fra 30 000 kr grensen er anskaffelser av PC (pool aktivering). Presiserer at PC-skjerm, mus og kabler som kjøpes inn sammen med PC skal utgiftsføres på art 6804.

Påkostning (standardheving) #

Når det blir gjennomført anskaffelser knyttet til allerede eksisterende anleggsmiddel, må det gjøres en konkret vurdering av om anskaffelsen anses som påkostning eller vedlikehold. Anskaffelser som gir et anleggsmiddel en varig forbedring eller økt funksjonalitet, anses som påkostning.

En påkostning som oppfyller vilkårene for aktivering skal alltid aktiveres som en del av det eksisterende anleggsmiddelet. Påkostning på et tidligere aktivert anleggsmiddel må alltid knyttes opp mot det opprinnelige anleggsmiddelet som er registrert i anleggsregisteret. 

Alt utstyr skal kunne spores #

Med dette menes at man skal kunne gå inn i anleggsmodulen og finne fram til et utstyr samt å finne hvor det befinner seg med de opplysninger som er registrert.

Bruk av korrekt art for investering i anleggsmidler #

Det er viktig at den enkelte enhet/bestiller foretar en vurdering om innkjøpet skal aktiveres (47xx art) eller utgiftsføres (6xxx art).

Bruk av korrekt art for investering i anleggsmidler, dvs. at kontering skjer på riktig art i forhold til levetid, er avgjørende for kvaliteten på rapporter som viser avskrivninger på investeringer til «leiested», som igjen er bestemmende for timeprisen på de ulike «leiestedene». 

Delt kontering mellom ulike k-sted/prosjekt som følge av delt finansiering #

Splitting av ett aktiva på ulike sted/prosjekt er ikke tillatt (delt kontering). Ett anleggsmiddel skal kun ha et aktiva nummer i anleggsregisteret – en unik stedkode og prosjekt. 

Eks. på delt kontering som følge av delt finansiering. To enheter skal hver kostnadsføre 50% av et anleggsmiddel. (levetid>3 år og kostpris>30 000)- En enhet skal stå som eier av ett anleggsmiddel i anleggsregisteret.

Art 9218 - "Delt finansiering av utstyr". Godskriving og belastning bokføres samme konto (debet/kredit).  

Korreksjon av tidligere registreringer #

Ved korrigeringer av tidligere registreringer skal ADI bilag med «Endringsskjema til FA-anleggsmodul» eller «Registreringsskjema» til FA-anleggsmodul»  sendes inn for bokføring. Rutiner og ADI-bilag

Rapporter i Discoverer over registrerte anleggsmidler og årlige avskrivninger #

• A40_Anleggsmidler: Rapporter over ulike anlegg på sted/prosjekt/analyse-spesifisert med avskrivninger per år.
• ASSETS_NTNU: Rapport over ulike anlegg på ulike sted/prosjekt etc.

Rapporter over anleggsmidler finner du på Discover (krever tilgang til Bevisst).

Salg #

• Materiell overdras til andre enn NTNU.
• Salg besluttes av den som har budsjettdisponeringsmyndighet. Skjema for salg/kassasjon fylles ut og sendes sammen med fakturagrunnlag til regnskapsseksjonen. Konteres art 3809. Prosedyre for fakturagrunnlag - utfakturering.
• Som vedlegg til fakturagrunnlag skal utskrift fra anleggskartoteket som viser bokført verdi på det enkelte anlegg vedlegges (Discoverer rapport: ASSETS_NTNU).
• Salgssummen tilfaller i sin helhet den enhet som er eier av utstyret.
• Det skal føres salgsprotokoll som dokumentere salgsprosessen. Salgsprotokoll skal dokumenteres og arkiveres i Ephorte sammen med eventuelle tilbud. Normalinstruks for utrangering og kassasjon av materiell og bygninger samt avhendelse av materiell som tilhører staten

Kassasjon #

• Beslutning om at materiell, som er nedslitt eller skadet og ikke lar seg reparere uten uforholdsmessig store påkostninger skal tas ut av bruk.
• Kassasjonen besluttes av den som har budsjettdisponeringsmyndighet.
• Skjema for salg/kassasjon sendes på e-mail: kontakt@okavd.ntnu.no og merkes med "Kassasjon" i emnefeltet.
• Som vedlegg til skjema for salg/kassasjon skal utskrift fra anleggskartoteket som viser bokført verdi på det enkelte anlegg vedlegges (Discoverer rapport: ASSETS_NTNU).
• Normalinstruks for utrangering og kassasjon av materiell og bygninger samt avhendelse av materiell som tilhører staten

Kontakt #

Send epost til kontakt@okavd.ntnu.no