Tilbake

Økonomisk håndtering av prosjekter fra Samarbeidsorganet - for prosjektøkonomer ved MH

Instruks for økonomisk håndtering av prosjekter med finansiering fra Regionalt samarbeidsorgan for utdanning, forskning og innovasjon (Samarbeidsorganet) og Felles forskningsutvalg.

Alle prosjektøkonomer bes om å sette seg inn i rutinene. Instruksen skal sikre god økonomisk oversikt og kommunikasjon mellom instituttene, sekretariatet for Samarbeidsorganet og økonomiansvarlig ved Fakultet for medisin og helsevitenskap. 

Årlig tildeling av ph.d., postdoktor, forskerstilling, flerårig #

  • Samarbeidsorganet og FFU vedtar tildeling i oktober/november hvert år. Tildelingene publiseres umiddelbart på nettsidene. Innen 1-2 uker sendes det ut individuelle tildelingsbrev til hver enkelt stipendmottaker, med kopi til prosjektøkonom. Prosjektnummer skal opprettes når tildelingsbrevet er sendt ut.
  • Faglig rapportering for foregående år er obligatorisk og skjer hvert år gjennom tilsendt link til eRapport-systemet. Det er prosjektleder som er ansvarlig for å rapportere, men prosjektøkonomer bistår ved behov.
  • Samarbeidsorganet tillater stillingsandel mellom 50 % og 100 %. Dette kan justeres underveis i perioden, men krever innsending av endringssøknad. Merk at stipendene fra Samarbeidsorganet er personlige tildelinger og kan ikke overføres fra en kandidat til en annen.
  • Midler til ph.d.-stipend kan benyttes i inntil 3 mnd etter disputas dersom bruken er direkte knyttet til ph.d.-prosjektet.
  • Dersom det gjenstår midler ved prosjektets sluttdato, skal prosjektnummeret avsluttes og midlene tilbakeføres til Samarbeidsorganet.

Søknader om endring av prosjektmidler:

  • Ved behov for forlengelse/omdisponering av midler skal prosjektleder eller prosjektøkonom søke om endring via nettskjema. Samarbeidsorganet har utarbeidet egne retningslinjer for endring av prosjektmidler. Søknad skal sendes via nettskjemaet som er lenket opp på nettsiden. Søknader om endring av prosjektmidler fra FFU skal også sendes via dette skjemaet.
  • Innsendingen via nettskjema regnes som en formell søknad og besvares/arkiveres i ephorte. Sørg for å holde en kortfattet og saklig stil.
  • Det forventes at søknaden kommer i god tid før opprinnelig sluttdato
  • Ved sykdom eller lovfestede permisjoner (f.eks. svangerskapspermisjon) er det ikke nødvendig å søke om forlengelse gjennom nettskjemaet. Sekretariatet skal imidlertid underrettes om ny sluttdato på e-post i slike tilfeller.

Toppfinansering #

Toppfinansiering har løpende søknadsfrist. Ordningen er etablert for å stimulere til ekstern finansiering, som regel fra ideelle organisasjoner. Disse stipendene benytter som regel en lavere rundsum enn Samarbeidsorganet, og søkere som har fått ekstern finansiering kan derfor søke om mellomlegget slik at totalbeløpet blir det samme som rundsummen fra Samarbeidsorganet. Rundsummen er for øvrig tilsvarende Forskningsrådets satser.

Merk at tildelinger som utløser gaveforsterkning ved NTNU, for eksempel fra Kreftforeningen, har mulighet til å søke om toppfinansiering dersom grunnfinansieringen og gaveforsterkningstilskuddet til sammen ikke når opp til Forskningsrådets rundsum.

Rutine for toppfinansiering er revidert i 2016. I henhold til den nye rutinen skal søknaden være på 1 side, og redegjøre for følgende:

  • Tildelt finansiering, inkl. eventuelle vilkår og oppstartsdato. Det skal spesifiseres når tildelingen fra grunnfinansiør starter, og når tildelingen ble gitt. Eventuell gaveforsterkning skal også synliggjøres i budsjettet.
  • I likhet med øvrige stipender fra Helse Midt-Norge RHF kreves dokumentasjon av samarbeid med ansatte i helseforetak. Prosjektets relevans for helseforetak skal også beskrives.
  • Publikasjoner som genereres av tildelingen skal adresseres til den klinikken i helseforetaket man samarbeider med.

Søknaden skal også inkludere et enkelt budsjett. Se Rutine for søknad om toppfinansiering for mer informasjon. Tildelt beløp overføres ca. november hvert år.

Det har tidligere vært krav om at prosjektøkonom hvert år skal oversende bekreftelse på fortsatt finansiering fra grunnfinansiør før overføring av midler. Dette er ikke lenger gjeldende. I stedet ber vi om at sekretariatet orienteres umiddelbart (per e-post) dersom finansieringen bortfaller i løpet av prosjektperioden.

EU-insentiver #

For å stimulere til EU-forskning ved det integrerte universitetssykehus tildeler Samarbeidsorganet midler til posisjoneringsstøtte og prosjektetableringsstøtte.

Rutine for søknad om EU-insentiver

Rådgivere Emma Walton og Boukje Ehlen ved Fakultet for medisin og helsevitenskap bistår forskerne ved utforming av disse søknadene, men det er viktig at prosjektøkonomene er kjent med ordningen.

Finansiering fra Felles forskningsutvalg #

Prosjekter med finansiering fra Felles forskningsutvalg (FFU) mellom St. Olavs Hospital og Fakultet for medisin og helsevitenskap forvaltes ved Økonomiavdelingen ved St. Olavs Hospital.

Økonomiansvarlig er Sissel Hovland Nordaune, e-post: sissel.hovland.nordaune@stolav.no .

Det skal sendes faktura til St. Olavs to ganger årlig, med frist 10.januar og 30. september.

Kontakt #

Kontakt sekretariatet for Samarbeidsorganet og Felles Forskningsutvalg ved spørsmål: samarbeidsorganet@mh.ntnu.no

Sekretariatet består av:

Controller Eva Kristin Breiland er økonomisk ansvarlig for Samarbeidsorganets prosjekter i 2018.

  

2 Vedlegg
10927 Visninger
Gjennomsnitt (0 Stemmer)