ePhorte - sak- og...

2020 - ryddeåret i ePhorte

I år er det på tide med en skikkelig rydding i ePhorte, slik at vi med tiden kan gå over til et nytt system. På samme måte som du må rydde og pakke når du skal flytte, så må vi gjøre det i arkivet. Målet er at hver av oss skal ha minst mulig gjenstående i løpet av året, og nå som vi er på vei inn i sommeren er det en ideell tid å komme i gang.

For å gjøre ryddingen enklere for deg som saksbehandler har vi utarbeidet en kort sjekkliste.

Forhåndsdefinerte søk i venstremenyen

Sjekkliste

1. Godkjenningsrunder (Mottatt oppgave)

2. Reserverte (Under arbeid)

  • Fjerner en del restanseflagg

3. Restanser (Ubesvart post)

Restanse: Post som du må saksbehandle (besvare eller avskrive)

4. Godkjenning (Til godkjenning og Sendt til godkjenning)

5. Offentlighetsvurdering (Vurder offentlighet)

6. Mine saker

  • Marker som ferdig eller be DOKU slette dem

7. Mine utsjekkede dokumenter

Hvis du går gjennom det du har liggende i disse søkene fra venstremenyen, i uthevet tekst, så vil vi raskt komme mye nærmere målet. Ledere ved enhetene kan kontakte Avdeling for dokumentasjonsforvaltning (DOKU) for hjelp til å konkretisere en ryddeplan, og vi kan også bidra til å følge dette opp. Vi vil hjelpe saksbehandlerne og lederne så godt vi kan, men vi kan ikke gjøre ryddearbeidet for dere.

DOKU har mange veiledninger til ePhorte på Innsida som kan være til hjelp, blant annet om å ferdigstille saksmappe, journalpost, brev og notater – og ikke minst avskrive flere journalposter samtidig.

Vurderingskriterier for å avslutte saker

  1. Saker som skal avsluttes kan ikke inneholde restanser – røde eller blå flagg
  2. Saker som skal avsluttes kan ikke inneholde reserverte journalposter – status R
  3. Saksbehandler bør selv vurdere om saken er ferdig eller ikke
  4. Hvis du vet at det kommer flere dokumenter til saken, la den være åpen
  5. Hvis du ikke vet om noe som tilkommer på saken, og punkt 1 og 2 er oppfylt, kan den avsluttes

Tips og triks for å lette arbeidet

  • Du kan avskrive flere restanser samtidig ved å markere –hake av – de aktuelle journalpostene, og deretter velge Besvar/Avskriv og Avskriv JP
  • Sjekk om du har gamle reserverte – uferdige – journalposter med status R som skal ferdigstilles eller slettes. Disse finnes i søket Under arbeid i venstremenyen. Send liste til Dokumentsenteret over journalposter som skal slettes
  • Henvendelser og svar må være knyttet sammen, se «Knytte sammen utgående svar med inngående brev» på Innsida for hvordan dette gjøres
  • Sett gjerne av fast tid hver uke – fem minutter ikke alltid nok
  • Det går raskere enn du tror
  • Tenk gjerne på dette som en rutine å følge – med god kaffe og mat til
  • God musikk passer godt til slikt arbeid – prøv gjerne spillelisten «2020 - Ryddeåret i ePhorte»

For ledere: Lage en ryddeplan

Du som leder finner en oversikt over enhetens restanser og den enkeltes restanser under søkene Restanse (enhet) og Restanse (saksbehandler) under Ledersøk i venstremenyen. Journalposter må ferdigstilles av saksbehandler, altså status endres til F - Ferdigstilt, se mer om dette i Arkivplanen.

For å sette sammen en ryddeplan, tenk på følgende:

  1. Hvor mye har enheten og hver enkelt saksbehandler som må ryddes?
  2. Hvor mye tid vil det ta å få unnagjort dette?
  3. Hvor mye tid kan settes av ukentlig til å rydde, individuelt og felles?
  4. Er det behov for oppfølging av denne delen av saksbehandlingen, eller opplæring i hvordan det gjøres?

Å gjennomføre en ryddeplan betyr i praksis å følge opp saksbehandlingen på enheten, ved å sørge for at ikke det ikke samler seg opp et etterslep.

Kontakt

Kontakt DOKU via NTNU Hjelp for hjelp til å planlegge ryddearbeidet.

0 Vedlegg
904 Visninger
Gjennomsnitt (1 Stemme)