Administrasjon av tilganger for HR-medarbeidere og ledere.

Tilgang til NTNUs infrastruktur (lokaler, utstyr eller IT-systemer) gis på grunnlag av en arbeidsavtale eller en tilgangsavtale. Avtaler skal registreres som ansatt- eller gjesteforhold i Paga og vil være overordnet styrende for tilganger til NTNUs systemer.

Mer om Tilgangsavtale og Arbeidsavtaler

Se også egen side for prosess og bestilling av IT-tilgang og/eller adgangskort

Oppdragstakere (gjesteforeleser, sensor osv.) som har behov for tilgang til NTNU sin IT-infrastruktur (f.eks Blackboard eller Inspera) må få innvilget dette i en ledergodkjent Tilgangsavtale. HR legger informasjonen inn i Paga og oppretter et arbeidsforhold. Et unntak fra dette er emeriti-avtaler, som implisitt innebærer tilgang til NTNUs infrastruktur. 

Studenter får automatisk standard student-tilgang basert på opptaksbrev/studierett, betalt semesteravgift og registrert studieforholdet i FS.

Phd-kandidater som ikke har arbeidsavtale, får automatisk tildelt ordinær studenttilgang gjennom registrert studieforholdet i FS. Dersom de innvilges arbeidsplass og/eller IT-tilgang utover vanlige studenttilgang, må de i tillegg inngå en Tilgangsavtale som registreres i Paga.

Nye phd-kandidater som ikke har/skal ha arbeidsavtale, må inngå en tilgangsavtale som registreres i Paga. Dette vil gi de tilganger før de formelt blir opptatt som phd-student og blir registrert i FS.

Registrere arbeidsforhold i HR-portalen #

Slik registrerer du vikarbyrå-ansatte i HR-portalen (pdf)

Registrerte ansatt-/gjesteforhold i HR-portalen Paga er autoritativ kilde for personalia, enhetstilknytning, stilling/rolle og tidsperiode overfor alle NTNUs IT-systemer. Ansatt-/gjesteforholdets tidsperiode i HR-portalen er styrende for om brukerkontoen er aktiv eller ikke, hvilken enhet vedkommende tilhører og hvilken rolle vedkommende har ved enheten (gruppe-/rolletilknytning).

Arbeidstakere med arbeidsavtale skal registreres i HR-portalen med ansattforholdkode F (fast), M (midlertidig), V (vikar), R (rekrutteringsstilling), SL (student-/læringsassistent) eller T (ansatt på timelønn) i henhold til arbeidsavtalen.

Utenlandske arbeidstakere (med arbeidsavtale) uten norsk F-nr (eller D-nr), registreres med ansattforholdkode PA (pre-registret ansatt) og reell startdato (tiltredelsesdato). Når vedkommende har fått norsk F-nr, bankkonto og skattekort, endres ansattforholdet fra PA til riktig ansattforholdkode (F, M, V, R, SL eller T). PA-registrerte arbeidstakere har ikke tilgang til PagaWeb.

Tilgangsavtaler skal registreres i HR-portalen med ansattforholdkode etter type rolle: Gjest/gjesteforsker (G), emeritus (EM), Ekstern - konsulent (E) / vikar (E), sensor (S). Det er viktig at man registreres med korrekt rolle, for rollen har betydning for videre tilgangsflyt (eksempelvis sensors videre flyt til å bli fagperson i FS). 

Arbeidstakere som innvilges tilgang etter arbeidsforholdets utløp, skal inngå en tilgangsavtale for perioden de innvilges tilgang. Denne tilgangsavtalen kan ikke registreres i HR-portalen før lønnssluttmelding av arbeidstakerforholdet er gjennomført og IT-tilgangsadministrator må derfor varsles om å registrere en manuell/tidsbegrenset (1,5 måned) tilknytning på personen i BAS (brukerdatabasen). Etter gjennomført lønnssluttmelding, kan tilgangsavtalen registreres i HR-portalen og vil dermed «overta styringen» av tilgangens varighet.

Under arbeid, 18.10.2016. (Kommentarer/innspill sendes magnar.hole@ntnu.no)